Liquidación de la nómina

Mensualmente o quincenalmente o según sea el periodo de pago acordado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

Conceptos que se deben liquidar en una nómina.

liquidar-pagos

Al liquidar una nómina se deben considerar una serie de conceptos que a continuación señalamos.

Devengado.

El devengado es lo que el empleado gana en un mes o periodo a liquidar y el trabajador puede ganar dinero por los siguientes conceptos:

  1. Salario como tal.
  2. Comisiones.
  3. Horas extras.
  4. Recargos nocturnos.
  5. Recargos dominicales y festivo.
  6. Auxilio de transporte.
  7. Viáticos.

Se deben liquidar y sumar todos esos conceptos para determinar la totalidad de lo que el trabajador se ganó en ese mes o quincena, y a partir de allí se calculan los demás conceptos.

Deducciones.

Las deducciones son los conceptos que el trabajador adeuda o que debe pagar, y que son descontadas del total devengado por el empleador.

Entre los conceptos que se le deben descontar o deducir al trabajador tenemos los siguientes:

  • Seguridad social a cargo del trabajador.
    1. Aportes a salud (4%)
    2. Aportes a pensión (4%)
  • Libranzas.
  • Embargos judiciales.
  • Cuotas sindicatos.
  • Créditos o deudas con el empleador.

El trabajador recibirá la diferencia entre lo que gana y lo que le descuenta, que se conoce en la nómina como neto a pagar.

Provisiones o apropiaciones.

El empleador además del salario, horas extras, recargos, etc., debe asumir ciertas cargas prestacionales. parafiscales y de seguridad social que podemos resumir de la siguiente forma:

  • Prestaciones sociales.
    • Prima de servicios.
    • Auxilio de cesantías.
    • Intereses sobre cesantías.
    • Provisión para vacaciones.
  • Seguridad social.
    • Aportes a pensión.
    • Aportes a salud.
    • Riesgos laborales.
  • Aportes parafiscales.
    • Sena.
    • Cajas de compensación familiar.
    • ICBF.

Téngase en cuenta que algunos empleadores no deben pagar aportes al Sena, al ICBF ni a salud, tema que se aborda con más detalle en el siguiente artículo:

Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Básicamente es lo que se debe liquidar en una nómina, independientemente de si es quincenal o mensual.

Algunos conceptos se pagan mensualmente otros semestralmente como la prima de servicios, y otros anualmente con las cesantías, pero en todo caso se recomienda provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.

Ejemplo de una liquidación de nómina.

Para ilustrar un poco lo aquí expuesto desarrollaremos en siguiente ejemplo con datos muy básico que faciliten la comprensión, utilizando valores vigentes para el año 2019.

ConceptoValor
Salario básico1.000.000
Comisiones100.000
Horas extras50.000
Auxilio de transporte97.032 (2019)
Total devengado $1.247.032

Liquidación. 

La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado partes de la nómina.

A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

ConceptoValor
Salud (4%)1.150.000 * 0.04 = 46.000
Pensión (4%)1.150.000 * 0.04 = 46.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

ConceptoValor
Salud (8.5%)1.150.000* 0.085 = 97.750
Pensión (12%)1.150.000 * 0.12= 138.000
Riesgos laborales (Según tabla)1.150.000*.00522 = 6.003

Aportes a seguridad social

Liquidación de la prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen pare de las prestaciones sociales.

ConceptoValor
Prima de servicios1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Cesantías1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Intereses sobre las cesantías103.143 * 0.12 = 12.470
Vacaciones1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

Prestaciones sociales

Notas aclaratorias:

  1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
  2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
  3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
  4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
  5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
  6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Liquidación de la aportes parafiscales. 

Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

ConceptoValor
Cajas de compensación familiar1.150.000 * 0.04 = 46.000.
I.C.B.F. (3%).1.150.000 * 0.03 = 34.500.
1.150.000 * 0.03 = 34.500.1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron.

Aportes parafiscales

Determinación del neto a pagar al empleado. 

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado 1.247.032

(-) Salud 46.000

(-) Pensión 46.000

Neto pagado $1.155.032.

Ejemplo de liquidación en Excel.

Para hacer más sencillo todo el proceso en el siguiente artículo encuentra una plantilla en Excel en la que se puede liquidar una nómina sencilla.

Formato en Excel para liquidar la nómina

Sólo se requiere ingresar los datos y el formato hará los cálculos automáticamente, y el archivo se encuentra sin clave para que pueda ajustarlo a sus necesidades o comprender cómo funciona o cómo hace los cálculos.

Guía Laboral 2020

Conozca sus derechos y obligaciones como trabajador o empleador. Ver más.

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14 Opiniones
  1. V3MMORENO Dice:

    GRACIAS, pero la verdad esperaba poder saber de que valor en la nomina se puede encontrar el total de la EPS a la hora de contabilizar la nomina. no aparece en este ejemplo y no se como obtener ese resultado…

    Responder
  2. PILAR Dice:

    BUENAS TARDES UNA PREGUNTA SI ALGUIEN GANA MENOS DEL SALARIO MINIMO LOS APORTES A LA CAJA SON SOBRE EL SALARIO MINIMO COMO EN SALUD Y PENSION Ó SOBRE EL VALOR QUE YO LE PAGO???

    Responder
  3. Primitiva Cubillos Dice:

    Señores
    Gerencie.com

    Excelente trabajo el de ustedes de mantenernos actualizados en la plataforma.
    Soy docente y me ha sido de gran utilidad toda la información suministrada para mi labor docente.
    Cordial saludo
    PROFE PRIMI

    Responder
  4. DANIEL Dice:

    UNA PREGUNTA, SI UN TRABAJADOR LABORA 12 DÍAS Y SU SALARIO MENSUAL ES DE 1000.000. POR QUE VALOR SE LE DEBE DESCONTAR LA PENSIÓN?

    Responder
  5. alias el aguacate Dice:

    hola amigos sji sjio sjios ajio xdxdxdxdxdxdxdxdxd

    Responder
  6. el bembon Dice:

    hola

    Responder
  7. Nikita Dice:

    Por favor no basta con que en la explicaciòn digan que en algunos casos no se tiene en cuenta la salud, hay q sr especificos, ya que no hay claridad.Toca mencionar el articulo 115-1 del estatuto tributario y el 65 de la ley 1819 del 2016, donde a los trabajadores que devenguen menos de 10 SMLV no se le aporta el 8,5% de salud, al igual que ICBF y SENA

    Responder
  8. paola Dice:

    hola labore 6 meses con la empresa y fui despedida por llegar tarde diariamente trabajaba 10 horas y media mi salario era 840000 pero me di cuenta que no me estasban pagando seguro que estoy como beneficiaria y tampoco me daban recargo por las horas extras tabajadas diariamente masomenos en cuanto me saldria mi liquidacion ?

    Responder
  9. Nani Dice:

    Hola, La prima extralegal genera descuentos de eps y pensión. Teniendo el cuenta la ley 1393.

    Responder
  10. luis Dice:

    buenos días, para liquidar los para-fiscales (icbf), que factores salariales y/o prestaciones sociales se tienen en cuenta actualmente de acuerdo a la ultima normatividad?

    Responder
  11. ANDERSON Dice:

    HOLA AMIGOS,
    La multiplicación de las cesantias y prima esta mal realizada
    1247032 x 0.0833 = 103,877.76 resultado correcto

    el que muestra el ejercicio es 103.915 incorrecto

    Responder
  12. TESORERO Dice:

    LOS FELICITO POR ESTA PAGINA. HA SIDO DE GRAN AYUDA EN MI TRABAJO LABORAL.

    Responder
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