Deducción de pagos en efectivo – Bancarización

El estado colombiano limita el reconocimiento fiscal de los pagos que el contribuyente realice en efectivo, como herramienta anti evasión, medida que se conoce como bancarización, la cual tiene como objetivo limitar la deducción de gastos pagados en efectivo, incentivando así la bancarización de la mayor cantidad de contribuyentes.

Registro, control y seguimiento de pagos por medio del sistema financiero.

Al obligar a que los pagos que realice todo contribuyente se hagan por medio del sistema financiero, permite al estado hacer un registro, control y seguimiento de los pagos que se realicen en favor de cualquier persona y empresa.

Esto le permite al estado conocer en detalle los ingresos que recibe cualquier contribuyente, que, aunado a la información que se reporta en medios magnéticos, puede tener una radiografía de lo que ganan cada ciudadano y empresa, pudiendo así detectar omisiones de ingresos y contribuyentes que no hayan declarado renta estando obligados.

Con base en estas herramientas es que la Dian ha podido implementar la llamada declaración de renta sugerida, por ejemplo.

Desconocimiento de costos y deducciones pagadas en efectivo.

El estado colombiano, en lugar de prohibir el uso del efectivo, ha impuesto un control indirecto prohibiendo o limitando los costos y deducciones al contribuyente que los pague en efectivo.

Así, de forma indirecta, se penalizan los pagos en efectivo, puesto que la persona o empresa que declare renta no hará un pago que luego no pueda deducir de su impuesto; suficiente disuasión para no aceptar pagos en efectivo.

Medios de pagos aceptados fiscalmente.

El artículo 771-5 del estatuto tributario, al limitar el uso del efectivo, señala como medios de pago aceptados fiscalmente los siguientes:

1. Depósitos en cuentas bancarias.
2. Giros o transferencias bancarias.
3. Cheques girados al primer beneficiario.
4. Tarjetas de crédito.
5. Tarjetas de débito.

Obsérvese que, si el pago se hace en cheque, este debe ir limitado en el sentido de que solo puede ser cobrado por el primer beneficiario. Si se paga con un cheque sin esa limitación, el pago no será deducible.

Pagos en efectivo aceptados fiscalmente.

Aún no se ha prohibido el uso total del efectivo, pero se ha limitado el reconocimiento fiscal a ciertos montos y proporciones señalados en el artículo 771-5 del estatuto tributario.

Límites a las deducciones de pagos en efectivo por años.

La limitación a las deducciones de los pagos en efectivo ha sido gradual, incrementándose dicho límite año a año, como se aprecia en la siguiente tabla:

Es de esperar que en las próximas reformas tributarias el límite se vaya incrementando en la medida en que más ciudadanos se vayan bancarizando.

Pagos en efectivo deducibles 2024.

Para el año gravable 2024 se pueden deducir los pagos en efectivo de acuerdo a las siguientes reglas:

• El cuarenta por ciento (40%) de lo pagado, que en todo caso no podrá superar cuarenta mil (40.000) UVT ($1.882.600.000), y
• El treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Adicionalmente, los pagos individuales en efectivo se pueden deducir siempre que el monto del pago no exceda de $4.707.000.

Pagos en efectivo deducibles 2023.

Para el año 2023 se pueden deducir los pagos en efectivo de acuerdo a las siguientes reglas:

• El cuarenta por ciento (40%) de lo pagado, que en todo caso no podrá superar cuarenta mil (40.000) UVT ($1.696.498.560), y
• El treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Además, individualmente se pueden deducir los pagos individuales hasta la suma de $4.241.000. Si un pago supera ese monto, el exceso no puede ser deducido, exceptuando de este límite los pagos por rentas no laborales, como más adelante se aborda.

Recordemos que el año 2023 se declara en el 2024, así que la declaración que se presenta en el 2023 corresponde al 2022 con los valores del 2022.

Pagos en efectivo deducibles 2022.

Para el año 2022 se pueden deducir los pagos en efectivo de acuerdo a las siguientes reglas:

• El cuarenta por ciento (40%) de lo pagado, que en todo caso no podrá superar cuarenta mil (40.000) UVT ($1.520.160.000), y
• El treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Además, individualmente se pueden deducir los pagos en efectivo hasta la suma de $3.800.000.

Cómo calcular el límite de los pagos en efectivo deducibles.

Como podemos observar, la norma contempla tres límites, lo que implica hacer una comparación entre los dos primeros, y el resultado se compara con el tercero, que en 2022 es:

• Límite 1: 40% de lo pagado.
• Límite 2: 40.000 Uvt.
• Límite 3: 35% del total de costos y deducciones.

Primera comparación: 40% de lo pagado sin exceder de 40.000 Uvt.

Segunda comparación: El menor valor entre el resultado anterior y el 35% del total de costos y deducciones.

Supongamos los siguientes valores:

1. Pagos totales: 150.000 Uvt.
2. Costos y deducciones: 250.000 Uvt.

¿Cuánto se puede pagar en efectivo?

Lo máximo que se puede pagar en efectivo es el equivalente a 40.000 Uvt. Si se paga más de esa suma, el exceso no podrá ser deducible.

Supongamos un ejemplo donde el total de pagos es igual al total de costos y deducciones, es decir, que el contribuyente pagó la totalidad de ellos, sin quedar debiendo nada.

1. Costos y deducciones totales: 50.000 Uvt
2. Pagos totales: 50.000.

¿Cuántos pagos se pueden hacer en efectivo?

El monto máximo que se puede pagar en efectivo es de 17.500 Uvt.

Límite a pagos individuales en efectivo.

Los límites anteriores son globales, pero el parágrafo segundo del artículo 771-5 impone un límite individual a cada pago:

«En todo caso, los pagos individuales realizados por personas jurídicas y las personas naturales que perciban rentas no laborales de acuerdo a lo dispuesto en este Estatuto, que superen las cien (100) UVT deberán canalizarse a través de los medios financieros, so pena de su desconocimiento fiscal como costo, deducción, pasivo o impuesto descontable en la cédula correspondiente a las rentas no laborales.»

La norma no señala si son pagos anuales, mensuales o diarios, o por transacciones, se limita a señalar que son pagos individuales, lo que podría dar lugar al fraccionamiento de los pagos, ya que un pago de 200 Uvt podría dividirse en dos de 100 Uvt para no superar el límite. Sin embargo, la Dian le ha salido al paso a esa interpretación, y en el concepto 019439 del 27 de julio de 2018 señaló:

«Por lo tanto, este Despacho concluye que la hipótesis a la cual se refiere el parágrafo segundo del artículo 771-5 del estatuto tributario, corresponde a que el límite del pago en efectivo de las 100 UVT, es por el sujeto que las recibe dentro de un año gravable, independientemente de que los pagos se hagan en una o más transacciones.»

Sin embargo, la sección cuarta del Consejo de Estado, en sentencia 26676 del 19 de julio de 2023, con ponencia del magistrado Milton Chávez García, anuló los conceptos de la Dian que establecían esa interpretación, bajo las siguientes consideraciones:

«De lo anterior resulta claro que al fijarse un tope de 100 UVT para pagos en efectivo, la ley buscaba limitar el valor de transacciones, independientemente de si beneficiaban o no a un mismo destinatario. Entonces el carácter “individual” al que alude la norma se refiere a una transacción particular, y no al individuo que percibe el pago, como lo entiende la administración en los oficios demandados.

En tanto en este caso es clara la intención de la norma, y suficientemente clara también su expresión literal, resulta que la interpretación de la misma plasmada en los oficios demandados no se adecúa a lo ordenado por la ley, pues establece una condición ausente en esta sobre los pagos válidos como costo o deducción de los contribuyentes, al considerar el límite como si fuese relativo al sujeto acreedor, y no a la transacción misma. Además, esta posición resulta plenamente ajustada a la finalidad de la ley de limitar los pagos en efectivo en pro de la bancarización y la evasión, pues estimula el uso de las transacciones bancarias a efectos de realizar los pagos mayores a dicho límite.

Cabe mencionar que la cuantía del mismo (100 UVT) resulta lo suficientemente bajo como para desestimular el fraccionamiento de los pagos a un mismo sujeto, por lo que tomar el límite indicado como relativo a la transacción individual y no al sujeto beneficiario no se opone al objetivo declarado de la norma de estimular la bancarización de los contribuyentes como medio para facilitar las labores de investigación de la administración tributaria.»

En consecuencia, el límite aplica por el pago o transacción individual, de modo que el contribuyente anualmente puede realizar infinita cantidad de pagos a un mismo tercero, pues el límite de las 100 Uvt mensuales aplica por transacción individual, y no hace referencia al acumulado anual de pagos a cada tercero (proveedor o contratista), siempre y cuando, claro está, que no se supere el límite porcentual de los pagos en efectivo.

Límites por sectores económicos.

El parágrafo 3 del artículo 771-5 del estatuto tributario contempla una gradualidad diferente para el caso de los operadores de juego y azar:

1. En el año 2018, el setenta y cuatro por ciento (74%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.
2. En el año 2019, el sesenta y cinco por ciento (65%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.
3. En el año 2020, el cincuenta y ocho por ciento (58%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.
4. A partir del año 2021, el cincuenta y dos por ciento (52%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

Seguidamente señala la norma:

«Para efectos de este parágrafo no se consideran comprendidos los pagos hasta por mil ochocientas (1.800) UVT que realicen los operadores de juegos de suerte y azar, siempre y cuando realicen la retención en la fuente correspondiente.

El presente tratamiento no será aplicable a los operadores de juegos de suerte y azar que cumplan con las normas de lavado de activos establecidas por las autoridades competentes en aquellos casos en que las entidades financieras por motivos debidamente justificados nieguen el acceso a los productos financieros para la canalización de los pagos de que trata este artículo. En este caso el contribuyente deberá aportar las pruebas correspondientes que acrediten tal hecho, incluyendo las comunicaciones de todas las entidades financieras que sustenten la negativa para abrir los productos financieros. Dichas entidades estarán obligadas a expedir la mencionada comunicación cuando nieguen el acceso a los productos anteriormente mencionados.»

Por su parte, señala el parágrafo 5 del mismo artículo:

«Tratándose de los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables pertenecientes al sector agropecuario, de las actividades agrícola, ganadera, pesquera, acuícola, avícola y forestal, así como los comercializadores del régimen SIMPLE y las cooperativas y asociaciones de productores del sector agrícola que comercialicen productos adquiridos directamente al productor, podrán tener reconocimiento fiscal dichos pagos como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:

En el año 2020, el ochenta y cinco por ciento (85%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

En el año 2021, el setenta y cinco por ciento (75%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.

A partir del año 2022, el setenta (70%) de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales.»

Y el parágrafo 6 contempla el siguiente tratamiento especial:

«El cien por ciento (100%) de los pagos en efectivo que realicen los contribuyentes por compras de pescado fresco, congelado, refrigerado o salado, procedente de la Cuenca Amazónica, que se clasifique en las partidas arancelarias 0302, 0303 y 0305 del Arancel de Aduanas, cuyo ingreso se realice por la jurisdicción correspondiente al Municipio de Leticia, podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables.»

La cuenca amazónica cubre varios departamentos, pero el ingreso debe realizarse a través de la jurisdicción de Leticia para acogerse a esta excepción.

Sistemas informales de pago.

La intención del legislador es que todos los pagos se canalicen por entidades financieras formales (bancos y corporaciones financieras), lo que deja por fuera sistemas de pago que podríamos llamar informales, como los giros postales que se hacen por intermedio de empresas como las de transporte o encomiendas.

Así lo considera la Dian, que en concepto 24531 del 25 de julio de 2014 concluyó:

«Del anterior análisis se reitera que al no tratarse de actividades financieras, los pagos realizados a través de los servicios postales de pago no cumplen con los requisitos analizados en el presente escrito, para efectos del reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables del artículo 771-5 del Estatuto Tributario.»

Son muchas empresas de transporte que prestan servicios de giros, y los pagos que se realicen por intermedio de ellas se tomarán como si fueran en efectivo.