Certificado de prestación de servicios

El certificado de prestación de servicios es el documento con el que el contratante hace constar que una persona ejecutó un contrato de servicios, con su objeto, su periodo y, si se pide, el valor de los honorarios. Es el equivalente, para el contratista, de la carta o certificación laboral que recibe un trabajador, pero con una diferencia importante: ninguna norma obliga al contratante particular a expedirlo, como sí obliga al empleador el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. ¿Cómo se pide, qué debe contener y qué hacer si no lo expiden?

Qué es el certificado de prestación de servicios.

Es una constancia escrita, firmada por el contratante, que acredita que el contratista prestó un servicio en virtud de un contrato de prestación de servicios.

El contratista lo usa para demostrar experiencia ante nuevos clientes, en procesos de contratación con el Estado, ante bancos que le piden soportes de ingresos o para completar su hoja de vida. Por eso conviene pedirlo al terminar cada contrato.

Certificado laboral y certificado de prestación de servicios.

Muchas personas buscan una “carta laboral por prestación de servicios” o una “certificación laboral por prestación de servicios”. En sentido estricto, el contratista no recibe un certificado laboral, porque no tiene contrato de trabajo, sino un certificado de prestación de servicios.

La diferencia no es solo de nombre. El certificado laboral es una obligación legal del empleador, que la cumple indicando el cargo, el tiempo de servicio y el salario. El certificado de servicios, en cambio, habla de objeto contratado, periodo de ejecución y honorarios, porque así lo exige la naturaleza civil del contrato.

¿El contratante está obligado a expedir el certificado?

Depende de quién sea el contratante.

Contratante particular. No hay una norma que lo obligue. La obligación de certificar está en el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, que solo se refiere al contrato de trabajo:

«Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado.»

Como el contratista no es trabajador, esa norma no le aplica. La expedición queda a la buena voluntad del contratante, salvo que se haya pactado en el contrato. Por eso es recomendable incluir una cláusula que lo obligue a expedir la certificación al terminar.

Contratante público. Si el contratante es una entidad estatal, el contratista puede pedir la certificación mediante un derecho de petición. Por tratarse de una solicitud de documentos, se rige por el numeral 1 del artículo 14 de la ley 1437 de 2011, sustituido por la ley 1755 de 2015:

«Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos copias al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.»

En consecuencia, la entidad tiene 10 días hábiles para expedir el certificado. Si no responde, el contratista puede acudir a la acción de tutela para proteger su derecho de petición.

Qué hacer si el contratante no expide el certificado.

Si el contratante particular se niega, el contratista puede acreditar la ejecución del contrato con otros documentos que tenga en su poder o que el contratante sí está obligado a entregar:

• Copia del contrato firmado y de sus otrosíes.
• Las cuentas de cobro o facturas presentadas y los comprobantes de pago.
• Las planillas de pago de aportes a seguridad social, que muestran el contratante y el periodo.
• El certificado de retención en la fuente, que el agente retenedor debe expedir cuando se lo solicitan, según el artículo 381 del Estatuto Tributario.

Ninguno de estos documentos sustituye del todo al certificado, pero en conjunto permiten demostrar la experiencia, y muchas entidades los aceptan. De ahí la importancia de mantener una buena relación con el contratante y de pedir el certificado al terminar, cuando la información está fresca.

Contenido del certificado de prestación de servicios.

Aunque ninguna norma fija su contenido, la práctica y los requisitos de las entidades que lo piden indican que debe incluir, como mínimo:

• Nombre o razón social y NIT del contratante, con sus datos de contacto.
• Nombre e identificación del contratista.
• Número del contrato, si lo tiene, y objeto contratado.
• Fechas de inicio y de terminación.
• Valor total del contrato o de los honorarios, si el contratista lo pide.
• Constancia de cumplimiento a satisfacción, cuando así haya sido.
• Ciudad, fecha, firma y cargo de quien certifica.

Cada dato tiene su razón: el objeto y las fechas acreditan la experiencia específica; el valor lo exigen las entidades públicas para evaluar la experiencia de los proponentes y los bancos para verificar ingresos; y la constancia de cumplimiento es la que le da valor frente a terceros.

Lo que el certificado no debe contener.

El certificado debe redactarse en términos civiles, no laborales. Deben evitarse palabras como salario, cargo, horario, jefe inmediato o vinculación laboral, que son propias del contrato de trabajo.

La razón es que, si el contratista luego demanda la existencia de un contrato realidad, un certificado que habla de cargo, horario y salario puede servir como indicio de subordinación. Lo correcto es hablar de objeto, periodo de ejecución y honorarios.

Modelo de certificado de prestación de servicios.

El siguiente formato puede copiarse en Word y adaptarse al caso. Los datos entre corchetes se reemplazan por los reales.

Ejemplo. Si Pedro prestó a una empresa el servicio de mantenimiento de servidores entre el 20 de enero de 2024 y el 14 de diciembre de 2025, con honorarios de $2.000.000 mensuales durante 2024 y de $2.500.000 durante 2025, el certificado indicará ese objeto, esas fechas y esos valores, y no hablará de “cargo de técnico” ni de “salario”.

Nótese que el modelo menciona expresamente la autonomía del contratista, lo que es coherente con la naturaleza del contrato y protege al contratante frente a una eventual reclamación laboral.

Modelo de solicitud del certificado.

Cuando el contratante no lo expide por iniciativa propia, conviene pedirlo por escrito, por correo electrónico o con radicado, para dejar constancia. Si el contratante es una entidad pública, la solicitud es un derecho de petición.

Guarde la constancia de envío o el número de radicado, porque es la prueba de la fecha desde la cual corren los 10 días hábiles de la entidad pública.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.