En este artículo 24 secciones
- Cuánto tiempo tiene la empresa para citar a descargos.
- Cuánto tiempo tiene la empresa para responder los descargos.
- ¿Después de los descargos qué sigue?
- ¿Los descargos afectan la hoja de vida?
- ¿Con cuántos descargos o memorandos pueden despedirme?
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuánto tiempo tiene la empresa para citar a descargos?
- ¿Los descargos afectan la hoja de vida?
- ¿Cuánto tiempo tiene la empresa para responder unos descargos?
- ¿Con cuántos descargos me pueden despedir?
- ¿Cuánto dura un memorando en la hoja de vida?
- ¿Qué es una audiencia de descargos?
- ¿Me pueden despedir sin llamarme a descargos?
- ¿Un proceso disciplinario me perjudica para conseguir otro trabajo?
- ¿Me pueden citar a descargos por una falta sobre la que ya me hicieron un llamado de atención?
- ¿Puede haber descargos durante el periodo de prueba?
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La ley no fija plazos para citar a descargos ni para que la empresa responda, de modo que el asunto se resuelve con el principio de inmediatez y con lo que disponga el reglamento interno de trabajo. ¿Cuánto tiempo es razonable, qué pasa si la empresa se demora y qué queda registrado en la hoja de vida?
Cuánto tiempo tiene la empresa para citar a descargos.
Ninguna norma fija un plazo. Han sido la doctrina y las altas cortes las que han construido el criterio, y lo han hecho alrededor del principio de inmediatez.
El plazo no corre desde la falta, sino desde que la empresa se entera.
Esta precisión es la que resuelve la mayoría de los casos, y conviene tenerla clara porque cambia por completo el cálculo.
Hay dos momentos que no suelen coincidir:
- Cuando el trabajador comete la falta.
- Cuando el empleador se entera de que la cometió.
El plazo se cuenta desde el segundo, por una razón elemental: nadie puede reaccionar frente a un hecho que desconoce.
Lo señaló la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL4764-2020, con radicación 66500 del 1 de diciembre de 2020:
«es preciso tener en cuenta que la oportunidad del despido se evalúa a partir del momento en que el empleador conoce de los hechos constitutivos de la justa causa y no desde su ocurrencia.»
La Corte se refiere al despido, pero el criterio vale igual para la citación a descargos, que es el primer paso del camino. Un hurto cometido en enero y descubierto en junio se cuenta desde junio, no desde enero.
Cuánto es un plazo razonable.
La Corte, en la misma sentencia, describe el estándar sin ponerle número:
«el concepto de inmediatez implica que el despido debe ser consecuencia inmediata de la falta cometida o por lo menos, próxima, esto es, dentro de un tiempo prudencial y razonable, entre la conducta desplegada por el trabajador y la terminación de su contrato de trabajo.»
«Prudencial y razonable» no es una cifra, y eso incomoda a quien necesita decidir. Pero tiene sentido: no es lo mismo verificar una llegada tarde que auditar un faltante de inventario.
De acuerdo con nuestro criterio, un mes desde que la empresa conoce la falta luce razonable en casi cualquier circunstancia, y un año no lo es en ninguna. Entre esos dos extremos, lo que decide es si el empleador puede justificar en qué invirtió ese tiempo.
Lo que el empleador debe poder explicar es concreto: qué averiguaciones hizo, qué pruebas recogió, a quién consultó. Un mes empleado en una investigación documentada se sostiene; un mes de inacción, no.
Faltas continuadas.
Cuando la conducta se repite en el tiempo, como las llegadas tarde reiteradas o el incumplimiento sostenido de funciones, el plazo se cuenta desde el último episodio y no desde el primero.
Qué pasa si la empresa se demora demasiado.
Si no hay inmediatez, se entiende que el empleador perdonó la falta. Y al desaparecer el vínculo entre la conducta y la sanción, un despido posterior fundado en ella se convierte en injusto, con la consiguiente indemnización.
Dicho de otro modo: el tiempo no solo desgasta la prueba, extingue la posibilidad de sancionar.
Cuánto tiempo tiene la empresa para responder los descargos.
Aquí tampoco hay plazo legal, y es una de las situaciones que más incertidumbre genera para el trabajador, que queda esperando una decisión sin saber cuándo llegará.
El plazo será el que fije el reglamento interno de trabajo, el contrato o la convención colectiva. Si la empresa se dio un procedimiento propio, debe cumplirlo, porque de lo contrario el proceso queda viciado.
Si nada de eso existe, opera de nuevo el criterio de razonabilidad. Y el mismo principio de inmediatez juega ahora a favor del trabajador: una empresa que deja pasar meses tras los descargos y luego despide tendrá dificultades para sostener el nexo entre la falta y la decisión.
¿Después de los descargos qué sigue?
Rendidos los descargos, la etapa siguiente es la decisión del empleador, que puede tomar tres caminos:
- Archivar el proceso. Las explicaciones del trabajador resultaron satisfactorias y no hay sanción.
- Imponer una sanción disciplinaria. Un llamado de atención, una multa o una suspensión, según lo que contemple el reglamento.
- Terminar el contrato. Si la conducta configura una justa causa y el empleador puede probarla.
Conviene recordar que el despido no es una sanción disciplinaria, sino la consecuencia de una justa causa. Por eso no está sujeto a la escala de sanciones del reglamento, tema que tratamos en el artículo sobre las sanciones disciplinarias al trabajador.
Si lo dejan esperando la decisión.
Es una queja frecuente y la respuesta es poco satisfactoria: el trabajador no puede forzar la decisión ni exigir un plazo que la ley no estableció.
Lo que sí puede hacer es dejar constancia escrita de la fecha de los descargos y solicitar por escrito que se le informe el resultado. Esa constancia sirve después para acreditar la demora si el despido llega tarde y él decide discutir la inmediatez.
¿Los descargos afectan la hoja de vida?
La respuesta corta es que los descargos por sí solos no afectan la hoja de vida. Lo que puede afectarla es el resultado del proceso.
Conviene separar las dos cosas, porque se confunden todo el tiempo:
| ¿Queda en la hoja de vida? | |
|---|---|
| La citación a descargos | No debería, por sí sola. Es apenas la apertura de un proceso, y el trabajador aún no ha sido hallado responsable de nada. |
| La diligencia de descargos | No. Es el espacio en el que el trabajador ejerce su defensa. |
| El archivo del proceso | No. Si el proceso se archivó, no hay nada que registrar en contra del trabajador. |
| La sanción impuesta | Sí. El llamado de atención, la multa o la suspensión sí se anexan a la hoja de vida cuando así se dispone. |
De acuerdo con nuestro criterio, esta distinción debería ser una política expresa de recursos humanos. Archivar en la hoja de vida la citación de un proceso que terminó absolviendo al trabajador es injusto y jurídicamente discutible, porque deja un antecedente sobre una falta que nunca se acreditó.
Qué es la hoja de vida laboral y qué contiene.
La hoja de vida en este contexto es el expediente que la empresa lleva de cada trabajador: contrato, otrosíes, exámenes ocupacionales, capacitaciones, evaluaciones de desempeño y, cuando las hay, las sanciones disciplinarias.
Es un archivo interno. No existe un registro nacional de sanciones laborales que un futuro empleador pueda consultar. Lo que queda registrado no acompaña al trabajador a su siguiente empleo, salvo que la empresa anterior lo comunique, cosa que las normas de protección de datos personales restringen.
Esa aclaración importa porque muchos trabajadores viven el proceso disciplinario con el temor de quedar marcados de por vida en el mercado laboral, y no es así.
¿Los memorandos y llamados de atención caducan?
No existe norma que fije una vigencia, de modo que en principio permanecen en el expediente de forma indefinida.
Pero una cosa es que el documento permanezca y otra distinta es que siga sirviendo para alegar reincidencia, que es lo que en realidad le preocupa al trabajador.
Tres llamados de atención en diez años no configuran un patrón; tres en un mes, sí. El paso del tiempo no borra el documento, pero le quita fuerza como antecedente.
Como no hay regulación, el criterio queda en manos del empleador y, llegado el caso, del juez, además de lo que disponga el reglamento interno. De acuerdo con nuestro criterio, conviene que el reglamento fije expresamente ese periodo, porque protege a las dos partes de una discusión que de otro modo es puramente subjetiva.
¿Con cuántos descargos o memorandos pueden despedirme?
Es la pregunta que más se repite y la respuesta sorprende a casi todos: no hay un número. Ni tres, ni dos, ni cinco.
La idea de que existe una cuenta acumulativa viene del ámbito escolar y de algunas políticas internas de empresa, pero no de la ley. Lo que la ley exige es que la conducta configure una justa causa, no que se alcance un número de anotaciones.
De ahí se derivan dos consecuencias que conviene entender bien:
- Una sola falta puede bastar. Si es suficientemente grave, no hace falta ningún llamado de atención previo. Un hurto, una agresión o la revelación de información reservada justifican el despido a la primera.
- Diez memorandos pueden no bastar. Si las conductas son leves y el reglamento no las califica como falta grave, acumularlas no las convierte automáticamente en justa causa.
Lo que sí hace la acumulación es construir el elemento de reiteración, que es lo que permite calificar como grave una conducta que aisladamente no lo sería. Llegar tarde una vez no justifica un despido; llegar tarde de forma sistemática, documentada y tras varios llamados de atención, puede llegar a hacerlo.
La clave, entonces, no es contar papeles sino verificar si la conducta encaja en alguna de las causales del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo o en una falta calificada como grave en el reglamento, y si el empleador puede probarla. El punto lo desarrollamos en el artículo sobre el procedimiento correcto para despedir por justa causa.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para citar a descargos?
La ley no fija un plazo. Se cuenta desde que el empleador conoce la falta y debe ser prudencial. De acuerdo con nuestro criterio, un mes resulta razonable en casi cualquier caso, siempre que la empresa pueda justificar en qué empleó ese tiempo.
¿Los descargos afectan la hoja de vida?
No por sí solos. Lo que puede quedar registrado es la sanción, si el proceso termina con una. Si se archiva, no hay nada que anotar en contra del trabajador.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para responder unos descargos?
La ley no lo establece. Rige el plazo del reglamento interno, y si no lo hay, un término razonable. Una demora prolongada puede después jugar en contra de la empresa por falta de inmediatez.
¿Con cuántos descargos me pueden despedir?
No hay un número. Una sola falta grave puede bastar y varias faltas leves pueden no ser suficientes. Lo que cuenta es si la conducta configura una justa causa y si el empleador puede probarla.
¿Cuánto dura un memorando en la hoja de vida?
No caduca, porque ninguna norma fija una vigencia. Lo que sí se debilita con el tiempo es su utilidad para alegar reincidencia.
¿Qué es una audiencia de descargos?
Es la reunión en la que el trabajador da su versión sobre los hechos que se le imputan y presenta sus pruebas. Sus requisitos y desarrollo los tratamos en el artículo sobre la diligencia de descargos laborales.
¿Me pueden despedir sin llamarme a descargos?
Si el despido es sin justa causa, sí, porque no hay falta que sancionar. Si es por justa causa, el trabajador debe tener la oportunidad de dar su versión, aunque no siempre mediante una audiencia formal.
¿Un proceso disciplinario me perjudica para conseguir otro trabajo?
No. La hoja de vida laboral es un archivo interno de la empresa y no existe un registro nacional de sanciones que otros empleadores puedan consultar.
¿Me pueden citar a descargos por una falta sobre la que ya me hicieron un llamado de atención?
No para sancionarlo de nuevo. Una misma falta no puede sancionarse dos veces. Si la citación es la continuación del mismo proceso, es válida; si abre un segundo proceso por el mismo hecho ya sancionado, no.
¿Puede haber descargos durante el periodo de prueba?
Sí. El periodo de prueba no impide adelantar un proceso disciplinario. Pero durante ese periodo el empleador puede terminar el contrato sin justa causa ni indemnización.
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¿Qué tiempo tiene que haber entre un descargo y otro?
La norma no lo establece. El llamado a regular ese aspecto es el reglamento interno del trabajo, y puede ser desde 1 día hasta un mes o incluso más, puesto que no existe un estándar al respecto.
Si una empresa cita a un empleado a descargos después de 1 mes del incidente, ¿está correcto que se presenten solo directivos de la empresa? ¿El empleado puede enviar una carta pidiendo ampliación de descargos y llevando las pruebas? ¿Cuánto tiempo tiene la empresa para tomar una decisión después de haber realizado los descargos? ¿La empresa puede darle otro sí a mi contrato de trabajo, cambiando parte del contrato inicial?
Agradezco si me pueden enviar la respuesta al 3183250266.
Gracias.
Depende de cada caso particular y de lo que diga el reglamento de trabajo, pero en general sí se puede llamar a descargos luego de un mes. Es un plazo considerado razonable.
En cuanto al plazo que tiene la empresa para decidir, ya depende de lo estipulado en el reglamento.
En cuanto al otrosí, no puede ser agregado de forma unilateral por parte del empleador. Al ser una modificación del contrato, se requiere que el trabajador lo firme.
Cometí una falta antes de salir de vacaciones. ¿Cuánto es el tiempo para que me llamen a descargos?
No existe un tiempo definido, pero lo normal es que se sea llamado a descargos luego de regresar de vacaciones.
Para determinar la inmediatez entre la falta y el inicio del proceso disciplinario, se toma como referencia la fecha en que el empleador se entera de ello y se tienen en cuenta variables, como por ejemplo que el trabajador esté de vacaciones.
Buenas tardes. Tengo una pregunta: para una persona que tiene 3 faltas seguidas al trabajo y no se ha reportado el 31/08, 1/09 y 2/09, ¿puedo aplicar 1 llamado de atención por el primer día y 1 descargo por los días 1 y 2/09, y hacerle llegar la citación al descargo el mismo 2/09, vía WhatsApp y correo, para que se presente el 3 a descargo?
En nuestro criterio, solo se trata de una falta, que es ausentarse 3 días consecutivos del trabajo sin justificación, y no habría lugar a fraccionar una falta para convertirla en 3. Lo que podría suceder es que, si bien es una sola falta, la gravedad de la misma puede ser mayor entre más días de ausencia haya.
Buenas tardes, una consulta breve:
Si la empresa me cita a unos descargos y ellos incumplen dicha citación y no asisten, ¿se invalidan los descargos? ¿O me pueden volver a citar?
Pueden volver a citar, puesto que en ese contexto no aplica el silencio positivo o cualquier otra figura similar.
Buenas noches, agradezco que me puedan contestar.
Yo trabajo en un call center de ventas. Mi empleador me hizo un feedback el 8 de marzo sobre información errónea que di en una llamada. Yo acepté, modifiqué mi gestión y no volví a dar esa información. Un mes después, me citó a descargos por esa misma llamada. ¿Es válida esta citación a descargos? ¿Aplica el principio de inmediatez en este caso?
Más que al inmediatez, lo relevante aquí es que el trabajador no puede ser sancionado dos veces por la misma falta, puesto que dice la doctrina, que la sanción mata la falta, de modo que si ya se le realizó un procedimiento disciplinario la primera vez, no se le puede hacer un segundo procedimiento sobre la misma falta.
Es probable que la segunda notificación obedezca a la continuación del primer proceso disciplinario, caso en el cual sí sería legal en la medida en que sólo existirá un único proceso que aún no ha culminado.
Ernesto Piedrahita. WhatsApp: 313 883 0983. Nota: Doy respuesta gratuita a un máximo de dos preguntas, aclaraciones o inquietudes sobre Derecho Laboral, que me hagan llamando a mi celular o escribiendo a mi correo electrónico. Hago asesorías sobre liquidación de prestaciones sociales, despidos, licencias, permisos, embargos salariales e indemnizaciones laborales.
Tengo una consulta. Tenía una vinculación con una compañía a término indefinido, laborando allí durante 13 años y 5 meses. Me despidieron por justa causa al realizar varios retiros de mis cesantías. El último lo solicité en noviembre de 2023; me citaron para aportar los documentos que requería, pero no tuve cómo probar que había adquirido un inmueble. Pasó diciembre, salí de vacaciones y luego pasaron enero, febrero y hasta el mes de marzo, aproximadamente el 22, aunque no recuerdo la fecha exacta. Me citaron a descargos y el 4 de abril me despidieron. Mi pregunta es si el tiempo transcurrido entre la citación, los descargos y el despido es prudente o si hay irregularidades en este proceder. Gracias.
Buenas noches. Tengo una pregunta: ¿es legal hacer una diligencia de descargos en período de prueba?
El periodo de prueba no impide que se inicie un proceso disciplinario al trabajador. Lo irregular seria despedir o sancionar al trabajador sin un proceso disciplinario.
Saludos
Buenas noches. Me citaron a descargar, allí me presenté y di la versión de los hechos, donde reconocí posibles errores cometidos. Me suspenden 8 días. ¿Es legal? De hecho, cumpliendo el contrato, ¿me pueden despedir si ya me notificaron?