Liquidación de prestaciones sociales

La liquidación de prestaciones sociales es un proceso que permite determinar el valor de cada uno de los valores que componen las prestaciones sociales, como prima de servicios, cesantías e intereses sobre las cesantías.

Así se liquidan las prestaciones sociales.

Para explicar cómo se deben liquidar las prestaciones sociales partiremos de un pequeño ejemplo que contenga salarios, horas extras y otros conceptos, y a partir de ellos hacer la liquidación.

Las prestaciones sociales están conformadas los siguientes conceptos:

  1. Prima de servicios.
  2. Cesantías.
  3. Intereses sobre cesantías.

Existen otros conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales pero que no se deben liquidar como es el caso de la dotación.

Dotación – Calzado y ropa de labor.Todo trabajador que devengue hasta dos salarios mínimos mensuales tiene derecho a la dotación, pero hay casos particulares que requieren atención.

En el siguiente ejemplo se asume que el trabajador ingresó a trabajar el primero de mayo de 2019.

Mes/Concepto. Sueldo básico Horas Ext. Recargo noct. Recargo  dom. Total
Mayo 1.000.000 0 1.000.000
Junio 1.000.000 0 300.000 1.300.000
Julio 1.000.000 1.000.000
Agosto 1.200.000 200.000 100.000 1.500.000
Septiembre 1.200.000 1.200.000
Octubre 1.200.000 200.000 1.400.000
Noviembre 1.2000.000 100.000 1.300.000
Diciembre 1.000.000 1.000.000

Se totaliza lo devengado en cada mes y a partir de allí se efectúa la liquidación respectiva.

Prima de servicios.

Como la prima de servicios se paga semestralmente, liquidaremos únicamente la prima de servicios correspondiente al segundo semestre (julio – diciembre), pues ya debió haberse liquidado y pagado la del primer semestre, en este caso, la parte proporcional del primer semestre, pues hemos supuesto que el trabajador ingresó en mayo de 2019.

Mes Salario
Julio  1.000.000
Agosto  1.500.000
Septiembre  1.200.000
Octubre  1.400.000
Noviembre  1.300.000
Diciembre  1.000.000
Total semestre  7.400.000
Promedio mensual  1.233.333 (7.400.000/6)

El promedio mensual se determina dividiendo 7.400.000 entre los 6 meses del semestre.

Ahora se aplica la fórmula para determinar la prima de servicios, que es:

(Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360.

Reemplazando tenemos:

(1.233.333 x 180)/360 = 616.667.

El salario se ha multiplicado por 180, porque es el número de días que tiene el periodo liquidado; 6 meses.

Prima de servicios.Los trabajadores tienen derecho a recibir una prima de servicios equivalente a un salario mensual por cada año de trabajo.

Cesantías.

Como las cesantías se liquidan una vez al año, es preciso tomar todo el año, o en este caso, los 8 meses transcurridos desde que el trabajador ingresó a la empresa.

Auxilio de cesantías. Aspectos generales..Auxilio de cesantías, qué es y cuáles son los trabajadores que tienen derecho a ese pago o derecho en Colombia.

Como el salario ha variado todo el tiempo, unas veces por incremento o disminución del sueldo básico y otras por efecto de horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, es preciso tomar el promedio de los 8 meses para determinar la base a utilizar para calcular las cesantías.

En los 8 meses el trabajador devengó en total 9.700.000, valor que se divide entre 8 para un promedio mensual que es de $1.212.500.

Aplicamos entonces la fórmula, que resulta ser la misma que la prima de servicios:

(Salario mensual * Días trabajados en el periodo a liquidar) / 360.

Reemplazando valores tenemos:

(1.212.500 x 240) /360 = 808.333.

El salario promedio mensual se multiplica por 240 días, que corresponden a los 8 meses liquidados.

Si bien se utiliza la misma fórmula tanto en la liquidación de la prima de servicios como en la liquidación de las cesantías, en este caso los valores son diferentes porque se liquidan periodos diferentes, ya que en la prima de servicios liquidamos 6 meses y en las cesantías 8 meses.

Si se liquidara un mismo periodo para los dos conceptos, los valores y el resultado serían iguales.

Intereses sobre las cesantías.

El empleador debe pagar un 12% anual de interés sobre las cesantías causadas, que fueron de 808.333.

Intereses sobre cesantías.El empleador debe pagar al trabajador unos intereses de cesantías del 12% anual, y aquí explicamos cómo debe hacerse.

En este caso ese 12% será proporcional toda vez que el trabajador no laboró durante todo el año sino 240 días únicamente.

La fórmula a utilizar es:

(Cesantías x Días trabajados x 0,12) /360.

Reemplazando valores tenemos:

(808.333 x 240 x 0.12) /360 = 64.667.

Se toma como base las cesantías liquidadas previamente, porque como su nombre lo indica, se trata de los intereses sobre las cesantías.

Aspectos a considerar en la liquidación de las prestaciones sociales.

Para liquidar las prestaciones sociales se toman en cuenta todos los conceptos que devengue el trabajador, como por ejemplo:

  • Horas extras.
  • Recargos nocturnos.
  • Trabajo dominical y festivo.
  • Auxilio de transporte.
  • Comisiones.

En general todo concepto que constituya salario se debe incluir en la liquidación de las prestaciones sociales, y, por el contrario, cualquier pago que no constituye salario se excluye de la base para liquidar las prestaciones sociales.

Pagos laborales que no constituyen salario.Pagos que recibe el trabajador y que no constituyen salario, ya sea por disposición legal o por acuerdo entre las partes.

Otro aspecto a considerar es la existencia de un salario variable, situación que obliga a promediar los salarios del todo el periodo objeto de liquidación, para reconocer todos los pagos salariales que recibe el trabajador durante todo el periodo, tema desarrollado con más detalle en el siguiente artículo.

Prestaciones sociales en el salario variable.Así se deben liquidar las distintas prestaciones sociales cuando el trabajador tiene un salario variable.

Respecto a las vacaciones laborales no se consideran una prestación social, sino un descanso remunerado, por lo tanto, su liquidación no se aborda en este artículo, pero el tema fue desarrollado en el siguiente:

Liquidación de las vacaciones.Conozca el procedimiento a seguir para liquidar las vacaciones, tanto su provisión como su liquidación definitiva.

Por último, en este artículo encuentra un formato en Excel que le permite proyectar la liquidación de las prestaciones sociales,  el cual se encuentra formulado para que determine los valores automáticamente.

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28 Opiniones
  1. MILENA Dice:

    Buenas tardes quisiera saber como se liquida una persona que ingresa con un salario minimo de 30 de agosto del 2018 y le realizan un cambio salarial a 1.600.000 31 mayo del 2019 donde se realiza cancelacion del contrato el 31 de octubre 2019 . se hace un promedio salarial o se liquida con el 1.600.000 agradezco su colaboración.

    Responder
    • [email protected] Dice:

      Milena, en ese caso particular se debe liquidar con $ 1.600.000 pesos en relación con las cesantías ya que la norma laboral establece que solo se debe promediar si en los últimos 3 meses el salario fue variable y como se puede advertir, en los meses de agosto, septiembre y octubre el salario fue el mismo. En cuanto a la prima de servicios a 30 de junio de 2019 se debe promediar el semestre ya que hubo variación por el cambio de salario el 31 de mayo. y la correspondiente a la proporción de julio a octubre, se deberá hacer sobre $ 1.600.000 pesos. Atentamente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Asesorías en liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas que me hagan a mi correo electrónico o llamando a mi número de celular.

      Responder
      • Kathe Dice:

        Cual es esa norma que dice que debe ser el promedio de los ultimos 3 meses

        Responder
  2. JOSE ADOLFO DIAZ LADINO Dice:

    Respetuosamente creo que este ejemplo debe replantearse ya que contradice varias normas, la dotación es una prestación social aunque la ley no da el valor si se debe tener en cuanta, por ley las primas y cesantías incluye el auxilio de trasporte asi no se pague y las vacaciones porque no las liquido..gracias

    Responder
    • Alonso Riobó Rubio Dice:

      Para la liquidación de las prestaciones sociales no se tiene en cuenta el valor de las dotaciones toda vez que éstas son una prestación social.

      El auxilio de transporte sólo se incluye para la liquidación de las prestaciones sociales cuando el trabajador causa el derecho a éste. No hay lugar a dicho auxilio si el trabajador vive en el lugar de trabajo o cerca de éste, así su salario sea igual o inferior a dos veces el salario mínimo legal mensual. Tampoco tiene derecho a dicho auxilio si el empleador lo transporta.

      Saludes,

      Responder
  3. LUZ Dice:

    buenas tardes

    expongo el siguiente caso:

    trabajo los dias jueves viernes sabados y domingos
    me van a sacar a vacaciones y me estan contando los dias habiles no los trabajados.

    como me deberian contar mis 15 dias de vacaciones dias habiles o dias trabajados?

    no me estan pagando horas extras dominicales porque me dicen que van incuidas en los dias que no trabajo pues me estan pagando el mes completo.

    Responder
    • Alonso Riobó Rubio Dice:

      Si el trabajador no labora todos los días hábiles de la semana y completa un año de servicios tiene derecho a 15 días de descanso remunerado por concepto de vacaciones.

      Supongamos que ese trabajador labora los jueves, viernes, sábados y domingos. Para establecer el tiempo de descanso se debe considerar un lapso de tiempo que al sumar los jueves, viernes, sábados y domingos contenidos en dicho lapso sumen 15 días, o sea que no se tienen en cuenta para nada los otros días (lunes, martes y miércoles)

      Asumamos que el trabajador laboró todo el año 2019, o sea los jueves, viernes sábados y domingos comprendidos entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de ese año y va a salir a vacaciones a partir del jueves 7 de febrero de 2020, ¿cuándo debe regresar? Debe reintegrarse a sus labores el domingo 3 de marzo de 2020, porque se cuentan para tales efectos los días 7, 8, 9, 10, 14, 15, 16, 17, 21, 22, 23, 24, y 28 de febrero y 1º y 2 de marzo, que suman 15 días. Obsérvese que el trabajador descansa 15 días que de no salir a vacaciones tendría que trabajarlos.

      Saludos,

      Responder
  4. Lina F Dice:

    Buenas tardes,

    En este artículo mencionan que si la persona tuvo variación en el sueldo por aumentos para las cesantías se deben tomar el promedio de los salarios, ¿esto está basado en el código sustantivo de trabajo o en qué?

    Gracias.

    Responder
    • [email protected] Dice:

      Lina, el tema del ingreso base para liquidar las cesantías lo contempla el artículo 2.2.1.3.1 del Decreto 1072 del 2015. Atentamente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Asesorías en liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas que me hagan a mi correo electrónico o llamando a mi número de celular.

      Responder
  5. montenegro Dice:

    buena tarde;

    si una persona labora cinco días a la semana y gana 30.000 peso diarios, cual seria la base para la liquidación de las prestaciones sociales. gracias

    Responder
    • [email protected] Dice:

      Montenegro, en apariencia esa persona devengaría $ 600.000 pesos en el mes pero debido a que la jornada laboral es la legal o la que establezcan las partes, se entiende entonces que esa jornada pactada es la máxima legal y el trabajador deberá devengar el salario mínimo más el auxilio de transporte. Atentamente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Asesorías en liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas que me hagan a mi correo electrónico o llamando a mi número de celular.

      Responder
  6. Sebastian Dice:

    Buena tarde

    En la empresa donde laboro, por la situación económica mundia, han determinado una reducción del 50% del salario. Para lo cual remitieron el correspondiente otro sí con dicho ajuste.

    Sin embargo, aunque estoy en concordancia con la situación actual de la empresa y mianimo es de ayudarla aceptando dicha reducción, no sé cómo aplica para una eventual liquidación de contrato o incluso teniendo en cuenta una indemnización.

    Aplicaría para el salario por el caul firme incialmente, o por el ajustado por la situación actual?

    Les agradezco mucho su respuesta.

    Responder
    • [email protected] Dice:

      Sebastian, lo más lógico es que en el OTRO SI que firmó, se hubieran establecidos los parámetros de lo que está preguntado pero si no, irremediablemente la liquidación de las prestaciones sociales se deberán hacer sobre el último salario devengado, o sea sobre la mitad del salario devengado o el promedio según el caso. Igual pasa con el tema de las indemnizaciones aunque eso se puede debatir judicialmente porque el empleador no puede excusarse por el motivo de la pandemia para violar derechos adquiridos. Atentamente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Asesorías en liquidación de prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas que me hagan a mi correo electrónico o llamando a mi número de celular.

      Responder
  7. adrianis tamayo Dice:

    buenas tarde
    en la empresa donde laboro solo liquidan por dias trabajados osea que si al año laboro 200 dias solo me liquidan eso

    Responder
  8. Luz Vallejo Dice:

    Buen día Doctor Ernesto

    Tengo el caso de una persona que venia con un salario de enero a julio por valor de 1700000 y en el mes de agosto le redujeron este a 1.400.000 y laborara en la compañia hasta el 5 de septiembre de este año, como debo promediar para realizar la respectiva liquidación?

    Agradezco su colaboración al respecto.

    Responder
    • Ernesto Piedrahita Dice:

      Luz, en ese caso particular lo que se debe hacer es calcular el salario promedio del último año ya que como se observa, faltando apenas un mes para la finalización del contrato, a la persona le cambiaron el salario. Cordialmente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Correo electrónico: [email protected], Hago asesorías en todo lo que tiene que ver con los contratos laborales, liquidación de prestaciones sociales, despidos con justa o sin justa causa, suspensión del contrato o licencias no remuneradas, teletrabajo y sobre indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas o inquietudes que me hagan a mi correo electrónico, o llamando a mi número de celular.

      Responder
  9. Liliana Zuluaga Dice:

    Buen día doctor Ernesto

    Si un empleado no asiste a laborar o tuvo una suspensión a él en la quincena se le descuenta el día, mi inquietud cuando él se retira de la empresa,en la liquidación se debe colocar los días que no asistió a laborar y restarle en la liquidación, gracias

    Responder
    • Ernesto Piedrahita Dice:

      Liliana, en ese caso particular no se debe descontar en la liquidación los días de suspensión ya que al trabajador se le descontaron en salario dichos días y volverlos a descontar en la liquidación sería una doble sanción. Cordialmente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Hago asesorías en todo lo que tiene que ver con los contratos laborales, liquidación de prestaciones sociales, despidos con justa o sin justa causa, suspensión del contrato o licencias no remuneradas, teletrabajo y sobre indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas o inquietudes que me hagan a mi correo electrónico, o llamando a mi número de celular.

      Responder
  10. Monica Dice:

    buenos dias Dr. Ernesto, quisiera saber, debo liquidar una persona que labora administrando bienes raíces de mi abuela lleva 23 años laborando no se le cancelo ni consigno cesantías, prima, interés de cesantías, las vacaciones desde el 2014 no se han cancelado, al igual que la dotación desde el 2014.
    no hemos dado por terminado el contrato porque la idea es llegar a un acuerdo, en este caso las cesantías y las sanción de cesantías se deben pagar desde 1998 que comienzan a regir o ellas tienen alguna prescripción.

    muchas gracias por su ayuda

    Responder
  11. ANGEL GUILLERMO ORTIZ SUAZA Dice:

    Buenas tardes deseando que estén muy bien y mas en estos momentos difíciles que estamos pasando junto a los suyos.

    Mi nombre es Ángel Guillermo Ortiz Suaza, trabajo en la Alcaldía de Girardot, me sacaron injustamente y a raíz de un de una tutela me reintegraron el 13 de Abril de 2.020 y en Junio nos pagaron la prima y en el caso mio me pagaron una prima proporcional, resulta que me liquidaron así $2.278.198 x 78/720 $246.154, pero les dije que esa liquidación esta incorrecta y la correcta es $2.278.198 x 78/360 $492.310.

    En espera de una pronta y positiva respues a mi solicitud.

    Cordialmente,

    ANGEL GUILLERMO ORTIZ SUAZA
    C. C. 11.320.636 de Girardot
    Celular: 3162424668
    Email: [email protected]

    Responder
  12. paola Dice:

    buenas tardes debo pagar prestaciones a los beneficiarios del trabajador fallecido en partes iguales?

    Responder
  13. TATIANA Dice:

    Buenos dias , tengo una prgunta como se liquida la prima legal de una persona que gana 1200.000 al mes ingreso el dia 1 de febrero y estuvo suspendida a partir del dia 1 mayo hasta el dia 30 de junio y el dia 30 de junio se dio terminacion de contrato. cual seria el valor de prima.agradezco sus aportes.

    Responder
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