Aproximación de valores en las declaraciones tributarias

En las declaraciones tributarias no se pueden escribir pesos sueltos: todos los valores deben quedar en múltiplos de mil, por expresa disposición del artículo 577 del estatuto tributario, y lo mismo ocurre con los recibos de pago según el artículo 802. La regla es sencilla, pero genera dudas prácticas que no lo son tanto: cómo se redondea cada valor, qué hacer cuando las casillas dejan de cuadrar por unos pocos miles de pesos y cómo se contabiliza esa diferencia. ¿Cómo se aproxima entonces cada cifra?

Cómo se aproximan los valores en las declaraciones tributarias.

Todos los valores que se llevan a un formulario de declaración deben aproximarse al múltiplo de mil más cercano, hacia arriba o hacia abajo, según de qué lado quede el valor.

Así lo ordena el primer inciso del artículo 577 del estatuto tributario:

«Aproximación de los valores de las declaraciones tributarias. Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias, deberán aproximarse al múltiplo de mil (1000) más cercano.»

Por eso en ninguna declaración tributaria puede figurar un valor como 528.725: hay que llevarlo a 529.000, que es el múltiplo de mil más cercano.

La razón de la norma es puramente práctica. Trabajar con cifras cerradas simplifica el diligenciamiento, la verificación y el recaudo, y evita diferencias de centavos que no le interesan a nadie.

Cómo se redondea al múltiplo de mil.

La regla es la misma que se aprende en la escuela, aplicada a las tres últimas cifras del número.

Si las tres últimas cifras son iguales o superiores a 500, el valor sube al múltiplo de mil siguiente. Si son inferiores a 500, el valor baja al múltiplo de mil anterior.

Veamos algunos ejemplos:

Obsérvese que la aproximación no siempre favorece al contribuyente ni siempre al fisco: depende del valor, y esa neutralidad es precisamente lo que hace legítimo el mecanismo.

Cómo aproximar a miles en Excel.

La aproximación se puede hacer a ojo, pero cuando hay muchas cifras es más seguro dejársela a una fórmula.

En Excel la función es la siguiente, suponiendo que el valor a redondear está en la celda A1:

=REDONDEAR(A1;-3)

El argumento -3 le indica a Excel que debe aproximar al múltiplo de 1.000 más cercano, y el 3 representa los tres ceros de ese múltiplo.

Con la misma lógica, si en lugar de -3 se escribe -2 la aproximación se hace al múltiplo de cien más cercano, y con -1 al múltiplo de diez. Esta última variante es útil para los valores expresados en UVT, como se explica más adelante.

Aproximación de valores en los recibos de pago.

La misma regla aplica cuando se va a pagar el impuesto, de modo que el recibo de pago tampoco admite pesos sueltos.

Lo dispone el primer inciso del artículo 802 del estatuto tributario:

«Aproximación de los valores en los recibos de pago. Los valores diligenciados en los recibos de pago deberán aproximarse al múltiplo de mil (1000) más cercano.»

La consecuencia práctica es que ni en el formulario ni en el recibo se escriben valores distintos a múltiplos de mil, incluidos los intereses moratorios, que casi nunca dan una cifra cerrada.

Aproximación de los valores expresados en UVT.

Buena parte de las cifras del estatuto tributario ya no se expresan en pesos sino en UVT, y allí la aproximación funciona distinto.

Lo primero que hay que tener claro es que la UVT no se aproxima. Lo que se aproxima es el resultado de convertirla a pesos, es decir, el valor que se obtiene de multiplicar el número de UVT por el valor de la UVT del año correspondiente.

El artículo 868 del estatuto tributario, al regular el ajuste de cifras, establece tres reglas según el tamaño del resultado:

• Si el resultado es de cien pesos o menos, se prescinde de las fracciones de peso y se toma el número entero más próximo.
• Si el resultado está entre cien y diez mil pesos, se aproxima al múltiplo de cien más cercano.
• Si el resultado supera los diez mil pesos, se aproxima al múltiplo de mil más cercano.

En la práctica casi todos los valores que maneja un contribuyente caen en el tercer supuesto, de modo que terminan aproximándose al múltiplo de mil, igual que los demás valores de la declaración.

Las dos primeras reglas cobran importancia en cifras pequeñas, como algunos topes y tarifas expresados en pocas UVT.

Qué hacer cuando las casillas no cuadran por efecto de la aproximación.

Es la duda práctica que más consultas genera, y no la resuelve ninguna norma de forma expresa.

El caso típico es este: usted calcula una casilla a partir de otras que ya venían aproximadas, y el resultado difiere en mil pesos del que arroja el formulario, o dos casillas que deberían coincidir terminan distintas por esa suma.

Supongamos que la suma de las rentas líquidas gravables da 10.415.000 en el formulario, pero al rehacer el cálculo con los valores aproximados el resultado es 10.416.000. ¿Se puede declarar el valor mayor?

¿Qué se debe hacer? Sí se puede, porque el problema tributario nunca es declarar de más, sino declarar de menos.

¿Por qué? Las sanciones del estatuto tributario se estructuran sobre el menor impuesto declarado o el mayor saldo a favor determinado. Un peso de más no configura ninguna infracción; un peso de menos sí puede configurarla.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando la diferencia obedece exclusivamente al efecto de la aproximación y es de mil o dos mil pesos, lo prudente es inclinarse por el valor que arroje el mayor impuesto a cargo, y dejar constancia del cálculo en los papeles de trabajo.

Si más adelante advierte que la diferencia no venía de la aproximación sino de un error real, la declaración se puede corregir mientras no haya quedado en firme.

Cómo se contabiliza la diferencia por la aproximación.

La aproximación genera una pequeña diferencia entre lo que registra la contabilidad y lo que queda declarado, y esa diferencia hay que sanearla en los libros.

El tratamiento es sencillo: esos pesos se llevan a un ingreso o a un gasto, según el saldo resulte a favor o en contra de la empresa.

Si la aproximación disminuye el pasivo por impuestos, la contrapartida es un ingreso; si lo aumenta, la contrapartida es un gasto. En el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993 se suelen utilizar las subcuentas de ingresos diversos y de gastos diversos para ese efecto.

Veamos un ejemplo. Supongamos que el saldo contable del impuesto a cargo es de 7.600.400 y en la declaración queda en 7.600.000. La diferencia de 400 pesos se registra así:

Es un registro menor, pero necesario, porque de lo contrario la cuenta del impuesto queda con saldos residuales que se acumulan periodo tras periodo y terminan dificultando las conciliaciones.

Los valores expresados en miles de pesos no son lo mismo.

Conviene despejar una confusión frecuente, porque son dos cosas distintas que se parecen en el nombre.

Aproximar al múltiplo de mil, que es lo que exige el estatuto tributario, significa redondear la cifra y escribirla completa: 529.000 se escribe 529.000.

Expresar los valores en miles de pesos, que es una práctica de presentación de estados financieros, significa dividir la cifra entre mil y advertirlo en el encabezado: 529.000 se escribe 529, bajo la leyenda «cifras expresadas en miles de pesos».

En las declaraciones tributarias esa segunda práctica no se usa. Los formularios de la Dian exigen el valor completo, y escribir 529 donde correspondía 529.000 no es un problema de presentación sino una omisión de ingresos o de patrimonio con todas sus consecuencias.

Aproximación en las declaraciones de impuestos territoriales.

La regla de los múltiplos de mil no es exclusiva de los impuestos nacionales.

El artículo 59 de la ley 788 de 2002 obliga a los departamentos y municipios a aplicar los procedimientos del estatuto tributario nacional en la administración de sus tributos, y la aproximación de valores hace parte de ese procedimiento.

Por eso las declaraciones de industria y comercio y las de retención de ICA también se diligencian en múltiplos de mil, aun cuando el respectivo acuerdo municipal no lo diga de forma expresa.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.