En este artículo 22 secciones
- Qué es la monetización de la cuota de aprendizaje.
- Valor de la monetización de la cuota de aprendizaje en 2026.
- Cuándo y cómo se paga la monetización.
- Avisos que debe dar la empresa al SENA.
- Qué pasa si la empresa reduce su planta de personal.
- Qué pasa si no se paga la monetización a tiempo.
- Cómo se contabiliza la monetización.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuánto vale la monetización del SENA?
- ¿Cómo se calcula la monetización del SENA?
- ¿Cuándo se paga la monetización del SENA?
- ¿La monetización puede ser parcial?
- ¿Qué pasa si no pago la monetización a tiempo?
- ¿Puedo dejar de pagar la monetización si reduje la planta de personal?
- ¿La monetización del SENA es deducible en renta?
- ¿En qué cuenta se contabiliza la monetización?
- ¿Se puede monetizar la cuota de un aprendiz cuyo contrato está suspendido?
- Artículos relacionados
La empresa obligada a contratar aprendices puede sustituir esa obligación pagándole al SENA una cuota mensual en dinero. Desde que el artículo 23 de la ley 2466 de 2025 modificó el artículo 34 de la ley 789 de 2002, esa cuota subió de uno a 1,5 salarios mínimos mensuales por cada aprendiz que no se contrate, y el decreto 0223 de 2026, que subrogó el decreto 1072 de 2015 en lo pertinente, reglamentó el procedimiento. ¿Cómo se calcula, cuándo se paga y qué pasa si no se paga a tiempo?
Qué es la monetización de la cuota de aprendizaje.
La ley obliga a determinadas empresas a vincular aprendices. Cuando el SENA les fija esa cuota, tienen dos caminos: contratar a los aprendices o pagar su equivalente en dinero. Quiénes están obligados y cómo se calcula la cuota lo explicamos en el artículo sobre las empresas obligadas a contratar aprendices.
La monetización es ese segundo camino. Existe porque no siempre es viable operativamente vincular aprendices: hay empresas cuya actividad no admite un proceso formativo, o que no tienen cómo acompañar la práctica.
La opción está hoy en el artículo del decreto 1072 de 2015, que la abre en estos términos:
«Cuando el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena) determine la cuota de aprendices que le corresponde a la empresa patrocinadora, esta podrá optar por su monetización total o parcial, para lo cual, deberá informar su decisión a la regional del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena) del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro del término de ejecutoria del acto administrativo respectivo. De lo contrario, deberá hacer efectiva la vinculación de los aprendices, de acuerdo con la regulación prevista para el efecto.»
La norma deja clara una consecuencia que suele pasarse por alto: el silencio no equivale a monetizar. Si la empresa no informa su decisión dentro del término de ejecutoria, queda obligada a vincular a los aprendices.
- Liquidador de pensiones en Colpensiones
- Liquidador de renta personas naturales
- Proyección y planeación pensional
La monetización puede ser total o parcial.
La empresa decide si monetiza toda su cuota o solo una parte de ella, según sus necesidades.
Si opta por la monetización parcial, debe proceder de inmediato a contratar la porción de la cuota que no monetizó. No puede dejar esa parte en suspenso mientras paga la otra.
Valor de la monetización de la cuota de aprendizaje en 2026.
El valor lo fija el artículo 34 de la ley 789 de 2002, en la redacción que le dio el artículo 23 de la ley 2466 de 2025:
«Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje de acuerdo con los artículos anteriores tendrán que cancelar al SENA un valor mensual que corresponderá a uno punto cinco (1,5) salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) por cada aprendiz que no contraten. En caso de que la monetización sea parcial, esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.»
El cálculo es directo: salario mínimo × 1,5 × número de aprendices no contratados. Es el valor que se paga cada mes, y sube automáticamente cada año con el salario mínimo.
Con el salario mínimo vigente, la monetización por cada aprendiz no contratado queda así:
| Concepto | Cálculo | Valor 2026 |
|---|---|---|
| Monetización por un aprendiz (1,5 salarios mínimos) | 1.750.905 × 1.5 | $2.626.358 |
| Valor diario | 2.626.358 ÷ 30 | $87.545 |
| Valor por 2 aprendices | 2.626.358 × 2 | $5.252.716 |
El incremento frente al régimen anterior fue del 50%, porque hasta el 24 de junio de 2025 la monetización equivalía a un salario mínimo por aprendiz.
Monetización parcial: ejemplo.
Supongamos una empresa a la que el SENA le fijó una cuota de cuatro aprendices. Decide contratar dos y monetizar los otros dos.
Debe contratar de inmediato a los dos aprendices que no monetizó, y pagar mensualmente $5.252.716, que resulta de multiplicar $1.750.905 por 1,5 y por los dos aprendices no contratados.
Monetización por días.
Cuando la monetización no cubre el mes completo —por ejemplo, porque un contrato de aprendizaje terminó a mitad de mes y la empresa decidió monetizar esa vacante—, el valor se liquida proporcionalmente.
La circular 213 de 2025 del SENA fijó el procedimiento: se toma la base de 1,5 salarios mínimos, se divide entre 30 y se multiplica por los días. Para 18 días el cálculo queda así:
| Concepto | Cálculo | Valor 2026 |
|---|---|---|
| Monetización por un aprendiz (1,5 salarios mínimos) | 1.750.905 × 1.5 | $2.626.358 |
| Valor diario | 2.626.358 ÷ 30 | $87.545 |
| Valor por 18 días | 87.545 × 18 | $1.575.810 |
El mismo procedimiento sirve para cualquier número de días y para la monetización parcial, multiplicando además por los aprendices no contratados.
Cuándo y cómo se paga la monetización.
El pago es mensual y tiene una fecha límite estricta. El artículo 2.2.6.3.3.38 del decreto 1072 de 2015 la fija así:
«La cancelación del valor mensual por concepto de monetización de la cuota de aprendizaje deberá realizarse dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes a través de los mecanismos de recaudo establecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena).»
La norma no dice si son días hábiles o calendario. Como regla general, el artículo 62 de la Ley 4 de 1913 dispone que en los plazos de días señalados en las leyes y actos oficiales se entienden suprimidos los feriados, lo que apunta a días hábiles. De acuerdo con nuestro criterio, sin embargo, lo prudente es pagar dentro de los cinco primeros días calendario del mes, para no exponerse a una discusión sobre la mora.
El decreto también definió el destino de esos recursos, que dejaron de ir en su totalidad a la operación del SENA: un 25% se destina a apoyos para favorecer la permanencia de los aprendices en su formación, otro 25% a ampliar la cobertura de educación técnica y tecnológica para jóvenes rurales, y el 50% restante al Fondo Emprender.
Avisos que debe dar la empresa al SENA.
El decreto 1072 de 2015 estableció varios plazos de aviso según el momento en que la empresa tome o cambie su decisión. Incumplirlos es la causa más frecuente de requerimientos:
- Al notificarse el acto administrativo que fija la cuota, la empresa debe informar su decisión de monetizar dentro del término de ejecutoria. Si no lo hace, queda obligada a vincular aprendices.
- Si determina la cuota mínima y opta por monetizarla total o parcialmente, debe informarlo a la regional del SENA dentro del mes siguiente a la monetización.
- Si después de monetizar decide contratar aprendices, debe avisar por escrito con un mes de antelación a la contratación.
- Si al vencer un contrato de aprendizaje decide monetizar esa cuota, debe avisar con un mes de antelación a la terminación de la relación de aprendizaje.
El parágrafo del artículo 2.2.6.3.3.37 cierra cualquier interpretación oportunista: el cambio de decisión nunca implica dejar de pagar la cuota de monetización ni interrumpir la contratación de aprendices.
La cuota no se monetiza mientras el contrato esté suspendido.
Es una regla nueva y conviene tenerla presente. Cuando un contrato de aprendizaje se suspende por incapacidad, licencia o vacaciones colectivas, el contrato sigue vigente para efectos del cumplimiento de la cuota, como explicamos en el artículo sobre suspensión y terminación del contrato de aprendizaje.
En consecuencia, la empresa no puede reemplazar al aprendiz suspendido ni monetizar esa vacante. Solo puede hacerlo cuando el contrato termine efectivamente.
Qué pasa si la empresa reduce su planta de personal.
Es una de las consultas más repetidas: la empresa deja de tener el número de trabajadores que generó la cuota y quiere suspender el pago de la monetización.
El decreto 1072 de 2015 dispone que cuando se presente una variación en el número de empleados que incida en la cuota, la empresa debe informarlo por escrito a la regional del SENA, en los períodos de reporte previstos: julio y enero, o marzo y septiembre, según la opción que haya elegido.
De acuerdo con nuestro criterio, mientras el acto administrativo que fijó la cuota esté vigente, la monetización se sigue causando. El empleador no puede dejar de cumplir unilateralmente un acto administrativo en firme: debe reportar la variación y esperar la decisión del SENA que modifique o deje sin efecto la cuota.
Lo prudente es reportar la reducción de planta apenas se produzca y en el período de reporte inmediatamente siguiente, para que el efecto se produzca lo antes posible.
Qué pasa si no se paga la monetización a tiempo.
El Decreto 0223 de 2026, al modificar el Decreto 1072 de 2015, endureció notablemente las consecuencias, que antes se limitaban a los intereses de mora.
El artículo 2.2.6.3.3.39 define primero cuándo hay incumplimiento: cuando el empleador obligado no ha suscrito los contratos de aprendizaje ni ha pagado la monetización dentro del término establecido.
Verificado el incumplimiento, el empleador debe pagar el valor correspondiente a los días en que no cumplió, liquidado a razón de 1,6 salarios mínimos mensuales por cada aprendiz incumplido, mensualmente o por fracción de mes, con indexación hasta la fecha de pago y con intereses moratorios diarios a la tasa máxima certificada por la Superintendencia Financiera.
Con el salario mínimo vigente, ese valor asciende a $2.801.448 mensuales por aprendiz incumplido, frente a los $2.626.358 que habría costado monetizar oportunamente.
La diferencia no parece grande vista mes a mes, pero al sumarle la indexación y los intereses de usura sobre varios períodos el sobrecosto se vuelve considerable. Pagar tarde siempre resulta más caro que pagar el día cinco.
Cómo se contabiliza la monetización.
La monetización no es un pago de nómina ni un aporte parafiscal: no hay trabajador vinculado y no corresponde a un beneficio a empleados. Esa naturaleza determina su registro.
De acuerdo con nuestro criterio, al no existir una cuenta específica en el plan único de cuentas para este concepto, y al no tratarse de un gasto de personal, puede utilizarse la cuenta 5195, gastos diversos, o la subcuenta que la empresa defina dentro de sus gastos operacionales de administración.
En cuanto al impuesto de renta, se trata de un desembolso que la empresa realiza por mandato legal en desarrollo de su actividad productora de renta, de modo que, en nuestro criterio, cumple los requisitos generales de las deducciones y es deducible. No es, en cambio, un aporte parafiscal, y por eso no se rige por las reglas de estos.
Cosa distinta es el beneficio del 130% por aprendices adicionales, que solo opera para quien efectivamente contrata y que desarrollamos en los beneficios tributarios por contratar aprendices.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuánto vale la monetización del SENA?
$2.626.358 mensuales por cada aprendiz que no se contrate, resultado de multiplicar el salario mínimo de $1.750.905 por 1,5. Si la monetización es parcial, ese valor se multiplica por el número de aprendices no contratados. El valor diario es de $87.545.
¿Cómo se calcula la monetización del SENA?
Se multiplica el salario mínimo legal mensual vigente por 1,5 y por el número de aprendices que la empresa deja de contratar. Cuando la monetización cubre solo parte del mes, se divide la base entre 30 y se multiplica por los días.
¿Cuándo se paga la monetización del SENA?
Dentro de los primeros cinco días de cada mes, a través de los mecanismos de recaudo del SENA. La norma no precisa si son hábiles o calendario; lo prudente es pagar dentro de los cinco primeros días calendario.
¿La monetización puede ser parcial?
Sí. La empresa puede contratar parte de su cuota y monetizar el resto, informándolo a la regional del SENA. Debe contratar de inmediato la porción no monetizada.
¿Qué pasa si no pago la monetización a tiempo?
Se configura incumplimiento de la cuota. El empleador debe pagar 1,6 salarios mínimos por cada aprendiz incumplido, hoy $2.801.448 mensuales, liquidados mensualmente o por fracción, con indexación hasta la fecha de pago y con intereses moratorios diarios a la tasa máxima autorizada.
¿Puedo dejar de pagar la monetización si reduje la planta de personal?
No de forma unilateral. En nuestro criterio, mientras el acto administrativo que fijó la cuota esté vigente, la obligación subsiste. Lo que debe hacer la empresa es reportar por escrito la variación en el número de empleados a la regional del SENA, en los períodos de reporte previstos, para que se modifique o se deje sin efecto la cuota.
¿La monetización del SENA es deducible en renta?
En nuestro criterio sí, porque es un desembolso obligatorio por ley, realizado en desarrollo de la actividad productora de renta, que cumple los requisitos generales de las deducciones. No se trata de un aporte parafiscal y por ello no le aplican las reglas propias de estos.
¿En qué cuenta se contabiliza la monetización?
No existe una cuenta específica y no corresponde a gastos de personal, porque no hay trabajador vinculado. En nuestro criterio puede registrarse en la cuenta 5195, gastos diversos, o en la subcuenta que la empresa defina dentro de sus gastos de administración.
¿Se puede monetizar la cuota de un aprendiz cuyo contrato está suspendido?
No. Mientras el contrato esté suspendido se considera vigente para efectos de la cuota, de modo que la empresa no puede reemplazar al aprendiz ni monetizar esa vacante. Solo podrá hacerlo cuando el contrato termine.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn
Si dejo de tener la planta para cumplir con la cuota de monetización, aun así debo seguirla pagando hasta que tenga la resolución del SENA que me exime de la misma, o puedo suspenderla en el momento que no tenga la cantidad de empleados suficientes para cumplir con la cuota. ¿Me puede ayudar con jurisprudencia acerca de esta situación?
No conocemos jurisprudencia al respecto, pero en nuestro entender, mientras el acto administrativo esté vigente, la cuota de monetización se debe pagar hasta que no se emita la resolución de exoneración. El empleador no puede autónomamente dejar de cumplir un acto administrativo vigente.
El pago de esa monetización no es un beneficio a empleados; por consiguiente, ¿dónde se podría clasificar para su registro contable?
En vista de que no hay una cuenta específica para ello y que no corresponden a gastos de personal, se podría utilizar la cuenta 5195.
El valor de la monetización del Sena se determina conforme a lo señalado en el artículo 34 de la Ley 788 de 2002.
Esta ley está mal referenciada; es la Ley 789 de 2002.
Se corrigió el error de transcripción. Gracias por reportarlo.
Buenas tardes, consulté la norma enunciada y en el decreto el artículo que menciona el tiempo para realizar el pago de la monetización es el 13, no el 15.
Gracias por reportar el error de transcripción.