Pagos por alimentación en la retención fuente por salarios

Los pagos que el contribuyente realice por concepto de alimentación en favor de sus trabajadores o familiares de estos no están sometidos a retención en la fuente por salarios, con ciertas limitaciones.

Pagos por alimentación no constituyen ingreso para el trabajador.

Los pagos por alimentación que reciba el trabajador no constituyen ingreso tributario a favor del trabajador, de modo que no están sometidos a retención en la fuente por salarios. Señala el artículo 387-1 del estatuto tributario en su primer inciso:

«Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT. Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Código Sustantivo de Trabajo.»

La norma no señala que tales pagos deban deducirse de la base sujeta a retención; lo que dice la norma es que esos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, de manera que simplemente no se consideran para efectos de liquidar la retención en la fuente.

Límites a los pagos por alimentación en la retención en la fuente.

El primer inciso del artículo 387-1 del estatuto tributario señala que este beneficio aplica solamente para trabajadores cuyo salario sea igual o inferior a 310 Uvt, que se constituye en el primer límite.

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Por su parte, el inciso segundo del mismo artículo señala:

«Cuando los pagos en el mes en beneficio del trabajador o de su familia, de que trata el inciso anterior excedan la suma de 41 UVT, el exceso constituye ingreso tributario del trabajador, sometido a retención en la fuente por ingresos laborales. Lo dispuesto en este inciso no aplica para los gastos de representación de las empresas, los cuales son deducibles para estas.»

Es decir que lo máximo que se puede pagar con beneficio por concepto de alimentación por cada trabajador es la suma de 41 Uvt mensuales.

Si el contribuyente paga más de 41 Uvt mensuales, el exceso constituye ingreso gravado para el trabajador, sujeto a retención en la fuente.

Este pago no está sujeto al límite del artículo 388 del estatuto tributario, en vista de que no se trata de una deducción, sino de un pago que la norma no califica como ingreso para el trabajador.

Beneficiarios de los pagos por alimentación.

El beneficio, que consiste en no considerar ingreso para el trabajador el pago por alimentos, se puede hacer en favor del trabajador y los siguientes familiares de este:

• Cónyuge.
• Hijos.
• Padres.

El pago por alimentos se puede hacer en favor de algunos o todos, siempre que mensualmente no supere los 41 Uvt.

Requisitos que deben cumplir los pagos por alimentación.

Los requisitos que deben cumplir los pagos por concepto de alimentación para que no constituyan ingreso para el trabajador están dados en el artículo 1.2.1.18.38 del decreto 1625 de 2016, y son:

1. El pago de los costos en que incurra el empleador para adquirir de terceros los alimentos y demás insumos necesarios para su preparación, que conduzcan a suministrar la alimentación al trabajador o a su familia, en restaurantes propios del empleador o de terceros.
2. El pago de los costos que cobren al empleador terceros que operen los restaurantes en los cuales se suministre la alimentación al trabajador o a su familia.
3. El pago de los costos de las comidas preparadas que adquiera el empleador de empresas especializadas en tal suministro, con destino al trabajador o a su familia.
4. La entrega al trabajador de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos para este o para su familia.

Cuando el suministro de alimentación se hace mediante vales, se deben cumplir con los siguientes requisitos:

• El administrador de los vales o tiquetes debe ser una empresa distinta de la que otorga el beneficio a sus trabajadores.
• Los vales o tiquetes deben indicar el nombre o razón social, NIT, dirección y teléfono de la empresa que los administra, así como el nombre o razón social y NIT del empleador que los adquiere.

La norma exige que las empresas administradoras de vales deben informar anualmente a la Dian la identificación de los beneficiarios de dichos pagos.

Pagos por alimentación y el salario en especie.

Los pagos que el contribuyente realice a sus trabajadores por concepto de alimentación, desde el punto de vista laboral, constituyen un pago en especie, debiéndose ajustar a lo previsto por la norma laboral para esos casos.

Salario en especie.Parte del salario se puede pagar en especie, cumpliendo los requisitos y límites que impone la ley.

El tratamiento aquí señalado es exclusivamente tributario, como lo dice el mismo artículo 387 del estatuto tributario:

«Lo anterior sin menoscabo de lo dispuesto en materia salarial por el Código Sustantivo de Trabajo.»

Es probable que laboralmente el contribuyente pueda pagar por alimentación mucho más de los 41 Uvt mensuales que la norma tributaria permite con beneficio, por lo tanto se debe considerar esa situación a la hora de acordar un pago en especie con el trabajador, si de lo que se trata es de lograr el máximo beneficio tributario posible.

¿El subsidio de alimentación es factor salarial?

El subsidio de alimentación o bono de alimentación no constituye ingreso tributario, pero sí puede constituir factor salarial para efectos laborales, porque es un pago en especie, y para que no sea factor salarial, las partes deben pactarlo de forma expresa como no constitutivo de salario.

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