Requisitos de la factura

Toda persona o empresa que esté obligada  a facturar, o que sin estarlo quiera expedirla y que sea válida como título valor, debe cumplir una serie de requisitos tanto del código de comercio como del estatuto tributario.

Es importante anotar que los requisitos tanto tributarios como comerciales se deben satisfacer para que sean validadas en los dos campos.

Concepto de factura

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura como: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”.

Requisitos debe cumplir una factura para efectos comerciales.

Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio:

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

Requisitos debe cumplir una factura para efectos tributarios.

Desde el punto de vista tributario, la factura debe cumplir con los requisitos que contiene el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

j. <Literal inexequible>

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Paragrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.

Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.

Lo contemplado en el artículo 617, son los requisitos que debe cumplir quien expide la factura (vendedor).

Requisitos que debe cumplir la factura para soportar costos,deducciones e impuestos descontables.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir la factura desde el punto de vista de quien la expide, pero para el comprador, que es el que debe soportar o probar los costos, deducciones e impuestos descontables que pretenda declarar, no requiere que la factura contenga todos los requisitos del 617, sino que le es suficiente con que acredite los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario:

Estatuto tributario, Art. 771-2.” Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

PARÁGRAFO 2o.  Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.

Adicionalmente,  quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

Si no se cumplen con todos los requisitos de la factura existen tres consecuencias a saber:

  1. No sirve como título valor
  2. No sirve para soportar costos o gastos.
  3. El que la expida se hace acreedor a una sanción.

Valga decir que todo responsable del régimen común del impuesto a las ventas debe expedir factura, sea una persona natural o una persona jurídica.

Contenido relacionado:
Compartirlo
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y nosotros colocaremos en su bandeja de entrada la mejor información que generamos diariamente.


Déjenos su opinión

11 Opiniones
  1. abigail dice:

    queria saber los requisito basico de factura no se si tengo que copiar lo de comprar o venta
    gracias

  2. Carlos dice:

    ¿Es obligatorio colocarle sellod e mi empresa a las facturas?

    • Ingrid dice:

      Es opcional que quieras o no colocar el sello de tu empresa a las facturas, Fijate por ejemplo en las facturas de telefonía (que son de sociedades) o en las que te puede emitir un restaurante (que normalmente son autonomos).
      Todo esto no quiere decir que si alguna factura te llega con sello y firma no esté bien.

  3. gabriel lopez madera dice:

    Hola, tengo una duda sobre la resolución de facturación que debe aparecer en la factura, cuando se ha vencido el tiempo de las autorizadas de 2 años y me quedan numeración que debo habilitar…?, si me tocara hacer facturas llevaría la resolución de la autorizada o de habilita, o ambas….?

  4. yeas dice:

    Buenas tardes, una pregunta es indispensable que el Nit. de la empresa (el cliente) vaya con dígito de verificación?. El sistema por donde facturamos no lo coloca y me dice el cliente que debe ir completo con el dígito. Agradecería mucho una respuesta. Gracias.

  5. LUZ PIEDAD ECHEVERRY dice:

    Hola quisiera saber si tengo derecho a solicitar el cambio de una factura litográfica cuando presente tachones o enmedaduras??

  6. Aura Quinana dice:

    Exelente

  7. Patricia dice:

    buenas tardes, cual es la informacion de la superintendencia de comercio que debe llevar una factura? y disulpen la ignorancia! gracias

  8. Rafael Barrios dice:

    Gracias por la información, muy útil..

  9. David dice:

    Según el Código de comercio ¿cuáles son los tipos de factura?

En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.