La provisión de vacaciones es del cuatro coma diecisiete por ciento mensual sobre los pagos constitutivos de salario, porcentaje que equivale a la veinticuatroava parte y que al cabo de doce meses acumula medio salario. Se registra como pasivo estimado en la cuenta doscientos sesenta y uno diez quince del Plan Único de Cuentas. Nunca alcanza para cubrir el pago real, porque provisiona quince días mientras el descanso abarca más días en el calendario, de modo que la diferencia se ajusta contra el gasto en el momento del disfrute.
- De dónde sale el 4,17%.
- Sobre qué pagos se provisiona.
- Cómo se calcula, con un ejemplo.
- La provisión siempre se queda corta.
- Contabilización de la provisión.
- Contabilización cuando el trabajador sale a vacaciones.
- El pasivo vacacional.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es el porcentaje de provisión de vacaciones?
- ¿Cuál es la cuenta contable de las vacaciones?
- ¿Las horas extras se incluyen en la provisión de vacaciones?
- ¿Qué es el pasivo vacacional?
- ¿Por qué la provisión no alcanza para pagar las vacaciones?
- ¿Cómo se contabilizan las vacaciones que se disfrutan y no se compensan?
- ¿Se sigue provisionando después de otorgar vacaciones anticipadas?
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La provisión de vacaciones es del 4,17% mensual sobre los pagos constitutivos de salario, porcentaje que representa el medio salario que la empresa deberá pagar cuando el trabajador salga a descansar. Es una reserva contable, no un pago al trabajador, y por eso se registra como un pasivo estimado. ¿Cómo se calcula y cómo se contabiliza?
De dónde sale el 4,17%.
El porcentaje no es arbitrario: sale de repartir en doce meses el medio salario que se causa por cada año de trabajo.
Las vacaciones equivalen a 15 días, esto es, la mitad del mes laboral de 30 días. Provisionar medio salario a lo largo de doce meses significa apartar cada mes la veinticuatroava parte del salario:
1 ÷ 24 = 0,0417, es decir, 4,17%Al cabo de doce meses la empresa habrá acumulado exactamente el 50% de un salario mensual.
Sobre qué pagos se provisiona.
La base de la provisión es la misma base de las vacaciones, y conviene tenerlo presente porque de ahí salen la mayoría de los errores.
Se provisiona sobre todos los pagos constitutivos de salario, con dos exclusiones:
- El trabajo suplementario u horas extras.
- El trabajo en días de descanso obligatorio, esto es, el recargo por laborar domingos y festivos.
El recargo nocturno sí se incluye cuando corresponde a la jornada ordinaria cumplida en horario nocturno. Lo que se excluye son las horas extras nocturnas, por ser trabajo suplementario.
Tampoco entra el auxilio de transporte, por no ser salario y no causarse durante el descanso.
Cómo se calcula, con un ejemplo.
Supongamos un trabajador con un salario mensual de $1.500.000.
| Concepto. | Valor. |
|---|---|
| Salario mensual | 1.500.000 |
| Provisión mensual (4,17%) | 62.550 |
| Provisión acumulada en 12 meses | 750.000 |
Los $750.000 acumulados equivalen a medio salario, que es lo que representan los 15 días de vacaciones.
La provisión siempre se queda corta.
Este es el punto que más consecuencias tiene en el cierre contable y conviene decirlo sin rodeos: el valor provisionado nunca alcanza para pagar las vacaciones.
La razón es que los 15 días del artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo son hábiles, y al llevarlos al calendario el trabajador queda ausente 17, 18 o más días, todos los cuales deben remunerarse porque el contrato no se suspende durante el descanso.
De modo que la provisión reconoce 15 días y el pago real cubre bastantes más. La diferencia se ajusta contra el gasto en el momento del pago.
Por eso hablamos de provisión y no de liquidación: es un valor aproximado que se ajusta cuando se conoce el definitivo.
Contabilización de la provisión.
Como el pago de las vacaciones es una obligación futura de la empresa, la provisión se registra como un pasivo estimado.
En el Plan Único de Cuentas la cuenta es la 261015, dentro del grupo de pasivos estimados y provisiones para obligaciones laborales.
El asiento mensual, siguiendo el ejemplo anterior, es el siguiente:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
|---|---|---|
| 510539 — Gastos de personal, vacaciones | 62.550 | |
| 261015 — Provisión para vacaciones | 62.550 |
La contrapartida se lleva a gastos de personal o a costos de producción, según el área en que se desempeñe el trabajador.
Ese registro se repite cada vez que se liquida la nómina, de modo que el saldo de la cuenta 261015 va creciendo hasta el momento del disfrute.
Contabilización cuando el trabajador sale a vacaciones.
Llegado el momento, se calcula el valor definitivo y se cancela la provisión acumulada.
Siguiendo el ejemplo, supongamos que las vacaciones reales ascienden a $850.000 frente a los $750.000 provisionados:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
|---|---|---|
| 261015 — Provisión para vacaciones | 750.000 | |
| 510539 — Gastos de personal, vacaciones | 100.000 | |
| 111005 — Bancos | 850.000 |
Se debita la provisión acumulada porque el pasivo se está extinguiendo, y los $100.000 que faltaban se llevan directamente al gasto del periodo, ya que nunca se provisionaron.
Del banco salen los $850.000 que efectivamente se pagan al trabajador.
Una precisión que suele generar dudas: aunque el trabajador salga a descansar y no reciba un pago «adicional», el dinero sí sale de la empresa. Lo que ocurre es que ese mes una parte de lo que recibe se llama salario y otra se llama vacaciones.
El pasivo vacacional.
El saldo acumulado en la cuenta 261015 es lo que se conoce como pasivo vacacional: el valor que la empresa adeuda a sus trabajadores por vacaciones causadas y no disfrutadas.
Ese saldo crece cuando el personal acumula periodos sin descansar, y su revisión periódica es un buen indicador de gestión: un pasivo vacacional alto suele significar que hay trabajadores con varios periodos pendientes, con el riesgo de prescripción que ello supone.
De acuerdo con nuestro criterio, el pasivo vacacional no debe usarse nunca como argumento para negar vacaciones al trabajador, práctica que hemos visto y que carece de todo respaldo legal.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿Cuál es el porcentaje de provisión de vacaciones?
Es el 4,17% mensual sobre los pagos constitutivos de salario, que corresponde a la veinticuatroava parte del salario, es decir, medio salario repartido en doce meses.
¿Cuál es la cuenta contable de las vacaciones?
La provisión se registra en la cuenta 261015 del Plan Único de Cuentas, dentro de los pasivos estimados y provisiones para obligaciones laborales.
¿Las horas extras se incluyen en la provisión de vacaciones?
No. Se excluyen el trabajo suplementario y el trabajo en días de descanso obligatorio, igual que en la base de las vacaciones. El recargo nocturno de la jornada ordinaria sí se incluye.
¿Qué es el pasivo vacacional?
Es el saldo acumulado en la cuenta de provisión, es decir, lo que la empresa adeuda a sus trabajadores por vacaciones causadas y aún no disfrutadas.
¿Por qué la provisión no alcanza para pagar las vacaciones?
Porque provisiona 15 días y el descanso abarca más días en el calendario, al ser los 15 días hábiles. La diferencia se lleva al gasto en el momento del pago.
¿Cómo se contabilizan las vacaciones que se disfrutan y no se compensan?
Igual que cualquier pago: se debita la provisión acumulada, se ajusta la diferencia contra el gasto y se acredita bancos. Aunque el trabajador esté descansando, el dinero sale de la empresa.
¿Se sigue provisionando después de otorgar vacaciones anticipadas?
No tiene sentido, porque la provisión reconoce un gasto futuro que ya se causó. Lo procedente es cruzar contra lo provisionado y llevar el resto al gasto.
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¿Cómo se contabilizan las vacaciones que ya han sido provisionadas contablemente debitándose al gasto y que no se pagan, sino que se mandan a descansar al trabajador y, por ende, no hay egresos de banco?
En realidad, sí se pagan, porque las vacaciones son remuneradas, y en ese período el pago al trabajador no se considera como salario, sino como vacaciones. Por ejemplo, si el salario del trabajador es de $2.000.000 al mes y sale 15 días de vacaciones, ese mes recibe $2.000.000, pero $1.000.000 como salario y $1.000.000 como vacaciones, que, por supuesto, salen del banco.
En la provisión de vacaciones, si el empleado gana horas extras, estas se excluyen, al igual que los recargos nocturnos. ¿No se deberían tener en cuenta para calcular la provisión?
Se excluye el trabajo extra, dominical y festivo; no el recargo nocturno. Los valores que se excluyen, naturalmente, no se incluyen en la provisión de vacaciones.