Prescripción de los derechos laborales

Los derechos laborales prescriben a los tres años, contados no desde que se causan sino desde que se hacen exigibles, que suele ser una fecha distinta. El término está en el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo, y las reglas de interrupción, en los artículos 317 y siguientes del nuevo Código Procesal del Trabajo de la ley 2452 de 2025. ¿Desde cuándo corre para cada concepto y cómo se interrumpe?

El término general.

Los derechos que adquiere el trabajador no son eternos: prescriben tres años después de hacerse exigibles. La prescripción implica la pérdida del derecho para el trabajador y la extinción de la obligación para el empleador, porque desaparece la oportunidad de reclamarlo judicialmente.

La distinción entre causación y exigibilidad es la que gobierna todo el tema. Un derecho puede causarse hoy y ser exigible meses después, y el término corre desde lo segundo.

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Resumen por concepto.

Esta tabla sintetiza desde cuándo corre el término en cada caso, que es lo que se desarrolla en el resto del artículo:

Salarios y recargos.

El salario se hace exigible una vez vence el periodo de pago pactado, sea diario, semanal, quincenal o mensual. Si debía pagarse el último día del mes, el término corre desde el primer día del mes siguiente, y cada periodo prescribe de forma independiente.

Los recargos y las horas extras tienen una regla propia, porque la ley le da al empleador un plazo adicional. Señala el numeral 2 del artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo:

«El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han causado, o a más tardar con el salario del período siguiente.»

De modo que el derecho se causa en el periodo en que se trabajó, pero solo es exigible al vencer el periodo siguiente, y es allí donde empieza el cómputo.

Prestaciones sociales.

Las prestaciones prescriben también a los tres años, pero su punto de partida cambia según cuándo nace la obligación de pagarlas.

Prima de servicios.

La prima se paga en dos cuotas, en junio y a más tardar el 20 de diciembre. El término corre desde el 1 de julio para la primera y desde el 21 de diciembre para la segunda, de modo que cada cuota es independiente.

Lo importante es que la prima prescribe durante la ejecución del contrato y no desde su terminación. Lo precisó la Sala Laboral en la sentencia 43894 del 10 de junio de 2015, con ponencia del magistrado Luis Gabriel Miranda Buelvas:

«respecto de las primas de servicios y los intereses a las cesantías, que fueron las otras dos condenas impuestas por el Ad quem, el término de prescripción sí se cuenta desde su respectiva causación, tal y como se hizo en la sentencia acusada, y en esa medida no erró en la exégesis de la norma acusada.»

La consecuencia práctica es considerable: el trabajador con diez años de antigüedad solo puede reclamar las primas de los últimos tres. Lo desarrollamos en prima de servicios.

Cesantías.

Las cesantías funcionan al revés, y es la diferencia que más confusión genera. El artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo las hace exigibles al terminar el contrato, de modo que el término corre desde el día siguiente a esa fecha.

Que el empleador deba consignarlas cada año no las hace prescribir año a año, porque no se le están pagando al trabajador sino entregando a un tercero que las administra. Lo que prescribe son las cesantías definitivas.

Lo señaló la Sala Laboral en la sentencia 67636 del 21 de noviembre de 2018, con ponencia de la magistrada Clara Cecilia Dueñas Quevedo:

«de acuerdo con la doctrina de esta Corporación, durante la vigencia del contrato no opera tal fenómeno extintivo de esa obligación, toda vez que dicha prestación se hace exigible a la terminación del vínculo laboral.»

Y lo explicó por su finalidad en la sentencia 46704 del 26 de octubre de 2016:

«las cesantías así se tengan que consignar anualmente en un fondo de pensiones, se hacen exigibles a la terminación del contrato de trabajo, ya que por la naturaleza y finalidad de esta prestación social, destinada a atenuar las vicisitudes que pudieren sobrevenir de la condición de cesante en que pudiera encontrarse el trabajador, solo a la finalización del vínculo aquél podría beneficiarse sin las limitaciones exigidas en los casos en que durante la vigencia de la relación laboral necesitara anticipos parciales o préstamos sobre las mismas.»

De acuerdo con nuestro criterio, esa diferencia con la prima se explica sola: la prima se paga al trabajador en fechas ciertas durante el contrato, mientras que las cesantías solo quedan a su disposición cuando el vínculo termina.

Intereses sobre cesantías.

Los intereses se pagan en enero del año siguiente al que se causaron, de modo que el término corre desde el 1 de febrero de cada año, y cada anualidad es independiente. Lo tratamos en intereses sobre cesantías.

El artículo 2 de la ley 52 de 1975 prevé además otras fechas de pago:

«Los intereses de que trata el inciso anterior deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente a aquel en que se causaron; o en la fecha del retiro del trabajador o dentro del mes siguiente a la liquidación parcial de cesantía, cuando se produjere antes del 31 de diciembre del respectivo período anual, en cuantía proporcional al lapso transcurrido del año.»

Cuando los intereses se pagan al liquidar el contrato, el término corre desde la terminación. La regla, en todos los casos, es la misma: el cómputo empieza cuando nace la obligación de pagarlos.

Sanción por no consignar las cesantías.

La sanción se causa al vencer el plazo para consignar, y desde allí corren los tres años, no desde la terminación del contrato. Lo desarrollamos en sanción moratoria por no consignar cesantías.

De acuerdo con nuestro criterio, es la prescripción más dura para el trabajador, porque nadie reclama esa sanción mientras el contrato está vigente. Algunos jueces contaban el término desde la terminación, pero esa lectura no se compadece con la regla de la exigibilidad.

Vacaciones.

Las vacaciones tienen el tratamiento más particular, porque su exigibilidad se difiere un año.

El derecho se causa al cumplir un año de servicios, pero el empleador tiene el año siguiente para concederlas, y es facultad suya fijar la fecha. El trabajador solo puede exigirlas una vez vencido ese año, de modo que en la práctica el plazo total es de cuatro años contados desde la causación.

Lo señaló la Sala Laboral en la sentencia 46704 del 26 de octubre de 2016, con ponencia del magistrado Gerardo Botero Zuluaga:

«no se encuentran afectados por el fenómeno jurídico de la prescripción, salvo las vacaciones cuya reclamación implica la pérdida del derecho del trabajador a disfrutar o compensar las correspondientes a los años que excedan de cuatro, pues las mismas son exigibles hasta cuando venza el año que tiene el empleador para concederlas.»

Distinto es el caso de la compensación en dinero, que nace al terminar el contrato. Allí el término corre desde esa fecha, como precisó la Sala Laboral en la sentencia 39023 del 14 de agosto de 2013:

«esta Sala de la Corte ha sostenido que la compensación en dinero de las vacaciones, que es la que se amolda a las pretensiones de la demanda, se hace exigible desde la misma terminación del contrato de trabajo y, por lo mismo, desde allí comienza a contarse el término para la prescripción.»

Indemnizaciones y reintegro.

Indemnización moratoria.

La indemnización moratoria del artículo 65 prescribe a los tres años contados desde el día siguiente a la terminación del contrato, que es cuando la liquidación se hace exigible.

Conviene recordar que quien devenga más de un salario mínimo tiene además un plazo propio: si no demanda dentro de los 24 meses pierde la indemnización diaria y solo conserva los intereses, aunque la prescripción le dé tres años.

Acción de reintegro.

El reintegro también prescribe, y la Sala Laboral lo precisó en la sentencia 59273 del 3 de octubre de 2018, con ponencia del magistrado Rigoberto Echeverri Bueno:

«el reintegro al cargo en sí mismo considerado prescribe según la regla general de las leyes sociales, que disponen, sin exclusión alguna, que los derechos prescriben, por regla general, en tres años, de manera que, con independencia del fundamento que se haga valer para sostener que el despido es ilegal, incluyendo en ese fundamento la ineficacia o la nulidad de la desvinculación, el derecho al reintegro que se invoque como consecuencia de esa ineficacia está condicionado, para su reconocimiento judicial, al término extintivo que la ley determine.»

El criterio fue reiterado en la sentencia SL1528-2021. Conviene saber que en el pasado el término era de tres meses: la ley 50 de 1990 lo derogó y lo mantuvo solo para quienes a su entrada en vigencia llevaban más de diez años de servicio. El desarrollo del reintegro está en reintegro del trabajador despedido.

En el contrato realidad.

Cuando un juez declara la existencia de un contrato realidad, el término no corre desde la sentencia sino desde que cada derecho se hizo exigible, porque esas sentencias son declarativas y no constitutivas. Lo precisó la misma sentencia 59273 de 2018:

«la censura sugiere, por una parte, que una obligación no se hace exigible hasta tanto no es declarada por el juez del trabajo, cuestión que ha sido negada por esta Corte, al precisar que las sentencias que declaran un contrato de trabajo en la realidad no tienen un efecto constitutivo sino declarativo.»

Es la regla que más perjudica a quien estuvo vinculado por prestación de servicios durante años: solo puede reclamar los tres anteriores. Lo tratamos en contrato realidad.

Pensiones: qué prescribe y qué no.

En materia pensional la regla se invierte, y conviene tenerla clara porque es la excepción más importante.

La razón es que el derecho pensional es fundamental y su construcción —aportes, cálculo actuarial, factores— hace parte de él. Lo único que prescribe son las mesadas, de modo que la pensión se reclama cuando sea, pero solo se cobran los últimos tres años.

Sobre la reliquidación, la Sala Laboral cambió su tesis anterior en la sentencia 57644 del 10 de octubre de 2018, con ponencia del magistrado Fernando Castillo Cadena:

«la Sala cambió la tesis expuesta en la sentencia CSJ SL, del 15 julio de 2003, radicado 19557 y reiterada en fallos ulteriores desde el año 2003, que sirvieron de base para proferir el fallo de segunda instancia, para señalar, en su lugar, que la acción encaminada a obtener el reajuste de la pensión por inclusión de factores salariales, no está sujeta a las reglas de prescripción, razón por la cual, las personas tienen el poder jurídico de demandar en cualquier tiempo la revisión de sus pensiones.»

Sobre los aportes omitidos, la Corte ha sostenido que mientras el derecho pensional esté en formación, la acción para reclamarlos mediante cálculo actuarial no está sometida a prescripción.

Y sobre la ineficacia del traslado entre regímenes, la Sala Laboral lo reiteró en la sentencia SL1522-2021:

«Conforme lo adoctrinado en fallos CSJ SL1421-2019, CSJ SL1688-2019, CSJ SL1689-2019 y CSJ SL3749-2019, la acción encaminada a la declaratoria de ineficacia del cambio de régimen pensional es imprescriptible, como garantía del derecho fundamental a la seguridad social, no prescribe.»

En consecuencia, quien se trasladó a un fondo privado hace casi treinta años todavía puede pedir la ineficacia, siempre que no se haya pensionado.

Honorarios del contrato de servicios.

Aunque no sean derechos laborales, su reclamación se tramita por las reglas del procedimiento laboral, incluida la prescripción de tres años. Lo precisó la Sala Laboral en la sentencia 33330 del 14 de marzo de 2018, con ponencia del magistrado Rigoberto Echeverri Bueno:

«los asuntos relacionados con el reconocimiento de honorarios causados por servicios profesionales de carácter privado debían tramitarse por los ritos del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, «… incluyendo, como se dijo, lo atinente al término de prescripción, aun cuando la relación jurídico-sustancial que aflore del convenio suscrito entre las partes encuentre venero en las disposiciones del Código Civil.»»

Allí hay una particularidad útil: por remisión al Código Civil, opera también la interrupción natural por el reconocimiento de la deuda, hoy recogida en el artículo 320 del Código Procesal del Trabajo. De modo que el reconocimiento del deudor interrumpe la prescripción de los honorarios, además del reclamo escrito del acreedor.

Cómo se interrumpe la prescripción.

La interrupción hace que el término de tres años empiece a correr de nuevo desde cero. El Código Procesal del Trabajo de la ley 2452 de 2025 prevé tres formas.

Por el acreedor.

El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, sobre un derecho o prestación debidamente determinada, interrumpe el término, conforme al artículo 319.

Dos precisiones importan. La primera es que el reclamo debe ser determinado: una comunicación genérica pidiendo «lo que se me adeuda» difícilmente interrumpe. La segunda es que debe acreditarse su recibo, de modo que conviene conservar la constancia.

Por el deudor.

Cuando el empleador reconoce la deuda, expresa o tácitamente, la prescripción se interrumpe, según el artículo 320. Un abono parcial, una comunicación admitiendo el adeudo o un acuerdo de pago tienen ese efecto.

Por vía judicial.

La presentación de la demanda interrumpe el término, conforme al artículo 318, siempre que el auto admisorio o el mandamiento ejecutivo se notifique al demandado dentro del año siguiente a su notificación al demandante. La demanda, naturalmente, debe presentarse antes de que la acción prescriba.

La interrupción judicial no se produce cuando:

• El demandante desiste de la demanda.
• Prospera la excepción de inexistencia o incapacidad de alguna de las partes, de indebida representación, de falta de prueba de la calidad en que se actúa, o de pleito pendiente entre las mismas partes sobre el mismo asunto.
• El proceso termina con sentencia absolutoria.
• Prospera la excepción de compromiso o cláusula compromisoria, salvo que el proceso arbitral se promueva dentro de los veinte días hábiles siguientes a la ejecutoria del auto que dé por terminado el proceso.
• La nulidad del proceso comprende la notificación del auto admisorio o del mandamiento ejecutivo, y la causa es atribuible al demandante.

La prescripción debe alegarse.

Es la regla de cierre y la que más sorprende: el juez no puede declararla de oficio.

El artículo 282 del Código General del Proceso dispone que el juez reconoce oficiosamente las excepciones que halle probadas, salvo las de prescripción, compensación y nulidad relativa, que deben alegarse en la contestación de la demanda. Lo recordó la Sala Laboral en la sentencia 76049 del 20 de junio de 2018, con ponencia del magistrado Luis Gabriel Miranda Buelvas:

«cuando el juez halle probados los hechos que constituyen una excepción, deberá reconocerla oficiosamente, en la sentencia, salvo las de prescripción, compensación y nulidad relativa que deberán alegarse en la contestación de la demanda, situación que implica que las excepciones propias deben plantearse con la contestación de la demanda, es decir, en su debida oportunidad procesal, para que el juzgador tenga el deber de fallar el pleito en consonancia con ellas, si las encuentra probadas.»

Si el empleador no la alega en la contestación, se entiende renunciada y no puede proponerla después. De acuerdo con nuestro criterio, es el error procesal más costoso que puede cometer la defensa, porque revive derechos que estaban extinguidos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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