Anexos en la declaración de renta

Cuando se elabora una declaración de renta se deben diligenciar una serie de anexos que sirven para preparar la declaración, para entenderla años después y para explicarla ante la Dian si llega a ser necesario. No son obligatorios, pero son la única forma de saber de dónde salió cada cifra del formulario.

Por qué el formulario no basta.

El formulario en que se diligencia la declaración de renta es en extremo resumido, y sobre él no podemos verificar más que las sumas y restas estén correctas, pero no podemos determinar si los valores declarados son correctos.

Un solo renglón de patrimonio bruto puede contener veinte activos, y un solo renglón de ingresos, cuarenta pagos de terceros distintos. El formulario muestra el resultado y esconde el camino.

Por ello se debe elaborar un anexo de cada sección del formulario, a fin de poder entender de dónde salieron los valores declarados y verificar cómo se determinó cada uno.

Generalmente los anexos se hacen en Excel, con una hoja por concepto en la que se relacionan de forma discriminada los valores declarados y los cálculos que se hicieron. Al estar formulados permiten auditar el resultado y detectar el error antes de que lo detecte la Dian.

Los anexos y los soportes no son lo mismo. El anexo es la relación que usted construye; el soporte es el documento que respalda cada línea de esa relación, y de eso nos ocupamos en los documentos necesarios para declarar renta. Un buen anexo incluye una columna que remite al soporte, de modo que ambos funcionen juntos.

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• Proyección y planeación pensional
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Anexos que se deben elaborar.

La regla práctica es sencilla: un anexo por cada sección del formulario que tenga más de una cifra detrás.

Dependiendo de cada contribuyente y de cada caso particular se pueden elaborar más o menos anexos, o más o menos detallados. Quien solo declara por superar el tope de consignaciones necesita dos anexos; quien tiene rentas de trabajo, de capital y ganancias ocasionales, necesita todos.

El anexo de renta presuntiva hoy no tiene efecto.

Vale advertirlo porque el anexo se sigue arrastrando de plantillas antiguas: la tarifa de la renta presuntiva es del 0% desde el año gravable 2021, de modo que su depuración ya no determina impuesto alguno.

El anexo conserva utilidad en un solo caso: cuando el contribuyente tiene excesos de renta presuntiva sobre renta líquida de años anteriores pendientes de compensar, porque esos excesos sí se pueden imputar dentro de los cinco años siguientes y hay que llevarles el rastro.

Estructura de los anexos principales.

Es la pregunta que más nos hacen los lectores: no cuáles anexos hacer, sino qué columnas debe tener cada uno. A continuación proponemos una estructura mínima, que cada quien puede ampliar.

Anexo de activos.

Es el más importante, porque de él sale el costo fiscal que se usará dentro de diez años cuando el bien se venda.

La columna del reajuste fiscal es la que más se olvida y la que más cuesta: quien no la lleva termina declarando el inmueble por el mismo valor durante años y pagando ganancia ocasional sobre una utilidad inflada, como explicamos en el reajuste fiscal al costo de los activos fijos.

Anexo de pasivos.

Anexo de ingresos.

La última columna es la que convierte el anexo en una herramienta de conciliación: permite ver de un vistazo qué ingresos reportó un tercero y usted no declaró, y qué ingresos declaró usted que nadie reportó.

Anexo de rentas exentas y deducciones imputables.

Este anexo es indispensable porque el formulario muestra un solo total y la Dian rechaza conceptos individuales, de modo que sin el detalle no hay forma de defender la cifra ni de reclasificarla. La mecánica del recorte proporcional la desarrollamos en cómo declarar las rentas exentas y deducciones imputables limitadas.

Anexo de ganancias ocasionales.

Anexo de comparación patrimonial.

Es el anexo que nadie hace y el que más problemas evita, porque la Dian sí lo hace. Basta una hoja con seis líneas: patrimonio líquido del año anterior, más las rentas y ganancias ocasionales declaradas en el año, más los ingresos no gravados, menos el impuesto pagado y los gastos personales, y el resultado comparado con el patrimonio líquido actual.

Si la diferencia no cuadra, hay algo sin declarar o un pasivo que desapareció sin explicación, y conviene resolverlo antes de presentar la declaración y no cuando llegue el requerimiento por renta por comparación patrimonial.

En las personas naturales, un anexo por cédula.

En el caso de las personas naturales lo ideal es hacer un anexo por cada cédula, discriminando lo que se imputa en cada una de ellas.

La razón es que el sistema cedular impide compensar entre cédulas: los costos de la renta de capital no se restan de la renta de trabajo, y hay rentas exentas y deducciones que solo caben en determinadas subcédulas. Un anexo global impide ver si un concepto quedó imputado donde no procedía, que es una de las causas más frecuentes de corrección.

En algunos casos de cierta complejidad lo recomendable es acompañar los anexos con notas aclaratorias que justifiquen, expliquen o aclaren los conceptos y valores tenidos en cuenta, en especial cuando se adoptó una posición interpretativa o cuando la cifra declarada se aparta de la reportada en la exógena.

Utilidad de los anexos.

Solo a partir de los anexos podemos verificar lo que se ha declarado, cómo se ha declarado y por qué se ha declarado.

Si luego surge una investigación de la Dian, podremos verificar, explicar y, de ser necesario, corregir con base en los anexos previamente realizados. Cualquier revisión o verificación futura se hará sobre los anexos, puesto que estos fueron la materia prima para elaborar la declaración.

Cuando se elabore la declaración del año siguiente, quien la vaya a elaborar encontrará en los anexos anteriores información valiosa que le ayudará a entender lo declarado, como base para elaborar la nueva declaración. Es especialmente cierto cuando cambia el contador: sin anexos, el nuevo tiene que reconstruir desde cero un costo fiscal que llevaba quince años acumulándose.

Por último, los anexos sirven para proyectar la situación tributaria del contribuyente hacia el futuro, pues son una radiografía de su situación financiera y fiscal actual. Con ellos se puede saber, por ejemplo, en qué fecha conviene vender un inmueble para que la utilidad sea ganancia ocasional y no renta ordinaria.

Hay que saber qué se hizo y cómo se hizo para saber en un momento dado si se hizo bien o mal, y eso solo es posible con unos buenos anexos.

Obligatoriedad de los anexos.

Desde el punto de vista legal no es obligación elaborar los anexos, y el contribuyente no puede ser sancionado por no hacerlos.

Pero, como ya explicamos, sin la existencia de los anexos es muy difícil garantizar una declaración de renta sin errores, y si hay errores hay sanciones, que sí están tipificadas y que suelen costar mucho más que el tiempo de armar la hoja de Excel.

Hay una excepción que conviene no confundir: la conciliación fiscal de los formatos 2516 y 2517 sí es obligatoria para los obligados a llevar contabilidad, y su omisión sí es sancionable. Ese es un anexo en sentido formal, exigido por la Dian, y no un papel de trabajo del contribuyente.

¿Por cuánto tiempo se conservan los anexos?

Al menos por el término de firmeza de la declaración, que por regla general es de tres años, pero en la práctica conviene conservarlos mucho más.

La razón es el costo fiscal: el anexo de activos del año en que se compró un inmueble sigue siendo relevante veinte años después, cuando ese inmueble se venda y haya que acreditar el costo con el que se determina la ganancia ocasional. Un anexo de patrimonio no caduca con la firmeza de la declaración en que se usó.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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