Cuando el contrato de arrendamiento está a nombre de una persona y otra es la que paga, lo que decide el tratamiento fiscal no es el contrato sino la factura. Quien figure como adquirente en ella puede deducir el gasto y debe practicar la retención; quien paga sin figurar en la factura no hace ni lo uno ni lo otro, y su pago se registra como una cuenta por cobrar y no como gasto. La forma correcta de resolverlo es subarrendar a quien realmente ocupa el inmueble, o cederle el contrato.
- El contrato no es el soporte fiscal.
- Quién puede deducir el pago.
- Quién practica la retención en la fuente.
- Cómo se contabiliza el pago por cuenta ajena.
- Cuando la factura sí está a nombre del pagador.
- La solución: subarrendar o ceder.
- Un efecto comercial que conviene conocer.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Puedo deducir el arriendo si el contrato está a nombre de otra persona?
- ¿Debo practicar retención si pago un arriendo de un contrato ajeno?
- ¿Cómo se contabiliza el pago de un arriendo ajeno?
- Somos dos arrendatarios y la administración llega a nombre de uno, ¿puede deducirla el otro?
- ¿Cuál es la mejor forma de resolver esta situación?
- ¿La DIAN puede rechazar la deducción por el contrato?
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Ocurre con frecuencia que una empresa opera en un local cuyo contrato de arrendamiento está a nombre de otra persona, y es ella quien paga el canon. Para efectos fiscales el contrato no decide nada: lo que decide es la factura, porque es el documento llamado a soportar costos, deducciones e impuestos descontables según los artículos 617 y 771-2 del Estatuto Tributario. ¿Quién deduce entonces y quién retiene?
El contrato no es el soporte fiscal.
Es la premisa que resuelve el caso y conviene fijarla antes que nada.
El Consejo de Estado ha sostenido que el contrato de arrendamiento no sustituye la factura para efectos de acreditar costos y deducciones, como se detalla en deducción en renta de los cánones de arrendamiento.
De ahí se sigue algo que sorprende: que el contrato esté a nombre de un tercero no es, por sí solo, un obstáculo. Lo determinante es a nombre de quién se expide la factura.
La DIAN verifica que exista una factura con el lleno de los requisitos y que la operación no sea simulada. El contrato que hay detrás es una cuestión civil, y bien podría no existir documento alguno, porque el arrendamiento verbal también es válido.
Quién puede deducir el pago.
Quien figure como adquirente en la factura, y solo él.
Si el contrato está firmado por un tercero pero el arrendador expide la factura a nombre de quien efectivamente paga y ocupa el inmueble, ese pagador puede deducir el gasto, porque tiene el soporte que la ley exige.
Si la factura está a nombre del tercero, quien paga no puede deducir nada, por más que el pago sea real y esté bancarizado.
| Contrato. | Factura. | ¿Puede deducir quien paga? |
| A nombre del tercero | A nombre de quien paga | Sí |
| A nombre del tercero | A nombre del tercero | No |
| A nombre de quien paga | A nombre de quien paga | Sí, es la situación normal |
La segunda fila es la que hay que evitar, y es también la más frecuente cuando nadie repara en el asunto hasta que llega la fiscalización.
El mismo criterio se aplica a otros pagos asociados al inmueble. Si la cuenta de cobro de la administración llega a nombre de uno de dos arrendatarios y la paga el otro, quien la paga no puede deducirla.
Quién practica la retención en la fuente.
La regla es la misma y por la misma razón: sigue a la factura.
El agente de retención es el adquirente del servicio, y adquirente es quien figura como tal en la factura. Quien paga sin ser el adquirente no retiene.
No se puede retener en nombre de un tercero. Salvo las figuras que la ley autoriza expresamente, como el mandato, no existe forma de que alguien practique retención por una operación en la que no es parte.
La excepción legal en materia de arrendamientos es la intermediación del artículo 394 del Estatuto Tributario, que permite consignar la retención a nombre del beneficiario final. Pero esa norma presupone un mandato y un certificado, y no aplica al simple pago por cuenta ajena. El caso se desarrolla en retención por arrendamiento con intermediación.
Cómo se contabiliza el pago por cuenta ajena.
Cuando la factura está a nombre del tercero y aun así se paga, el registro contable revela por qué no hay deducción.
Para quien paga. No hay gasto sino un activo: una cuenta por cobrar al tercero, porque pagó una obligación ajena y espera recuperar ese valor.
Para el tercero. No hay ingreso sino un pasivo a favor de quien pagó por él.
De ese registro se desprende todo lo demás. No hay gasto que deducir, no hay ingreso que declarar y no hay retención que practicar, porque entre las dos partes no hubo prestación de servicio alguno.
De acuerdo con nuestro criterio, tratar ese pago como gasto en lugar de como cuenta por cobrar es el error que desencadena el rechazo en fiscalización, y ocurre por comodidad más que por desconocimiento.
Cuando la factura sí está a nombre del pagador.
Es la situación intermedia y la que más consultas genera, porque el contrato dice una cosa y la factura otra.
Nada impide que el arrendador facture a nombre de quien efectivamente ocupa el inmueble y paga, aunque el contrato lo haya firmado otro, siempre que el arrendador consienta en ello.
De acuerdo con nuestro criterio, existiendo esa factura procede el tratamiento fiscal normal: quien paga deduce el gasto y practica la retención, porque para efectos fiscales lo que vale es la factura y no el contrato.
Pero conviene advertir el riesgo. La operación queda con una inconsistencia entre el documento que origina la obligación y el que la soporta fiscalmente, y eso es materia de auditoría. La posición del sitio es que ese desajuste no le corresponde revisarlo a la DIAN mientras la operación sea real, pero no es una discusión cerrada.
La solución: subarrendar o ceder.
Todo lo anterior describe cómo salir del paso. Lo aconsejable es no llegar a esa situación.
El subarriendo.
Es la salida más limpia. El arrendatario que figura en el contrato subarrienda a quien realmente va a ocupar y pagar, y le factura a él.
Con eso cada operación queda soportada: el arrendador factura al arrendatario y este factura al subarrendatario, cada uno deduce lo suyo y cada uno practica la retención que le corresponde.
Si el subarrendador no está obligado a facturar, el subarrendatario expide el documento soporte que corresponda. Recuérdese que el subarriendo requiere autorización expresa del arrendador, como se explica en cesión del contrato de arrendamiento.
La cesión del contrato.
La alternativa es ceder el contrato a quien realmente lo va a ejecutar, de modo que la realidad contractual coincida con la negocial.
También requiere autorización expresa del arrendador y se documenta en un contrato de cesión aparte.
¿Cuál conviene? El subarriendo cuando el arrendatario original quiere conservar su posición en el contrato; la cesión cuando quiere salir de él. La cesión es más limpia fiscalmente porque deja una sola cadena de facturación.
Un efecto comercial que conviene conocer.
Hay una consecuencia que excede lo tributario y que agrava el problema.
La factura es un título valor. Si quien recibe una factura a su nombre la acepta, expresa o tácitamente, queda obligado a pagarla con independencia de que el contrato esté a nombre de otro.
Puede entenderse entonces que entre el arrendador y el pagador existe un contrato verbal, lo que suma una relación jurídica no escrita a un escenario que ya era confuso.
Por eso, más allá de si la deducción procede o no, esta práctica se desaconseja. Lo ideal es que el contrato esté a nombre del beneficiario real. La aceptación de la factura se explica en aceptación y rechazo de la factura electrónica.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Puedo deducir el arriendo si el contrato está a nombre de otra persona?
Sí, siempre que la factura esté a su nombre. Para efectos fiscales lo que soporta la deducción es la factura y no el contrato. Si la factura está a nombre del tercero, no puede deducir el pago.
¿Debo practicar retención si pago un arriendo de un contrato ajeno?
Solo si la factura está a su nombre, porque el agente de retención es el adquirente del servicio. Si la factura está a nombre del tercero, no debe retener: no se puede retener en nombre de otro fuera de las figuras que la ley autoriza.
¿Cómo se contabiliza el pago de un arriendo ajeno?
Como una cuenta por cobrar al tercero, no como gasto, porque se pagó una obligación ajena y se espera recuperar ese valor. El tercero, por su parte, reconoce un pasivo a favor de quien pagó.
Somos dos arrendatarios y la administración llega a nombre de uno, ¿puede deducirla el otro?
No. El soporte debe estar a nombre del contribuyente que solicita la deducción, y es muy probable que la DIAN la rechace en fiscalización.
¿Cuál es la mejor forma de resolver esta situación?
Que el arrendatario que figura en el contrato subarriende a quien realmente ocupa y paga, o que le ceda el contrato. Ambas exigen autorización expresa del arrendador y dejan cada operación debidamente soportada.
¿La DIAN puede rechazar la deducción por el contrato?
De acuerdo con nuestro criterio, su verificación debe limitarse a que exista factura con el lleno de los requisitos y a que la operación no sea simulada. Aun así, la inconsistencia entre contrato y factura es materia de auditoría y conviene evitarla.
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Cordial saludo, quisiera consultar, ¿si la cuota de administración mediante factura o cuenta de cobro llega a nombre de otra persona pero yo soy la que la paga, me la puedo tomar deducible? Lo que pasa es que somos dos arrendatarios y llega el documento solo a uno. Muchas gracias.
No se puede deducir porque la factura debe estar a nombre del contribuyente que la solicita como deducción, y es muy probable que la Dian la rechace en un proceso de fiscalización.