Proceso disciplinario laboral: procedimiento para sancionar al trabajador y modelo de citación a descargos

El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 reescribió el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y fijó por primera vez en la ley los principios y el procedimiento que debe seguir el empleador para sancionar a un trabajador. Antes solo existía la jurisprudencia. ¿Qué exige hoy la norma y qué ocurre si no se cumple?

Qué es el proceso disciplinario laboral.

Es el trámite que debe agotar el empleador antes de imponer una sanción disciplinaria al trabajador: un llamado de atención, una multa o una suspensión.

Su fundamento es el debido proceso del artículo 29 de la Constitución. Aunque el empleador no es un juez, ejerce una facultad sancionatoria sobre otra persona, y esa facultad no puede ejercerse de cualquier forma.

Hasta la reforma, el artículo 115 se limitaba a exigir que se oyera al trabajador y a dos representantes del sindicato. Todo lo demás lo había construido la Corte Constitucional, en particular en la sentencia C-593 de 2014. La Ley 2466 de 2025 recogió esos criterios y los convirtió en texto legal.

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Llamado de atención y sanción no son lo mismo.

Conviene distinguir desde el principio. Una simple advertencia, en la que el empleador le recuerda al trabajador una instrucción sin imponerle una consecuencia, no es una sanción y no requiere este procedimiento.

Pero el documento que impone una amonestación con copia a la hoja de vida, una multa o una suspensión sí es una sanción, aunque se titule «memorando», y debe pasar por el procedimiento completo. Es en esa confusión donde nacen la mayoría de las sanciones ineficaces. Los tipos de sanción y sus límites los explicamos en sanciones disciplinarias al trabajador.

Los principios del debido proceso disciplinario.

El artículo 115 enumera las garantías que deben aplicarse en toda actuación sancionatoria:

• Dignidad.
• Presunción de inocencia.
• In dubio pro disciplinado.
• Proporcionalidad.
• Derecho a la defensa.
• Contradicción y controversia de las pruebas.
• Intimidad.
• Lealtad y buena fe.
• Imparcialidad.
• Respeto al buen nombre y a la honra.
• Non bis in idem.

La mayoría se explican solos. Dos merecen desarrollo, porque son los que más se invocan y los que menos se entienden.

In dubio pro disciplinado.

Significa que ante cualquier duda razonable sobre los hechos o sobre la responsabilidad del trabajador, la decisión debe favorecerlo.

• Si las pruebas no son concluyentes para acreditar la falta, se resuelve a favor del trabajador.
• Protege contra sanciones basadas en sospechas o en pruebas insuficientes.

La consecuencia práctica es exigente para el empleador: debe probar plenamente los hechos que imputa. No basta con tener indicios ni con estar convencido de lo ocurrido.

Non bis in idem.

Nadie puede ser sancionado dos veces por el mismo hecho. Es la vieja máxima de que sanción mata falta.

• Agotado el procedimiento sancionatorio, no puede iniciarse otro por los mismos hechos.
• Garantiza seguridad jurídica y evita el hostigamiento disciplinario.

Conviene precisar el alcance: lo prohibido es sancionar dos veces la misma conducta. Sancionar una conducta nueva, aunque sea idéntica a la anterior, y valorar la reincidencia, son cosas distintas y perfectamente válidas.

El procedimiento paso a paso.

El artículo 115 fija un mínimo obligatorio. El reglamento interno, la convención colectiva o el contrato pueden añadir garantías, nunca reducirlas.

1. Comunicación formal de la apertura.

El proceso debe iniciar con una comunicación dirigida al trabajador informándole que se le abrió un proceso disciplinario. No basta con avisarle de palabra.

2. Indicación escrita de los hechos.

Deben señalarse por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso. Sin ese detalle no hay defensa posible: nadie puede explicar lo que no sabe que se le imputa.

3. Traslado de las pruebas.

El empleador debe entregar al trabajador todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos del proceso.

De acuerdo con nuestro criterio, esta es la novedad de mayor calado y la que más resistencia encontrará. Muchas empresas citaban a descargos sin revelar el soporte probatorio, de modo que el trabajador se defendía a ciegas. Eso dejó de ser admisible.

4. Término no inferior a cinco días.

El trabajador debe contar con un plazo mínimo de cinco días para pronunciarse sobre los motivos del proceso, controvertir las pruebas y aportar las suyas. De acuerdo con nuestro criterio, son días hábiles, porque el artículo 62 de la ley 4 de 1913 dispone que los plazos de días señalados en las leyes se entienden hábiles, salvo que se diga lo contrario.

Si su defensa es verbal, debe levantarse un acta en la que se transcriba la versión o los descargos rendidos.

Esto acaba con la práctica de citar a descargos para el mismo día o el siguiente. El desarrollo de la diligencia lo tratamos en el artículo sobre los descargos laborales.

5. Pronunciamiento motivado.

La decisión definitiva debe estar debidamente motivada e identificar de forma específica las causas o motivos que la sustentan. Una comunicación que se limite a informar la sanción no cumple la norma.

6. Sanción proporcional.

De haberla, la sanción debe guardar proporción con los hechos u omisiones que la motivaron. Una falta leve no puede castigarse con la sanción máxima del reglamento.

7. Posibilidad de impugnar.

El trabajador debe poder controvertir la decisión. Es una garantía enteramente nueva: antes no existía recurso alguno frente a la sanción, salvo que el reglamento lo previera.

De acuerdo con nuestro criterio, para que la impugnación tenga sentido debe resolverse ante una instancia o persona distinta de la que impuso la sanción. La norma no lo dice de forma expresa, pero un recurso resuelto por quien ya decidió carece de utilidad.

El reglamento debería fijar el término para interponerla, que bien puede ser el mismo que se concede para pronunciarse sobre los motivos del proceso.

Si el trabajador no se presenta a los descargos.

Si el trabajador fue citado en debida forma y no se presenta ni responde por escrito, el empleador debe dejar constancia de su inasistencia y continuar con el proceso. No puede luego alegar que se le violó el derecho de defensa quien, teniendo la oportunidad de ejercerlo, decidió no hacerlo.

El plazo del procedimiento.

El parágrafo primero del artículo 115 exige que el trámite se realice en un término razonable atendiendo al principio de inmediatez, salvo que la convención colectiva, el laudo arbitral o el reglamento interno fijen uno distinto.

Esa habilitación es valiosa. Un reglamento que fije plazos concretos para citar y para decidir protege a las dos partes de una discusión que de otro modo se resuelve a posteriori y con criterios cambiantes.

Modelo de citación a descargos.

El siguiente modelo cubre las primeras cuatro etapas del procedimiento: la comunicación de apertura, los hechos, el traslado de las pruebas y el término para la defensa. Adáptelo a los hechos concretos, que es lo único que no puede quedar en términos generales.

La citación no debe anunciar ninguna sanción: anunciarla de entrada convertiría la diligencia en un trámite de fachada, porque la decisión ya estaría tomada. Concluida la defensa, la decisión se comunica por escrito, motivada, con la sanción concreta y su fundamento en el reglamento, y con la indicación de cómo puede impugnarse.

Excepción para pequeñas empresas y servicio doméstico.

El parágrafo sexto del artículo 115 exceptúa de este procedimiento a los trabajadores del servicio doméstico y a las micro y pequeñas empresas con menos de diez trabajadores.

La excepción no es total. En esos casos sigue siendo obligatorio escuchar previamente al trabajador y respetar su derecho de defensa y el debido proceso. Lo que no se exige es surtir el trámite completo, cuya aplicación resultaría desproporcionada para una empresa de dos o tres empleados.

¿Este procedimiento aplica al despido?

La respuesta es que no, por regla general, y conviene entender por qué, porque de ello depende cuánta ritualidad debe agotar el empleador.

El despido no es una sanción disciplinaria.

La Corte Suprema de Justicia lo ha sostenido de forma constante. El despido no castiga una conducta: es la consecuencia de que se configuró una causa que permite terminar el contrato.

Lo explicó la sala laboral en la sentencia SL15094-2015, con ponencia del magistrado Luis Gabriel Miranda:

«los artículos 104 y siguientes del estatuto sustantivo laboral, regula lo relativo a las prescripciones de orden que por intermedio del reglamento interno de trabajo deben regir en una empresa o establecimiento. Ninguna de ellas alude al despido pero sí a las llamadas de atención, multas y suspensión de labores. El artículo 114 dispone que no se puede imponer sanciones a los trabajadores que no estén previstas en el reglamento, convención colectiva, fallo arbitral o contrato de trabajo; y el despido, como ya se dijo, no encaja dentro de ese mandato.»

El argumento es sólido: si el despido fuera una sanción, un empleador cuyo reglamento no lo mencionara quedaría imposibilitado para despedir, lo que sería absurdo.

La misma sala lo reiteró en la sentencia SL2351-2020, radicación 53676 del 8 de julio de 2020:

«La Sala tiene asentada la regla general de que el despido no tiene carácter sancionatorio, por lo que, para adoptar una decisión de esta índole, el empleador no está obligado por ley a seguir un procedimiento de orden disciplinario, salvo convenio en contrario.»

Eso no significa que el despido carezca de garantías. La Corte Constitucional, en la sentencia SU-449 de 2020, exige que en todos los casos se garantice al trabajador el derecho a ser oído antes de la decisión, aunque sin las etapas regladas del proceso sancionatorio. El itinerario completo está en el procedimiento correcto para despedir por justa causa.

Salvo que el reglamento diga lo contrario.

La regla general admite una excepción de consecuencias importantes: si el empleador calificó el despido como sanción disciplinaria en el reglamento interno, en el contrato o en un pacto colectivo, queda obligado a tratarlo como tal.

Lo señaló la sala laboral en la sentencia SL3655-2016, con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos:

«no cabe duda para esta corte que, en el reglamento que gobierna las relaciones laborales al interior de la demandada, el despido fue categorizado como una sanción, por tanto, al tener esta naturaleza en el caso particular, sí resulta indispensable, para su aplicación, dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 97 del reglamento de trabajo, en concordancia con el artículo 115 del CST.»

De vieja data la jurisprudencia laboral reconoce ese carácter sancionatorio cuando así se ha establecido en alguno de los instrumentos que regulan la relación. Si las partes guardan silencio, opera la regla general.

Consecuencias de haber calificado el despido como sanción.

Son severas y por eso conviene revisar el reglamento antes de redactarlo. Si el despido quedó configurado como sanción, debe surtirse el procedimiento del artículo 115 completo, y omitirlo deja el despido sin efecto.

Es lo que ocurrió en el caso resuelto en la sentencia citada, donde la Corte concluyó que la decisión de despido no podía producir efecto alguno por haberse omitido el trámite previsto en el propio reglamento, sin necesidad siquiera de examinar si los hechos imputados habían ocurrido.

La consecuencia es la ineficacia del despido y, con ella, el reintegro del trabajador.

De acuerdo con nuestro criterio, muy pocas empresas se benefician de calificar el despido como sanción en su reglamento, y muchas lo hacen sin advertir que se están imponiendo una carga que la ley no les exige. Es un punto que conviene revisar en el ajuste de reglamentos que ordena la reforma.

Cuando no hay falta, no hay proceso.

Todo lo anterior supone que existe una conducta que se reprocha al trabajador. Si el despido es sin justa causa, nada de esto aplica.

La razón es simple y conviene enunciarla así:

• Si hay falta, hay sanción; si hay sanción, hay debido proceso.
• Si no hay falta, no hay sanción; si no hay sanción, no hay proceso sancionatorio; y sin proceso sancionatorio no puede haber debido proceso.

El empleador que despide sin justa causa no tiene nada que probar ni que sustentar: ejerce una facultad legal y paga la indemnización. Exigirle un proceso disciplinario carecería de objeto.

Ajuste del reglamento interno de trabajo.

Los empleadores cuentan con doce meses desde la entrada en vigencia de la Ley 2466 de 2025 para ajustar sus reglamentos internos a estos lineamientos.

No es un trámite menor. Un reglamento interno que conserve el procedimiento anterior deja las sanciones sin sustento y expone a la empresa a que se declaren ineficaces.

Conviene aprovechar el ajuste para revisar tres cosas:

1. Que el procedimiento incorpore las siete etapas mínimas, con especial atención al traslado de pruebas y a la impugnación, que son las novedades.
2. Que se fije el término del trámite, aprovechando la habilitación del parágrafo primero.
3. Que se verifique si el reglamento califica el despido como sanción disciplinaria y si esa calificación conviene.

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