Seguridad social en personas naturales que contratan empleados

Una persona natural puede contratar trabajadores y, cuando lo hace, es un empleador con las mismas obligaciones de una empresa: debe afiliarlos a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación, y pagar los aportes en la PILA. El numeral 1 del artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo lo permite expresamente. Lo que cambia frente a la empresa es la exoneración de aportes, que solo aplica si tiene dos o más trabajadores. ¿Cómo se afilia, qué paga y qué pasa con su propia seguridad social?

¿Qué es un empleador persona natural?

Es la persona que, sin haber constituido una empresa, contrata a otra para que le preste un servicio personal, bajo su subordinación y a cambio de un salario. El comerciante con un almacén a su nombre, el profesional que contrata una secretaria, la familia que contrata una empleada doméstica o el dueño de una finca que contrata un mayordomo son empleadores personas naturales.

La ley no exige ser una empresa para contratar trabajadores. Dice el numeral 1 del artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo:

«Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.»

Tampoco hay un límite de trabajadores. Lo que sí conviene tener en cuenta es que, a diferencia de la sociedad, la persona natural responde con todo su patrimonio por las obligaciones laborales. Por eso, cuando el número de trabajadores crece, suele ser conveniente constituir una sociedad.

¿Una persona natural puede afiliar a sus empleados?

No solo puede, sino que debe. La obligación de afiliar y pagar la seguridad social es del empleador, sin distinguir si es una empresa o una persona natural, y no admite excepciones.

El procedimiento es el mismo de cualquier empleador:

1. Inscribirse como aportante o empleador en la EPS, el fondo de pensiones y la caja de compensación del trabajador, y en la ARL que escoja, lo que generalmente se hace en línea.
2. Afiliar al trabajador a la EPS y al fondo de pensiones que él elija, a la ARL que elija el empleador y a la caja de compensación, antes de que empiece a trabajar; en la ARL, a más tardar el día anterior.
3. Pagar cada mes los aportes en la PILA, como empleador, desde la cuenta que tenga en el operador de su elección.

Si no afilia al trabajador, responde con su patrimonio por todo lo que el sistema habría cubierto, como explicamos en el artículo sobre qué pasa si no se afilia al trabajador a la seguridad social.

Qué aportes paga la persona natural por sus trabajadores.

Paga los mismos porcentajes de cualquier empleador: 8,5% de salud, 12% de pensión, la ARL según el riesgo y 4% de caja de compensación, además del 2% de SENA y el 3% de ICBF, y descuenta al trabajador su 4% de salud y su 4% de pensión.

La diferencia está en la exoneración del artículo 114-1 del estatuto tributario, que en la persona natural tiene una condición adicional:

Así, la persona natural con un solo trabajador, como quien tiene una empleada del servicio doméstico, paga los aportes completos, incluidos SENA e ICBF. Con dos o más trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos, solo paga la pensión, la ARL y la caja de compensación a su cargo. El detalle está en el artículo sobre la exoneración de aportes parafiscales y seguridad social.

La seguridad social propia del empleador persona natural.

Los aportes que paga por sus trabajadores no lo cubren a él. Si la persona natural tiene ingresos por su actividad, debe cotizar por su cuenta como trabajador independiente, sobre el 40% de sus ingresos netos, siempre que esos ingresos alcancen un salario mínimo.

Para el comerciante, esa base se determina restando los costos de la actividad, incluidos los salarios y aportes de sus propios trabajadores, como explicamos en los artículos sobre la seguridad social de los comerciantes y sobre los costos presuntos de la UGPP.

Cuando el negocio no tiene trabajadores algunos meses.

Si el negocio cierra por temporadas y los contratos de trabajo se terminan y liquidan, en los meses sin trabajadores no hay aportes que pagar. Pero si los contratos solo se suspenden, por ejemplo con una licencia no remunerada, el empleador sigue obligado a pagar su aporte a salud por esos trabajadores, como explicamos en el artículo sobre la seguridad social en licencias no remuneradas.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.