Liquidación de la nómina

Por 9 septiembre, 2019

Mensualmente o quincenalmente o según sea el periodo de pago acordado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

Conceptos que se deben liquidar en una nómina.

liquidar-pagos

Al liquidar una nómina se deben considerar una serie de conceptos que a continuación señalamos.

Devengado.

El devengado es lo que el empleado gana en un mes o periodo a liquidar y el trabajador puede ganar dinero por los siguientes conceptos:

  1. Salario como tal.
  2. Comisiones.
  3. Horas extras.
  4. Recargos nocturnos.
  5. Recargos dominicales y festivo.
  6. Auxilio de transporte.
  7. Viáticos.

Se deben liquidar y sumar todos esos conceptos para determinar la totalidad de lo que el trabajador se ganó en ese mes o quincena, y a partir de allí se calculan los demás conceptos.

Deducciones.

Las deducciones son los conceptos que el trabajador adeuda o que debe pagar, y que son descontadas del total devengado por el empleador.

Entre los conceptos que se le deben descontar o deducir al trabajador tenemos los siguientes:

  • Seguridad social a cargo del trabajador.
    1. Aportes a salud (4%)
    2. Aportes a pensión (4%)
  • Libranzas.
  • Embargos judiciales.
  • Cuotas sindicatos.
  • Créditos o deudas con el empleador.

El trabajador recibirá la diferencia entre lo que gana y lo que le descuenta, que se conoce en la nómina como neto a pagar.

Provisiones o apropiaciones.

El empleador además del salario, horas extras, recargos, etc., debe asumir ciertas cargas prestacionales. parafiscales y de seguridad social que podemos resumir de la siguiente forma:

  • Prestaciones sociales.
    • Prima de servicios.
    • Auxilio de cesantías.
    • Intereses sobre cesantías.
    • Provisión para vacaciones.
  • Seguridad social.
    • Aportes a pensión.
    • Aportes a salud.
    • Riesgos laborales.
  • Aportes parafiscales.
    • Sena.
    • Cajas de compensación familiar.
    • ICBF.

Téngase en cuenta que algunos empleadores no deben pagar aportes al Sena, al ICBF ni a salud, tema que se aborda con más detalle en el siguiente artículo:

Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Básicamente es lo que se debe liquidar en una nómina, independientemente de si es quincenal o mensual.

Algunos conceptos se pagan mensualmente otros semestralmente como la prima de servicios, y otros anualmente con las cesantías, pero en todo caso se recomienda provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.

Ejemplo de una liquidación de nómina.

Para ilustrar un poco lo aquí expuesto desarrollaremos en siguiente ejemplo con datos muy básico que faciliten la comprensión, utilizando valores vigentes para el año 2019.

Concepto Valor
Salario básico 1.000.000
Comisiones 100.000
Horas extras 50.000
Auxilio de transporte 97.032 (2019)
Total devengado  $1.247.032

Liquidación. 

La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado partes de la nómina.

A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

Concepto Valor
Salud (4%) 1.150.000 * 0.04 = 46.000
Pensión (4%) 1.150.000 * 0.04 = 46.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

Concepto Valor
Salud (8.5%) 1.150.000* 0.085 = 97.750
Pensión (12%) 1.150.000 * 0.12= 138.000
Riesgos laborales (Según tabla) 1.150.000*.00522 = 6.003

Aportes a seguridad social

Liquidación de la prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen pare de las prestaciones sociales.

Concepto Valor
Prima de servicios 1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Cesantías 1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Intereses sobre las cesantías 103.143 * 0.12 = 12.470
Vacaciones 1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

Prestaciones sociales

Notas aclaratorias:

  1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
  2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
  3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
  4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
  5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
  6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Liquidación de la aportes parafiscales. 

Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

Concepto Valor
Cajas de compensación familiar 1.150.000 * 0.04 = 46.000.
I.C.B.F. (3%). 1.150.000 * 0.03 = 34.500.
1.150.000 * 0.03 = 34.500. 1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron.

Aportes parafiscales

Determinación del neto a pagar al empleado. 

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado 1.247.032

(-) Salud 46.000

(-) Pensión 46.000

Neto pagado $1.155.032.

Ejemplo de liquidación en Excel.

Para hacer más sencillo todo el proceso en el siguiente artículo encuentra una plantilla en Excel en la que se puede liquidar una nómina sencilla.

Formato en Excel para liquidar la nómina

Sólo se requiere ingresar los datos y el formato hará los cálculos automáticamente, y el archivo se encuentra sin clave para que pueda ajustarlo a sus necesidades o comprender cómo funciona o cómo hace los cálculos.

Conozca sus derechos y obligaciones como trabajador o empleador con nuestra Guía Laboral 2019.

Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

36 Opiniones
  1. fospee Dice:

    no entiendo como se debe liquidar una nomina en la cual el empleado estuvo de vacaciones 8 días remunerados, calculo la nomina sobre los 22 días restantes, o la calculo en su totalidad?, quedo atento a sus comentarios gracias.

    Responder
  2. edwin nuñez Dice:

    quien me ayuda en decirme 5 diferencias entre una nomina de empresa privada y el sector publico

    Responder
  3. bruno Dice:

    porque le descuentan al total devengado(1.238.211) en el final del ejemplo 34.000 y 34.000 de salud y pension?

    Responder
  4. juli Dice:

    muchas gracias pero tengo una duda

    Responder
  5. juli Dice:

    porque le descuentan al total devengado(1.238.211) en el final del ejemplo 34.000 y 34.000 de salud y pension

    Responder
    • Encho Dice:

      No entiendo

      Responder
    • VERÓNICA Dice:

      porque al empleado cuando le va a pagar la nómina solo le descuentan 4% de salud y 4% de pensión, esas son las deducciones, y son sobre la base de sueldo es decir sin auxilio de transporte, y esa suma del 8 por ciento se lo restan al total devengado es decir sueldo con auxilio de transporte del empleado.

      los otros 12.% de pensión y 8.5% de salud lo debe pagar el jefe patron.

      ejemplo. ud gana 1.000.000 mas 88,211 de aux trasporte

      al millón le saca el 8% que son 4 de salud y 4 de pensión eso es igual a=$ 80.000
      luego suma su sueldo mas el aux transporte que seria 1,088,211 a eso le resta la deducción es decir los $ 80.000 su neto a pagar sería de $ 1,008,211 ( millón ocho mil docientos once pesos)

      ahora sii jeje saludos desde Cúcuta bye

      Responder
  6. Vanesa Dice:

    Hola , alguien me podria orientar por favor de donde sale este valor 1.233.140 para calcular la prima y las cesantias.
    gracias

    Responder
    • VERÓNICA Dice:

      cuando sacaron las cesantias y la prima ahí se equivocaron, era todo el devengado, es decir, 1,238, 211 si ud le saca a eso el 8.33% vera que si da, 103,143

      (así que ese 1.233,140 no existe)

      Responder
      • RAMON SABOGAL Dice:

        Aquí evidentemente hay un error. Ya que todo al final calcularon : 1.000.000 + 100.000 + 50.000 + 83.140 (este es el auxilio de transporte del año 2017) Debe ser 88.211 que es el que corresponde al año 2018.
        Prestaciones sociales.
        debe quedar así:

        Prima de servicios. $1.238.211 * 0.0833 = 103.143
        Cesantías. 1.238.211 * 0.0833 = 103.143
        Intereses sobre las cesantías. 103.143 * 0.12 = 12.377
        Vacaciones. 1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

        Responder
  7. Mile Dice:

    Buenas tardes tengo una pregunta .yo debengo 900000 entre a trabajar el 11 de enero 2016. En enero de 2019 se vence el contrato. Mi pregunta es tengo derecho a q me paguen las vacaciones??. Esque a una compañera tuvo tres años allá y un mes antes de q cumpliera obviamente sus vacaciones le pasaron la carta y solo le pagaron el mes trabajo y la liquidación del tienpo. Pero sus vacaciones no le pagaron . Eso es bien o la robaron ??? Gracias

    Responder
    • VERÓNICA Dice:

      hay que mirar si a ud le han venido pagando las vacaciones los años anteriores, si no se las deben pagar, si solo falta el pago de las vacaciones del tiempo que lleva trabajando sería solo por esos días.

      ejemplo si es solo por lo que va de este 2018, osea 6 meses y multiplica su salario por 180 días de los 6 meses y lo divide en 720 eso le da el valor, pero debe ser exacta en decir cuanto tiempo es para poder calcular bien.

      recuerde que son 15 días al año de vacaciones sin auxilio de transporte

      Responder
  8. julieta Dice:

    hola necesito calcular la liquidación de nómina quincenal, el salario mensual es de 1,500,000 horario de 10am a 10pm de lunes a viernes.

    Responder
  9. Anderson Dice:

    Hola buenas noches por qué la Prima la toman por $1.233.140????

    Responder
  10. ELENA Dice:

    SI UNA PERSONA SE REINTEGRA DE VACACIONES EL 24 DE JULIO, SABIENDO QUE TIENE 31 DIAS, CÓMO SE PAGA ESA SEGUNDA QUINCENA DE SALARIO? GRACIAS

    Responder
  11. Carolina M Dice:

    Una persona que tiene un contrato de prestador de servicios y gana $2,000,000 mensual se le puede sacar retefuente, cuando uno liquida a la persona si trabajo dos meses y no trabajo los dominicales se le tiene que pagar o se pagan solo los dias Laborados muchas gracias.

    Responder
  12. marcela Dice:

    buenos dias
    una pregunta de donde sale los 34.000 de salud y pension

    Responder
  13. Marcela Arias Dice:

    buenas noches agradezco de su amable colaboracion en una gran duda que tengo tengo 3 empleados del servicio domestico a los cuales contrate a partir del 01/08/2018 todos con un ingreso de SMLV ($781.242) quisiera que por fasvor me orientaran para saber como debo generar los pagos de salud pension caja de compensacion y arl,ya genere las afiliaciones en las diferentes administradoras pero ahora me dicen que el aporte lo debo generar a traves de uno de los operadores de pago que existen y teniendo ya claro cuales son quisiera saber si alguno de ustedes me pueden orientar para saber como calcular los pagos a estas administradoras cada mes.
    agradezco por su colaboracion

    Responder
  14. Leidy Ortega Dice:

    Gracias a los que se tomaron la molestia de corregir los errores, porque los que buscamos orientarnos con este tipo de información quedamos confundidos de no leer los comentarios.

    Feliz noche

    Responder
  15. estudiante de contaduria cali Dice:

    buen dia reporto error en la liquidacion de las prestaciones sociales esta tomando el auxilio de transporte del año 2017

    Responder
  16. angie Dice:

    buen dia una pregunta me quedo claro que el empleado debe pagar el 4% de salud y 4% de pensión que eso equivale a 92.000 mil por cada quincena,

    entonces porque en el ejemplo:
    Total devengado 1.238.211

    (-) Salud 34.000

    (-) Pensión 34.000

    Neto pagado $1.170.211

    entonces la pregunta es de donde salio ese 34.000 no seria 46.000???

    gracias.

    Responder
    • Julian Dice:

      Buenos Dias tengo la misma duda?

      Responder
  17. CHRIS DAVIS Dice:

    cual es la forma adecuada de pagar los PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIO,
    ME REFIERO SI ESTOS Se PUEDEN AGREGAR EN LOS FINIQUITOS DE PAGOS y entrarían en el valor devengado, o este dinero como es la forma adecuada y correcta de entregarlo al trabajador para no , tener problema, el ejemplo es,un trabajador que gane $ 1.300.000 y el auxilio de trasporte,el salario base para liquidar las prestaciones y los pagos de seguridad social, pero se agregan $ 628.759,01 como pagos que no constituyen salario , mi duda es si el pago que no constituyen salario se pueden agregar en los finiquitos de pago ? o como registro este pago en la contabilidad de la empresa

    Responder
  18. Manuel Dice:

    Hola tengo una pregunta??
    Yo trabajo 8 horas hagamos un ejemplo que entre de 8 am a 8 pm hay como se liquidaria 8 horas ordinaria y 4 horas extras o 12 horas y 4 extras tengo esa duda gracias

    Responder
  19. J. Andres Dice:

    Hola, espero me puedan ayudar con esta inquietud…
    Los bonos y las primas (extralegales), variables o fijas, adicionales al salario básico que reciba un trabajador se tienen en cuenta en la liquidación de la seguridad social, cesantías y prima de servicios?

    Ejemplo: un trabajador tiene un salario basico de 1’500 pero su empleador le paga una prima o bono adicional por logros mensuales. Esos ingresos adicionales afectan la deducción para pago de seguridad social? Gracias!

    Responder
  20. yenifer Dice:

    Hola, tengo una corrección en el articulo.

    Al principio ponen que después de que se totaliza el salario del empleado
    se descuenta la Salud y pensión a cargo del empleado. donde: Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.
    y al final vuelven y descuentan la salud y pension ya tomando en cuenta el aux de transporte.

    Total devengado 1.247.032

    (-) Salud 46.000

    (-) Pensión 46.000

    Neto pagado $1.155.032.
    Ojo eso se debe descontar sobre 1.150.000 y no sobre el 1.247.032
    Me corrigen si me equivoco.

    Responder
  21. Cindy Dice:

    Buenos días , en la empresa donde labore, a la cual renuncie hace 1 año ,me están solicitando que yo envíe los datos de la liquidación para ellos compararlo con la información que ellos tiene allá, en varias ocaciones he solicitado me envíen la liquidación y no he tenido respuesta algún. Que puedo hacer, muchas gracias

    Responder
  22. adriana suarez Dice:

    BUENAS TARDES una pregunta la liquidación final de un trabajador tiene que que ser igual a la provisión.

    Responder
  23. V3MMORENO Dice:

    GRACIAS, pero la verdad esperaba poder saber de que valor en la nomina se puede encontrar el total de la EPS a la hora de contabilizar la nomina. no aparece en este ejemplo y no se como obtener ese resultado…

    Responder
  24. PILAR Dice:

    BUENAS TARDES UNA PREGUNTA SI ALGUIEN GANA MENOS DEL SALARIO MINIMO LOS APORTES A LA CAJA SON SOBRE EL SALARIO MINIMO COMO EN SALUD Y PENSION Ó SOBRE EL VALOR QUE YO LE PAGO???

    Responder
  25. Primitiva Cubillos Dice:

    Señores
    Gerencie.com

    Excelente trabajo el de ustedes de mantenernos actualizados en la plataforma.
    Soy docente y me ha sido de gran utilidad toda la información suministrada para mi labor docente.
    Cordial saludo
    PROFE PRIMI

    Responder
  26. DANIEL Dice:

    UNA PREGUNTA, SI UN TRABAJADOR LABORA 12 DÍAS Y SU SALARIO MENSUAL ES DE 1000.000. POR QUE VALOR SE LE DEBE DESCONTAR LA PENSIÓN?

    Responder
En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.

Propiedad horizontal