Quien recibe una factura electrónica tiene tres días hábiles para aceptarla o rechazarla, según el Código de Comercio y el reglamento de la factura electrónica, y si guarda silencio la factura se entiende aceptada de forma irrevocable. Explicamos desde cuándo corre el plazo, cómo se rechaza una factura y por qué motivos, qué pasa después del rechazo y qué hacer cuando ya no es posible rechazarla, cómo saber si el cliente aceptó o rechazó, qué hacer si llega una factura de algo que no se compró y cuáles son los efectos tributarios del rechazo.
- Cuánto tiempo hay para aceptar o rechazar una factura electrónica.
- Cómo rechazar una factura electrónica.
- Qué pasa cuando se rechaza una factura electrónica.
- Cómo saber si el cliente aceptó o rechazó la factura.
- Me llegó una factura de algo que no compré.
- Efectos tributarios del rechazo.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuánto tiempo tengo para rechazar una factura electrónica?
- ¿Cómo se rechaza una factura electrónica ante la Dian?
- ¿Puedo rechazar una factura respondiendo el correo del proveedor?
- ¿Qué pasa si rechazo una factura electrónica?
- ¿Qué hago si no aparece la opción para rechazar la factura?
- ¿Se puede anular una factura ya aceptada?
- ¿Cómo sé si el cliente aceptó o rechazó mi factura?
- ¿Una factura rechazada sirve como soporte de costos?
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Quien recibe una factura electrónica tiene tres días hábiles para aceptarla o rechazarla, según el artículo 773 del Código de Comercio y el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, y si guarda silencio la factura se entiende aceptada de forma irrevocable. ¿Cómo se rechaza una factura, desde cuándo corre el plazo y qué pasa después del rechazo?
Cuánto tiempo hay para aceptar o rechazar una factura electrónica.
El plazo es de tres días hábiles, y se cuentan desde la fecha de recepción de la mercancía o de la prestación del servicio, no desde la fecha en que la factura llega al correo.
Así lo establece el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, incorporado por el Decreto 1154 de 2020, que contempla dos formas de aceptación:
- Aceptación expresa: cuando el adquirente, por medios electrónicos, acepta de manera expresa el contenido de la factura dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
- Aceptación tácita: cuando no reclama contra su contenido dentro de ese mismo plazo. El reclamo debe hacerse por escrito, en documento electrónico.
Vencido el término sin que se acepte ni se rechace, opera la aceptación tácita, que produce exactamente los mismos efectos que la expresa, según se explica en el artículo sobre la aceptación tácita de la factura.
Por eso el rechazo debe hacerse dentro de los tres días hábiles: al cuarto día ya no es posible, porque la aceptación se habrá consolidado y es irrevocable.
Recordemos que se trata de días hábiles, de manera que sábados, domingos y festivos no se cuentan.
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Cómo rechazar una factura electrónica.
El rechazo no se produce por ignorar la factura ni por responder un correo: hay que registrar el evento correspondiente ante la Dian.
El procedimiento es el siguiente.
- Ingrese al sistema de facturación electrónica de la Dian o al portal de su proveedor tecnológico, con el usuario habilitado de la empresa.
- Ubique la factura recibida en la bandeja de documentos electrónicos, identificándola por número, CUFE o emisor.
- Registre primero el acuse de recibo de la factura, si el sistema lo exige como paso previo.
- Seleccione el evento de reclamo o rechazo de la factura e indique la causal.
- Firme electrónicamente el evento y transmítalo, para que la Dian lo valide.
- Conserve la constancia del evento validado, que es la prueba del rechazo oportuno.
El rechazo debe ser expreso y quedar registrado dentro de los tres días hábiles; un correo al proveedor no lo sustituye, aunque conviene enviarlo también para dejar rastro comercial de la objeción.
Si en el mensaje recibido no aparecen las opciones para aceptar o rechazar, el adquirente debe hacerlo directamente por el servicio de recepción de documentos electrónicos habilitado por la Dian.
Motivos para rechazar una factura.
El rechazo debe tener una causa, y conviene indicarla con precisión porque de ella depende lo que el emisor deba hacer después.
- Errores en la identificación del adquirente o en los datos de la factura.
- Diferencias entre la cantidad facturada y la efectivamente recibida.
- Desacuerdo en el precio, los descuentos o las condiciones comerciales pactadas.
- Devolución total o parcial de la mercancía.
- Productos que no corresponden a lo pedido o que llegaron en mal estado.
- Facturas de operaciones que el adquirente no realizó.
Este último caso merece atención especial y lo tratamos más adelante, porque no siempre obedece a un error.
Qué pasa cuando se rechaza una factura electrónica.
El emisor es notificado del rechazo y debe reaccionar, porque la factura no desaparece por sí sola.
Si el rechazo es total, lo procedente es emitir una nota crédito que anule la factura y, si el negocio se mantiene, expedir una nueva factura corregida.
Si el rechazo es parcial, se emite la nota crédito por el valor objetado y la factura subsiste por el resto.
Las notas crédito deben ser validadas por la Dian, proceso que ejecuta automáticamente la solución de facturación.
Mientras la Dian no valide el rechazo, la factura sigue siendo válida, de modo que el adquirente puede contabilizarla y hacer el ajuste cuando se surta la validación, o esperar a que se resuelva, según su política contable.
Qué hacer cuando ya no se puede rechazar.
Si el plazo venció o la factura ya fue aceptada, el camino del rechazo está cerrado, pero el problema comercial no queda sin solución.
El parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015 es tajante en este punto:
«Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.»
Esa prohibición se refiere a las notas asociadas a la factura registrada como título valor, y por eso la salida práctica es emitir una nota crédito sin asociarla a la factura, que permite resolver la diferencia comercial sin alterar el título ya aceptado.
De acuerdo con nuestro criterio, esa es la vía adecuada para los cambios, devoluciones y garantías posteriores a la aceptación, siempre que la operación quede debidamente soportada y la nota refleje un hecho económico real.
Cómo saber si el cliente aceptó o rechazó la factura.
Los eventos registrados quedan asociados al documento electrónico, de modo que el emisor puede consultarlos.
La consulta se hace en el servicio de facturación electrónica de la Dian o en el portal del proveedor tecnológico, donde se ve la trazabilidad del documento: validación, acuse de recibo, recibo de la mercancía, aceptación o reclamo.
Si la factura es a crédito y se pretende usar como título valor, esos eventos deben además reflejarse en el RADIAN, según se explica en el artículo sobre la factura de venta como título valor.
Revisar esa trazabilidad antes de reclamar el pago evita demandar con una factura que nunca llegó a ser exigible.
Me llegó una factura de algo que no compré.
Ocurre con alguna frecuencia y tiene dos explicaciones posibles: un error en la identificación del adquirente, o que un tercero haya cargado deliberadamente la compra a nombre de otra persona.
Esa segunda práctica busca que las compras no se acumulen en el patrimonio de quien realmente las hizo, y puede tener consecuencias tributarias para quien aparece como adquirente.
Lo que debe hacerse es rechazar la factura dentro de los tres días hábiles, indicando como causal que la operación no corresponde al adquirente, y conservar la constancia del evento.
Si el plazo ya venció, conviene requerir por escrito al emisor para que emita la nota crédito correspondiente y conservar la prueba de ese requerimiento, pues la factura seguirá figurando en el sistema a nombre del adquirente.
Efectos tributarios del rechazo.
Una factura rechazada no sirve como soporte de costos, deducciones ni impuestos descontables, porque no hay una operación aceptada que respaldar.
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que fija los requisitos de la factura para soportar costos y deducciones, nada dice sobre la aceptación o el rechazo, pero la conclusión se impone: quien rechazó la factura no puede después ampararse en ella.
De acuerdo con nuestro criterio, la factura rechazada no debe contabilizarse mientras el rechazo esté en curso, y una vez validado por la Dian el emisor deberá emitir la nota crédito que refleje la anulación.
Los requisitos que sí condicionan la procedencia del soporte se explican en el artículo sobre los requisitos de la factura para soportar costos y deducciones.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuánto tiempo tengo para rechazar una factura electrónica?
Tres días hábiles contados desde la fecha en que se recibe la mercancía o se presta el servicio. Pasado ese plazo opera la aceptación tácita y el rechazo ya no es posible.
¿Cómo se rechaza una factura electrónica ante la Dian?
Ingresando al servicio de facturación electrónica de la Dian o al portal del proveedor tecnológico, ubicando la factura y registrando el evento de reclamo o rechazo con su causal, firmado electrónicamente y transmitido para validación.
¿Puedo rechazar una factura respondiendo el correo del proveedor?
No. El rechazo debe registrarse como evento electrónico ante la Dian. El correo sirve como constancia comercial, pero no reemplaza el registro del evento.
¿Qué pasa si rechazo una factura electrónica?
El emisor recibe la notificación del rechazo y debe emitir una nota crédito que anule la factura si el rechazo fue total, o ajustarla si fue parcial, y expedir una nueva factura si el negocio continúa.
¿Qué hago si no aparece la opción para rechazar la factura?
Debe hacerlo directamente por el servicio de recepción de documentos electrónicos habilitado por la Dian, con el usuario de la empresa, sin depender del enlace que envíe el proveedor.
¿Se puede anular una factura ya aceptada?
No mediante notas asociadas a esa factura, que quedan prohibidas una vez la factura es aceptada como título valor. La salida es emitir una nota crédito sin asociarla a la factura para resolver la diferencia comercial.
¿Cómo sé si el cliente aceptó o rechazó mi factura?
Consultando la trazabilidad del documento en el servicio de facturación electrónica de la Dian o en el portal de su proveedor tecnológico, donde figuran la validación y los eventos registrados por el adquirente.
¿Una factura rechazada sirve como soporte de costos?
No. Sin aceptación, expresa o tácita, no hay operación soportada, de modo que quien rechazó la factura no puede usarla para costos, deducciones ni impuestos descontables.
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Deseamos que tengan buen día.
Somos un contratista de telecomunicaciones y emitimos a nuestro CONTRATANTE una factura electrónica en este mes de marzo de 2025, por un servicio prestado el año pasado en octubre de 2024. Esto se debe a que el contratante debe realizar un procedimiento interno que consiste en hacer y emitir un acta. Debido a que no hemos recibido este documento y por el tiempo que ha transcurrido, procedimos a facturar electrónicamente el servicio con la liquidación conocida y realizada entre las partes, con el fin de radicar mediante correo electrónico la entrega de la misma y así comprometer al pago y solución por parte del CONTRATANTE de esta obligación. Pero a la fecha de hoy, no hemos recibido formalmente el rechazo o la aceptación de nuestra factura. ¿Qué podemos hacer en este caso para que la empresa nos cumpla?
En este caso, podría haberse configurado la aceptación tácita de la factura.
Buenos días,
En el caso de que se acepte la factura, esto se debe a que opera la aceptación táctica de la factura electrónica por no darle respuesta en el término señalado por la ley. No se contabiliza como costo porque se espera que se audite esta factura para verificar si genera glosa. Una vez que se determine que existe glosa, se le responde vía correo al proveedor para que él, en su efecto, realice la nota de crédito a la factura emitida. Una vez que el proveedor emite la nota de crédito de forma electrónica, es cuando se procede a contabilizar el costo. Este proceso debe llevarse a cabo contablemente como corresponde. Agradezco la consulta.
Posteriormente, si tras la auditoría se determina que existe una glosa, ¿qué procedimiento contable se debe seguir?
El gasto debe causarse independientemente de lo que ocurra en el futuro. No es correcto recibir una factura y no contabilizarla a la espera de si probablemente se emitirá una nota crédito. El gasto se causa y si luego se emite una nota crédito se contabiliza ese hecho económico.
Buenas tardes,
Si me llegó una factura de un proveedor y después una nota de crédito por esa misma factura total, debo rechazarla por el proveedor tecnológico con sus tres eventos. ¿Qué pasa si no la rechazo, teniendo la nota como soporte?
Gracias.
Si hay razones justificadas para rechazar la factura, es lo que se debe hacer. En todo caso, el efecto de rechazar la factura y de la nota crédito es el mismo, pues se informa a la Dian en los dos casos de la situación respecto a esa factura.
Saludos
En el caso de que se acepte la factura, pero luego de ser auditada se determine que existe una glosa, se deberá seguir el procedimiento contable correspondiente.
Hola, me llegó una factura electrónica de algo que desconozco y nunca compré. Evidentemente, la he rechazado. ¿Qué implicaciones tiene esto?
Pudo haber sido un error, o que alguien deliberadamente haya querido cargar la compra a su nombre para evitar superar los topes que lo obliguen a declarar. Es una práctica común comprar a nombre de terceros para que declaren ellos en su lugar.
No es mucho lo que se pueda hacer, ya que la Dian no ha habilitado un espacio para denunciar estas prácticas.
Saludos
Buenos días,
Tengo una inquietud, por favor. ¿Una factura electrónica que recibe el evento de rechazo 031 por reclamo se contabiliza o no, teniendo en cuenta que el emisor no ha expedido la respectiva nota de crédito ni ha reexpedido la nueva que la reemplaza?
Gracias.
Buenos días, Paula
En razón a que el rechazo de la factura requiere validación previa por parte de la Dian, hasta que esa validación no se supere, la factura electrónica sigue siendo válida, el recepto de la factura podría contabilizarla y hacer el ajuste respectivo cuando se supere el proceso de validación y se emita la nota crédito y/o la nueva factura.
Otra alternativa válida dependiendo de la política contable de la empresa, es no contabilizarla hasta tanto se valide por parte de la Dian el rechazo de la factura.
Saludos
¿Qué opción de subsanación puede haber cuando se emite una factura electrónica que no se debía, pero antes de realizar la nota de crédito, el receptor ya ha generado su aceptación?
Si ya ha sido aceptada la factura no se puede emitir una nota crédito, es decir, no se puede anular.
Buenos días:
Si un proveedor nos envió una factura y, a la vez, una nota de crédito de la misma sin que nosotros la hayamos aceptado o rechazado, ¿debo rechazar esa factura igual, a pesar de que ya tengo la nota de crédito?
En ese caso, no sería necesario rechazar la factura porque ya ha sido anulada con la nota de crédito.
Buenas tardes. Si tengo una factura electrónica y soy el emisor, y por error faltaron algunos impuestos, el adquiriente da su aceptación expresa. En este caso, ¿de quién es la responsabilidad al aceptar la factura electrónica? Es lógico que, si el emisor se da cuenta del error, deberá corregirlo anulando dicha factura con una nota de crédito y generando una nueva factura corregida con los impuestos correspondientes. Sin embargo, en este momento, el adquiriente no puede aceptar la nota de crédito porque ya había dado su aceptación expresa. ¿Cómo podemos solucionar esta dificultad?
¿Podría emitirse una nota de crédito sin factura asociada a fin de resolver comercialmente la situación?
Si vendo mercancía en mostrador y genero mi factura electrónica, y el cliente, después de 72 horas, viene a realizar un cambio o una devolución parcial o total de la factura, al emitir una nota de crédito electrónica, la DIAN la rechaza porque ya hubo una factura aceptada. Sin embargo, el cliente no debe estar obligado a quedarse con un producto que no satisface sus necesidades. ¿Cómo puedo registrar esa nota de crédito si ya no la acepta la DIAN? Además, dado que el cliente llevará otros productos, me quedaría con un ingreso doble.
En ese caso, habría que generar una nota de crédito sin asociarla a la factura.
Si la mercancía llega de forma parcial, comercialmente la factura es recibida, pero el proveedor debe emitir una nota de crédito por la parte de la mercancía que no llegó. Sin embargo, entonces, según el artículo, ¿la factura no es descontable de impuestos si es reclamada? En este caso, ¿qué se debe hacer? Si se acepta, no se puede hacer la nota de crédito, y si se reclama, no se puede descontar la parte que sí llegó.
Se pueden emitir notas de crédito sin asociarlas a la factura, lo que permite resolver las diferencias comerciales.
Buen día:
Si recibo una factura electrónica y no está la opción de aceptar o rechazar, ¿cómo hago para rechazarla?
Puede seguir el procedimiento indicado en el artículo 1.6.1.4.1.5 del Decreto 1625 de 2016.
Buen día. Si genero una factura el último día del mes y el cliente me dice que tuvo una fecha de cierre interno, ¿tiene el derecho de rechazar la factura por este hecho, entendiendo que es una factura electrónica? ¿Cómo puedo sustentar al cliente que no es válido el rechazo, ya que las facturas electrónicas se pueden emitir en cualquier fecha del mes?
El emisor de la factura no puede controlar las decisiones que tome el adquiriente, quien puede rechazar la factura con o sin razón. Así que si eso sucede, se debe emitir la respectiva nota de crédito y emitir la factura nuevamente.
De otra parte, no es problema del emisor de la factura que al adquiriente le resulte conveniente o no la emisión de una factura en determinada fecha, pero sí podría llegarse a un acuerdo antes de que se emita la factura.
Deberían ser un sistema neutral políticamente. Decepción. El conocimiento no tiene por qué ser perturbado con esas imágenes.
No comprendemos a qué se refiere. ¿Podría darnos más detalles?
Tengo una pregunta: ¿las facturas que uno rechaza o devuelve a los proveedores se tienen que causar o existe la obligación de hacer este proceso?
Consideramos que la factura que se rechaza no se debe causar, siempre que se rechace antes de haberse contabilizado, naturalmente.
Buen día, un cliente por error me rechaza una factura, después de 15 días, él me dice que le genere una nueva, pero nosotros no podemos porque ya les habíamos anulado otra, ¿qué se puede hacer?