Viáticos: qué son y cuándo constituyen salario

Los viáticos son las sumas que el empleador entrega al trabajador para cubrir manutención, alojamiento, transporte y gastos de representación cuando debe desplazarse fuera de su sede habitual, y el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo determina que solo una parte de ellos constituye salario. ¿Cuál parte y qué efecto tiene eso en la nómina?

Qué son los viáticos.

Un viático es el dinero que el empleador le da al trabajador para sostenerse durante un viaje de trabajo.

La lógica es sencilla: si el trabajador debe desplazarse para cumplir con lo que el empleador le encomendó, no tiene por qué financiar ese viaje de su propio bolsillo.

Los viáticos cubren cuatro conceptos, y esa división es la que después determina qué parte es salario:

Los dos primeros cubren necesidades del trabajador; los dos últimos son instrumentos para que pueda hacer el trabajo. Esa diferencia explica por qué la ley los trata distinto.

Viáticos, gastos de viaje y auxilio de rodamiento.

Son tres figuras que suelen confundirse y tienen consecuencias distintas en la nómina.

La diferencia entre viáticos y gastos de viaje está en quién paga: si la empresa compra el tiquete y reserva el hotel, paga directamente; si le entrega el dinero al trabajador, le paga un viático. Pero esa diferencia de forma no cambia la naturaleza del pago, como veremos más adelante: el alojamiento y la alimentación de los viajes permanentes son salario aunque la empresa los pague directamente al hotel o al restaurante. El auxilio de rodamiento tiene reglas propias que explicamos en el auxilio de rodamiento y su tratamiento laboral y tributario.

Clases de viáticos.

El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo distingue dos clases, y de esa clasificación depende todo lo demás.

Conviene advertir algo sobre los nombres: la norma habla de viáticos «accidentales», pero en la práctica se les llama también ocasionales o esporádicos. Son lo mismo.

Viáticos permanentes.

Son los que se pagan de forma habitual porque el desplazamiento es propio del cargo.

Es el caso del representante de ventas que visita clientes en distintas ciudades, del conductor de ruta o del supervisor que recorre las sedes de la empresa.

Aquí viajar no es una circunstancia excepcional sino parte de lo que el trabajador hace.

Viáticos accidentales.

Son los que se pagan de vez en cuando, porque la naturaleza del cargo no implica desplazarse.

Es el caso de la recepcionista que un día es enviada a otra ciudad a entregar unos documentos, o del contador que viaja una vez al año a una capacitación.

La norma los define por su origen: se dan «con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente».

Cómo se determina si son permanentes.

Es el punto que más se discute, porque la ley no fija un número de viajes ni un porcentaje.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en la sentencia 64324 del 18 de septiembre de 2019, con ponencia del magistrado Donald José Dix, resolvió un caso midiendo la proporción del tiempo:

«Teniendo en cuenta que de acuerdo con el contrato de trabajo, la sede de trabajo del peticionario fue el Terminal de Coveñas, la frecuencia de los desplazamientos que se infiere de los documentos analizados por el juzgador, no tuvo la entidad suficiente para calificarse como permanentes en la medida que de 1260 días comprendidos en los reportes referidos, los 327 que sumaron los desplazamientos solo equivale al 25.95% del tiempo, circunstancia que deja claro que los traslados, si bien fueron frecuentes, no fueron permanentes.»

La Corte no fijó un umbral: en ese caso concreto, viajar el 25,95% del tiempo no bastó para calificar los viáticos como permanentes. Pero la decisión no convierte ese porcentaje en una regla.

De acuerdo con nuestro criterio, la habitualidad se mide por dos cosas a la vez: la frecuencia de los viajes y el cargo que ocupa el trabajador. Un auditor que viaja una vez al mes puede tener viáticos accidentales, mientras que un vendedor de zona que viaja con la misma frecuencia los tiene permanentes, porque desplazarse es la esencia de su trabajo.

Cuándo los viáticos constituyen salario.

La respuesta está en el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 17 de la Ley 50 de 1990:

«1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. 2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. 3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.»

De la norma salen cuatro combinaciones posibles:

Solo una de las cuatro casillas genera salario. Todo el problema práctico consiste en delimitarla bien.

La misma sentencia 64324 de 2019 explica por qué los accidentales quedan siempre por fuera:

«En ese orden, los viáticos son salario, en aquel componente destinado a manutención y alojamiento y cuando quiera que los mismos sean permanentes, contrario sensu, los viáticos que se conceden de manera accidental o transitoria corresponden a la categoría de emolumentos necesarios para el cumplimiento de la labor, que no contribuyen a enriquecer el patrimonio de trabajador.»

La frase decisiva es «no contribuyen a enriquecer el patrimonio del trabajador». Ese es el criterio: lo que repone un gasto no es salario, lo que remunera sí. La Corte Constitucional respaldó esa distinción en la sentencia C-81 de 1996, al declarar que el legislador podía excluir el transporte y la representación del concepto de salario.

El pacto de no salario no cambia la naturaleza del viático.

Es el error más costoso en esta materia y conviene despejarlo.

El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que las partes acuerden que ciertos pagos no constituyan salario. Pero esa facultad tiene un límite: no sirve para desconocer lo que la ley ya calificó.

Lo dijo la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 64324 de 2019:

«La jurisprudencia de esta Corporación, se ha decantado en el sentido que los acuerdos entre las partes no pueden desconocer las disposiciones legales que en materia de viáticos les asigna el carácter salarial a aquel componente destinado a alojamiento y alimentación, en la medida que sean permanentes.»

Un pacto que diga que los viáticos permanentes de manutención y alojamiento no constituyen salario es ineficaz. El trabajador puede reclamar y el juez ordenará reliquidar. El alcance general de estos acuerdos está en pagos laborales que no constituyen salario.

La obligación de especificar cada concepto.

Es el requisito que más se incumple y el que tiene la sanción más severa.

La norma ordena que «siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos». No es una recomendación.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en la sentencia SL3207-2021, con ponencia del magistrado Jorge Prada Sánchez, precisó quién hace esa distribución y cuándo:

«Sin embargo, el numeral segundo no admite discusión de que esa distribución debe ser específica; esto es, determinada, concreta y claramente delimitada, lo cual debe indicarse «siempre que se paguen» tales conceptos. Evidentemente, el destinatario de esta orden es el empleador, por ser el pagador de la remuneración, y la discriminación de los pagos no puede hacerse en momento distinto a aquel en que se sufraguen los viáticos al trabajador.»

La distribución la hace el empleador, y la hace al momento de pagar. No después.

La Corte explica en la misma providencia por qué el momento importa: si el empleador pudiera cambiar los porcentajes más adelante, bastaría con reducir la parte salarial cuando le conviniera.

Así debería verse la distribución de un viaje:

Qué pasa si el empleador no especifica.

La consecuencia es contundente y de aplicación antigua en la jurisprudencia.

Si no se discrimina la destinación, la totalidad de los viáticos permanentes se considera salario. La Corte lo recordó en la sentencia SL3207-2021 citando su propia línea:

«Cuando se trate de viáticos de carácter permanente, las sumas pagadas por este concepto, en particular para manutención y alojamiento, serán consideradas salario; cuando no se haga la discriminación respectiva se tendrá como salario todo lo recibido.»

Para el empleador, entonces, presupuestar y discriminar cada viaje no es un trámite administrativo: es lo que evita que el 100% del viático entre a la base prestacional.

Viáticos pagados directamente al hotel o al restaurante.

Muchas empresas no le entregan el dinero al trabajador, sino que pagan directamente el hotel, el restaurante o el tiquete. Eso no cambia la naturaleza del pago. La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia lo precisó en la sentencia 39396 del 1 de marzo de 2011:

«Además, el hecho de que la empresa pagara directamente a un tercero el hotel o restaurante, que son los que aparecen relacionados, no significa que no los hubiere devengado el trabajador, pues éste es el que hacía el consumo de tales servicios, de donde queda claro y sin duda alguna que si entraban a su patrimonio, pues no tenía que efectuar los gastos correspondientes a su manutención y alojamiento.»

En consecuencia, si los viajes son permanentes, el hotel y la alimentación pagados directamente al proveedor son salario, igual que si se le hubiera entregado el dinero al trabajador. El error frecuente es contabilizar esos pagos como gastos propios de la empresa, sin clasificarlos como viáticos ni discriminarlos: en una fiscalización, la UGPP los tomará como salario y la empresa no tendrá cómo probar qué parte era transporte.

Qué puede hacer el trabajador si la distribución no es razonable.

Ocurre con frecuencia que el empleador asigna una proporción exagerada a los conceptos que no son salario, para reducir la base prestacional.

El trabajador no está desprotegido, aunque la distribución la haga el empleador.

La facultad de distribuir no es discrecional: debe corresponder a los valores comerciales reales de los gastos que se pretenden financiar. Asignar $50.000 a alojamiento y $400.000 a gastos de representación en un viaje donde no hubo cliente que atender no resiste el análisis.

Estas son las vías:

• Conservar los soportes. Las facturas del hotel y de la alimentación demuestran cuánto costaron realmente esos conceptos.
• Reclamar por escrito al empleador. Deja constancia y fija la fecha del reclamo.
• Acudir al Ministerio del Trabajo. Puede requerir al empleador, aunque no ordenar el pago.
• Demandar ante el juez laboral. Es la única vía que obtiene la reliquidación, y el juez valora si la distribución fue razonable.

De acuerdo con nuestro criterio, una distribución que se aparta de los valores comerciales equivale a no haber discriminado, con la consecuencia que ello acarrea: que todo el viático se tenga como salario. El plazo para reclamar es de tres años contados desde que cada pago se hizo exigible, conforme al artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo.

Efectos de que el viático constituya salario.

Cuando el viático es salario, entra a la base de todo lo que se liquida sobre el salario.

En las prestaciones sociales.

La parte salarial de los viáticos permanentes integra la base de la prima de servicios, las cesantías, los intereses sobre cesantías y las vacaciones, y también la de la indemnización por despido. El cálculo de cada concepto está en liquidación del contrato de trabajo.

Por eso los pleitos sobre viáticos suelen aparecer al terminar el contrato o al momento de pensionarse: es cuando el trabajador advierte que su base fue menor de la que debía ser.

En la seguridad social y el límite del 40%.

Aquí hay un punto que el empleador debe vigilar de cerca, porque es materia frecuente de fiscalización de la UGPP.

El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos laborales no constitutivos de salario no pueden superar el 40% del total de la remuneración, y que el excedente entra al ingreso base de cotización.

Ahora bien, ese límite no se aplica a todo pago no salarial. El Consejo de Estado, en la sentencia 30734 del 20 de agosto de 2026, precisó que los pagos que no retribuyen directamente el servicio quedan fuera del cálculo del 40%, porque ese límite opera sobre los pagos que sí tienen carácter remunerativo y que las partes acuerdan excluir del ingreso base de cotización.

La distinción es favorable al empleador que maneja viáticos. Los viáticos accidentales y la parte de transporte y representación de los permanentes no retribuyen el servicio sino que reponen un gasto, de modo que, conforme a ese criterio, no deberían computarse para el límite.

El criterio no es nuevo: la misma sección cuarta ya lo había fijado en la sentencia de unificación 25185 del 9 de diciembre de 2021, según la cual el límite solo aplica a los pagos que las partes desalarizan por acuerdo, no a los que no son salario por su propia naturaleza. De acuerdo con nuestro criterio, conviene de todas formas documentar bien la naturaleza de cada viático, porque la UGPP ha sostenido en sus fiscalizaciones una lectura más amplia del límite. El desarrollo del límite está en límites a los pagos no constitutivos de salario.

Consecuencias de clasificar mal los viáticos.

Si el empleador no cotiza sobre viáticos que sí son salario, incurre en inexactitud de aportes. La UGPP puede liquidar la diferencia de hasta cinco años, con intereses y las sanciones que impone la UGPP, y la Dian puede desconocer la deducción de los pagos laborales sobre los que no se cotizó, según el artículo 108 del estatuto tributario.

También debe cuidarse el caso contrario: sumas pagadas como viáticos a un trabajador que no viaja, o por encima de lo que razonablemente cuestan los desplazamientos, son salario disfrazado y entran en la base, con las mismas consecuencias. Cómo se integra la base de cotización lo explicamos en el artículo sobre la base para liquidar aportes a seguridad social.

¿Es obligatorio pagar viáticos?

Sí, cuando el trabajador debe desplazarse fuera de su sede habitual para cumplir lo que el empleador le encomendó.

El fundamento está en el numeral 1 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, que obliga al empleador a poner a disposición del trabajador los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores.

El trabajador no tiene por qué poner sus propios recursos al servicio del empleador. Si debe viajar por orden de la empresa, los gastos de ese viaje son de la empresa.

No hay monto ni distancia mínima.

Es la consulta que más recibimos sobre este tema y la respuesta desconcierta a muchos: la ley no fija un valor mínimo de viáticos ni una distancia a partir de la cual se causan.

Eso lo define cada empresa en su política interna, en el contrato o en la convención colectiva.

De acuerdo con nuestro criterio, el monto debe fijarse antes del viaje y debe ser suficiente para cubrir los gastos razonables del desplazamiento. Un viático insuficiente traslada al trabajador un costo que no le corresponde, y eso sí es reclamable aunque la ley no fije cifras.

Lo mismo aplica al viaje al exterior: si el empleador envía al trabajador fuera del país, debe cubrir los gastos del desplazamiento, incluidos tiquetes y seguros.

¿El tiempo de viaje es jornada de trabajo?

Es una duda recurrente y la ley no la resuelve de forma expresa.

El criterio que se aplica es si durante el desplazamiento el trabajador está a disposición del empleador.

Si el trabajador viaja dentro de su jornada por orden de la empresa, ese tiempo se computa. Si durante el viaje debe atender asuntos de trabajo, también. En cambio, el simple traslado fuera de la jornada, sin ninguna actividad a cargo, por lo general no se considera jornada.

De acuerdo con nuestro criterio, el caso de los viajes nocturnos prolongados es el más discutible y conviene resolverlo en la política interna de la empresa, fijando si se compensan con descanso, con pago o de ninguna manera. Dejarlo a la interpretación es lo que termina en reclamación.

El tratamiento tributario es distinto.

Conviene no trasladar las conclusiones de este artículo al impuesto de renta, porque las reglas no coinciden.

Para lo laboral, la pregunta es si el viático constituye salario. Para lo tributario, la pregunta es si el pago incrementa el patrimonio del trabajador, y la respuesta puede ser distinta.

El caso más claro es el del pacto de no salario: tiene efectos laborales y de seguridad social, pero ninguno frente a la retención en la fuente. La retención, la deducción, el IVA y la contabilización de los viáticos los desarrollamos en tratamiento tributario de los viáticos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.