En este artículo 21 secciones
- El único requisito legal: manifestar la causa.
- Lo que la carta de despido no hace.
- Modelo de carta de despido con justa causa.
- Modelo de carta de despido sin justa causa.
- La carta de no renovación es otra cosa.
- Errores frecuentes al redactar la carta.
- Preguntas frecuentes.
- ¿La carta de despido tiene que ser por escrito?
- ¿Debo firmar la carta de despido?
- ¿Puede el empleador alegar después causas que no están en la carta?
- ¿La carta de despido prueba que hubo justa causa?
- ¿Hay que citar el artículo del código en la carta?
- ¿Me pueden despedir sin carta?
- ¿Cuál es la diferencia entre carta de despido y carta de no renovación?
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La carta de despido es el documento con el que el empleador comunica la terminación del contrato, y su único requisito legal está en el parágrafo del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo: manifestar la causa. Lo que no se diga en ella no podrá alegarse después, ni siquiera en juicio. ¿Cómo debe redactarse y qué debe contener?
El único requisito legal: manifestar la causa.
Dice el parágrafo del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo:
«La parte que termina unilateralmente el contrato de trabajo debe manifestar a la otra, en el momento de la extinción, la causal o motivo de esa determinación. Posteriormente no pueden alegarse válidamente causales o motivos distintos.»
La segunda frase es la que hace importante a la carta. Lo que no se escriba allí deja de existir para el proceso, aunque el hecho haya ocurrido y el empleador pueda probarlo.
La ley no exige que la comunicación sea escrita, pero en la práctica debe serlo: un despido verbal deja al empleador sin forma de acreditar que manifestó la causa, y al trabajador sin prueba de que fue despedido.
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Las causas deben ser concretas, no genéricas.
No basta con enunciar la causal ni con transcribir el numeral. Hay que describir los hechos.
Lo explicó la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 38872 del 23 de marzo de 2011:
«el trabajador tiene derecho a conocer con precisión los hechos que soportan la decisión de la empresa porque (…) las finalidades de la norma se concretan en dos sentidos: uno, para quien toma la determinación de dar por terminado el contrato de trabajo que consiste en la imposibilidad de aducir con posterioridad causales o motivos diferentes y, otro, para la parte afectada quien tiene derecho a conocerlas antes de un eventual debate judicial para controvertirlas, sin que se le pueda sorprender en el proceso con otras nuevas y desconocidas.»
En lo posible deben indicarse modo, tiempo y lugar: qué ocurrió, cuándo, dónde y en qué circunstancias. Y si la misma conducta se repitió en fechas distintas, cada una debe quedar consignada, porque las que no se mencionen no podrán alegarse.
Un caso resuelto en la sentencia 45977 del 25 de enero de 2017 ilustra hasta dónde llega esta exigencia: la carta imputaba una ausencia concreta, a una hora determinada de un día específico, y el tribunal terminó fallando sobre una ausencia distinta. La Corte lo censuró, porque cualquier otra ausencia «atañe a otra conducta, que debió alegarse por el empleador demandado oportunamente y no lo hizo».
No hay que citar las normas.
Aquí hay un alivio para quien redacta: la carta no tiene que sustentar jurídicamente el despido.
Lo precisó la sala laboral en la sentencia 45034 del 26 de noviembre de 2014:
«el Tribunal no debió tener como una exigencia legal para la validez del despido, que el empleador tuviera necesariamente que citar en la carta de despido el precepto legal que enmarque la conducta del trabajador en una causal de terminación del contrato de trabajo, pues bastaba la descripción de los hechos imputados para despedir al trabajador.»
En el mismo sentido se pronunció la Corte en la sentencia SL694-2021: la omisión de la causal expresa no invalida la comunicación cuando los hechos están descritos con precisión. Lo esencial son los hechos; la norma es opcional.
Dicho esto, de acuerdo con nuestro criterio conviene incluirla de todos modos. No aporta validez, pero obliga a quien redacta a verificar que la conducta encaja realmente en alguna causal, que es donde suelen aparecer los problemas.
Qué pasa si la carta no dice nada.
Si el empleador se limita a comunicar el despido sin explicar por qué, no podrá alegar después ninguna justa causa. Y sin causa que alegar, el despido se tiene por injusto, con la consiguiente obligación de pagar la indemnización.
Una carta sin motivación equivale, en la práctica, a reconocer que el despido fue injustificado.
Conviene precisar el efecto: el despido inmotivado es injusto, no ilegal, y la diferencia importa porque las consecuencias son distintas. Lo señaló la sala laboral en la sentencia del 17 de febrero de 2009, expediente 33758:
«si se omite la manifestación a la otra parte de la causal o motivo que determina la decisión unilateral para terminar el vínculo contractual, la terminación del vínculo laboral se ha considerado siempre como injusta, aún cuando se compruebe con posterioridad la existencia de una justa causa.»
La comparación completa está en el artículo sobre el despido ilegal y el despido injusto.
Lo que la carta de despido no hace.
No prueba la justa causa.
Es un malentendido costoso. Muchos empleadores redactan una carta impecable y creen que con eso el asunto está resuelto.
La sala laboral lo aclaró en la sentencia 41889 del 12 de febrero de 2014:
«el documento por medio del cual se le comunica a un trabajador la terminación de su contrato de trabajo no puede servir de prueba de los hechos que allí se le hayan endilgado, pues solo acredita de quien provino la iniciativa del fenecimiento del vínculo y cuáles fueron las razones que se expusieron para adoptar dicha determinación.»
La carta prueba que hubo despido y qué se alegó, nada más. Los hechos hay que probarlos aparte, con documentos, testigos o registros, como explicamos en el procedimiento correcto para despedir por justa causa.
No reemplaza el derecho a ser oído.
Aquí hay que hilar fino, porque conviven dos criterios que conviene no mezclar.
Para la Corte Suprema de Justicia, el despido no es una sanción disciplinaria y por eso no exige agotar un procedimiento previo, salvo que se haya pactado. Así lo reiteró en la sentencia SL1376-2020:
«a efectos de terminar de forma unilateral un contrato de trabajo cuando se invoca una justa causa, no se requiere agotar un determinado procedimiento previo, a menos así se tenga estipulado en el contrato de trabajo, convención colectiva de trabajo, pacto colectivo, laudo o reglamento.»
Pero la Corte Constitucional, en la sentencia SU-449 de 2020, exige que en todos los casos se garantice al trabajador el derecho a ser oído antes de la decisión. Ese derecho puede cumplirse de cualquier forma idónea, pero debe cumplirse.
La conclusión práctica es que la carta de despido difícilmente sirve para ese propósito: comunica una decisión ya tomada, y es muy difícil sostener que hubo defensa frente a algo que ya está resuelto.
De acuerdo con nuestro criterio, lo correcto es separar los dos momentos: primero escuchar al trabajador, por la vía que sea, y después notificar la carta. Los descargos son la forma más sencilla de dejar constancia de ello.
El juez solo puede pronunciarse sobre lo que está en la carta.
La restricción no pesa solo sobre el empleador. El juez laboral tampoco puede fundar su decisión en hechos que no aparezcan en la comunicación.
Es la consecuencia natural de la norma: si el empleador no puede alegar motivos nuevos, el juez no puede darlos por acreditados. Por eso la carta delimita todo el debate posterior.
Modelo de carta de despido con justa causa.
El siguiente modelo puede adaptarse a cada caso. Los datos entre corchetes deben reemplazarse.
[Ciudad], [fecha]
Señor(a)
[Nombre completo del trabajador]
[Cargo]
Ciudad
Asunto: terminación del contrato de trabajo con justa causa
Respetado(a) señor(a):
Por medio de la presente le comunicamos que [nombre o razón social del empleador], con NIT [número], ha decidido dar por terminado de manera unilateral y con justa causa el contrato de trabajo suscrito con usted el [fecha de inicio], a partir del [fecha de terminación].
La decisión se fundamenta en los siguientes hechos:
- El día [fecha], siendo aproximadamente las [hora], en [lugar], usted [descripción precisa de la conducta, sin calificativos ni juicios de valor].
- El día [fecha], siendo aproximadamente las [hora], en [lugar], usted [descripción de la segunda conducta, si la hubiere].
Los hechos descritos configuran la justa causa prevista en el numeral [número] del literal A) del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo [y, si aplica, la falta calificada como grave en el artículo [número] del reglamento interno de trabajo].
Le informamos que usted fue citado a diligencia de descargos el [fecha] y que en ella tuvo la oportunidad de dar su versión sobre los hechos y aportar las pruebas que consideró pertinentes [o: se le concedió la oportunidad de pronunciarse sobre los hechos mediante comunicación del (fecha)].
La liquidación de sus prestaciones sociales y demás acreencias laborales causadas hasta la fecha de terminación le será pagada [indicar forma y momento del pago].
Atentamente,
[Nombre y firma del representante legal o del delegado facultado]
[Cargo]
Recibí original y copia de la presente comunicación:
Nombre: ______________________ Cédula: ______________________
Firma: ________________________ Fecha: _______________________
Advertencias sobre el modelo.
- Describa hechos, no conclusiones. Escriba «no se presentó a laborar los días 4, 5 y 6 de marzo sin presentar justificación» y no «es un trabajador irresponsable».
- Enumere cada hecho por separado. Agruparlos dificulta acreditarlos y facilita que uno arrastre a los demás.
- No incluya hechos que no pueda probar. Un hecho no acreditado debilita toda la carta.
- Deje constancia de la entrega. Si el trabajador se niega a firmar, hágalo constar ante dos testigos que también firmen.
Modelo de carta de despido sin justa causa.
Cuando no hay justa causa la carta es mucho más simple, porque no hay nada que motivar. El empleador ejerce una facultad legal y asume el pago de la indemnización.
[Ciudad], [fecha]
Señor(a)
[Nombre completo del trabajador]
[Cargo]
Ciudad
Asunto: terminación unilateral del contrato de trabajo
Respetado(a) señor(a):
Por medio de la presente le comunicamos que [nombre o razón social del empleador], con NIT [número], ha decidido dar por terminado de manera unilateral el contrato de trabajo suscrito con usted el [fecha de inicio], a partir del [fecha de terminación], sin que medie justa causa.
En consecuencia, le será reconocida y pagada la indemnización prevista en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, junto con la liquidación de las prestaciones sociales y demás acreencias causadas hasta la fecha de terminación.
Agradecemos los servicios prestados durante el tiempo de vinculación.
Atentamente,
[Nombre y firma del representante legal o del delegado facultado]
[Cargo]
Recibí original y copia de la presente comunicación:
Nombre: ______________________ Cédula: ______________________
Firma: ________________________ Fecha: _______________________
No incluya razones en esta carta. Mencionar motivos en un despido sin justa causa no aporta nada y puede abrir discusiones que no existían, por ejemplo si el trabajador alega que el motivo insinuado era discriminatorio.
La carta de no renovación es otra cosa.
Cuando el contrato es a término fijo y el empleador simplemente no quiere prorrogarlo, no procede una carta de despido sino una carta de no renovación. No es un matiz de forma: son figuras jurídicas distintas.
El único requisito es notificar con una anticipación no inferior a 30 días calendario. No hay que expresar causas y, de acuerdo con nuestro criterio, tampoco conviene hacerlo.
Un caso resuelto por la sala laboral en la sentencia 45364 del 15 de marzo de 2017 muestra por qué. La empresa notificó la no prórroga y añadió que consideraba que la trabajadora no había cumplido a cabalidad sus funciones. El tribunal interpretó que se trataba de una carta de despido; la Corte lo corrigió:
«El ejercicio de este modo de terminación del contrato de trabajo no prohíbe que se dé una explicación, que en nada afecta el derecho del empleador a terminar un vínculo laboral en la forma establecida previamente por las partes y autorizada por el legislador, ni mucho menos la convierte en una «carta de despido».»
La Corte le dio la razón al empleador, pero el pleito duró años. Añadir una explicación innecesaria fue lo que originó la demanda.
[Ciudad], [fecha]
Señor(a)
[Nombre completo del trabajador]
[Cargo]
Ciudad
Asunto: aviso de no prórroga del contrato de trabajo
Respetado(a) señor(a):
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, le informamos que [nombre o razón social del empleador], con NIT [número], no prorrogará el contrato de trabajo a término fijo suscrito con usted, el cual expira el [fecha de vencimiento].
En consecuencia, la relación laboral terminará en la fecha indicada, y se procederá a liquidar y pagar las prestaciones sociales y demás acreencias causadas hasta ese momento.
Atentamente,
[Nombre y firma del representante legal o del delegado facultado]
[Cargo]
Recibí original y copia de la presente comunicación:
Nombre: ______________________ Cédula: ______________________
Firma: ________________________ Fecha: _______________________
Sobre los plazos de prórroga y los límites que introdujo la reforma laboral tratamos en el artículo sobre la renovación del contrato de trabajo a término fijo.
Errores frecuentes al redactar la carta.
| Error | Por qué es un problema |
|---|---|
| Usar fórmulas genéricas como «pérdida de confianza» o «incumplimiento de funciones» | No describen hechos y no permiten al trabajador defenderse. El despido se tiene por injusto. |
| Transcribir el numeral del artículo 62 sin más | La norma exige los hechos, no la causal. Citar el numeral sin describir la conducta no cumple el requisito. |
| Incluir calificativos sobre el trabajador | No aportan a la causal y pueden dar lugar a reclamaciones por afectación del buen nombre. |
| Dejar hechos por fuera «para el juicio» | No podrán alegarse después. La carta cierra el debate de forma definitiva. |
| Entregarla sin constancia de recibo | El empleador queda sin prueba de haber manifestado la causa. |
| Motivar una carta de despido sin justa causa | Abre discusiones innecesarias sobre el verdadero motivo de la desvinculación. |
| Usar la carta como citación a descargos | Comunica una decisión ya tomada, de modo que difícilmente acredita que el trabajador fue oído. |
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿La carta de despido tiene que ser por escrito?
La ley no lo exige, pero en la práctica sí. Un despido verbal deja al empleador sin prueba de haber manifestado la causa y al trabajador sin prueba de que lo despidieron.
¿Debo firmar la carta de despido?
Firmar acredita que la recibió, no que esté de acuerdo con su contenido. Puede firmar anotando «recibo pero no acepto las causas». Negarse a firmar no impide el despido: el empleador deja constancia ante testigos y el efecto es el mismo.
¿Puede el empleador alegar después causas que no están en la carta?
No. El parágrafo del artículo 62 lo prohíbe expresamente, y el juez tampoco puede pronunciarse sobre hechos que no aparezcan en la comunicación.
¿La carta de despido prueba que hubo justa causa?
No. Solo prueba que hubo despido y qué se alegó. Los hechos deben acreditarse con otras pruebas dentro del proceso judicial.
¿Hay que citar el artículo del código en la carta?
No es obligatorio. Basta con describir los hechos con precisión. Incluir la norma no aporta validez, aunque puede ayudar a verificar que la conducta encaja en alguna causal.
¿Me pueden despedir sin carta?
En la práctica ocurre, pero perjudica a las dos partes. Si lo despiden verbalmente, solicite la comunicación por escrito y, si se la niegan, deje constancia de que se presentó a trabajar y busque testigos.
¿Cuál es la diferencia entre carta de despido y carta de no renovación?
La primera termina un contrato vigente por decisión del empleador; la segunda avisa que un contrato a término fijo no se prorrogará al vencerse. La segunda no requiere expresar causas y debe darse con 30 días de anticipación.
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Buenas tardes. Si el empleado no firma la carta, ¿cómo se deja constancia de que se le notificó? Muchas gracias.
Si el trabajador se niega a firmar la carta se procura un testigo para lo que puede servir cualquier otro empleado.
Saludos