La UGPP, Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Hacienda que cumple dos funciones: reconocer las pensiones de entidades públicas nacionales que fueron liquidadas, y vigilar que empleadores e independientes liquiden y paguen correctamente los aportes a la seguridad social y los parafiscales. Fue creada por el artículo 156 de la ley 1151 de 2007, y para cumplir la segunda función puede investigar, liquidar aportes, sancionar y cobrar coactivamente. ¿Cómo opera y qué debe hacer quien recibe una comunicación suya?
Qué es la UGPP.
La UGPP es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales. Es una unidad administrativa especial con personería jurídica, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de modo que no es una administradora de pensiones ni una EPS, sino una autoridad del Estado.
Se creó con un doble propósito: asumir las pensiones de entidades públicas nacionales que desaparecían, como la antigua Cajanal, y combatir la evasión y la elusión en los aportes al sistema de protección social, que antes no tenía una autoridad que los fiscalizara de manera integral.
En la práctica, la mayoría de las personas y empresas conocen a la UGPP por la segunda función: es la entidad que envía requerimientos cuando detecta que alguien no cotizó o cotizó por menos de lo debido.
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Funciones de la UGPP.
El artículo 156 de la ley 1151 de 2007 le asigna dos grandes funciones, que se desarrollan por separado.
Reconocimiento de pensiones.
La UGPP reconoce y administra las pensiones, los bonos pensionales y los auxilios funerarios que estaban a cargo de administradoras del régimen de prima media del orden nacional y de entidades públicas nacionales que fueron liquidadas o que se liquiden, en los términos del numeral 1 del mismo artículo.
Por eso, quien fue trabajador de una entidad pública nacional liquidada, o es beneficiario de un pensionado de ella, tramita ante la UGPP el reconocimiento o la sustitución de su pensión. En cambio, la UGPP no reconoce las pensiones del régimen de prima media que administra Colpensiones, ni las de los fondos privados, ni puede intervenir para que esas entidades reconozcan semanas cotizadas.
El numeral 2 del artículo 156 le asigna las tareas de seguimiento y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social. Comprenden los aportes a:
- Salud
- Pensiones
- Riesgos laborales.
- Las cajas de compensación familiar, el ICBF y el SENA.
Para cumplirla, la UGPP recibe la información de las administradoras de esos subsistemas, cruza bases de datos, como la de la Dian y la planilla PILA, y puede solicitar a empleadores, trabajadores independientes y administradoras la información que necesite. Además, la ley 1607 de 2012 le dio facultades para determinar oficialmente los aportes, imponer sanciones y cobrar coactivamente lo adeudado.
A quiénes fiscaliza la UGPP.
La UGPP fiscaliza a los aportantes, es decir, a quienes deben liquidar y pagar los aportes:
- Empleadores, personas naturales o jurídicas, frente a los aportes de sus trabajadores: que los hayan afiliado, que coticen sobre el salario correcto, incluidos los pagos que constituyen salario, y que paguen a tiempo.
- Trabajadores independientes, frente a sus propios aportes: que coticen sobre el 40% de sus ingresos mensuales, en los casos y con las reglas que fija la ley, y que no omitan cotizar.
Entre los independientes, los más fiscalizados son los que tienen ingresos por cuenta propia o rentas no laborales, a quienes la UGPP aplica esquemas de costos presuntos para determinar el ingreso base de cotización cuando no se soportan los costos reales.
Cómo fiscaliza la UGPP.
El proceso de fiscalización tiene etapas definidas, que explicamos en detalle en el artículo sobre el procedimiento de la UGPP para imponer sanciones. En términos generales son estas:
- Acción persuasiva: la UGPP invita al aportante, mediante un oficio persuasivo, a corregir voluntariamente su situación pagando lo que falta.
- Requerimiento de información: solicita documentos, como nóminas, contratos o soportes de costos, para verificar los aportes.
- Requerimiento para declarar o corregir: si encuentra inconsistencias, propone el valor de los aportes que considera omitidos o inexactos y las sanciones correspondientes.
- Liquidación oficial: si el aportante no corrige, determina oficialmente los aportes, los intereses y las sanciones.
- Cobro coactivo: si la liquidación queda en firme y no se paga, la UGPP puede embargar, secuestrar y rematar bienes del aportante.
Contra los actos de la UGPP proceden los recursos que prevé la ley, y después la demanda ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo. El oficio persuasivo no es un acto sancionatorio, pero conviene atenderlo, porque corregir en esa etapa evita las sanciones de las siguientes.
Sanciones que impone la UGPP.
La UGPP puede sancionar por omisión en la afiliación o en el pago de los aportes, por inexactitud en la liquidación y por no suministrar la información que solicita, con las reglas del artículo 179 de la ley 1607 de 2012. Las cuantías, las reducciones y los ejemplos los desarrollamos en el artículo sobre las sanciones que impone la UGPP.
Además de las sanciones, el aportante debe pagar los aportes omitidos con sus intereses moratorios, que se liquidan a la misma tasa de los impuestos nacionales.
Qué hacer si la UGPP le envía una comunicación.
Recibir un oficio de la UGPP no significa que haya una sanción en firme. Lo que conviene hacer depende de la etapa:
- Si es un oficio persuasivo, revise sus planillas y soportes. Si efectivamente dejó de cotizar o cotizó por menos, corrija y pague cuanto antes. Si no hay error, responda explicando su situación con soportes.
- Si es un requerimiento de información, respóndalo dentro del plazo con la información completa. No responder genera por sí solo una sanción.
- Si es un requerimiento para declarar o corregir, verifique cada cifra, presente sus argumentos y pruebas, y evalúe corregir: las sanciones se reducen cuando se acepta y corrige en esa etapa.
- Si es una liquidación oficial, interponga el recurso dentro del plazo si no está de acuerdo, porque de lo contrario queda en firme y procede el cobro coactivo.
En todos los casos, verifique que la comunicación provenga realmente de la UGPP, por los canales oficiales de la entidad, y conserve copia de todo lo que presente.
Hasta cuándo puede fiscalizar la UGPP.
Las facultades de la UGPP para determinar los aportes no son ilimitadas en el tiempo: la ley le fija un término de caducidad de cinco años, contados desde la fecha en que el aportante debió pagar. Pasado ese término sin que se haya notificado el requerimiento para declarar o corregir, la UGPP no puede exigir esos aportes.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene conservar las planillas PILA, las nóminas y los soportes de ingresos y costos por lo menos durante ese término, porque son la prueba frente a una eventual fiscalización.
La UGPP y la Dian.
La UGPP y la Dian son entidades distintas, aunque ambas dependen del Ministerio de Hacienda e intercambian información. La Dian administra los impuestos; la UGPP fiscaliza los aportes a la seguridad social y los parafiscales.
Por eso es frecuente que la UGPP detecte a un independiente que no cotiza a partir de los ingresos que reportó en su declaración de renta o que terceros informaron a la Dian en la información exógena. Declarar ingresos en renta y no cotizar sobre ellos es una de las inconsistencias más comunes en sus fiscalizaciones.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la UGPP?
Es la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda que reconoce pensiones de entidades públicas nacionales liquidadas y fiscaliza el pago de los aportes a la seguridad social y los parafiscales.
¿Qué significa UGPP?
Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social.
¿Para qué sirve la UGPP?
Para asegurar que empleadores e independientes coticen correctamente a la seguridad social, y para reconocer las pensiones de entidades públicas nacionales que se liquidaron, como la antigua Cajanal.
¿La UGPP es lo mismo que Colpensiones?
No. Colpensiones administra el régimen de prima media y reconoce sus pensiones; la UGPP reconoce las pensiones de entidades públicas nacionales liquidadas y fiscaliza los aportes.
¿La UGPP me puede ayudar a que Colpensiones me reconozca semanas?
No. La UGPP no tiene competencia sobre las historias laborales de Colpensiones. La corrección se solicita ante Colpensiones y, si la niega, procede la acción judicial.
¿La UGPP fiscaliza a los trabajadores independientes?
Sí. Verifica que coticen sobre el ingreso correcto, en general el 40% de sus ingresos mensuales, y que no omitan cotizar.
¿Qué pasa si no respondo un requerimiento de la UGPP?
No responder un requerimiento de información genera una sanción, y no responder un requerimiento para declarar o corregir lleva a la liquidación oficial de los aportes con sus sanciones e intereses.
¿La UGPP puede embargar?
Sí. Una vez en firme la liquidación oficial, puede iniciar el cobro coactivo y embargar, secuestrar y rematar bienes del aportante.
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Buenas noches, mi nombre es Yeneris Teheran Cotes, hija de Blanca Cotes Barros, fallecida. Ella era pensionada, su identificación es 26959271, y quiero saber si tiene recursos pendientes para reclamar, con quién debo comunicarme y cuáles son los requisitos.
Gracias de antemano por su ayuda.
Tel: 3006593828
Debe comunicarse con el fondo de pensiones al que estaba afiliada, de modo que el primer paso es averiguar ese fondo de pensiones. Es algo que no podemos hacer por usted.
Si en una empresa se realizó la afiliación de una persona y esa persona no ingresó, y después de cuatro meses se dio cuenta del error, ¿qué se debe hacer para evitar el pago por la EPS?
El empleador deberá pagar los aportes correspondientes en virtud del artículo 2.2.1.1.3.5 del Decreto 780 de 2016.
Buenos días, la UGPP ¿me puede ayudar a que Colpensiones reconozca las semanas que, por negligencia, no ha cobrado y que suman en mi historial?
No. En ese caso, probablemente deba demandar a Colpensiones.