Calculadora del límite del 40 % a los pagos no salariales

Esta calculadora determina el ingreso base de cotización (IBC) de un trabajador que recibe pagos no constitutivos de salario, aplicando el límite del 40% del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010. Calcula el IBC con el criterio del Consejo de Estado y lo compara con el de la UGPP, separa las bases de los aportes a seguridad social, de los parafiscales y de las prestaciones, e indica cuánto puede pactarse como no salarial sin que el IBC aumente. ¿Cómo se usa y cómo se leen sus resultados?

Qué calcula la herramienta.

La calculadora tiene dos pestañas, según la pregunta que necesite resolver:

• Calcular el IBC. Para la nómina de un mes ya causado: con los pagos salariales y los no salariales, calcula el excedente del 40% y el IBC de salud, pensión y riesgos laborales.
• Máximo sin afectar el IBC. Para planear un pacto o revisar uno vigente: con los pagos salariales, calcula hasta cuánto pueden llegar los pagos desalarizados sin que se genere excedente.

En las dos el resultado presenta, lado a lado, el criterio del Consejo de Estado y el de la UGPP. La explicación del límite, de los dos criterios y de la jurisprudencia que los sustenta está en el artículo sobre el límite del 40% a los pagos no constitutivos de salario.

Cómo usar la calculadora.

Los pagos se escriben por su valor del mes, en tres bloques. La clave está en ubicar cada pago no salarial en el grupo correcto:

1. Pagos salariales del mes. El salario básico y, aparte, los demás pagos que son salario: comisiones, horas extras, recargos y bonificaciones salariales. No incluya el auxilio de transporte ni las prestaciones sociales.
2. Grupo 2: remuneran el trabajo, pero se pactaron como no salariales. Bonificaciones habituales, primas extralegales y auxilios que en la práctica reemplazan una parte del sueldo. Este campo no aparece en la pestaña del máximo, porque es lo que la calculadora determina.
3. Grupo 1: no retribuyen el servicio. Gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo, viáticos accidentales y auxilios de alimentación, vivienda o educación que no reemplazan sueldo.

Lo que decide el grupo es para qué se da el pago, no el nombre que tenga en la nómina. Si no puede sustentar que un pago no remunera el trabajo, escríbalo en el grupo 2: es la clasificación prudente y la que resiste una fiscalización.

Pulse «Calcular el IBC» o «Calcular el máximo». Con «Cargar ejemplo» la calculadora llena un caso de prueba en la pestaña activa.

Cómo interpretar el cálculo del IBC.

El encabezado muestra el IBC de salud, pensión y riesgos laborales con el criterio del Consejo de Estado. Debajo aparecen la explicación del resultado y tres indicadores: el IBC con el criterio de la UGPP, la diferencia de base entre los dos criterios y la base de parafiscales y prestaciones.

La comparación de los dos criterios.

La tabla «Resumen» tiene dos columnas de valores. La diferencia entre ellas está en el grupo 1:

• Consejo de Estado. El grupo 1 aparece como «No cuenta»: queda por fuera de la remuneración sobre la que se calcula el 40% y de los pagos que se comparan con ese límite. Solo el grupo 2 puede generar excedente.
• El grupo 1 se suma al grupo 2 como pago no salarial y también a la remuneración total. Por eso el porcentaje no salarial sube y el excedente puede aparecer, o crecer, aunque el grupo 2 esté dentro del límite.

La fila «Excedente que suma al IBC» es lo que pasa de los pagos no salariales a la base de cotización. Si en ambos criterios es cero, el IBC son los pagos salariales.

Supongamos el caso que trae «Cargar ejemplo»: un salario básico de $5.000.000, comisiones por $1.000.000, una bonificación habitual pactada como no salarial de $3.000.000 (grupo 2) y gastos de representación por $1.500.000 (grupo 1). El resultado es el siguiente:

La diferencia de base es de $300.000 al mes. Es lo que discutió la sentencia 30734 de 2026 del Consejo de Estado, y lo que el empleador que aplique ese criterio debe estar preparado para defender en una fiscalización.

Las bases por aporte.

La pestaña «Bases por aporte» muestra qué base corresponde a cada pago con los dos criterios. El excedente del 40% solo suma a salud, pensión y riesgos laborales. La caja de compensación, el SENA, el ICBF y las prestaciones sociales se liquidan con los pagos salariales, sin ese excedente.

En el ejemplo, el IBC de salud, pensión y riesgos laborales es de $6.000.000 o $6.300.000 según el criterio, mientras que la base de parafiscales y prestaciones es de $6.000.000 en ambos. En la planilla PILA esas bases se reportan por separado. La prima y las cesantías tienen además sus propias reglas, como la inclusión del auxilio de transporte cuando procede.

Los avisos.

Debajo de la explicación pueden aparecer avisos sobre los límites del IBC:

• Piso de un salario mínimo. Si el resultado es inferior, el IBC se ajusta al mínimo.
• Tope de 25 salarios mínimos. Si el resultado es superior, el IBC se ajusta a ese tope.
• Pagos salariales inferiores al mínimo. Solo son válidos con una jornada inferior a la máxima, y en ese caso las reglas de cotización por tiempo parcial pueden cambiar la base.
• Salario mínimo de otro año. Si no hay salario mínimo registrado para el año en curso, la calculadora usa el último disponible y lo indica.

El IBC se redondea al peso superior, como se reporta en la planilla.

Cómo interpretar el máximo sin afectar el IBC.

El encabezado muestra el máximo de pagos del grupo 2 que puede pactarse sin que el IBC aumente. Equivale al 66,7% de los pagos salariales, porque en ese punto los pagos desalarizados son exactamente el 40% de la remuneración total. Por encima de ese valor, cada peso adicional suma al IBC.

Si escribe pagos del grupo 1, la calculadora muestra también el máximo con el criterio de la UGPP, que los descuenta de ese margen. Si el grupo 1 por sí solo supera el 40%, el aviso indica que con ese criterio no queda margen y cuánto subiría el IBC aun sin pagos del grupo 2.

Supongamos el caso que trae «Cargar ejemplo» en esta pestaña: un salario de $2.900.000 y un auxilio del grupo 1 de $500.000. Con el criterio del Consejo de Estado, el grupo 2 puede llegar a $1.933.333, porque el 40% de la remuneración total, $4.833.333, es justamente ese valor. Con el criterio de la UGPP, el máximo baja a $1.433.333, porque el auxilio de $500.000 consume parte del margen.

Este cálculo sirve para fijar el valor de una bonificación o de un auxilio desalarizado antes de pactarlo. No dice si el pago puede desalarizarse: eso depende de que el pacto sea válido, como explicamos en pagos laborales que no constituyen salario.

Qué documentar, notas y descargas.

La pestaña «Qué documentar» resume los soportes que conviene tener listos para una fiscalización: el contrato con la cláusula de exclusión, la justificación de cada concepto, la prueba de su destinación, la clasificación por grupos y una nómina coherente con esa clasificación.

Las notas del final recuerdan el alcance del cálculo. Las descargas permiten conservarlo:

• Trae los pagos en celdas, con fórmulas para el 40%, el excedente y el IBC con los dos criterios, o para el máximo del grupo 2. Si cambia un dato, el cálculo se actualiza.
• Resume el resultado, las tablas, los soportes y las notas en una hoja carta, útil como papel de trabajo de la nómina.
• Copiar resultado. Lleva las cifras principales al portapapeles.

La calculadora no aplica a los servidores públicos ni a los independientes, que cotizan sobre el 40% de sus ingresos, y no hace el ajuste del salario integral, cuya base es el 70% del salario. Para la especie pactada como no salarial está la calculadora de límites al salario en especie.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes sobre el uso de la calculadora.