En este artículo 24 secciones
- Qué es un descargo laboral.
- Lo que cambió con la reforma laboral.
- Los principios y el procedimiento que fijó la reforma.
- ¿Puede el trabajador ir acompañado?
- ¿Hay que citar a descargos para despedir por justa causa?
- Qué pasa si el empleador omite el procedimiento.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué son los descargos en el trabajo?
- ¿Qué significa que me citen a descargos?
- ¿Cuánto tiempo tengo para preparar mis descargos?
- ¿Tienen que mostrarme las pruebas antes de los descargos?
- ¿Aplica este procedimiento en una empresa pequeña?
- ¿Puedo llevar abogado a la diligencia de descargos?
- ¿Debo firmar el acta de descargos?
- ¿Qué pasa si no asisto a la diligencia?
- ¿Me pueden sancionar sin citarme a descargos?
- ¿Me pueden despedir sin citarme a descargos?
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Los descargos son la oportunidad que tiene el trabajador de dar su versión antes de que la empresa le imponga una sanción. La Ley 2466 de 2025 reescribió el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y convirtió lo que antes era una exigencia mínima en un procedimiento detallado y obligatorio. ¿Qué cambió y qué debe hacer cada parte?
Qué es un descargo laboral.
Un descargo es la explicación que el trabajador da sobre una conducta que la empresa le atribuye y por la cual pretende sancionarlo.
El nombre viene del lenguaje jurídico: la empresa le «carga» una acusación al trabajador, y este se «descarga» de ella dando su versión y aportando pruebas. Por eso se habla de rendir descargos o de una diligencia de descargos, que es la reunión donde eso ocurre.
Su función es concreta: hacer efectivo el derecho de defensa. Sin descargos, la sanción se impone sobre una sola versión de los hechos, que es la del empleador.
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Qué no es un descargo.
Conviene despejar tres confusiones frecuentes:
- No es una sanción. Ser citado a descargos no significa haber sido hallado responsable de nada. Es la apertura de un proceso, no su conclusión.
- No es un juicio. Quien decide es el empleador, no un tercero imparcial. Por eso la ley rodea el trámite de garantías.
- No es un despido. El proceso puede terminar en archivo, en sanción o en despido, pero la citación no anticipa el resultado.
Tampoco quedan registrados en la hoja de vida por el solo hecho de rendirlos. Lo que puede quedar es la sanción, si la hay, tema que tratamos junto con los plazos en el artículo sobre los plazos de los descargos y sus efectos en la hoja de vida.
Lo que cambió con la reforma laboral.
Este es el punto que más importa hoy, porque el régimen anterior era mínimo y el actual es exigente.
Antes de la reforma, el artículo 115 se limitaba a decir que debía oírse al trabajador y a dos representantes del sindicato al que perteneciera. Todo lo demás lo había construido la jurisprudencia, en particular la sentencia C-593 de 2014 de la Corte Constitucional.
El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 recogió esos criterios y los convirtió en texto legal. Hoy el artículo 115 fija principios y un procedimiento mínimo de obligatorio cumplimiento.
| Antes de la reforma | Con el artículo 115 vigente |
|---|---|
| Oír al trabajador y a dos representantes del sindicato. | Un procedimiento de siete etapas mínimas. |
| Sin principios expresos en la ley. | Once principios del debido proceso enunciados en la norma. |
| Sin obligación de mostrar las pruebas. | Traslado al trabajador de todas las pruebas del proceso. |
| Sin plazo para que el trabajador se defienda. | Un término no inferior a cinco días. |
| Sin exigencia de motivar la decisión. | Pronunciamiento motivado que identifique las causas. |
| Sin recurso contra la sanción. | Posibilidad de impugnar la decisión. |
Los empleadores cuentan con doce meses desde la entrada en vigencia de la ley para ajustar sus reglamentos internos a estos lineamientos. Es una tarea que no admite postergación, porque el reglamento desactualizado deja el procedimiento sin sustento interno.
Los principios y el procedimiento que fijó la reforma.
El artículo 115 enumera hoy once principios que deben respetarse en toda actuación sancionatoria, entre ellos la presunción de inocencia, la proporcionalidad, el in dubio pro disciplinado y el non bis in idem, y establece un procedimiento mínimo de siete etapas que va desde la comunicación formal de apertura hasta la posibilidad de impugnar la decisión.
Ese régimen lo desarrollamos en detalle, principio por principio y etapa por etapa, en el artículo sobre el procedimiento para imponer sanciones disciplinarias al trabajador. Aquí nos ocupamos de lo que ese procedimiento significa para la diligencia de descargos en concreto.
Lo que cambió para el trabajador citado a descargos.
Cuatro novedades afectan de forma directa el desarrollo de la diligencia:
- Traslado de las pruebas. La empresa debe entregarle al trabajador todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos que se le imputan. No basta con describir la conducta: hay que mostrar el material en que se sustenta.
- Un término no inferior a cinco días. Es el plazo mínimo para que el trabajador se pronuncie, controvierta las pruebas y aporte las suyas. Acaba con la práctica de citar a descargos para el mismo día o el siguiente.
- Acta de la versión verbal. Si los descargos se rinden de palabra, debe levantarse un acta en la que se transcriba lo que el trabajador dijo.
- Posibilidad de impugnar. El trabajador puede controvertir la sanción, algo que antes no existía salvo que el reglamento lo previera.
De acuerdo con nuestro criterio, el traslado de pruebas es el cambio de mayor calado y el que más resistencia va a encontrar. Muchas empresas citaban a descargos sin revelar el soporte probatorio, de modo que el trabajador se defendía a ciegas. Eso ya no es admisible.
Motivación de la citación.
La indicación de los hechos debe hacerse por escrito y con la suficiente antelación. Sin ese detalle no hay defensa posible: nadie puede explicar lo que no sabe que se le imputa.
No es obligatorio citar las normas o cláusulas que se consideran violadas, salvo que el reglamento o la convención lo exijan, criterio que la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia sostuvo en la sentencia 41073 del 5 de abril de 2011.
El plazo del procedimiento.
El parágrafo primero del artículo 115 exige que todo esto ocurra en un término razonable, atendiendo al principio de inmediatez, salvo que la convención colectiva, el laudo arbitral o el reglamento interno fijen uno distinto.
Es una advertencia pertinente: el procedimiento garantista no puede convertirse en excusa para dilatar la decisión durante meses.
La excepción para pequeñas empresas y servicio doméstico.
El parágrafo sexto del artículo 115 exceptúa de este procedimiento a los trabajadores del servicio doméstico y a las micro y pequeñas empresas con menos de diez trabajadores.
La excepción no es total. En esos casos sigue siendo obligatorio escuchar previamente al trabajador y respetar su derecho de defensa y el debido proceso; lo que no se exige es surtir el trámite completo, cuya aplicación resultaría desproporcionada para una empresa de dos o tres empleados.
¿Puede el trabajador ir acompañado?
Aquí hay un cambio que conviene precisar, porque la regla anterior se sigue repitiendo por costumbre.
El texto anterior exigía la presencia de dos representantes del sindicato. El artículo 115 vigente dispone que, si el trabajador está afiliado a una organización sindical, podrá estar asistido o acompañado por una o dos personas.
Es decir, pasó de ser un requisito de validez a ser una facultad del trabajador. De acuerdo con nuestro criterio, al empleador le sigue conviniendo que la diligencia se realice ante testigos, porque el acta gana solidez probatoria.
¿Se necesita abogado?
No. La diligencia de descargos no es un proceso judicial y no requiere representación de abogado. El trabajador puede asistir solo, acompañado de un compañero o, si está sindicalizado, de quienes designe el sindicato.
¿Hay que citar a descargos para despedir por justa causa?
Esta es la pregunta que más controversia genera, y la respuesta requiere una distinción.
El procedimiento del artículo 115 está previsto para aplicar sanciones disciplinarias. Y el despido, por regla general, no es una sanción disciplinaria sino la consecuencia de una justa causa, de modo que no queda automáticamente sometido a ese trámite.
Lo que sí es exigible es que el trabajador tenga la oportunidad de conocer y controvertir los hechos antes del despido. Lo explicó la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 45148 del 5 de noviembre de 2014:
«lo mínimo legalmente exigible es que, al momento del retiro, se le haga saber a este los motivos y razones concretas del despido (…) esa oportunidad de contradicción no se surte necesaria o únicamente con una citación a descargos, pero si ha de facilitarse previamente al despido.»
Ese criterio fue reiterado en las sentencias 58083 de 2018 y SL1376-2020.
La diligencia sí es obligatoria en dos escenarios:
- Cuando el reglamento interno, la convención colectiva o el contrato individual establecen un procedimiento para el despido. En ese caso hay que cumplirlo, y omitirlo hace ilegal el despido.
- Cuando lo que se pretende no es despedir sino sancionar, aunque la conducta también pudiera dar lugar al despido.
De acuerdo con nuestro criterio, la recomendación práctica sigue siendo citar a descargos aun cuando no sea obligatorio. El costo de hacerlo es bajo y el de omitirlo puede ser una condena, porque en juicio el empleador debe probar la justa causa y el material recogido en la diligencia suele ser su mejor prueba.
El procedimiento completo del despido lo desarrollamos en el artículo sobre el procedimiento correcto para despedir por justa causa.
Qué pasa si el empleador omite el procedimiento.
El artículo 115 es claro en su consecuencia: la sanción impuesta sin cumplir el trámite no produce efecto alguno.
Eso significa que la suspensión, la multa o el llamado de atención quedan sin validez, y que el trabajador puede pedir que se retiren de su expediente.
Si lo que se omitió fue un procedimiento pactado en el reglamento y la consecuencia fue el despido, el asunto es más grave: el despido se torna ilegal y puede derivar en el reintegro del trabajador.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué son los descargos en el trabajo?
Son la explicación que el trabajador da sobre una conducta que la empresa le atribuye, antes de que esta decida si lo sanciona. Es el mecanismo con el que ejerce su derecho de defensa.
¿Qué significa que me citen a descargos?
Que la empresa abrió un proceso disciplinario y quiere oír su versión. No significa que ya lo hayan sancionado ni que vayan a despedirlo; el proceso puede terminar archivado.
¿Cuánto tiempo tengo para preparar mis descargos?
Al menos cinco días. El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, tras la reforma, exige un término no inferior a ese para que el trabajador se pronuncie y aporte pruebas.
¿Tienen que mostrarme las pruebas antes de los descargos?
Sí. El artículo 115 exige el traslado al trabajador de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos que se le imputan. Sin ese traslado la defensa es aparente.
¿Aplica este procedimiento en una empresa pequeña?
El trámite completo no se exige a las micro y pequeñas empresas con menos de diez trabajadores ni al servicio doméstico. Pero incluso allí es obligatorio escucharlo previamente y respetar su derecho de defensa.
¿Puedo llevar abogado a la diligencia de descargos?
No es necesario ni obligatorio. Si está afiliado a un sindicato puede ir acompañado por una o dos personas. Nada impide que un abogado lo asesore antes de la diligencia.
¿Debo firmar el acta de descargos?
Firmar acredita que la diligencia ocurrió y que usted estuvo presente, no que acepte los cargos. Si no está de acuerdo con lo consignado, puede firmar dejando constancia escrita de su desacuerdo.
¿Qué pasa si no asisto a la diligencia?
El proceso continúa sin su versión, que es la peor situación posible. La empresa decidirá con la única versión disponible, que es la suya, y usted pierde la oportunidad de controvertir las pruebas.
¿Me pueden sancionar sin citarme a descargos?
No. La sanción disciplinaria impuesta sin cumplir el procedimiento del artículo 115 no produce efecto alguno.
¿Me pueden despedir sin citarme a descargos?
Depende. Si el reglamento o la convención fijan un procedimiento, hay que cumplirlo. Si no, basta con que se le hayan dado a conocer los hechos y haya tenido oportunidad de controvertirlos antes del despido.
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Me acaban de citar a descargos, con solo 4 horas de anticipación, sin especificar el motivo de dichos descargos.
El trabajador debe conocer de antemano los cargos que se le imputan y debe tener el tiempo suficiente para poder preparar su defensa. Si la empresa no garantiza esas condiciones, el proceso sancionatorio estará viciado.
Pregunta:
¿Es obligación que en la citación a descargos esta esté debidamente firmada por un representante de la empresa y/o Gestión Humana, identificado con nombre y cargo (legible y claro) y no con un garabato como firma? A veces, se menciona “en nombre de la empresa tal.” Esta anomalía daría lugar a la nulidad de la diligencia de descargos al no estar claramente identificada la persona que actúa en representación del empleador.
Muchas gracias.
La ley no regula ese aspecto y en todo caso, en gracia de discusión, la empresa podría probar mediante peritaje de cotejo de firma que la firma estampada en el documento de citación a descargos sí pertenece al empleador o a quien lo representa, por lo que es improbable que prospere una nulidad en ese sentido.
Buenas noches. Me citaron a descargos y llevo un mes en la compañía en período de prueba. ¿Es viable el procedimiento que me pusieron o hay fallas?
Si, es completamente legal, es como debe proceder el empleador.
Saludos
Pregunta: Si tengo una falta al reglamento por segunda vez (no presentarse a laborar sin justa causa) y en la escala de sanciones está que, por la segunda vez, es terminación, pero de igual manera en las faltas graves está contemplado que, hasta por la primera vez, da para terminación, ¿puedo aplicar el artículo y numeral de faltas graves para terminación por justa causa?
Si el reglamento así lo establece, se puede aplicar, siguiendo siempre el debido proceso.
Hola, me citaron a descargos, asistí y me sancionaron con 8 días de suspensión. He pedido el acto mediante el cual me suspendieron y en la empresa me dicen que solo lo entregarán con orden judicial. ¿Eso es legal? Entonces, ¿cómo hago para apelar si no tengo el documento para leer las consideraciones? Gracias.
El trabajador tiene derecho a conocer los resultados y decisiones derivadas de la diligencia de descargos.
Buenos días. Me hicieron un descargue el 11 de noviembre de 2021 y ayer, 18 de febrero, me despidieron por justa causa, supuestamente por el descargue. Me parece injusto. ¿Qué debo hacer? Pasó mucho tiempo.
Es preciso evaluar el criterio de inmediatez. Si no se ha cumplido el despido será injusto.