Retiro de cesantías: motivos y requisitos

Las cesantías que están en el fondo solo pueden retirarse en los casos que permite la ley: al terminar el contrato de trabajo, o antes, mediante un retiro parcial, para vivienda o educación. También pueden retirarse al pasar a salario integral, en la sustitución de empleador, al ser llamado a prestar el servicio militar, para comprar acciones de empresas estatales que se venden al público y, en caso de fallecimiento, por los beneficiarios del trabajador. La norma base es el artículo 102 de la ley 50 de 1990, reglamentado por los artículos 2.2.1.3.15 y siguientes del decreto 1072 de 2015. ¿Qué exige cada caso y para qué no se pueden retirar?

Los motivos para retirar las cesantías.

El artículo 102 de la ley 50 de 1990 dispone que el trabajador afiliado a un fondo solo puede retirar las sumas abonadas en su cuenta en los casos que enumera. Agrupados, los motivos son estos:

La lista es cerrada. Fuera de estos casos, el fondo no puede entregar las cesantías, por grave o urgente que sea la necesidad del trabajador.

El retiro al terminar el contrato.

La terminación del contrato es el motivo natural del retiro, porque las cesantías existen para cuando el trabajador queda cesante. No importa la causa de la terminación: renuncia, despido con o sin justa causa, vencimiento del plazo, mutuo acuerdo o pensión.

El numeral 1 del artículo 102 de la ley 50 de 1990 fija el plazo del fondo:

«Cuando termine el contrato de trabajo. En este evento la Sociedad Administradora entregará al trabajador las sumas a su favor dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de la solicitud.»

El artículo 2.2.1.3.15 del decreto 1072 de 2015 precisó que basta la solicitud del trabajador acompañada de prueba al menos sumaria de la terminación, y que el fondo debe pagar dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se acrediten los requisitos. La prueba puede ser la carta de despido, la aceptación de la renuncia o una certificación del empleador. Los documentos, el modelo de carta y qué hacer si el empleador no entrega la constancia están en el artículo sobre el retiro de cesantías por terminación del contrato de trabajo.

No hay plazo para hacerlo. Las cesantías consignadas no se pierden si no se retiran: siguen en el fondo, generando rendimientos, hasta que el trabajador las pida.

El retiro por paso a salario integral.

El trabajador que pasa a salario integral recibe la liquidación definitiva de sus cesantías causadas hasta esa fecha, según el numeral 4 del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo, sin que el contrato termine. Por la misma razón puede retirar las que tenga acumuladas en el fondo, porque en adelante no causará más cesantías.

Para el retiro, el fondo suele pedir una certificación del empleador en la que conste el cambio a salario integral y su fecha.

El retiro por fallecimiento del trabajador.

Cuando el trabajador fallece, sus cesantías las reclaman sus beneficiarios: el cónyuge o compañero permanente, los hijos y, a falta de ellos, los padres, según las reglas del Código Sustantivo del Trabajo sobre el pago de prestaciones por muerte.

El fondo exige acreditar la muerte y la calidad de beneficiario, con el registro civil de defunción y los registros de matrimonio o nacimiento, o declaraciones extrajuicio en el caso del compañero permanente. También suele exigir la publicación de avisos para que se presenten otros posibles beneficiarios. El procedimiento completo, del lado del empleador, lo explicamos en qué hacer cuando muere el trabajador.

El retiro por sustitución de empleador.

En la sustitución de empleador el contrato no termina: continúa con el nuevo empleador. Aun así, el artículo 2.2.1.3.17 del decreto 1072 de 2015 permite al trabajador retirar las cesantías causadas hasta la fecha de la sustitución, en los términos de los numerales 4 y 6 del artículo 69 del Código Sustantivo del Trabajo.

Para ello debe presentar al fondo el acuerdo suscrito con el antiguo o con el nuevo empleador. Las cesantías que todavía estén en poder del empleador se pagan en los términos de ese acuerdo.

El retiro por servicio militar.

El decreto 1562 de 2019, que adicionó el decreto 1072 de 2015, reglamentó también el retiro de cesantías del trabajador llamado a prestar el servicio militar obligatorio. Los requisitos los fija cada fondo con base en esa reglamentación.

El retiro parcial para vivienda.

Estando empleado, el trabajador puede retirar cesantías para la compra de vivienda o de lote, la construcción sobre un lote propio, la ampliación, reparación o mejora de su vivienda y el pago de créditos hipotecarios o de impuestos del inmueble.

La vivienda debe ser del trabajador o de su cónyuge o compañero permanente. No se pueden retirar cesantías para la vivienda de los padres, los hermanos ni otros familiares, aunque el trabajador viva en ella.

Antes de radicar la solicitud en el fondo, el empleador debe constatar que se cumplen los requisitos, según el parágrafo 1 del artículo 2.2.1.3.3 del decreto 1072 de 2015. Los usos permitidos y los documentos de cada caso están en el artículo sobre el retiro de cesantías para compra o mejora de vivienda.

El retiro parcial para educación.

El numeral 3 del artículo 102 de la ley 50 de 1990 permite retirar cesantías para la educación:

«Para financiar los pagos por concepto de matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado. En tal caso el Fondo girará directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo del saldo del trabajador, desde la fecha de la entrega efectiva.»

Nótese que el dinero no se le entrega al trabajador: el fondo lo gira directamente a la institución. Y el uso es la matrícula, no otros gastos académicos. De acuerdo con nuestro criterio, los derechos de grado, los libros o el transporte no están cubiertos.

La ley 1809 de 2016 amplió el uso para la educación superior de los hijos o dependientes, al permitir destinar las cesantías a ahorro programado o seguros educativos. Además, los fondos admiten retiros para programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano de instituciones autorizadas, y para estudios en el exterior en instituciones reconocidas por el país sede.

Otros motivos de retiro parcial.

Las cesantías también pueden retirarse para comprar acciones en los procesos en que el Estado vende su participación en empresas, como ha ocurrido en algunas emisiones de acciones de empresas estatales ofrecidas al público. El trabajador debe acreditar la adjudicación de las acciones.

Para qué no se pueden retirar las cesantías.

Como la lista es cerrada, hay usos frecuentes que la ley no permite:

• Pagar deudas, tarjetas de crédito o créditos de libre inversión.
• Comprar un vehículo o una motocicleta.
• Atender una enfermedad, aunque sea grave.
• Pagar la vivienda o las mejoras de la casa de los padres o de otros familiares.
• Pagar gastos de escrituración, viajes o cualquier otro gasto personal.

Cuando el contrato termina, en cambio, el trabajador retira la totalidad de sus cesantías y puede darles el uso que quiera.

Cómo se hace el retiro.

El retiro se solicita ante el fondo de cesantías, por su página web, su aplicación o sus oficinas. En general, el fondo pide:

• El formulario de solicitud de retiro.
• La copia del documento de identidad.
• La carta o certificación del empleador, según el motivo.
• Los soportes del uso: la constancia de terminación del contrato, la promesa de compraventa, el contrato de obra, el recibo de matrícula o el extracto del crédito, según el caso.
• La certificación bancaria de la cuenta para el desembolso, cuando el pago no se gira a un tercero.

Cada fondo puede pedir documentos adicionales, de modo que conviene revisar sus requisitos antes de radicar. El artículo 104 de la ley 50 de 1990 le permite, además, representar al trabajador en las acciones contra el empleador que incumpla.

Si la empresa ya no existe.

Cuando la empresa desapareció y no hay quien certifique la terminación del contrato, el trabajador puede acudir a otros medios de prueba, como el certificado de la cámara de comercio que acredite la liquidación de la sociedad, acompañado de una declaración extrajuicio sobre la terminación. De acuerdo con nuestro criterio, el fondo debe valorar esas pruebas, porque la ley no exige una carta del empleador como única prueba.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.