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Tratamiento del reembolso de gastos al trabajador

El reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarlas.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios

El reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Siendo así, la empresa debe haber practicado retención en la fuente por ese gasto si hubiere lugar a ello, de lo contrario, deberá la empresa asumir esa retención no practicada en su momento.

Por ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el trabajador al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.

Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente.

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3 Opiniones en “Tratamiento del reembolso de gastos al trabajador”
  1. Jenny A. Merchan dice:

    Buenos dias.

    Con motivo de la entrada en vigencia del art 26 de la ley 1430 del 2010, me surge un interrogante: a nuestros vendedores les damos dinero mensual para suplir los gastos en que deben incurrir para realizar su labor, ellos nos traen los soportes y realizamos el reembolso, pero en el 2014 que los pagos en efectivo no son 100% deducibles, como podemos hacer estos pagos, donde unicamente reciben efectivo sin que nos afecte la parte laboral, es decir, sin que constituyan ingresos para el empleado? Agradezco su amable y pronta respuesta

  2. Antonio Barón dice:

    En caso de presentarse gastos en transportes (buses, taxis) y llamadas a celular de distintos lugares como se realiza un soporte de este tipo de gastos? al igual que la retención en la fuente a quien? a los buses?

    Expongo un ejemplo. Contrato una persona para prestación de servicios para realizar actividades de diligencia a distintos puntos de la ciudad. Para lo cual este debe incurrir en gastos de fotocopias, llamadas a celular, transportes. Un valor fijo de 5000 pesos para que pueda realizar la respectiva diligencia. Como presenta esta persona este tipo de soportes? y en caso de hacer 20 30 diligencias al mes entregándole un monto definido para realizarlas. Como los soporto? Con cuentas de cobro? con recibos de soporte, de los buses taxis y llamadas a celular de la calle?

  3. Laura Robledo dice:

    Podrían ampliar el sustento jurídico que soporta este artículo? Muchas gracias

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