Certificación laboral, obligación de expedirla y requisitos

Por 17 octubre, 2019

El empleador tiene la obligación de expedir una certificación laboral a los trabajadores que haya contratado, ya sea durante la ejecución del contrato o luego de haberse terminado.

Obligación de expedir la certificación laboral.

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Expedir una certificación laboral es una obligación del empleador que expresamente contempla el artículo 57 del código sustantivo del trabajo en su numeral 7:

«Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado;»

Si bien la ley señala que la obligación de expedir la certificación laboral es a la expiración del contrato de trabajo, esta debe ser expida incluso si el trabajador la solicita durante la ejecución del contrato de trabajo por las implicaciones y el alcance que la jurisprudencia de la Corte constitucional le ha dado a este documento.

Requisitos y contenido de la certificación laboral.

La certificación laboral debe contener los siguientes elementos según el numeral 7 del artículo 57 del código laboral:

  1. Tiempo de servicio del trabajador.
  2. Cargo y funciones desempeñadas por el trabajador.
  3. Salario devengado por el trabajador.

Es todo lo que la ley exige que se debe certificar, pero también señala qué no se debe incluir en el certificado laboral, como en efecto lo hace el numeral 8 del artículo 59 del código sustantivo del trabajo, que prohíbe la empleador:

«Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7o. del artículo 57 signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados, o adoptar el sistema de "lista negra", cualquiera que sea la modalidad que utilicen, para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio.»

El empleador debe limitarse a certificar los elementos ya señalados sin entrar a realizar juicios de valor en la certificación, menos si son negativos y perjudican al trabajador.

Claro está que el empleador puede, a voluntad suya, incluir en la certificación aspectos positivos del desempeño del trabajador, pero nunca negativos.

Es importante señalar que la ley no contempla que la certificación deba contener las funciones desempeñadas por el trabajador, pero es un requisito que la Corte constitucional exige:

«Ahora bien, reciente jurisprudencia de esta Corporación, ha señalado que la respuesta que requiere el demandante para demostrar su capacidad laboral y su experiencia, no debe limitarse a consignar el tiempo laborado y el cargo desempeñado, pues ello sólo es indicativo de la labor desarrollada. La respuesta debe extenderse a precisar las funciones que cumplía en cada uno de los cargos que asumió, pues es ese dato el que permitirá al ex - trabajador demostrar con mayor exactitud su capacidad laboral.»

Se trata de la sentencia T-163 de 2002, la misma que aborda la procedencia de la acción de tutela en estos casos, tema desarrollado más adelante.

Como se puede observar, la certificación laboral no implica una recomendación en favor del trabajador, sino una simple constancia de unos hechos ciertos.

Derecho de petición para exigir certificación laboral.

Si el empleador se niega a expedir una certificación laboral a un trabajador, este puede presentar un derecho de petición en ese sentido, y el empleador está obligado a darle respuesta efectiva, es decir, a expedir el certificado solicitado.

Derecho de petición

El artículo 32 de la ley 1755 de 2015 establece la procedencia del derecho de petición contra entidades privadas para garantizar derechos fundamentales, y la Corte constitucional históricamente ha calificado el derecho al trabajo como fundamental.

De otra parte, el parágrafo primero del artículo 32 de la ley 1755 de 2015 señala lo siguiente frente a personas naturales:

«Este derecho también podrá ejercerse ante personas naturales cuando frente a ellas el solicitante se encuentre en situaciones de indefensión, subordinación o la persona natural se encuentre ejerciendo una función o posición dominante frente al peticionario.»

Como se observa, el derecho de petición procede incluso contra personas naturales, y uno de los requisitos es que el peticionario se encuentre en una situación de subordinación, como es el caso del trabajador.

Acción de tutela para solicitar certificación laboral.

El trabajador al que se le ha negado una certificación laboral puede presentar un derecho de petición al empleador exigiendo la certificación, y el empleador está obligado a atender esa petición, y si no lo hace, el trabajador queda habilitado para presentar una acción de tutela.

La procedencia de la acción de tutela para solicitar una certificación laboral ha sido avalada por la Corte constitucional desde los años 90 del siglo anterior, y reiterada en muchas oportunidades.

Es el caso de la sentencia T-163 de 2002 en la que señala la Corte:

«En razón a lo anterior y dadas las circunstancias particulares del caso objeto de revisión, es preciso hacer dos consideraciones:

Primera: el accionante se encuentra en estado de subordinación, frente a la empresa accionada, pues dada su condición de ex -    empleado, los efectos de la antigua relación laboral se prolongan en el tiempo, en la medida en que lo solicitado en su escrito de tutela,- certificación laboral- está esencialmente ligado al vínculo laboral extinguido.

(…)

Definidos los criterios jurídicos que caracterizan a las situaciones de  indefensión y subordinación, y vistas las circunstancias fácticas que rodean el proceso objeto de revisión, encuentra la Sala que el accionante no sólo se encuentra en estado de subordinación, dada su calidad de ex - empleado, que depende de su antiguo patrono para obtener una respuesta que sólo este puede dar y que resuelve la petición como tal, sino que además, es evidente su estado de indefensión, dada la ausencia de medios jurídicos eficaces para repeler la conducta del particular demandado.

Segunda: La inexistencia de una respuesta a la petición elevada por el accionante, genera una vulneración constitucional adicional, como es el derecho fundamental al trabajo, pues sin la certificación laboral reclamada, le es imposible demostrar su experiencia y capacidad laboral, hecho que le anula la posibilidad de encontrar otra fuente de trabajo, situación que pone en peligro sus condiciones mínimas de vida digna y la subsistencia de quienes dependen económicamente de él.»

Esta sentencia deja clara la procedencia de la acción de tutela para solicitar la certificación laboral y en la parte resolutiva ordena a la empresa privada accionada que expida la certificación solicitada.

Recordemos que la ley le impone al empleador la obligación de expedir un certificado laboral, y si este no cumple con esa ley procede la acción de tutela.

Carta de recomendación laboral.

La carta de recomendación laboral es distinta a la certificación laboral que se debe extender en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 57 del código sustantivo de trabajo, y su expedición no es obligatoria para el empleador.

La carta de recomendación laboral tiene como finalidad resaltar las virtudes del trabajador, lo que se puede hacer en la misma certificación laboral, o en un documento aparte.

Ya dependerá de cada empleador si expide la carta de recomendación, y los términos que utilizará en ella.

¿Tiene sentido que un empleador se niegue a expedir una certificación laboral?

Algunos empleadores se niegan a expedir certificados laborales a sus trabajadores, a pesar de estar obligados a ello.

Esa renuencia se debe a la creencia de que ese certificado puede ser utilizado en su contra en caso de una demanda laboral, lo que en efecto puede ser cierto sobre todo si el trabajador ha sido vinculado irregularmente mediante un contrato de prestación de servicios.

En tal caso, de existir una certificación laboral en los términos del artículo 57 del código sustantivo del trabajo, el empleador está reconociendo una vinculación, un duración de esa vinculación, unas funciones desempeñadas por el trabajador,  y una remuneración, y como la subordinación se presume, todo junto permite suponer la existencia de un contrato de trabajo realidad.

Contrato de trabajo realidad. Requisitos para declararlo

En ese sentido, desvirtuar un contrato realidad existiendo una certificación laboral de por medio se torna más difícil, lo que lleva a estos empleadores a negar certificaciones laborales en presencia de contratos distintos al de trabajo.

Para el empleador que ha contratad formalmente a sus empleados no tiene sentido negar una certificación laboral, puesto que en ella no se hace constar nada distinto a lo que ya figura en el contrato de trabajo.

Conozca sus derechos y obligaciones como trabajador o empleador con nuestra Guía Laboral 2019.

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