Cómo responder un derecho de petición

Quien recibe un derecho de petición —una autoridad o un particular obligado— debe responder de forma oportuna, de fondo y notificando al peticionario (artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 y Sentencia C-951 de 2014). Responder mal equivale a no responder. Veamos cómo elaborar una respuesta que cumpla la ley y evite tutelas y sanciones.

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¿Quién debe responder un derecho de petición?

Debe responder la autoridad o el funcionario competente al que se dirige la petición. Si quien la recibe no es competente, no puede rechazarla ni devolverla al ciudadano.

En ese caso debe remitirla al competente dentro de los cinco (5) días siguientes e informarlo al peticionario, según el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015. Explicamos la remisión por competencia el artículo [Derecho de petición].

También están obligados a responder ciertos particulares —bancos, EPS, cajas de compensación, empresas de servicios públicos y organizaciones privadas cuando esté de por medio un derecho fundamental—, según lo tratado en derecho de petición contra particulares.

Requisitos de una respuesta de fondo.

Una respuesta válida no es cualquier oficio. La Corte Constitucional, desde la Sentencia C-951 de 2014 y en jurisprudencia reiterada, ha señalado que la respuesta al derecho de petición debe reunir cuatro condiciones. Si falta alguna, se entiende vulnerado el derecho fundamental.

Oportuna.

Debe darse dentro del término legal: por regla general 15 días hábiles, 10 para documentos e información y 30 para consultas (artículo 14 de la Ley 1755 de 2015). Si no es posible responder a tiempo, debe informarse al peticionario antes del vencimiento y señalar el nuevo plazo, que no puede exceder el doble del inicial. Los términos y la prórroga los detallamos en tiempo para responder un derecho de petición.

Clara.

La respuesta debe ser inteligible y de fácil comprensión, de modo que el peticionario —que puede no tener formación jurídica— entienda qué se decidió y por qué. No sirve una respuesta llena de tecnicismos que oculte el sentido de la decisión.

Precisa y congruente.

Debe pronunciarse sobre todo lo que se preguntó y solo sobre ello, sin evasivas ni información impertinente. Si la petición tiene varios puntos, todos deben resolverse. Responder algo distinto a lo pedido equivale a no responder.

Notificada al peticionario.

No basta con emitir la respuesta: hay que ponerla en conocimiento del peticionario en la dirección física o electrónica que indicó. Una respuesta que reposa en el expediente pero que nunca llega al interesado no satisface el derecho de petición.

Conviene insistir en un punto que genera muchas quejas: responder de fondo no significa acceder a lo pedido. La entidad puede negar la solicitud; lo que no puede es guardar silencio, ser evasiva o resolver algo diferente.

Peticiones incompletas: requerir al peticionario.

Si la petición no trae la información o los documentos necesarios para resolverla, la entidad no debe rechazarla: debe requerir al peticionario. Así lo dispone el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015.

1. El requerimiento debe hacerse por una sola vez, dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la petición.
2. Desde el requerimiento se suspende el término para responder, y el peticionario tiene hasta un (1) mes para completar la petición.
3. Si no la completa, se entiende que desistió; la entidad decreta el desistimiento mediante acto motivado, contra el cual procede recurso de reposición.
4. El interesado puede pedir prórroga (no superior al término inicial) para completar la petición, y puede volver a presentarla con el lleno de los requisitos.

Este trámite protege tanto al peticionario, que recibe la oportunidad de subsanar, como a la entidad, que puede cerrar el caso cuando no se aporta lo indispensable.

Peticiones oscuras, irrespetuosas o reiterativas.

El artículo 19 de la Ley 1755 de 2015 permite manejar las peticiones que no son respetuosas o cuyo contenido no se comprende. Ante una petición oscura, la entidad debe pedir su aclaración; si es irrespetuosa, puede rechazarla, pues el respeto es un elemento esencial del derecho de petición.

Tratándose de peticiones que reiteran una ya resuelta, sin hechos ni normas nuevas, basta con remitir al peticionario a la respuesta anterior, sin necesidad de repetir todo el análisis.

Información y documentos reservados.

No toda la información puede entregarse. El artículo 24 de la Ley 1755 de 2015 fija los documentos e informaciones con reserva legal (defensa y seguridad nacional, datos de la intimidad, información financiera reservada, entre otros). Cuando aplica la reserva, la respuesta debe negar la entrega, pero motivando la causal invocada.

Esa reserva, según la Corte Constitucional, solo puede alegarla la autoridad pública frente al artículo 24; los particulares únicamente pueden invocar la reserva prevista de forma expresa en la Constitución o la ley.

Modelo de respuesta a un derecho de petición.

Este es un modelo de oficio de respuesta que usted puede adaptar. Lo importante es que resuelva todos los puntos, cite el sustento y se notifique al peticionario.

Errores frecuentes al responder.

• Responder fuera del término o no avisar al peticionario que se requiere una prórroga.
• Dar respuestas evasivas o generales que no resuelven lo preguntado.
• Resolver un asunto distinto al que se pidió.
• Emitir la respuesta pero no notificarla al peticionario.
• Rechazar la petición por no ser competente, en lugar de remitirla al competente.
• Exigir requisitos o documentos innecesarios para «completar» la petición.

Consecuencias de responder mal o no responder.

La falta de atención a las peticiones y a los términos es una falta disciplinaria (artículo 31 de la Ley 1755 de 2015), y la ausencia o deficiencia de la respuesta habilita al peticionario para acudir a la acción de tutela. Los mecanismos con que cuenta el ciudadano los explicamos en qué hacer si no responden un derecho de petición.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores sobre cómo responder un derecho de petición.