Certificación laboral: qué debe contener, cómo pedirla y qué vale como prueba

El empleador está obligado a expedir la certificación laboral al trabajador que la solicite, con el tiempo de servicio, la labor desempeñada y el salario devengado, según el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. No puede cobrarla, no puede condicionarla y no puede incluir en ella nada que perjudique al trabajador. Y hay algo que muchos empleadores pasan por alto: lo que allí se certifica el juez lo tiene por cierto. ¿Qué debe contener, cómo se exige y qué consecuencias tiene certificar mal?

Qué es una certificación laboral.

La certificación laboral es el documento en que el empleador hace constar los hechos de la relación de trabajo: desde cuándo y hasta cuándo trabajó la persona, qué cargo ocupó y cuánto devengaba.

Sirve para acreditar experiencia ante otro empleador, para un crédito, para un arriendo o para un concurso de méritos. En todos esos casos lo que se acredita es la realidad del vínculo, no las virtudes del trabajador.

Carta laboral, constancia laboral y certificación laboral son el mismo documento. La ley lo llama certificación; en la práctica se usan los tres nombres indistintamente y ninguno tiene un contenido distinto.

• Proyección y planeación pensional
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía de propiedad horizontal

El empleador está obligado a expedirla.

La obligación está en el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, entre las obligaciones especiales del empleador:

«Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado;»

La norma se refiere a la expiración del contrato, pero el deber no se agota allí. La Corte Constitucional ha entendido que la certificación es el medio con que el trabajador demuestra su experiencia, de modo que negarla compromete su derecho al trabajo, y por eso también debe expedirse durante la vigencia del contrato cuando el trabajador la solicita.

De ahí se derivan tres consecuencias prácticas que el empleador suele desconocer:

• No puede negarla porque el trabajador le adeude dinero. La deuda se cobra por otra vía y no se menciona en el certificado.
• No puede condicionarla a que el trabajador explique para qué la necesita o ante quién la va a presentar.
• No puede limitarla a una por año. Debe expedirla cada vez que se la pidan, aunque haya entregado otra hace poco.

La ley no fija un plazo para entregarla. En la práctica las empresas se toman hasta un mes, y un término razonable sería el de los cinco días hábiles siguientes a la solicitud, que es el que suele fijarse en los reglamentos internos.

Qué debe contener la certificación laboral.

El contenido mínimo que exige la ley son tres datos, a los que la jurisprudencia agregó un cuarto:

1. Tiempo de servicio, con la fecha de ingreso y la de retiro.
2. Índole de la labor, es decir, el cargo desempeñado.
3. Salario devengado.
4. Funciones cumplidas en cada cargo.

Las funciones no están en el texto del artículo 57, pero la Corte Constitucional las exigió en la sentencia T-163 de 2002:

«Ahora bien, reciente jurisprudencia de esta Corporación, ha señalado que la respuesta que requiere el demandante para demostrar su capacidad laboral y su experiencia, no debe limitarse a consignar el tiempo laborado y el cargo desempeñado, pues ello sólo es indicativo de la labor desarrollada. La respuesta debe extenderse a precisar las funciones que cumplía en cada uno de los cargos que asumió, pues es ese dato el que permitirá al ex - trabajador demostrar con mayor exactitud su capacidad laboral.»

La razón es sencilla: el cargo por sí solo no dice nada. «Analista» puede significar cosas muy distintas en dos empresas, y es la descripción de las funciones la que permite acreditar la experiencia en un concurso o en una selección.

Conviene además separar el salario de los pagos que no lo son. Si el trabajador recibe auxilios o bonificaciones no salariales, certifíquelos aparte y diga expresamente qué naturaleza tienen, porque de lo contrario quedan incorporados al salario certificado.

Lo que no puede incluir la certificación.

El numeral 8 del artículo 59 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe al empleador:

«Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7o. del artículo 57 signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados, o adoptar el sistema de "lista negra", cualquiera que sea la modalidad que utilicen, para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio.»

La prohibición cubre tanto las anotaciones expresas como las marcas o códigos convenidos entre empresas. El empleador puede incluir apreciaciones positivas si quiere, pero nunca negativas, y tampoco la causa del despido. Cuando esas referencias se dan por fuera del documento, verbalmente, el asunto se traslada al terreno de las malas referencias laborales.

De acuerdo con nuestro criterio, tampoco conviene incluir valoraciones de desempeño, aunque sean favorables: si después se despide al trabajador alegando bajo rendimiento, esa certificación se vuelve en contra de quien la firmó.

¿La empresa puede cobrar por el certificado laboral?

No debería. Expedir la certificación no es un servicio que el empleador presta, sino una obligación legal que cumple, y no se puede cobrar por cumplir la ley.

Lo que ocurre es que no existe una norma que prohíba el cobro de forma expresa, y algunas empresas se amparan en ese vacío, sobre todo cuando el certificado se pide años después de terminado el contrato. De acuerdo con nuestro criterio, el cobro no procede, porque la obligación del artículo 57 no está limitada en el tiempo ni sujeta a contraprestación.

Y si la empresa decide cobrarlo de todos modos, se mete en un problema que suele no haber calculado: estaría prestando un servicio, con la obligación de facturarlo y de liquidar IVA sobre él. Por el valor que se cobra, casi nunca se justifica.

Otra cosa es el costo material de la expedición, que hoy es prácticamente inexistente porque la mayoría de las empresas los generan en línea.

Documentos que la empresa debe entregar al trabajador que se retira.

Al terminar el contrato el trabajador suele pedir varios documentos, y conviene distinguir los que la empresa está obligada a entregar de los que entrega si quiere.

Son obligatorios:

• La certificación laboral, en los términos del numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo.
• La certificación del estado de los aportes a seguridad social y parafiscales. El parágrafo 1 del artículo 65 obliga al empleador a informar por escrito el estado de pago de esas cotizaciones a la terminación del contrato.
• El certificado de ingresos y retenciones del año gravable, que no es propio del retiro sino una obligación tributaria anual.
• La carta o certificación de terminación del contrato con la fecha en que terminó, que exige el artículo 10 de la ley 1636 de 2013 dentro de los tres días siguientes, y que el trabajador necesita para reclamar la protección al cesante.

Son potestativos del empleador el paz y salvo, la carta de recomendación y la devolución de documentos como la hoja de vida, que la empresa puede necesitar conservar en sus archivos. Sobre el alcance de lo que el trabajador firma al liquidarse, vale la pena revisar qué efectos tiene realmente el paz y salvo laboral.

Valor probatorio de la certificación laboral.

Aquí está la parte que más consecuencias tiene para el empleador y la que casi nunca se tiene en cuenta al firmar: lo que la empresa certifica, el juez lo tiene por cierto.

Así lo fijó la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia con radicación 36748, y lo ha reiterado desde entonces:

«El juez laboral debe tener como un hecho cierto el contenido de lo que se exprese en cualquier constancia que expida el empleador sobre temas relacionados con el contrato de trabajo, ya sea, como en este caso, sobre el tiempo de servicios y el salario, o sobre otro tema, pues no es usual que una persona falte a la verdad y dé razón documental de la existencia de aspectos tan importantes que comprometen su responsabilidad patrimonial o que el juez cohoneste este tipo de conductas eventualmente fraudulentas. Por esa razón, la carga de probar en contra de lo que certifique el propio empleador corre por su cuenta y debe ser de tal contundencia que no deje sombra de duda (…)»

La regla tiene dos partes. La certificación hace fe de su contenido, y si el empleador quiere desmentirse, la carga de la prueba es suya y debe ser contundente. No le basta un testigo que diga que la certificación estaba equivocada.

El riesgo de certificar un salario superior al real.

Es el favor que más se pide y el que más caro se paga. Supongamos que el contrato fija un salario de $5.000.000 y el empleador certifica $6.000.000 para ayudar al trabajador con un crédito. Tiempo después la relación termina mal y el trabajador demanda.

El juez tendrá por cierto el salario certificado, y el trabajador podrá reclamar:

• La diferencia de salario, de $1.000.000 por cada mes del periodo no prescrito.
• La reliquidación de prima, cesantías, intereses y vacaciones sobre el salario certificado.
• La diferencia en los aportes a pensión, que no prescribe.
• La indemnización moratoria, si quedaron diferencias en la liquidación final.

Y aquí está la trampa: si el empleador aporta los comprobantes de nómina para demostrar el salario real, lo que prueba es que pagó menos de lo que él mismo certificó. Esos documentos, lejos de ayudarle, confirman la reclamación.

Cuando el documento se falsifica o se certifica algo que nunca ocurrió, el asunto deja de ser laboral y pasa al terreno penal, como explicamos en certificaciones laborales falsas.

¿La certificación prevalece sobre el contrato?

Depende de qué se compare. La presunción de veracidad no es absoluta, y el contrato escrito firmado por las dos partes es precisamente el tipo de prueba contundente que puede desvirtuarla.

De acuerdo con nuestro criterio, una certificación aislada que por error diga «contrato a término indefinido» no convierte en indefinido un contrato fijo que consta por escrito. Distinto es que durante años se hayan expedido certificaciones consistentes con una modalidad o un salario distintos: ahí el juez puede entender que las condiciones cambiaron. Y conviene recordar que, desde la ley 2466 de 2025, el contrato fijo que supera cuatro años o que no consta por escrito se entiende indefinido desde el inicio, como explicamos al tratar cómo un contrato fijo se convierte en indefinido.

Por la misma razón, algunos empleadores se niegan a certificar cuando el trabajador fue vinculado por prestación de servicios: la certificación reconoce el vínculo, su duración, las funciones y la remuneración, y con la subordinación de por medio se vuelve una prueba difícil de rebatir en un contrato realidad. La salida no es negar el certificado, que de todos modos es obligatorio, sino no disfrazar contratos de trabajo.

Cómo exigir la certificación cuando el empleador la niega.

El trabajador tiene dos herramientas y conviene usarlas en ese orden.

La primera es el derecho de petición. Suele creerse que solo procede contra entidades públicas, pero el artículo 32 de la ley 1755 de 2015 lo extiende a las organizaciones privadas, y su parágrafo 1 también a las personas naturales:

«Este derecho también podrá ejercerse ante personas naturales cuando frente a ellas el solicitante se encuentre en situaciones de indefensión, subordinación o la persona natural se encuentre ejerciendo una función o posición dominante frente al peticionario.»

El trabajador, y también el extrabajador, están precisamente en esa situación de subordinación frente a quien fue su empleador, de modo que la petición procede y debe ser respondida.

La segunda es la acción de tutela, que procede cuando la petición no se atiende. La Corte Constitucional la ha concedido desde los años noventa, y en la sentencia T-163 de 2002 explicó por qué:

«La inexistencia de una respuesta a la petición elevada por el accionante, genera una vulneración constitucional adicional, como es el derecho fundamental al trabajo, pues sin la certificación laboral reclamada, le es imposible demostrar su experiencia y capacidad laboral, hecho que le anula la posibilidad de encontrar otra fuente de trabajo, situación que pone en peligro sus condiciones mínimas de vida digna y la subsistencia de quienes dependen económicamente de él.»

En esa misma sentencia la Corte ordenó a la empresa privada expedir la certificación. Conviene conservar copia de la petición y de su radicación, porque es lo que acredita que el empleador no respondió.

Certificación laboral y carta de recomendación no son lo mismo.

La certificación laboral es obligatoria y se limita a hacer constar hechos. La carta de recomendación es voluntaria y su propósito es destacar las cualidades del trabajador.

El empleador puede negar una recomendación sin incurrir en ninguna falta. Lo que no puede es negar la certificación, ni usarla para recomendar o desaconsejar a nadie.

Cuando el vínculo fue de prestación de servicios, lo que procede no es una certificación laboral sino una constancia contractual, tema que tratamos en el certificado laboral en el contrato de servicios.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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