En este artículo 17 secciones
- Qué es el sistema de inventarios permanente.
- Contabilización en el sistema permanente.
- Diferencias con el sistema periódico.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué es el sistema de inventarios permanente?
- ¿Cómo se contabiliza en el sistema permanente?
- ¿Qué es el kárdex?
- ¿Cuál es la diferencia con el sistema periódico?
- ¿Qué métodos de valuación se usan en el sistema permanente?
- ¿Con inventario permanente hay que hacer conteo físico?
- ¿Se puede calcular el costo de venta con un porcentaje sobre el precio?
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En el sistema de inventarios permanente la empresa conoce en todo momento qué tiene en bodega, cuánto vale y cuál es el costo de cada venta, porque registra cada entrada y cada salida. Es el sistema que usa cualquier software contable, y el que permite conocer la utilidad bruta sin esperar al cierre. ¿Cómo funciona, cómo se contabiliza y en qué se diferencia del periódico?
Qué es el sistema de inventarios permanente.
También llamado perpetuo o continuo, es el sistema que lleva el control del inventario unidad por unidad: cada compra se registra con su cantidad y su costo, y cada venta descuenta del inventario el costo de lo que salió.
Ese control se lleva en el kárdex, que antes era una tarjeta física y hoy es un módulo del software contable. En él queda el histórico de cada producto: entradas, salidas y saldo, en unidades y en pesos.
De ahí su ventaja principal: en cualquier momento se puede consultar el saldo del inventario y el costo de venta acumulado, sin necesidad de contar.
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Cómo se determina el costo de venta.
Como las unidades se compran en fechas y precios distintos, hay que definir con qué valor sale cada una. Eso lo resuelven los métodos de valuación de inventarios: el PEPS, que da salida a las primeras unidades que entraron, y el promedio ponderado, que recalcula un costo promedio con cada compra.
Los métodos de valuación solo existen en este sistema. En el periódico el costo se determina por diferencia, sin necesidad de valorar cada salida.
Contabilización en el sistema permanente.
Las compras se registran directamente en la cuenta de inventarios, que es un activo, y cada venta genera dos asientos: el del ingreso y el del costo.
Registro de la compra.
Supongamos la compra de mercancías por $500.000 más IVA del 19%, con retención en la fuente del 2,5%:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa | $500.000 | |
| 2408 IVA descontable | $95.000 | |
| 236540 Retención en la fuente por compras | $12.500 | |
| 2205 Proveedores nacionales | $582.500 |
El IVA descontable no hace parte del costo del inventario porque es recuperable: se cruza contra el IVA generado en las ventas.
Registro de la venta y su costo.
Supongamos ahora la venta de esa mercancía por $1.000.000 más IVA, con un costo de $800.000, a un cliente que practica retención del 2,5%:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1305 Clientes | $1.165.000 | |
| 135515 Retención en la fuente | $25.000 | |
| 4135 Comercio al por mayor y al por menor | $1.000.000 | |
| 2408 IVA generado | $190.000 |
Y de inmediato el asiento del costo, que es el que distingue a este sistema:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6135 Costo de ventas | $800.000 | |
| 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa | $800.000 |
El costo que se lleva a la 6135 no se calcula con un porcentaje sobre el precio: sale del kárdex, según el método de valuación que use la empresa. Usar un porcentaje es una salida de emergencia cuando no hay control de inventarios, y produce un costo que no corresponde a la realidad.
Diferencias con el sistema periódico.
Son los dos únicos sistemas de control de inventarios que existen, y se diferencian en todo lo práctico:
| Aspecto | Sistema permanente | Sistema periódico |
|---|---|---|
| Control del inventario | Constante, unidad por unidad | Solo al cierre, con conteo físico |
| Cuenta que se usa al comprar | Inventarios (1435) | Compras (62) |
| Costo de venta | Se conoce en cada venta | Se calcula al cierre con el juego de inventarios |
| Cómo se valoran las salidas | Con métodos de valuación (PEPS, promedio) | Por diferencia, sin valorar cada salida |
| Utilidad bruta | Disponible en cualquier momento | Solo al terminar el periodo |
| Detección de faltantes | Al comparar el kárdex con el conteo | No se detectan: se confunden con ventas |
El último punto es el más importante en la práctica. En el periódico, toda mercancía que falta se asume vendida, de modo que un robo o una pérdida quedan escondidos en el costo de venta, como explicamos en el artículo sobre el sistema de inventarios periódico.
Qué sistema debe usar la empresa.
Fiscalmente, el artículo 62 del E.T. admite los dos sistemas para establecer el costo de los inventarios enajenados, y exige que el método de valuación esté en concordancia con la técnica contable.
En la práctica la decisión ya está tomada: cualquier software contable opera con inventario permanente, y el periódico queda para quien lleva la contabilidad de forma manual.
De acuerdo con nuestro criterio, la discusión útil hoy no es cuál sistema adoptar sino con qué disciplina se alimenta el permanente: un kárdex que nadie concilia contra el conteo físico da una falsa sensación de control y termina siendo menos confiable que un periódico bien hecho.
El conteo físico sigue siendo necesario.
Tener inventario permanente no elimina el conteo. Se hace para verificar que el saldo del sistema coincide con la existencia real y para detectar faltantes, sobrantes, obsolescencia y daños.
La diferencia está en su función: en el periódico el conteo sirve para calcular el costo de venta; en el permanente, para controlar. Los faltantes que se identifiquen tienen además un tratamiento fiscal propio en el artículo 64 del E.T.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es el sistema de inventarios permanente?
Es el sistema que registra cada entrada y salida del inventario, de modo que en todo momento se conocen las existencias, su valor y el costo de venta.
¿Cómo se contabiliza en el sistema permanente?
Las compras se debitan a la cuenta de inventarios y cada venta genera dos asientos: el del ingreso y el del costo, que debita el costo de ventas y acredita el inventario.
¿Qué es el kárdex?
El registro, hoy sistematizado, donde queda el histórico de cada producto: entradas, salidas y saldo, en unidades y en pesos.
¿Cuál es la diferencia con el sistema periódico?
El permanente controla el inventario en todo momento y conoce el costo en cada venta; el periódico requiere conteo físico y determina el costo al cierre, por diferencia.
¿Qué métodos de valuación se usan en el sistema permanente?
El PEPS y el promedio ponderado, que son los admitidos bajo NIIF. El método elegido debe aplicarse de forma uniforme.
¿Con inventario permanente hay que hacer conteo físico?
Sí, pero con otra función: no para calcular el costo de venta sino para verificar que el saldo del sistema coincide con la existencia real.
¿Se puede calcular el costo de venta con un porcentaje sobre el precio?
No es correcto. El costo debe salir del kárdex según el método de valuación. El porcentaje es una salida de emergencia que arroja un costo que no corresponde a la realidad.
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