Reclamación administrativa en demandas laborales

Quien pretende demandar laboralmente a la Nación, a un departamento, a un municipio o a cualquier otra entidad pública tenía que agotar primero la reclamación administrativa, so pena de que la demanda fuera rechazada. El artículo 11 de la ley 2452 de 2025, vigente desde el 2 de abril de 2026, cambió esa regla y dispuso que en ningún caso la reclamación es requisito de procedibilidad. ¿Conviene entonces seguir presentándola y qué efectos produce hoy sobre la prescripción?

Qué es la reclamación administrativa.

La reclamación administrativa es la petición escrita que el servidor público, el trabajador oficial, el afiliado, el pensionado o el beneficiario le dirige a la entidad pública para que le reconozca un derecho laboral o de seguridad social antes de acudir al juez.

Se presenta ante la misma entidad que debe reconocer el derecho, no ante un juez ni ante un tribunal. Lo que se busca es que la propia administración revise el asunto y evite el pleito.

No tiene ritualidad alguna ni requiere abogado. Basta un escrito en el que se relacionen los derechos que se consideran desconocidos.

La reclamación ya no es requisito de procedibilidad.

Este es el cambio de fondo y conviene entenderlo bien, porque durante décadas la falta de reclamación previa fue motivo de rechazo de demandas contra entidades públicas.

Señala el artículo 11 de la ley 2452 de 2025:

«Las acciones contenciosas contra La Nación, las entidades territoriales y cualquiera otra entidad de la administración pública, se iniciarán cuando se haya agotado la reclamación de derechos, sin que en ningún caso sea requisito de procedibilidad. Esta reclamación consiste en la simple petición escrita del servidor público o trabajador, afiliado, pensionado o beneficiario sobre el derecho que pretenda, y se agota cuando se haya decidido o cuando transcurrido un mes desde su presentación no haya sido resuelta.»

La frase intercalada cambia el régimen por completo. El juez no puede inadmitir ni rechazar la demanda porque el demandante no haya reclamado antes ante la entidad, ni la entidad puede proponer esa falta como excepción previa, porque dejó de ser un presupuesto del proceso.

Lo que sí conserva la norma es la definición de la reclamación y la forma de agotarla, que siguen siendo útiles para efectos de la prescripción.

De acuerdo con nuestro criterio, la reclamación sigue siendo altamente recomendable aunque ya no sea obligatoria, por tres razones: interrumpe la prescripción, muchas entidades reconocen el derecho sin pleito cuando la petición está bien sustentada, y deja constancia escrita de la fecha en que se reclamó, que después pesa en el proceso.

Ante quién se presenta y qué debe contener.

La reclamación se dirige al representante legal de la entidad: el alcalde, el gobernador, el director de la entidad descentralizada o el representante de la administradora de pensiones, según el caso.

Aunque la ley solo exige una petición escrita, conviene que el escrito contenga:

• La identificación completa del reclamante y su calidad, es decir, si actúa como trabajador, servidor público, afiliado, pensionado o beneficiario.
• Las peticiones concretas, con los conceptos que se reclaman separados uno a uno.
• Los hechos que las sustentan, enumerados y con fechas.
• Los fundamentos de derecho y la jurisprudencia aplicable, cuando se tengan.
• Las pruebas que se adjuntan.
• La dirección física y el correo electrónico para notificaciones.

Y lo más importante en términos prácticos: conservar la constancia de radicación, porque de esa fecha dependen la interrupción de la prescripción y la cuenta del mes de silencio.

Cuando la reclamación se presenta por medios virtuales, se entiende presentada en el domicilio del iniciador, dato que importa porque el artículo 12 permite demandar en el lugar donde se surtió la reclamación cuando se trata de entidades del sistema de seguridad social.

Cuándo se entiende agotada la reclamación.

La norma trae dos momentos, y el que ocurra primero cierra el trámite:

• Cuando la entidad decide la reclamación, en sentido favorable o desfavorable.
• Cuando transcurre un mes desde su presentación sin que haya sido resuelta.

Supongamos que la reclamación se radica el 5 de marzo. Si la entidad no responde, el trámite se entiende agotado el 5 de abril y el reclamante queda habilitado para demandar. Si responde antes, el trámite se agota con esa respuesta.

Ese mes es un plazo de agotamiento, no de prescripción, y conviene no confundirlos.

Efecto de la reclamación sobre la prescripción.

Aquí está la segunda novedad del nuevo código, y es la que verdaderamente le conviene al trabajador.

En el código anterior la reclamación administrativa suspendía el término de prescripción: el reloj se detenía mientras estuviera pendiente el agotamiento y después seguía corriendo desde donde iba.

Hoy el efecto es distinto. Señala el artículo 319 de la ley 2452 de 2025, al enumerar las formas de interrupción por parte del acreedor:

«a) El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpirá la prescripción, pero sólo por un lapso igual. b) La reclamación previa contemplada en el artículo 11 de este código.»

La diferencia es sustancial. La interrupción no detiene el reloj: lo devuelve a cero. El parágrafo del artículo 320 lo dice sin rodeos, al señalar que la interrupción de la prescripción implica que el término debe comenzar a contabilizarse nuevamente.

Supongamos que el contrato terminó el 10 de enero de 2026 y el trabajador presentó la reclamación el 10 de enero de 2028. Bajo la regla de la suspensión le habrían quedado unos pocos meses; bajo la interrupción dispone de tres años más contados desde esa reclamación.

De acuerdo con nuestro criterio, la fecha que marca el reinicio del término sigue siendo la de la notificación de la respuesta al interesado, y no la de su expedición, por las mismas razones que la Corte Suprema expuso cuando el efecto era de suspensión.

Así lo precisó la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 47590 del 27 de enero de 2016, con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos:

«No puede olvidarse que la Corte en sentencia CSJ SL12148-2014, precisó que la nueva contabilización del término prescriptivo de los tres años de las acciones laborales cuando se haya interrumpido por la presentación de la reclamación administrativa, en los eventos en que se decidió la petición, de conformidad con una plausible hermenéutica del artículo 6º del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, comienza no en la fecha de la respuesta sino en la de su notificación al interesado.»

De ahí la importancia de exigir constancia de la notificación de la respuesta, sobre todo cuando la entidad está en una ciudad distinta a la del reclamante. En el caso que resolvió esa sentencia, la diferencia entre la fecha de la respuesta y la de su notificación fue lo que salvó el derecho de la demandante.

Y si la entidad guarda silencio, el término vuelve a contarse desde el vencimiento del mes de que trata el artículo 11, porque es cuando el trámite se entiende agotado.

Una sola interrupción y por un lapso igual.

El literal a) del artículo 319 contiene una limitación que conviene subrayar: el reclamo escrito interrumpe la prescripción «pero sólo por un lapso igual».

Eso significa que no se puede estirar el término indefinidamente presentando una reclamación tras otra. De acuerdo con nuestro criterio, la segunda reclamación sobre los mismos derechos no produce una nueva interrupción, pues de lo contrario el término de prescripción sería inagotable, y esa ha sido la lectura tradicional de la regla equivalente del artículo 489 del Código Sustantivo del Trabajo.

La suspensión en los procesos de fuero.

En los procesos especiales de fuero el efecto sigue siendo de suspensión y no de interrupción. El artículo 298 dispone que durante el trámite de la reclamación previa de los empleados públicos y trabajadores oficiales se suspende el término prescriptivo, y que culminado ese trámite comienza a contarse nuevamente el término de un año.

Conviene tenerlo presente porque en esos procesos el término es de un año y no de tres, de modo que el margen de error es mucho menor.

Modelo de reclamación administrativa.

El siguiente modelo corresponde al caso de un docente vinculado por contratos de prestación de servicios que pretende que se declare la existencia de una relación laboral. Sirve de base para cualquier reclamación, ajustando las peticiones, los hechos y los fundamentos.

Conviene radicar el escrito en la ventanilla única de la entidad o por el canal electrónico habilitado, y guardar la constancia de recibido con fecha.

Qué hacer si la entidad no responde.

El silencio de la entidad no deja al reclamante sin salida. Transcurrido el mes, la reclamación se entiende agotada y queda abierta la vía judicial.

La demanda se presenta ante el juez laboral del lugar donde se prestó el servicio o del domicilio de la entidad, con los requisitos que explicamos en el artículo sobre la demanda laboral.

Nada impide, además, insistir con un derecho de petición para obtener la respuesta, aunque ello no suspende ni amplía ningún término.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.