En este artículo 14 secciones
- Qué es una devolución en ventas.
- La factura no se anula: se emite una nota crédito.
- Por qué se usa la cuenta 4175.
- Devolución en ventas con inventario permanente.
- Devolución en ventas con inventario periódico.
- La devolución sin reembolso de dinero.
- Efecto de la devolución en la declaración de IVA.
- Preguntas frecuentes.
- Artículos relacionados
Cuando un cliente devuelve una mercancía, el vendedor emite una nota crédito asociada a la factura y reversa en su contabilidad los efectos de la venta: el ingreso, a través de la cuenta 4175 de devoluciones en ventas, el IVA, las retenciones y, si lleva inventario permanente, el costo y el inventario. Veamos el procedimiento, los asientos en cada sistema de inventario y el efecto en la declaración de IVA.
Qué es una devolución en ventas.
Hay devolución en ventas cuando un cliente devuelve, total o parcialmente, un producto que había comprado y que la empresa ya había registrado como venta.
La operación se deshace en la proporción devuelta: el producto regresa al inventario y deben reversarse los registros de la venta, incluidos el IVA, las retenciones y los descuentos que se hayan aplicado.
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La factura no se anula: se emite una nota crédito.
La factura de la venta no se anula ni se reversa: el vendedor emite una nota crédito asociada a ella, que en la facturación electrónica se transmite a la Dian.
Así queda evidencia tanto de la venta como de la devolución, lo que permite un control efectivo de lo ocurrido. La nota crédito debe incluir no solo el valor del producto devuelto sino también el IVA correspondiente, y en ella se reflejan las retenciones que el cliente había practicado.
Por qué se usa la cuenta 4175.
En la devolución se reversan todas las cuentas que se afectaron en la venta, excepto la de ingresos: en lugar de debitar la 4135, se debita la cuenta 4175 (devoluciones en ventas), de naturaleza débito, que resta de los ingresos.
La razón es el control: al mantener la venta bruta en la 4135 y las devoluciones en la 4175, la empresa puede medir cuánto le devuelven sus clientes, un indicador de calidad o de problemas comerciales que se perdería si simplemente se disminuyera la venta.
Devolución en ventas con inventario permanente.
Supongamos una venta de contado por $1.000.000 más IVA del 19%, en la que el cliente practicó una retención en la fuente del 2,5%, con un costo de $800.000. El registro de la venta fue:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 110505 | Caja general | 1.165.000 | |
| 135515 | Retención en la fuente | 25.000 | |
| 413505 | Ingresos – comercio | 1.000.000 | |
| 240805 | IVA generado | 190.000 | |
| 613505 | Costo de ventas | 800.000 | |
| 143505 | Mercancías | 800.000 |
El cliente devuelve el 50% de la mercancía. La devolución se contabiliza así:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 417505 | Devoluciones en ventas | 500.000 | |
| 240805 | IVA generado | 95.000 | |
| 110505 | Caja general | 582.500 | |
| 135515 | Retención en la fuente | 12.500 | |
| 143505 | Mercancías | 400.000 | |
| 613505 | Costo de ventas | 400.000 |
Se devuelven al cliente $582.500: el valor de la mercancía más su IVA, menos la retención que él no había pagado. La mercancía regresa al inventario por su costo, que se determina según el método de valuación de la empresa.
Devolución en ventas con inventario periódico.
En el sistema periódico la venta no afecta el inventario ni el costo, que se determinan al final del periodo mediante el juego de inventarios. Por eso la devolución solo reversa el ingreso, el IVA, la caja y la retención:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 417505 | Devoluciones en ventas | 500.000 | |
| 240805 | IVA generado | 95.000 | |
| 110505 | Caja general | 582.500 | |
| 135515 | Retención en la fuente | 12.500 |
La mercancía devuelta se refleja en el inventario final del conteo físico, y con ello en el costo de ventas del periodo.
La devolución sin reembolso de dinero.
Es frecuente que la empresa no devuelva el dinero sino que entregue un vale o saldo a favor para futuras compras. En ese caso, en lugar de acreditar caja, se acredita una cuenta por pagar al cliente, un pasivo que se cancela cuando el cliente use el saldo en una nueva compra.
Efecto de la devolución en la declaración de IVA.
El efecto depende de si ya se había declarado el IVA de la venta:
- Si la devolución ocurre antes de declarar el periodo de la venta, no hay nada especial: la contabilidad ya refleja el menor ingreso y el menor IVA generado.
- Si la declaración ya se presentó, en la del periodo en que ocurre la devolución se descuenta el IVA de la venta devuelta, en el renglón previsto para el IVA por devoluciones en ventas, conforme al artículo 484 del Estatuto Tributario.
En ningún caso se corrige la declaración del periodo de la venta: el ajuste se hace en el periodo de la devolución.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la cuenta 4175 del PUC?
Es la cuenta de devoluciones en ventas, de naturaleza débito, que resta de los ingresos operacionales para mostrar por separado el valor de las ventas devueltas.
¿Por qué no se debita la cuenta 4135 en la devolución?
Para conservar la venta bruta y medir por separado las devoluciones en la 4175, lo que permite controlar cuánto devuelven los clientes.
¿Al devolver un producto deben reintegrar también el IVA?
Sí. Se devuelve el valor completo pagado, incluido el IVA, y el vendedor descuenta ese IVA en su declaración del periodo de la devolución.
¿Cómo se contabiliza la devolución si se entrega un vale en lugar de dinero?
Se acredita una cuenta por pagar al cliente en lugar de caja, que se cancela cuando el cliente use el saldo en una compra.
¿Qué pasa con la retención que practicó el cliente?
Se reversa en la proporción devuelta: el vendedor acredita la cuenta de retención a su favor, porque el cliente le reintegra solo el neto.
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Hola. Tengo una duda con respecto al asiento de la devolución con el sistema de inventario periódico.
¿Por qué se acredita la cuenta 413505? Si al hacerlo, entonces se estaría aumentando esa cuenta y se supone que el asiento debe reflejar la salida de ese ingreso, pues se está devolviendo el dinero; lo mismo con la cuenta del IVA.
Y, ¿por qué la cuenta de caja se debita?
Si se hace así, se estaría entendiendo que la caja principal aumenta y que hay entrada de efectivo, pero es algo ilógico porque la empresa es la que estaría devolviendo el dinero al comprador.
Muchas gracias.
No se está acreditando la cuenta 4135 en la devolución; se acredita en la contabilización previa de la venta, que luego es objeto de devolución.
No logro entender. En el ejemplo que proporcionaste, la 4135 está en crédito junto con la cuenta de IVA. Las cuentas de retención y caja están en débito. Estoy confundido, la verdad. En cualquier caso, gracias por la atención.
Ya entendí, jajaja. Gracias.