Tabla de depreciación de activos fijos en Excel

Excel tiene funciones para calcular la depreciación de un activo fijo con los métodos más usados: SLN para la línea recta, SYD para la suma de los dígitos, DB para el saldo decreciente y DDB para el doble saldo decreciente. Con ellas se arma una tabla de depreciación año por año o mes a mes. Para efectos fiscales, además, la depreciación deducible tiene las tasas máximas del artículo 137 del Estatuto Tributario. ¿Cómo se usa cada función y cómo se arma la tabla?

Datos necesarios para calcular la depreciación.

Todas las funciones de depreciación usan los mismos datos de partida:

• Costo: el valor por el que se reconoce el activo, incluidos los costos necesarios para dejarlo listo para su uso, como el transporte o la instalación.
• Valor residual: el valor que se espera recuperar al final de la vida útil, por ejemplo al vender el activo. Si no se espera recuperar nada, es cero.
• Vida útil: el tiempo durante el cual se espera usar el activo, en años o en meses.
• Periodo: el año o el mes para el que se calcula la cuota, necesario en los métodos en los que la cuota cambia de un periodo a otro.

En la contabilidad bajo NIIF, la vida útil, el valor residual y el método los define cada empresa según el uso esperado del activo, y deben revisarse periódicamente. La depreciación empieza cuando el activo está disponible para su uso, no cuando se compra.

• Calculadora de retención en la fuente por salarios
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Liquidador de renta personas naturales

Depreciación en línea recta con SLN.

La línea recta reparte el valor depreciable en cuotas iguales durante la vida útil. La función es:

=SLN(costo;valor_residual;vida_útil)

Supongamos un edificio de oficinas con un costo de $120.000.000, un valor residual de $10.000.000 y una vida útil de 10 años:

=SLN(120000000;10000000;10)

La cuota anual es (120.000.000 − 10.000.000) ÷ 10 = $11.000.000. La tabla de depreciación queda así:

La depreciación acumulada se calcula con una suma que crece fila a fila, =SUMA($B$2:B2), y el valor en libros es el costo menos la depreciación acumulada. Al final de la vida útil, el valor en libros es igual al valor residual.

Depreciación mensual.

Para calcular la cuota mensual, la vida útil se expresa en meses: con 10 años, =SLN(120000000;10000000;120) da $916.667 por mes. Supongamos un vehículo de $90.000.000, sin valor residual, con vida útil de 5 años, disponible para su uso desde el 15 de marzo de 2026: la cuota mensual es =SLN(90000000;0;60), es decir, $1.500.000, y la primera se registra con el cierre de abril de 2026 si la política de la empresa es empezar el mes siguiente.

Depreciación por suma de los dígitos con SYD.

Este método deprecia más en los primeros años y menos en los últimos. Su sintaxis agrega el periodo:

=SYD(costo;valor_residual;vida_útil;periodo)

Con el mismo edificio, los dígitos de los años suman 1 + 2 + … + 10 = 55. La cuota del primer año es 110.000.000 × 10 ÷ 55 = $20.000.000; la del segundo, 110.000.000 × 9 ÷ 55 = $18.000.000, y así hasta $2.000.000 en el décimo año. La depreciación acumulada al final es la misma, $110.000.000.

Depreciación por saldo decreciente con DB.

El método de saldo decreciente aplica una tasa fija sobre el valor en libros de cada año, de modo que la cuota disminuye. La función DB calcula esa tasa a partir del costo, el valor residual y la vida útil:

=DB(costo;valor_residual;vida_útil;periodo)

Con el ejemplo, DB usa una tasa del 22 %, redondeada a tres decimales. La cuota del primer año es 120.000.000 × 22 % = $26.400.000, la del segundo, 93.600.000 × 22 % = $20.592.000, y al final del décimo año el valor en libros es $10.002.931. La pequeña diferencia frente al valor residual se debe al redondeo de la tasa.

DB acepta un quinto argumento, el número de meses del primer año, para cuando el activo se adquiere a mitad de año. Por ejemplo, =DB(120000000;10000000;10;1;7) calcula la cuota del primer año con siete meses de uso.

Doble saldo decreciente con DDB.

DDB aplica el doble de la tasa de línea recta sobre el valor en libros: con 10 años, el 20 % anual. Con el ejemplo, la primera cuota es 120.000.000 × 20 % = $24.000.000. Este método no llega por sí solo al valor residual, porque siempre deprecia un porcentaje del saldo; la función DVS, que es una variante, permite pasar a línea recta cuando esta da una cuota mayor.

Método de unidades de producción.

Cuando el desgaste del activo depende de su uso y no del tiempo, como en una máquina o un vehículo de carga, se deprecia por unidades producidas, horas de uso o kilómetros recorridos. Excel no tiene una función para este método, pero el cálculo es sencillo:

=(costo-valor_residual)/unidades_estimadas*unidades_del_periodo

Supongamos una máquina de $50.000.000, con valor residual de $5.000.000, que producirá 300.000 unidades en su vida útil. La depreciación por unidad es 45.000.000 ÷ 300.000 = $150, y si en el primer año produce 70.000 unidades, la cuota es $10.500.000.

Registro contable de la depreciación.

La cuota de depreciación se registra como gasto o costo y se acumula en una cuenta que disminuye el valor del activo. Con el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, el registro es:

Si el activo se usa en ventas, el gasto va a la cuenta 5260, y si se usa en la producción, a la cuenta de costos de la clase 7 que corresponda.

Tasas máximas de depreciación fiscal.

Para la declaración de renta, el artículo 137 del Estatuto Tributario permite deducir la depreciación calculada según la técnica contable, siempre que no supere unas tasas máximas anuales. Estas son las tasas que fija la norma:

Cuando la vida útil contable es más corta que la que resulta de la tasa fiscal, la depreciación contable es mayor que la deducible. En el ejemplo del vehículo, la depreciación contable es del 20 % anual (5 años), mientras que la tasa fiscal máxima para flota y equipo de transporte terrestre es del 10 %: la diferencia no se deduce en ese año y se recupera en los años siguientes, lo que genera una diferencia temporaria que se reconoce en el impuesto diferido.

El tratamiento de la depreciación fiscal, incluidos los activos de menor cuantía y los requisitos de la deducción, se explica en el artículo sobre la depreciación de activos fijos.

Descargar la tabla de depreciación en Excel.

El archivo tiene cuatro hojas: «Parámetros y métodos», con las tablas de línea recta, suma de los dígitos, saldo decreciente y doble saldo decreciente, que se recalculan al cambiar el costo, el valor residual o la vida útil; «Mensual línea recta», con 60 meses y las fechas de cierre; «Unidades de producción», y «Tasas fiscales art. 137», con la comparación entre la depreciación contable y la fiscal máxima. Descargar archivo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía Laboral 2026
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses propiedad horizontal