Gastos de representación: qué son, tratamiento laboral y cuenta del PUC

Los gastos de representación son las sumas que el empleador entrega al trabajador que lo representa ante clientes, proveedores o el público, para cubrir los costos de esa representación, como una cena de negocios o la atención a un cliente. No constituyen salario, según el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, porque no enriquecen al trabajador sino que le permiten desempeñar su función. ¿Quién puede recibirlos, qué límites tienen y cómo se registran?

Qué son los gastos de representación.

Son los recursos que el empleador pone a disposición del trabajador para que actúe en su nombre ante terceros: invitaciones a clientes, atenciones a proveedores, relaciones públicas y, en general, los gastos del protocolo comercial. El beneficiario real de esos gastos es la empresa, no el trabajador.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia los describió así en la sentencia 35771 del 1 de febrero de 2011:

«Los gastos de representación están destinados a permitir que se represente a la empresa ante clientes, proveedores o ante el público. Atañen, por lo general, a las relaciones públicas y persiguen un beneficio comercial, empresarial, o de imagen del empleador, hacia el futuro.»

Pueden entregarse por anticipado, como una asignación o una tarjeta de crédito corporativa, o reembolsarse después de que el trabajador los paga, contra los soportes del gasto.

Por qué no constituyen salario.

El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo excluye del salario lo que el trabajador recibe «no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación». No retribuyen el trabajo, sino que cubren un costo que el trabajador asume por cuenta del empleador.

En consecuencia, sobre los gastos de representación no se liquidan prima, cesantías, intereses ni vacaciones, y no hacen parte de la base de aportes a seguridad social ni de parafiscales. Aunque la ley ya les da esa naturaleza, conviene dejarlo expresamente en el contrato.

Quién puede recibir gastos de representación.

Solo los trabajadores que efectivamente representan al empleador ante terceros. La misma sentencia de 2011 fue clara:

«Un trabajador cuyas labores son netamente operativas o administrativas en el interior de la empresa no puede ser considerado como que actúa a nombre de ella en su representación ante terceros, y, en consecuencia, no es dable asignarle una remuneración bajo el concepto de gastos de representación. Hacerlo, indudablemente, supone la intención del empleador de evitarse ciertas cargas laborales.»

Así, pagar «gastos de representación» a un auxiliar contable o a un operario es una forma de disfrazar salario. Si un juez o la UGPP lo detecta, esos pagos se tratarán como salario, con las prestaciones y aportes que se dejaron de liquidar.

Para evitarlo, conviene que el contrato o un documento anexo describa las funciones de representación del trabajador, y que los gastos guarden relación con ellas. Si la función es puntual, como atender una delegación en un evento, conviene dejar constancia escrita de la misión y conservar los soportes.

Monto de los gastos de representación.

La ley laboral no fija un porcentaje para los gastos de representación. Su monto debe corresponder a lo que realmente cuesta la representación.

Para efectos de la seguridad social rige el límite general: los pagos no salariales que superen el 40% de la remuneración total se suman a la base de cotización, según el artículo 30 de la ley 1393 de 2010. Supongamos un trabajador con un salario de $5.000.000 y $2.000.000 mensuales de gastos de representación: la remuneración total es de $7.000.000 y su 40% es de $2.800.000, de modo que los gastos no superan el límite.

Si el monto es fijo y no se exige soporte de su uso, el riesgo de que se considere salario aumenta, porque deja de parecer un reembolso y empieza a parecer un complemento del sueldo.

Tratamiento tributario.

Para la empresa, los gastos de representación son deducibles en el impuesto de renta si cumplen los requisitos generales del artículo 107 del Estatuto Tributario: relación de causalidad con la actividad, necesidad y proporcionalidad, además del soporte documental de cada gasto.

Para el trabajador del sector privado, lo que recibe como gastos de representación y efectivamente gasta en la representación no es un ingreso propio. Si se le entrega una suma fija que no debe legalizar, la Dian puede tratarla como un ingreso laboral sujeto a retención. La exención especial del numeral 7 del artículo 206 del Estatuto Tributario aplica solo a ciertos servidores públicos.

Gastos de representación en el PUC.

Con el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, los gastos de representación se registran en la subcuenta 519520, gastos de representación y relaciones públicas, si corresponden al área administrativa, o en la 529520 si corresponden al área de ventas.

Supongamos un reembolso de $800.000 por una cena con un cliente, atendida por un trabajador del área comercial:

Gastos de representación en el sector público.

En el sector público el tratamiento es distinto. Los gastos de representación de los empleados públicos que tienen derecho a ellos forman parte de la base para liquidar sus prestaciones, según el decreto 1045 de 1978:

• Vacaciones y prima de vacaciones (artículo 17).
• Prima de navidad (artículo 33).
• Cesantías (artículo 45).

También se incluyen en la base de las pensiones y de otras prestaciones económicas de esos servidores.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.