En este artículo 25 secciones
- Cuándo se liquida la nómina.
- Lo que se liquida en la nómina.
- Fórmulas para liquidar la nómina.
- Ejemplo de liquidación de nómina.
- Cuando el salario varía de un mes a otro.
- Contabilización de la nómina.
- Liquidador de nómina en línea.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es la fórmula para liquidar salud y pensión?
- ¿Por qué a veces la prima se calcula con el 8,33% y otras con días trabajados?
- ¿Cómo se descuentan salud y pensión si la nómina es quincenal?
- ¿Cómo se paga el domingo trabajado en la nómina?
- ¿Puede el trabajador asumir todos los aportes de salud y pensión?
- ¿Se pagan parafiscales durante la licencia de maternidad?
- ¿Cuánto es la liquidación de un mes de trabajo?
- ¿La liquidación de nómina es lo mismo que la liquidación del contrato?
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Liquidar la nómina es calcular, al cierre de cada periodo de pago, cuánto devengó cada trabajador, cuánto se le descuenta, cuánto recibe en neto y cuánto debe asumir el empleador por aportes y prestaciones. Se hace en cada periodo pactado, que según el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo no puede superar un mes. ¿Qué conceptos entran, qué fórmula se aplica a cada uno y cómo queda una nómina completa?
Cuándo se liquida la nómina.
La nómina se liquida al terminar cada periodo de pago, que por lo general es mensual o quincenal. En cada liquidación se calculan todos los conceptos, incluso los que se pagan en otra fecha, como la prima de servicios o las cesantías, que se provisionan mes a mes.
Si la nómina es quincenal, el salario se paga cada quince días, pero los aportes a seguridad social y parafiscales se liquidan y pagan una vez al mes, por medio de la planilla PILA. Los detalles están en liquidación quincenal de la nómina.
No hay que confundir la liquidación de la nómina con la del contrato de trabajo. La de nómina se repite en cada periodo mientras el contrato está vigente; la del contrato se hace una sola vez, cuando termina, e incluye además las vacaciones pendientes y la indemnización, si hay lugar a ella. Esta última la explicamos en liquidación laboral.
Lo que se liquida en la nómina.
La liquidación se organiza en tres bloques. Recordemos que el total devengado es el valor bruto de la nómina, antes de cualquier descuento.
Devengado.
Es todo lo que el trabajador ganó en el periodo:
- Salario básico, o el valor de los días trabajados si no laboró el periodo completo.
- Horas extras y recargos nocturnos.
- Trabajo en domingos y festivos.
- Bonificaciones que constituyan salario.
- Auxilio de transporte, si devenga hasta dos salarios mínimos.
Todo lo anterior es salario, salvo el auxilio de transporte y los pagos que las partes hayan pactado como no constitutivos de salario. La diferencia importa, porque sobre los pagos que no son salario no se cotiza a seguridad social, como explicamos en pagos laborales que no constituyen salario.
Deducciones.
Son los valores que se le descuentan al trabajador:
- Aporte a salud (4%) y a pensión (4%).
- Aporte al fondo de solidaridad pensional, si gana 4 salarios mínimos o más.
- Retención en la fuente, si hay lugar a ella.
- Libranzas, cuotas sindicales, embargos y demás descuentos autorizados por el trabajador u ordenados por un juez.
Lo que queda después de restar las deducciones es el neto a pagar. Cada concepto se explica en deducciones de nómina.
Aportes y provisiones a cargo del empleador.
Son los valores que el empleador asume por encima del salario:
- Aportes a salud (8,5%), pensión (12%) y riesgos laborales.
- Aportes parafiscales: caja de compensación (4%), ICBF (3%) y SENA (2%).
- Provisión de la prima de servicios, las cesantías, sus intereses y las vacaciones.
Muchos empleadores no pagan el 8,5% de salud, el ICBF ni el SENA por los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos, por la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, que explicamos en exoneración de aportes parafiscales y seguridad social.
Fórmulas para liquidar la nómina.
Estas son las fórmulas de los conceptos que se liquidan en cada periodo. El salario mensual incluye todos los pagos que constituyen salario, y para la prima y las cesantías también el auxilio de transporte.
| Concepto | Fórmula |
|---|---|
| Salario por días | Salario mensual ÷ 30 × días trabajados |
| Salud y pensión | Salario del periodo × porcentaje |
| Parafiscales | Salario del periodo × porcentaje |
| Provisión de prima | Salario del periodo × 8,33% |
| Provisión de cesantías | Salario del periodo × 8,33% |
| Provisión de intereses | Cesantías del periodo × 12% |
| Provisión de vacaciones | Salario básico del periodo × 4,17% |
Cuando se liquida definitivamente una prestación, al pagarla o al terminar el contrato, se usan las fórmulas por días:
| Concepto | Fórmula de liquidación definitiva |
|---|---|
| Prima de servicios | Salario × días trabajados en el semestre ÷ 360 |
| Cesantías | Salario × días trabajados ÷ 360 |
| Intereses sobre cesantías | Cesantías × días trabajados × 12% ÷ 360 |
| Vacaciones | Salario básico × días trabajados ÷ 720 |
Las dos formas dan un resultado muy parecido. El porcentaje sirve para la provisión mensual y la fórmula por días para el pago definitivo; al pagar, se ajusta la provisión a lo liquidado. Las fórmulas de las prestaciones y su ejemplo completo están en el artículo sobre la liquidación de prestaciones sociales.
Fórmulas de horas extras y recargos.
El valor de cada hora adicional se obtiene multiplicando el valor de la hora ordinaria por el factor correspondiente. Estos son los factores vigentes desde el 1 de julio de 2026:
| Tipo de hora | Fórmula |
|---|---|
| Hora extra diurna | Hora ordinaria × 1,25 |
| Hora ordinaria nocturna (solo el recargo) | Hora ordinaria × 0,35 |
| Hora extra nocturna | Hora ordinaria × 1,75 |
| Hora ordinaria en domingo o festivo | Hora ordinaria × 1,90 |
| Hora nocturna en domingo o festivo | Hora ordinaria × 2,25 |
| Hora extra diurna en domingo o festivo | Hora ordinaria × 2,15 |
| Hora extra nocturna en domingo o festivo | Hora ordinaria × 2,65 |
El factor dominical pasa de 1,90 a 2,00 desde el 1 de julio de 2027, cuando el recargo llegue al 100%, según el artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo. El trabajo nocturno va desde las 7 p. m. hasta las 6 a. m., según el artículo 160.
La hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual entre las horas del mes según la jornada, como explicamos en cómo calcular el valor de la hora ordinaria.
Ejemplo de liquidación de nómina.
Supongamos un trabajador con un salario de $5.000.000 mensuales que en el mes laboró horas extras por $250.000. Como gana más de dos salarios mínimos, no tiene derecho al auxilio de transporte, y como gana menos de 4, no aporta al fondo de solidaridad pensional. Supongamos también que no hay lugar a retención en la fuente.
Paso 1: total devengado.
Primero se suma todo lo que el trabajador ganó en el mes.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario básico | $5.000.000 |
| Horas extras | $250.000 |
| Total devengado | $5.250.000 |
Paso 2: deducciones y neto a pagar.
Sobre el total devengado se liquidan los aportes a cargo del trabajador.
| Concepto | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Salud (4%) | $5.250.000 × 4% | $210.000 |
| Pensión (4%) | $5.250.000 × 4% | $210.000 |
| Neto a pagar | $5.250.000 − $420.000 | $4.830.000 |
El trabajador recibe $4.830.000. Si tuviera libranzas o embargos, también se restarían aquí.
Paso 3: aportes a cargo del empleador.
La tabla muestra los dos escenarios posibles: el del empleador exonerado por el artículo 114-1 del E.T. y el del que no lo está. Suponemos riesgo laboral clase I.
| Aporte | Empleador exonerado | Empleador no exonerado |
|---|---|---|
| Salud (8,5%) | $0 | $446.250 |
| Pensión (12%) | $630.000 | $630.000 |
| Riesgos laborales (0,522%) | $27.405 | $27.405 |
| Caja de compensación (4%) | $210.000 | $210.000 |
| ICBF (3%) | $0 | $157.500 |
| SENA (2%) | $0 | $105.000 |
| Total aportes | $867.405 | $1.576.155 |
Por último se provisionan las prestaciones del mes. Las vacaciones se calculan sin las horas extras, porque el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo las excluye de su base.
| Concepto | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Prima de servicios | $5.250.000 × 8,33% | $437.325 |
| Cesantías | $5.250.000 × 8,33% | $437.325 |
| Intereses sobre cesantías | $437.325 × 12% | $52.479 |
| Vacaciones | $5.000.000 × 4,17% | $208.500 |
| Total provisiones | $1.135.629 |
En resumen, el trabajador recibe $4.830.000 y la nómina le cuesta al empleador exonerado $7.253.034: los $5.250.000 devengados, los $867.405 de aportes y los $1.135.629 de provisiones.
Si el trabajador devengara hasta dos salarios mínimos, el auxilio de transporte se sumaría al devengado y a la base de la prima y las cesantías, pero no a la de salud, pensión, parafiscales ni vacaciones.
Cuando el salario varía de un mes a otro.
Si el trabajador tiene comisiones o recargos que cambian cada mes, la provisión se hace sobre lo que devengó en cada mes. Al pagar la prima o las cesantías se liquida con el promedio del periodo y se ajusta la diferencia, como explicamos en salario promedio para liquidar prestaciones sociales.
En las vacaciones el promedio solo incluye lo que remunera la jornada ordinaria, como las comisiones y el recargo nocturno ordinario, y excluye las horas extras y el trabajo en días de descanso.
Contabilización de la nómina.
El aporte del 4% de salud y pensión que se le descuenta al trabajador no es un gasto del empleador: es un menor valor a pagar al trabajador, que se registra como pasivo hasta consignarlo en la planilla. Al gasto solo va lo que asume el empleador: el salario, sus aportes y las provisiones.
El asiento completo, con el pago de la nómina y de la planilla, lo explicamos en contabilización de la nómina, con los mismos valores de este ejemplo, y el registro de las provisiones en provisiones de nómina.
Liquidador de nómina en línea.
Para no hacer los cálculos a mano puede usar el liquidador de nómina en línea.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es la fórmula para liquidar salud y pensión?
Salario del periodo × porcentaje. El trabajador aporta el 4% a salud y el 4% a pensión; el empleador, el 8,5% a salud y el 12% a pensión. El salario incluye comisiones, horas extras y recargos, pero no el auxilio de transporte.
¿Por qué a veces la prima se calcula con el 8,33% y otras con días trabajados?
Porque son dos momentos distintos. El 8,33% se usa para la provisión de cada mes, que es una estimación; la fórmula por días se usa para la liquidación definitiva. El resultado es muy parecido, y la diferencia se ajusta al pagar.
¿Cómo se descuentan salud y pensión si la nómina es quincenal?
Hay dos formas válidas: descontar en cada quincena la mitad del aporte o descontarlo completo en la segunda. La primera es más práctica y evita que el trabajador reciba muy poco en la segunda quincena. El pago a la PILA siempre es mensual.
¿Cómo se paga el domingo trabajado en la nómina?
Si el trabajador labora su día de descanso, se le paga ese día con el recargo dominical, que desde el 1 de julio de 2026 es del 90%. Por ejemplo, si el salario diario es de $100.000, el domingo trabajado vale $190.000, que se suman al salario del mes. El domingo no trabajado no se paga aparte, porque ya está incluido en el salario mensual.
¿Puede el trabajador asumir todos los aportes de salud y pensión?
No. El artículo 22 de la ley 100 de 1993 hace responsable al empleador de su parte del aporte, y esa parte no puede trasladarse al trabajador. Si el trabajador la asume, el empleador sigue obligado ante el sistema y la UGPP puede cobrarle lo dejado de aportar.
¿Se pagan parafiscales durante la licencia de maternidad?
No. La licencia de maternidad es una prestación que paga la EPS y no es salario, de modo que sobre ella no se liquidan aportes parafiscales. La trabajadora conserva, sin embargo, el derecho al subsidio familiar de la caja de compensación.
¿Cuánto es la liquidación de un mes de trabajo?
Depende del salario y de lo que el trabajador haya devengado ese mes. Para hacer el cálculo con sus propios datos puede usar el liquidador de nómina en línea.
¿La liquidación de nómina es lo mismo que la liquidación del contrato?
No. La de nómina se hace en cada periodo mientras el contrato está vigente; la del contrato se hace una sola vez al terminar, e incluye las prestaciones pendientes, las vacaciones no disfrutadas y la indemnización si hay lugar a ella.
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Excelente tema, bien explicado. Gracias.
Gracias por su comentario.
¿Por qué en la base para el cálculo de las cesantías colocan un valor que no tiene nada que ver y no da el resultado?
Se ha corregido el error de transcripción.
Saludos
En la planilla única se paga el 4% para salud; sin embargo, en las apropiaciones se aplica el 8.5% más el 4% que se debe considerar en materia contable.
Buenas tardes, Julio.
El 4% es la parte que se le descuenta al trabajador y va en el pasivo como retenciones de nómina. El 8.5% es lo que le corresponde pagar al empleador, que es una apropiación de nómina y también se contabiliza como un pasivo, también como retenciones y aportes de nómina.
Al gasto solo se lleva la apropiación que corresponde al empleador, pues lo que corresponde al trabajador es un menor valor a pagar a este.
Buena tarde.
Durante una licencia de maternidad, me deben seguir pagando la caja de compensación familiar.
Buenos días,
No. La licencia de maternidad es una prestación económica que no tiene la connotación de salario y por tanto no se aportan parafiscales sobre ella.
Saludos
Buenos días, Valen.
En la licencia de maternidad no se pagan aportes parafiscales pero sí se recibe el subsidio familiar, tema abordado en este artículo.
Saludos
¡Genial!
👍
Buen día:
Agradezco su ayuda para aclarar una duda que surge en cuanto a los trabajadores que se hacen cargo del pago total de los aportes de salud y pensión. En estos casos, ¿cómo se debería liquidar la nómina o qué tratamiento se les debe dar al momento del cálculo de la nómina?
Gracias.
No es legal que los trabajadores asuman el pago total de la seguridad social, pero si aún así se hiciera, simplemente la empresa no registra ningún gasto por ese concepto, ni provisión en el pasivo.
Hace 6 años trabajo en una supuesta empresa en la cual me han venido liquidando. Hace tres años me liquidaron el valor de 2,200,000. De esa liquidación, tengo que costearme las vacaciones y, además, no tengo prestaciones ni seguro social. El trabajo son casi 11 horas diarias hasta el día sábado. La verdad, no sé qué debo hacer.
Si tiene un contrato de trabajo, puede reclamar judicialmente el pago de las prestaciones sociales y las vacaciones. Si lo que tiene es un contrato de prestación de servicios, deberá demandar para que el juez le declare la existencia del contrato de trabajo en realidad, y si prospera la pretensión, ordenar el pago de las prestaciones sociales correspondientes.
Buen día, quiero señalar que a mí me da diferentes resultados en la liquidación de los parafiscales.
La herramienta de liquidación de aportes parafiscales tiene un funcionamiento estándar que aplica las mismas reglas a todos los usuarios. Si está obteniendo resultados diferentes, puede deberse a la variabilidad en los datos ingresados o a errores en la digitación. Es importante asegurarse de que todos los campos estén correctamente completados y no dejar ninguno vacío, ya que esto podría afectar el resultado final.
Muy buenos días,
¿Cómo se calcula el pago de la nómina sabiendo que se tiene derecho a un día de descanso a la semana?
Si descanso el domingo, ¿cómo se liquidaría?
Si descanso entre semana, ¿cómo se realiza la liquidación?
Si hay días festivos, ¿cómo se liquidan si son laborados?
Muchas gracias.
El día de descanso ya está incluido dentro del salario, por lo que no se liquida.
Si se trabaja el domingo, se debe pagar con un recargo del 75% sobre el salario ordinario. Por ejemplo, si el salario es de $3.000.000 al mes, este se divide entre 30 y el valor del día es de $100.000, por lo que el domingo vale $175.000.
Si se descansa entre semana, es un descanso remunerado que ya está dentro del salario.
Si hay un festivo y se trabaja, se pagará con el mismo recargo del domingo, del 75%, que valdrá $175.000, por lo que en este supuesto el salario del mes será de $3.350.000, y sobre ese valor se liquidan los aportes a seguridad social y parafiscales, y las provisiones para prestaciones sociales.