Tratamiento del reembolso de gastos al trabajador

El reembolso de gastos incurridos por el trabajador para el desarrollo de actividades propias de su relación laboral, son pagos que no constituyen salario y que no están sometidos a retención en la fuente por no constituir ingreso para el contribuyente.

En cumplimiento de sus funciones, los trabajadores pueden incurrir en gastos que posteriormente la empresa se los reembolsa. Estos pagos no constituyen ingreso para el trabajador, toda vez que no enriquecen su patrimonio, sino que simplemente están devolviendo al trabajador algo que debió invertir para poder realizar una actividad relacionada y necesaria en el desempeño de las funciones para las que fue contratado por la empresa, por tanto es responsabilidad de la empresa correr con estas erogaciones, y si es el trabajador el que las ha cubierto, debe la empresa proceder a reembolsarlas.

Entre este tipo de gastos pueden existir gastos de transportes, alimentación, hospedaje, compra de útiles y herramientas de trabajo, etc.

Estos pagos al no constituir salario, al igual que los gastos de representación, no forman parte de la base para efectos de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Aspectos tributarios

El reembolso de gastos no es un ingreso para el trabajador, por lo que no deberá pagar impuesto de renta sobre ellos, ni están sometidos a retención en la fuente por ingresos laborales.

Según el artículo 26 del estatuto tributario, se considera ingreso todo pago que sea susceptible de incrementar el patrimonio neto del contribuyente. En el caso de los reembolso de gastos, estos no incrementan el patrimonio del contribuyente [trabajador] sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la empresa, razón por la cual no se consideran ingreso. Es como si el trabajador le hiciera un préstamo a la empresa y esta se lo paga, el pago del préstamo no aumenta el patrimonio y por tanto no es ingreso. Es ingreso el rendimiento financiero que la empresa le pague al empleado por su préstamo.

En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente.

Debe tenerse en claro, que cuando se le reembolsa un gasto al trabajador, éste debe presentar el respectivo soporte, el cual debe figurar a nombre de la empresa, toda vez que es un gasto de la empresa y no del trabajador.

Siendo así, la empresa debe haber practicado retención en la fuente por ese gasto si hubiere lugar a ello, de lo contrario, deberá la empresa asumir esa retención no practicada en su momento.

Por ejemplo, cuando un trabajador debe viajar y paga un hotel, al hacer el pago, el respectivo soporte debe figurar a nombre de la empresa, y el trabajador al momento de pagar, debe aplicar la respectiva retención a nombre de la empresa si fuere el caso, y luego la empresa deberá expedir la certificación del valor retenido. Si el trabajador por olvido o por cualquier otra razón no practica la retención al momento de hacer el pago del servicio, le corresponde ya la empresa asumir esa retención.

Si el documento soporte es expedido a nombre el trabajador, ese gasto ya no podrá imputarse a la empresa puesto que dicho soporte no cumpliría con los requisitos establecidos en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y por consiguiente, el trabajador deberá pasar una cuenta de cobro a la empresa por este valor a rembolsar, y de presentarse esa situación, ya no se le puede dar el tratamiento tributario aquí expuesto, sino que se convierte en un ingreso gravado para el trabajador y por ende sometido a retención en la fuente.

MÁS SOBRE

Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.

Siéntase libre de opinar

6 Opiniones
  1. javier dice:

    Hola mi pregunta? Poseo un contrato de prestación de servicio por un mes. me consignaron en una cuenta el valor de viáticos; pero no me los gaste todos me sobro un 40% ahora me piden reintegro de ese dinero. como lo hago, cual es el conducto. Si entrego en efectivo al jefe el que me debe entregar en constancia o como justifico la la devolución? gracias.

  2. Nohora Sanchez dice:

    Si hago compras de activos como muebles y enseres para la empresa y la factura quedo a mi nombre, como puedo pedir el reembolso? Y si no tengo soportes, que tratamiento tengo que hacer para que la empresa me pague?. Los articulos comprados como se registran contablemente?

  3. diana hernandez dice:

    si la empresa me traslada de ciudad quien incurre en los gastos de estos, tales como trasteo, pasajes etc

  4. Diana Martinez dice:

    "La doctrina de la DIAN (concepto 19952 del 87) menciona que las facturas y demás pruebas documentales que el trabajador presente a la empresa para el reembolso de estos gastos, pueden ser expedidos a nombre suyo o al de la empresa, pero para que los gastos sean deducibles para la empresa que los va a contabilizar como propios se deben efectuar las retenciones en la fuente que ordena la ley de acuerdo con la naturaleza jurídica de la empresa y al concepto pagado.

    De acuerdo con la doctrina de la DIAN, la factura puede venir a nombre del trabajador,", este concepto esta vigente a la fecha.

  5. Yira Mieles Mieles dice:

    Se le puede realizar al empleado en relación de dependenica una liquidación de compras y servicios para sustentar los pagos que están a nombre de colaborador

  6. Gregorio Medina dice:

    Por asistir a reuniones discontinuas en una organización en horario nocturno como reconcimiento me reconocen el valor de un día de salario minimo legal vigente para efectos de servicio de taxi. mi pregunta es si este valor tiene algun tipo de retención en la fuente?. Estare muy atendo a su respuesta, gracias

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc. Lo que no está permitido es insultar o escribir palabras ofensivas o soeces. Si lo hace, su comentario será rechazado por el sistema o será eliminado por el administrador. Por último, trate de no escribir en mayúscula sostenida, resulta muy difícil leerle.