La cuota de aprendizaje es susceptible de monetizarse, puesto que la ley contempla esta opción para los empresarios que no desean contratar aprendices o que operativamente no se lo pueden permitir.
Monetización Sena.
Las empresas que por ley están obligadas a contratar aprendices del Sena pueden optar por monetizar esa obligación, de manera que, en lugar de contratar aprendices, pagan un valor monetario al Sena.
La contratación de aprendices es una obligación legal, luego, quien lo hace, lo hace en función de una exigencia legal, más no necesariamente por requerimientos operativos, puesto que, en algunos casos, operativamente no es viable esta opción, así que la ley ofrece la posibilidad de pagar una cuota en dinero en lugar de contratar aprendices.
Esta opción está contenida en el artículo 34 de la ley 789 de 2002, que fue modificado por la ley 2466 de 2025.
Pagar al Sena en lugar de contratar aprendices.
El inciso primero del artículo 12 del decreto 933 de 2003 señala:
«El Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, determine la cuota de aprendices que le corresponde a la empresa patrocinadora, esta podrá optar por la monetización total o parcial, para lo cual deberá informar su decisión a la Regional del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, del domicilio principal donde funcione la empresa, dentro del término de ejecutoria del acto administrativo respectivo: de lo contrario, deberá hacer efectiva la vinculación de los aprendices de acuerdo con la regulación prevista para el efecto.»
La monetización puede ser total o parcial, a discreción de la empresa o empleador.
Valor de la monetización de la cuota de aprendizaje.
El valor de la monetización del Sena se determina conforme lo señala el artículo 34 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 2466 de 2025:
«Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje de acuerdo con los artículos anteriores tendrán que cancelar al SENA un valor mensual que corresponderá a uno punto cinco (1,5) salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) SMLMV por cada aprendiz que no contraten. En caso de que la monetización sea parcial, esta será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.»
La forma de calcular el valor de la monetización es sencilla; se multiplica los aprendices dejados de contratar por 1.5 salarios mínimos mensuales. Es el valor mensual que se debe pagar.
Pago de la monetización de la cuota de aprendizaje.
El pago de la monetización de la cuota de aprendizaje se hace mensualmente y se debe hacer dentro de los primeros 5 días de cada mes, según señala el artículo 13 del decreto 933 de 2003.
El pago extemporáneo de la monetización genera el pago de intereses moratorios.
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El pago de esa monetización no es un beneficio a empleados; por consiguiente, ¿dónde se podría clasificar para su registro contable?
En vista de que no hay una cuenta específica para ello y que no corresponden a gastos de personal, se podría utilizar la cuenta 5195.
El valor de la monetización del Sena se determina conforme a lo señalado en el artículo 34 de la Ley 788 de 2002.
Esta ley está mal referenciada; es la Ley 789 de 2002.
Se corrigió el error de transcripción. Gracias por reportarlo.
Buenas tardes, consulté la norma enunciada y en el decreto el artículo que menciona el tiempo para realizar el pago de la monetización es el 13, no el 15.
Gracias por reportar el error de transcripción.
Las corporaciones de enseñanza que ofrecen prácticas a los estudiantes deben recibir algún tipo de “colaboración” por hacer la gestión del contrato. Es decir, ¿los estudiantes deben pagarle a la institución educativa por concepto de “derecho a prácticas”?
No existe una norma que obligue a los estudiantes a pagar un derecho de práctica o cuota similar a la institución educativa. Sin embargo, algunas universidades pueden incluir este cobro en su reglamento interno, lo cual es legal siempre y cuando esté claramente estipulado en el contrato de matrícula firmado por el estudiante.
El Ministerio del Trabajo ha señalado que las instituciones educativas no deben cobrar tarifas adicionales por gestionar prácticas, ya que esto podría considerarse un abuso. Si se establece dicho cobro sin estar contemplado en el contrato de matrícula, podría ser considerado ilegal.
Por lo tanto, si alguna universidad exige pagos relacionados con las prácticas y estos no están especificados en la matrícula, sería recomendable denunciarlas ante las autoridades competentes.