Pagos en efectivo deducibles en renta: límites de bancarización

Los costos y gastos pagados en efectivo solo se aceptan en renta dentro de ciertos límites, porque el artículo 771-5 del Estatuto Tributario exige, por regla general, que los pagos pasen por el sistema financiero. Es la medida conocida como bancarización. Para los años gravables 2025 y 2026 el límite global es el menor valor entre el 40% de lo pagado, sin superar 40.000 UVT, y el 35% de los costos y deducciones, y ningún pago individual superior a 100 UVT puede hacerse en efectivo en ciertos casos. ¿Cómo se calculan esos límites y qué pagos se aceptan?

Por qué se limitan los pagos en efectivo.

El efectivo no deja rastro. Cuando los pagos pasan por bancos, la DIAN puede cruzar lo que una empresa dice haber pagado con lo que su proveedor dice haber recibido, y detectar costos inexistentes o ingresos omitidos.

En lugar de prohibir el efectivo, la ley lo desincentiva por la vía tributaria: el pago en efectivo que supere los límites no se acepta como costo, deducción, pasivo ni impuesto descontable, aunque esté soportado con factura.

Este requisito se suma a los demás requisitos formales de los costos y deducciones, que resumimos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos.

Medios de pago aceptados.

El artículo 771-5 del Estatuto Tributario acepta como medios de pago con reconocimiento fiscal pleno, entre otros:

• Los depósitos en cuentas bancarias.
• Los giros o transferencias bancarias.
• Los cheques girados al primer beneficiario.
• Las tarjetas de crédito y débito, y otras tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno.

El cheque debe llevar la restricción de pago al primer beneficiario. Un cheque sin esa restricción puede endosarse a un tercero, por lo que pierde la trazabilidad que busca la norma.

De acuerdo con nuestro criterio, las transferencias a través de depósitos electrónicos y billeteras digitales de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, como las cuentas de ahorro de bajo monto, cumplen la finalidad de la norma, porque dejan registro en una entidad financiera.

Límite global de los pagos en efectivo.

El parágrafo 1 del artículo 771-5 fijó una reducción gradual del efectivo aceptado, que llegó a su nivel definitivo en 2021.

Desde 2021 el límite no ha vuelto a cambiar, de modo que es el que rige para los años gravables 2025 y 2026. En pesos, el tope absoluto de 40.000 UVT equivale a:

Cómo se calcula el límite.

La norma combina tres cifras. Primero se toma el 40% de los pagos totales del año, sin superar 40.000 UVT. Luego ese resultado se compara con el 35% de los costos y deducciones totales, y el menor de los dos es el efectivo aceptado.

Límite de 100 UVT por pago individual.

Además del límite global, el parágrafo 2 del artículo 771-5 fija un tope por pago para ciertos contribuyentes:

«En todo caso, los pagos individuales realizados por personas jurídicas y las personas naturales que perciban rentas no laborales de acuerdo a lo dispuesto en este Estatuto, que superen las cien (100) UVT deberán canalizarse a través de los medios financieros, so pena de su desconocimiento fiscal como costo, deducción, pasivo o impuesto descontable en la cédula correspondiente a las rentas no laborales.»

En consecuencia, las personas jurídicas y las personas naturales con rentas no laborales no pueden pagar en efectivo ningún pago superior a 100 UVT, que equivalen a $4.980.000 en 2025 y a $5.237.000 en 2026.

El límite se aplica a cada transacción.

La DIAN sostuvo en el Concepto 19439 de 2018 que las 100 UVT eran un límite acumulado por beneficiario en el año. La sección cuarta del Consejo de Estado anuló esa interpretación en la sentencia 26676 del 19 de julio de 2023:

«De lo anterior resulta claro que al fijarse un tope de 100 UVT para pagos en efectivo, la ley buscaba limitar el valor de transacciones, independientemente de si beneficiaban o no a un mismo destinatario. Entonces el carácter «individual» al que alude la norma se refiere a una transacción particular, y no al individuo que percibe el pago, como lo entiende la administración en los oficios demandados.»

Así, varios pagos en efectivo a un mismo proveedor, cada uno inferior a 100 UVT, son válidos. Pero todos ellos siguen contando para el límite global: la suma de los pagos en efectivo del año no puede superar el menor valor entre el 40% y el 35% calculado antes.

De acuerdo con nuestro criterio, fraccionar artificialmente un mismo pago para quedar por debajo de las 100 UVT puede ser cuestionado por la DIAN como un abuso, porque en realidad es una sola transacción.

Límites especiales por sector.

La norma prevé porcentajes diferentes para algunas actividades, en las que el efectivo es difícil de evitar:

• Sector agropecuario: los contribuyentes de actividades agrícola, ganadera, pesquera, acuícola, avícola y forestal, los comercializadores del régimen simple y las cooperativas y asociaciones de productores agrícolas que compran directamente al productor pueden tener reconocimiento fiscal de los pagos en efectivo hasta el 70% de sus costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales desde 2022, sin importar el número de pagos, según el parágrafo 5.
• Operadores de juegos de suerte y azar: hasta el 52% desde 2021, sin contar los pagos de hasta 1.800 UVT sobre los que practiquen retención, según el parágrafo 3.
• Compras de pescado de la cuenca amazónica: se acepta el 100% de los pagos en efectivo por pescado fresco, congelado, refrigerado o salado de las partidas 0302, 0303 y 0305 que ingrese por la jurisdicción de Leticia, según el parágrafo 6.

Estos tratamientos especiales reemplazan el límite general para esas operaciones, pero no eximen de los demás requisitos de los costos y deducciones.

Pagos por medios que no se consideran financieros.

La norma exige que el pago transite por entidades financieras. Por eso la DIAN, en el Concepto 24531 del 25 de julio de 2014, concluyó que los giros hechos por empresas de servicios postales de pago no cumplen el requisito:

«Del anterior análisis se reitera que al no tratarse de actividades financieras, los pagos realizados a través de los servicios postales de pago no cumplen con los requisitos analizados en el presente escrito, para efectos del reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables del artículo 771-5 del Estatuto Tributario.»

En consecuencia, los giros enviados por empresas de transporte o de encomiendas se tratan como pagos en efectivo y consumen el cupo del límite global.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.