Seguridad social en personas naturales que contratan empleados

Una persona natural puede contratar tantos empleados como quiera, y debe pagar seguridad social por ellos como cualquier empleador.

¿Una persona natural puede afiliar a sus empleados?

Toda persona natural que contrate empleados, no solo puede, sino que debe afiliarlos a seguridad social, y hacer las cotizaciones que corresponda, como salud, pensión y riesgos laborales.

La ley impone el empleador la obligación de afiliar a seguridad social a sus trabajadores sin distinguirlos entre personas naturales o empresas, por lo que no hay diferencias en su tratamiento.

La afiliación del trabajador debe hacerla en la EPS y fondo de pensiones que el trabajador elija. La afiliación a la ARL sí se hace en la ARL elegida por el empleador. Los pagos se hacen mediante la planilla única o PILA.

Seguridad social de la persona natural comerciante.

La persona natural comerciante que contrate empleados como persona natural, también debe pagar su propia seguridad social como independiente.

Seguridad social en los trabajadores independientes.Si usted es trabajador independiente así debe pagar los aportes a seguridad social.

De modo que el comerciante tiene la doble condición de empleador y cotizante independiente, debiendo cumplir con las dos obligaciones.

En tal caso debe cotizar a seguridad social según lo dispone el artículo 135 de la ley 1735 de 2015 que en su primer inciso dice:

«Los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contrato diferente a prestación de servicios que perciban ingresos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv), cotizarán mes vencido al Sistema Integral de Seguridad Social sobre un ingreso base de cotización mínimo del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado de sus ingresos, sin incluir el valor total del Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar, según el régimen tributario que corresponda. Para calcular la base mínima de cotización, se podrán deducir las expensas que se generen de la ejecución de la actividad o renta que genere los ingresos, siempre que cumplan los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario.»

Es decir que el comerciante toma el total de ingresos obtenidos de su establecimiento de comercio y otras actividades que tenga, y luego resta los costos y gastos en que haya incurrido en su actividad, y al resultado que obtenga le aplica el 40% y sobre ese valor hace las cotizaciones.

Dentro de esos costos y gastos están los salarios que haya pagado a los trabajadores que tiene contratados, las materias primas, mercancías, insumos, servicios públicos de su negocio, arrendamientos y todo pago relacionado con su actividad personal.

No puede incluir gastos personales como servicios públicos de la casa, el mercado de su familia, gastos de estudios de sus hijos, compras de ropa, etc.

Ejemplo de cotización a seguridad social de un comerciante

Supongamos que un comerciante tiene un almacén de venta de ropa con los siguientes datos:

Ventas al mes $20.000.00
Mercancías compradas $12.000.000
Gastos de arriendo, servicios, personal, etc. $4.000.000
Ingreso neto $4.000.000
Ingreso base de cotización mensual (40%) $1.600.000
Monto de cotización aproximado $460.000

Con esos datos el comerciante debe cotizar a Salud, Pensión y si fuere el caso Arl, debiendo pagar mensualmente aproximadamente 460.000, pues como independiente debe cotizar el 12.5% en salud y el 16% en pensión más lo que corresponde a la Arl su estuviera afiliado.

Es importante que el comerciante guarde todos los soportes de las mercancías que compre y de los gastos en que incurra, pues la UGPP puede solicitarle que prueba los gastos y costos que ha restado de los ingresos, y si no lo hace, el IBL será incrementado debiendo pagar intereses moratorios y sanciones, y si consideramos que la UGPP le puede revisar sus aportes durante los 5 años siguientes, el asunto se vuelve de alto riesgo.

Recordemos que la ley dice que los costos, gastos o expensas necesaria que puede restar de sus ingresos para determinar el ingreso base de cotización, son aquellos que cumplan con los requisitos del artículo 107 del estatuto tributario, de manera que debe tener relación de causalidad con su actividad generadora de ingresos, por lo que no puede incluir gastos de alimentación, paseos, salud, etc.

Preguntas frecuentes.

A continuación, abordamos algunas de las preguntas frecuentas que hacen los lectores al consultar este artículo.

¿Una persona natural puede contratar a un trabajador?

Toda persona natural, que sea legalmente capaz según el código civil, puede contratar un trabajador.

Señala el numeral 1 del artículo 22 del código sustantivo del trabajo:

 «Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.»

La ley no exige que sólo las empresas o personas jurídicas contraten trabajadores.

¿Cuántos empleados puede tener una persona natural?

La ley no limita el número de empleados que puede tener una persona natural, por lo que el límite está en la capacidad operativa del negocio que gestiona la persona natural.

Cuando existen muchos trabajadores, puede resultar más sencillo y conveniente crear una persona jurídica, sobre todo por la responsabilidad, pues con la persona jurídica se separa el patrimonio de la persona natural y de la empresa, por lo que no se compromete el patrimonio de la persona natural ante alguna contingencia de sus trabajadores.

¿Cómo afiliar a un empleado como persona natural?

Las personas naturales deben afiliar a sus trabajadores como lo hace cualquier empresa, donde la persona natural primero se inscribe o registra en las distintas entidades que gestionan la seguridad social como EPS, fondos de pensiones y ARL, para luego afiliarlos, lo que generalmente se puede hacer en línea.

Una vez se afilie al trabajador el pago de las cotizaciones se debe hacer en la PILA, desde la misma cuenta de la persona natural tenga en el operador de su elección.

Guía Laboral 2022

Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador, y evítese problemas. Ver más.

Recomendados.

Compártalo en Facebook Compártalo en Twitter

Déjenos su opinión

9 Opiniones
  1. Jorge agudelo Dice:

    Q pasa si en mi caso la única cuenta de cobro q hice este mes fue de solo 240000 como se líquida este tema

    Responder
    • Joan Sebastian Londoño Dice:

      Cito “…un ingreso base de cotización mínimo del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado de sus ingresos, sin incluir el valor total del Impuesto al Valor Agregado (IVA)”

      Responder
  2. ANDREA DAVILA Dice:

    buenas noches quisiera saber si al momento de hacer el ejercicio para determinar cuanto se tiene pagar en segurida social el monto de ventas lo tomo con iva o antes de iva ya que las ventas netas osea sin iva me generan un valor en negativo

    Responder
  3. Alejandra Dice:

    Un comerciante PN, debe afiliar a su empleados a Caja de Compensación Familiar.

    Responder
  4. Diana Dice:

    si en una empresa que presta un servicio nos envia una factura esta obligado a pagar el 40 % sobre la factura?.

    Responder
  5. camilo molina Dice:

    buenas tardes quisiera saber si yo como representante legal puedo pgar mi seguridad social por medio de mi razon social

    Responder
    • MARTHA Dice:

      SI,

      Responder
  6. Andrés Dice:

    Hola! Me gustaría saber si estoy obligado a pagar aportes propios para poder contratar un empleado y pagarle sus aportes. No soy comerciante, tengo una guardería de perros.

    Responder
  7. crear Dice:

    buenas tardes

    realice un servicio suministro con mi empresa (persona jurídica) y pague seguridad social de acuerdo a mis gastos, pero la empresa me dice que debo pagar seguridad social aplicando resolución 209 de 2020… esta resolución me aplica .. por que

    Responder
En Gerencie.com está permitido opinar, criticar, discutir, controvertir, disentir, etc., pero debe hacerlo con respeto, sin insultar y sin ofender a otros.

Información legal aplicable para Colombia.

Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para ofrecer un mejor servicio. Al seguir navegando acepta su uso.