Sistema de inventarios permanente

Los inventarios de una empresa deben ser controlados constantemente, y para ello se utiliza precisamente el sistema de inventarios permanente.

Qué es el inventario permanente.

Hacer un inventario permanente supone que, en todo momento, constante y permanentemente, la empresa conoce qué tiene en sus inventarios, qué productos tiene, cuántas unidades dispone, cuál es su costo de venta y cuánto valen sus inventarios.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventarios, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario.

Este control se lleva a cabo mediante tarjetas llamadas Kardex, hoy sistematizadas, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario.

Inventario permanente en el costo de venta.

Mediante el inventario permanente, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que, en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente tiene el inconveniente de los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Costo de venta.El costo de venta es lo que se invierte para hacer una venta representado en lo que se pagó para tener disponible el producto para la venta.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Métodos de valuación de inventarios

En el sistema permanente se utilizan diferentes métodos para evaluar los inventarios, y los más utilizados son los siguientes:

1. Método del promedio ponderado
2. Método Peps
3. Método Ueps

Existen otros métodos de valuación o valoración de inventarios, pero estos son los más comunes y, de hecho, el más utilizado es el promedio ponderado, en razón a su facilidad de implementación.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o materia prima se contabilizan en un débito a la cuenta de Inventarios (Activo).

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios; es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que, al momento de cada venta, se determina también su costo.

Ejemplo:

Se venden 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% sobre el costo del producto. IVA del 19% y retención en la fuente por compras del 2.5%.

Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.

Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota: En este ejemplo, el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.

Contabilización:

2. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 19% y retención en la fuente por compras del 2.5%.

Contabilización:

Nota.

Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras es un pasivo de carácter débito, el cual podemos descontar del IVA que se ha generado en la venta, de modo que el valor a pagar por IVA será la diferencia entre el valor crédito más el valor débito de la cuenta 2408.

El impuesto a las ventas y la retención en la fuente correspondientes a las devoluciones de compras y ventas se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.