Requisitos de la factura de venta

Toda persona o empresa que esté obligada a facturar, o que sin estarlo quiera expedirla una factura de venta, requiere cumplir con los requisitos que señala la ley.

Cuando expedir facturas de venta.

requisitos-factura

Se debe expedir factura de venta cuando el vendedor está obligado a expedir factura, principalmente desde el punto de vista tributario.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Quien no esté obligado a expedir factura de acuerdo a la legislación tributaria, puede expedirla, y en tal caso debe cumplir con los requisitos legales, si es que pretende que tenga validez.

Requisitos de la factura en el artículo 617 del estatuto tributario.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe cumplir la factura la factura de venta, que son los siguientes:

  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de su expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de autorización para facturar, que debe estar impresa en a respectiva factura.

Resolución de facturación. Requisitos y vigencia

De los anteriores requisitos señalados, los siguientes deben estar previamente impresos en la factura:

  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  4. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Quien emita facturas en papel, en formatos preimpresos, no pueden diligenciar manualmente esos datos.

Sanciones por facturación

La omisión de algunos de esos requisitos constituye una irregularidad que puede ser sancionada por la Dian.

Requisitos de la factura para efectos tributarios.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir una factura, respecto a quien la expide, es decir, al vendedor, pero para que el comprador pueda soportar costos, gastos e impuestos descontables, no es necesario que la factura cumpla con todos los requisitos del artículo 617.

El artículo 771-2 del estatuto tributario exige para soportar costos, deducciones e impuestos descontables que la factura cumpla con los siguientes requisitos:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.

Lo anterior busca evitar que un contribuyente se pueda ver afectado por los errores que cometa un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan estos requisitos mínimos.

Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

El artículo 771-2 del estatuto tributario también exige unos requisitos mínimos tratándose de documentos equivalentes, que son:

  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Valor total de la operación.

Lo anterior es válido cuando se adquieren bienes o servicios a personas que no están obligadas a expedir factura.

Documento equivalente a la factura

Si existe obligación de expedir factura no se acepta el documento equivalente, razón se acostumbra solicitar copia del Rut del proveedor.

Comparativo de requisitos entre adquiriente y vendedor.

Los requisitos de la factura que se exigen al quien la expide (vendedor) no son los mismos que se piden a quien la recibe (comprador), lo que se puede apreciar en el siguiente comparativo:

Requisitos para quien expide la factura. Requisitos para quien recibe la factura.
Estar denominada expresamente como factura de venta.

Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

Fecha de su expedición.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación.

El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Resolución de facturación.

Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

Fecha de su expedición.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación.

Es decir, que hay 4 requisitos que no se le exigen a quien recibe la factura, o, dicho de otra manera, para el comprador la factura sigue siendo válida para efectos tributarios sin la totalidad de los requisitos del 617, siempre que cumplan con la totalidad de los requisitos del 771-2 del estatuto tributario.

Facturación electrónica — Obligados y requisitos

Requisitos de la factura de venta como título valor.

Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un título valor, debe contener como mínimo los requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio, que además se remitir al artículo 617 del estatuto tributario, señala los siguientes:

  • La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
  • La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
  • El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Si estos requisitos la factura no constituye título valor, pero la norma precisa que ello no afecta la validez jurídica del negocio que dio origen a la factura.

Títulos valores. ¿Que es un titulo valor?

Par que la factura constituya título valor, adicional a los requisitos específicos ya señalados, se debe atender los señalados por el artículo 621:

  1. La mención del derecho que en el título se incorpora
  2. La firma de quién lo crea.

El primer requisito se incorpora en la factura cuando en ella se indica la descripción del servicio o producto facturado, y el valor del mismo.

Recomendados.

Compártalo en Facebook Compártalo en Twitter
Gerencie.com en su correo.

Suscríbase y enviaremos a su correo nuestra información mas reciente.


Déjenos su opinión

5 Opiniones
  1. Eliana Dice:

    Como se hace para tener la resolución de facturación de la DIAN, y si es un almacén o es obligatorio tener facturero

    Responder
  2. jhon h Dice:

    cual es el monto máximo de dinero que puedo generar por una factura POS sin nombre personal del adquiriente?

    Responder
  3. albeiroarias Dice:

    hasta que monto puedo facturar por pos??

    Responder
  4. martha R Dice:

    bnos dias se puede exigir cambio en el nit del comprador ? teniendo en cuenta que no cambian valores y la informacion a la dian no se ha reportado de este año 2020
    compras del mes de abril de 2020

    Responder
  5. Carolina Dice:

    Buenos días, como se hace para facturar a un extranjero persona natural, dónde no se identifican las personas por número de identificación o si lo hacen es un numero o código secreto que ellos no revelan?

    Responder
En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.