Corrección de las declaraciones tributarias

Una declaración tributaria ya presentada no se puede anular ni eliminar: lo que la ley permite es corregirla, presentando una nueva declaración que reemplaza la anterior, siempre que no haya quedado en firme. El artículo 588 del estatuto tributario le da al contribuyente tres años para hacerlo cuando la corrección aumenta el impuesto, y el artículo 589 apenas un año cuando lo disminuye. Casi siempre hay que liquidar sanción, pero el monto cambia mucho según el momento en que se corrija. ¿Cómo se corrige entonces y cuánto cuesta en cada etapa?

¿Se puede anular o cancelar una declaración presentada?

No. El estatuto tributario no contempla la anulación ni la cancelación de una declaración tributaria ya presentada, ni existe un trámite para eliminarla del sistema de la Dian.

Una vez presentada, la declaración existe jurídicamente y produce efectos. Lo único que se puede hacer es corregirla, y eso es lo que hay que hacer cuando se advierte cualquier error, sea de fondo o de forma.

Es una confusión comprensible, porque en otros trámites administrativos sí existe la posibilidad de desistir o anular. Aquí no: la declaración es un acto del contribuyente que, una vez ejecutado, solo se modifica presentando otro que lo reemplace.

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¿Se puede eliminar un borrador de la Dian?

Conviene distinguir el borrador de la declaración presentada, porque son cosas distintas y la respuesta no es la misma.

Un borrador es un formulario diligenciado que todavía no se ha firmado ni radicado. Al no haberse presentado, no es una declaración tributaria y no produce efecto alguno.

En la plataforma de la Dian ese borrador puede modificarse cuantas veces se quiera antes de firmarlo, y simplemente dejarlo sin presentar no genera ninguna consecuencia. No hay que hacer nada especial para deshacerse de él.

El problema aparece únicamente cuando ya se firmó y se radicó, porque a partir de ese momento la declaración existe y la única salida es la corrección.

Declaración presentada en un periodo que no correspondía.

Es el caso que con más frecuencia lleva a buscar cómo anular una declaración, y durante años tuvo una solución distinta de la corrección, que hoy ya no existe.

Ocurre sobre todo en el IVA: el responsable declara bimestralmente cuando su periodo era cuatrimestral, o al revés, con lo que termina presentando declaraciones de periodos que no le correspondían. Los periodos aplicables los explicamos en el artículo sobre la declaración de IVA.

Durante varios años el reglamento dispuso que esas declaraciones no tenían efecto legal alguno, de modo que la salida era pedirle a la Dian que las dejara sin efecto. Ese aparte del decreto 1625 de 2016 fue anulado por el Consejo de Estado en la sentencia 25541 del 3 de noviembre de 2022, porque ninguna ley contempla esa consecuencia y no podía imponerse por vía reglamentaria.

En consecuencia, la Dian ya no puede declarar sin efecto legal una declaración de IVA presentada con la periodicidad equivocada, y la única vía para resolver la situación es corregir el periodo de la declaración.

Esa corrección tiene consecuencias particulares según el error haya sido declarar de menos o de más periodos, y desemboca en sanción por extemporaneidad en un caso y en sanción por corrección en el otro. Lo desarrollamos en el artículo sobre cómo corregir el IVA presentado en el periodo equivocado.

Cómo se corrige una declaración ya presentada.

Corregir consiste en presentar una nueva declaración completa, no en modificar renglones sueltos de la anterior.

Se diligencia otra vez todo el formulario, indicando que se trata de una corrección e identificando la declaración que se corrige, y se liquidan de nuevo el impuesto y las sanciones a que haya lugar.

Esa nueva declaración reemplaza a la anterior. Así lo dispone el inciso segundo del artículo 588 del estatuto tributario:

«Toda declaración que el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, presente con posterioridad a la declaración inicial, será considerada como una corrección a la declaración inicial o a la última corrección presentada, según el caso.»

En la plataforma de la Dian el procedimiento es más cómodo de lo que suena: al consultar la declaración aparece la opción de corregirla, y el sistema carga el formulario con los valores ya declarados para que se modifiquen los que corresponda.

Conviene revisar la declaración completa antes de radicar la corrección, porque la nueva declaración sustituye íntegramente a la anterior, no solo en los renglones modificados.

Plazo para corregir las declaraciones tributarias.

El plazo depende de si la corrección juega a favor o en contra del fisco, y la diferencia entre uno y otro caso es considerable.

Antes de entrar en cada supuesto conviene tener presente el límite común: en ningún caso se puede corregir una declaración que ya quedó en firme.

Correcciones que aumentan el impuesto o disminuyen el saldo a favor.

Es el caso más frecuente, y el que tiene el plazo más amplio.

El artículo 588 del estatuto tributario otorga tres años contados desde el vencimiento del plazo para declarar, y exige además que no se haya notificado requerimiento especial ni pliego de cargos:

«los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, podrán corregir sus declaraciones tributarias dentro de los tres (3) años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se les haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en relación con la declaración tributaria que se corrige, y se liquide la correspondiente sanción por corrección.»

Notificado el requerimiento especial, la corrección voluntaria ya no es posible: el contribuyente solo puede corregir en los términos que la Dian plantee en esa actuación, y entramos en el terreno de la corrección provocada.

Dentro de ese mismo plazo se pueden hacer correcciones que no afectan el impuesto, como modificar el patrimonio, los datos informativos o la composición de ingresos y costos sin alterar el resultado.

Correcciones que disminuyen el impuesto o aumentan el saldo a favor.

Cuando la corrección va en contra de los intereses del fisco el plazo se reduce drásticamente, y ese es el punto que más sorpresas desagradables produce.

El artículo 589 del estatuto tributario concede apenas un año, contado también desde el vencimiento del plazo para declarar.

Antes de la ley 1819 de 2016 estas correcciones exigían presentar un proyecto de corrección para que la Dian lo aprobara o lo rechazara. Hoy no: el contribuyente corrige directamente, sin pedir autorización.

Conviene precisar qué determina que aplique el artículo 589 y no el 588, porque suele malentenderse. Lo determinante es el resultado, no el concepto que se modifica.

Supongamos que el contribuyente quiere corregir para disminuir ingresos y, a la vez, disminuir costos en el mismo monto. Aunque esté bajando cifras, el impuesto a pagar no disminuye, de modo que esa corrección se rige por el artículo 588 y dispone de tres años.

Desde cuándo se cuenta el plazo para corregir.

Los plazos se cuentan desde el vencimiento del plazo para declarar, y no desde la fecha en que se presentó la declaración. Esa precisión tiene un efecto práctico severo.

Supongamos que el plazo para declarar vencía el 20 de abril de 2024 y el contribuyente presentó la declaración el 20 de abril de 2025, es decir, un año tarde. Sus tres años para corregir se cuentan desde abril de 2024, de modo que en realidad le quedan dos.

Obsérvese que aquí el término para corregir deja de coincidir con el de firmeza, porque la firmeza de una declaración extemporánea se cuenta desde su presentación. La Dian conserva tres años completos desde abril de 2025, mientras que el contribuyente ya solo tiene dos.

La extemporaneidad, entonces, no solo cuesta sanción: también recorta el tiempo del contribuyente para arreglar sus propios errores.

¿Se puede corregir una declaración que ya está en firme?

No. Alcanzada la firmeza, la declaración se vuelve inmodificable para las dos partes, y una corrección presentada después de ese momento no produce efecto legal alguno.

Así lo recordó la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 24539 del 7 de mayo de 2020, con ponencia del magistrado Julio Roberto Piza:

«Pero, además, se insiste en que cualquier corrección espontánea debe hacerse en el término de firmeza, bien desde el vencimiento del plazo para declarar o desde la presentación de la declaración extemporánea, porque superado ese evento -el de la firmeza-, la declaración inicial se torna inmodificable para cualquiera de las partes.»

La firmeza opera entonces como un cierre definitivo. Si el contribuyente pagó de más y lo descubre después, no tiene forma de recuperarlo por vía de corrección; y si pagó de menos, la Dian tampoco puede reclamárselo.

¿Cuántas veces se puede corregir una declaración?

Las que sean necesarias. La ley limita el tiempo dentro del cual se puede corregir, pero no el número de correcciones.

Cada nueva declaración se entiende como corrección de la anterior, de modo que siempre rige la última presentada, y todas deben quedar dentro del plazo legal.

La Dian, en cambio, sí tiene un límite: solo puede provocar la corrección una vez mediante el requerimiento especial, con la posibilidad de ampliarlo por una sola vez.

Corrección voluntaria de las declaraciones tributarias.

La corrección es voluntaria cuando el contribuyente modifica su declaración sin que la Dian haya iniciado formalmente un proceso de determinación.

Sigue siendo voluntaria aunque la Dian haya intervenido con una invitación a corregir o con un emplazamiento para corregir, porque en ambos casos el contribuyente conserva la libertad de corregir o no, y de decidir qué corrige.

Deja de ser voluntaria cuando se notifica el requerimiento especial. A partir de ahí la corrección es provocada y el contribuyente pierde esa libertad.

Por qué conviene corregir voluntariamente.

La razón es económica y es contundente: la sanción crece conforme avanza la intervención de la Dian.

La escala funciona más o menos así:

La diferencia entre el 10% y el 200% no es un matiz. Quien corrige a tiempo paga la sanción por corrección; quien espera a que lo obliguen paga sanción por inexactitud, que se liquida sobre la misma base pero con porcentajes incomparablemente mayores.

Por supuesto, lo mejor es no tener que corregir, y para eso hay que presentar las declaraciones bien desde el principio.

Cuándo conviene corregir voluntariamente.

En un escenario ideal el contribuyente corrige apenas detecta el error. En la práctica, muchas correcciones ocurren cuando sube el riesgo de que la Dian detecte una inconsistencia.

La Dian suele actuar en dos etapas antes de formalizar nada. Primero envía avisos persuasivos o invitaciones a corregir, y después emplaza para corregir. En ninguno de los dos casos le dice al contribuyente qué debe corregir.

Eso no es casual: la Dian frecuentemente conoce una parte de la inconsistencia, no toda, y confía en que el contribuyente corrija más de lo que ella misma podría detectar.

De acuerdo con nuestro criterio, la decisión debe tomarse mirando el costo comparado y no la probabilidad de ser descubierto. Si el error es real, el 10% de hoy será el 20% dentro de un mes y puede ser el 200% dentro de un año, y a esa escalada hay que sumarle los intereses moratorios, que corren todo el tiempo.

Corrección provocada.

La corrección es provocada cuando el contribuyente corrige en respuesta a una actuación formal de la Dian, y está regulada en el artículo 590 del estatuto tributario.

Se presenta en tres momentos procesales:

1. En respuesta al pliego de cargos.
2. En respuesta al requerimiento especial o a su ampliación.
3. Dentro del término para interponer el recurso de reconsideración contra la liquidación oficial de revisión.

En estas correcciones el contribuyente persigue dos cosas a la vez: ajustar la declaración y obtener la reducción de la sanción por inexactitud, que es el incentivo que la ley ofrece a cambio de aceptar.

Qué se puede incluir en una corrección provocada.

Aquí el contribuyente pierde la libertad que tenía en la corrección voluntaria, y esa limitación es estricta.

Solo puede modificar los puntos que la Dian planteó en el requerimiento especial. No puede aprovechar la corrección para ajustar otros renglones ni para introducir modificaciones no discutidas.

Así lo ha precisado la sección cuarta del Consejo de Estado, entre otras en la sentencia 21366 del 21 de febrero de 2019, con ponencia del magistrado Julio Roberto Piza:

«el obligado tributario carece de libertad para configurar el contenido de la declaración, en la medida en que las modificaciones sobre el denuncio preexistente solo pueden versar sobre las glosas planteadas formalmente por la Administración en el requerimiento.»

Existe, sin embargo, una excepción de enorme valor práctico que conviene conocer.

Cuando la Dian adiciona ingresos, la jurisprudencia ha admitido que el contribuyente incluya los costos y deducciones asociados a esos ingresos adicionados, porque el impuesto de renta grava rentas y no ingresos brutos. El fundamento es el espíritu de justicia del artículo 683 del estatuto tributario.

Esa inclusión exige prueba: el contribuyente debe demostrar la existencia y las condiciones de cada erogación, y la Dian suele no aceptarla en vía gubernativa, de modo que en muchos casos el reconocimiento llega solo ante la jurisdicción.

De acuerdo con nuestro criterio, de ahí se desprende una recomendación clara para quien sabe que tiene ingresos omitidos: conviene corregir voluntariamente incluyendo tanto los ingresos como sus costos asociados, antes que esperar el requerimiento especial y terminar discutiendo el reconocimiento de esos costos con el riesgo de tributar sobre ingresos brutos.

Requisitos de la corrección provocada por el requerimiento especial.

Para acceder a la reducción de la sanción por inexactitud a la cuarta parte de la propuesta, el artículo 709 del estatuto tributario exige cumplir tres condiciones.

• Corregir dentro del término para responder el requerimiento especial.
• Aceptar total o parcialmente los hechos planteados por la Dian.
• Adjuntar a la respuesta la prueba del pago o del acuerdo de pago del mayor impuesto, de la sanción reducida y de los intereses moratorios.

Los tres son concurrentes, y el incumplimiento de cualquiera de ellos hace perder la reducción, no solo aplazarla.

Requisitos de la corrección provocada por la liquidación oficial de revisión.

En esta etapa la reducción es menor, a la mitad de la sanción inicialmente propuesta, y los requisitos del artículo 713 del estatuto tributario son más exigentes.

• Corregir dentro del término para interponer el recurso de reconsideración.
• Aceptar total o parcialmente los hechos planteados en la liquidación oficial.
• Presentar un memorial ante la Dian en el que consten los hechos aceptados.
• Presentar prueba del pago o del acuerdo de pago del mayor impuesto, de la sanción reducida y de los intereses.
• Presentar copia de la declaración de corrección.

Conviene detenerse en dos de esos requisitos. La sanción reducida debe pagarse en su totalidad, sin lo cual la reducción no procede. Y el pago admite acuerdo de pago, de modo que la falta de liquidez no impide acceder al beneficio.

Corrección oficial: cuando corrige la Dian.

Si el contribuyente no corrige voluntariamente ni acepta corregir cuando se le provoca, la Dian corrige por él.

Lo hace mediante la liquidación oficial de revisión, en la que determina oficialmente la obligación tributaria y liquida la sanción por inexactitud sin reducción alguna.

Frente a esa liquidación el contribuyente puede interponer recurso de reconsideración y, agotada la vía gubernativa, acudir a la jurisdicción contencioso administrativa.

Conviene subrayar que en esta etapa ya no hay margen de negociación sobre el monto: la reducción de la sanción era el incentivo de las etapas anteriores, y quien las dejó pasar perdió el descuento.

Sanciones al corregir una declaración tributaria.

La sanción por corrección no siempre se causa, y cuando se causa su monto depende del momento y de la causal. Conviene revisar los cuatro escenarios posibles.

Correcciones que no generan sanción.

Hay tres situaciones en las que se corrige sin pagar sanción, y vale la pena conocerlas antes de liquidar nada.

• Cuando de la corrección no resulta un mayor impuesto a pagar ni un menor saldo a favor. Sin esa diferencia no hay base sobre la cual liquidar la sanción, y sin base no hay sanción.
• Cuando la corrección se hace antes del vencimiento del plazo para declarar, según se explica enseguida.
• Cuando media una diferencia de criterio sobre el derecho aplicable, caso en el cual se paga el mayor impuesto y los intereses, pero no sanción. Es una figura que hay que probar y que en la práctica prospera muy poco.

El primer supuesto es el más frecuente: corregir para modificar el patrimonio, reclasificar ingresos o ajustar datos informativos no genera sanción si el impuesto no cambia.

Corregir antes del vencimiento del plazo para declarar.

Es la situación más ventajosa de todas, y se presenta cuando el contribuyente declara con anticipación y luego advierte el error antes de la fecha límite.

En ese caso no se liquida sanción por corrección aunque la corrección arroje un mayor impuesto a pagar.

El fundamento está en el numeral primero del artículo 644 del estatuto tributario, que condiciona la sanción del 10% a que la corrección se haga después del vencimiento:

«El diez por ciento (10%) del mayor valor a pagar o del menor saldo a su favor, según el caso, que se genere entre la corrección y la declaración inmediatamente anterior a aquella, cuando la corrección se realice después del vencimiento del plazo para declarar y antes de que se produzca emplazamiento para corregir de que trata el artículo 685, o auto que ordene visita de inspección tributaria.»

Esa precisión la introdujo la ley 1819 de 2016; antes la norma no hacía la distinción y la sanción se causaba en todos los casos.

Tampoco se causan intereses moratorios, aunque de la corrección resulte un mayor impuesto, porque los intereses corren desde el vencimiento del plazo para pagar, conforme al artículo 634 del estatuto tributario, y ese vencimiento todavía no ha llegado.

De acuerdo con nuestro criterio, de aquí se desprende una recomendación práctica que rara vez se aprovecha: presentar la declaración unos días antes del vencimiento deja una ventana para revisarla y corregir cualquier error sin costo alguno. Declarar el último día elimina esa posibilidad.

Conviene anotar que el numeral 2 del artículo 644, que contempla la sanción del 20%, no hace esa salvedad, aunque en la práctica es difícil que la Dian emplace para corregir antes de que venza el plazo para declarar.

Corrección con sanción del 2%.

Este porcentaje no se calcula sobre el impuesto sino sobre la sanción por extemporaneidad, y aplica a un supuesto muy distinto de los demás.

Se trata de las correcciones que subsanan inconsistencias que permitirían tener la declaración por no presentada: la presentación en lugar distinto, la identificación equivocada del declarante y la ausencia de firmas obligatorias.

Son errores que no afectan la carga tributaria, y por eso la ley ofrece esta salida barata: el 2% de la sanción por extemporaneidad, sin exceder de 1.300 UVT y sin bajar de la sanción mínima.

El requisito temporal es estricto: hay que corregir antes de que la Dian notifique sanción por no declarar. Pasado ese momento no queda más remedio que presentar la declaración de nuevo con la sanción por extemporaneidad completa.

Corrección con sanción del 10%.

Es la sanción de la corrección genuinamente voluntaria, y se liquida sobre el mayor valor a pagar o el menor saldo a favor que resulte de la corrección.

Aplica cuando el contribuyente corrige después del vencimiento del plazo para declarar, pero antes de que se le notifique emplazamiento para corregir o auto que ordene inspección tributaria.

Es la escala más baja disponible una vez vencido el plazo, y la razón por la cual conviene corregir apenas se detecta el error y no esperar a ver si la Dian se da cuenta.

Corrección con sanción del 20%.

El porcentaje se duplica cuando la corrección ocurre después de que la Dian intervino, pero antes de que formalice el proceso de determinación.

Aplica cuando el contribuyente corrige con posterioridad al emplazamiento para corregir o al auto de inspección tributaria, y siempre antes de la notificación del requerimiento especial.

Notificado el requerimiento especial ya no se habla de sanción por corrección sino de sanción por inexactitud, que es un régimen distinto y considerablemente más gravoso.

Qué hacer si olvidó liquidar las sanciones.

Es un descuido frecuente: el contribuyente presenta la declaración extemporánea y olvida liquidar la sanción por extemporaneidad, o corrige y omite la sanción por corrección.

La solución es corregir la declaración para incluir la sanción omitida, y esa corrección genera a su vez sanción por corrección, porque incrementa el valor a pagar.

Puede parecer extraño que se sancione por incluir una sanción, pero la base de la sanción por corrección es el mayor valor a pagar, y ese renglón incluye tanto el impuesto como las sanciones liquidadas antes de él.

Y si el contribuyente no corrige, la Dian liquidará la sanción del artículo 701 del estatuto tributario, equivalente al 30% de la sanción no liquidada, que no puede ser inferior a la sanción mínima.

La comparación deja poco espacio a la duda: corregir de inmediato cuesta el 10%, hacerlo después de un emplazamiento cuesta el 20%, y esperar a que la Dian actúe cuesta el 30%.

Firmeza de las declaraciones corregidas.

Corregir no amplía el término de firmeza, pero en un caso cambia la fecha desde la cual se cuenta, y esa distinción suele malinterpretarse.

Si la corrección aumenta el impuesto o disminuye el saldo a favor, el término de firmeza no se altera y sigue contándose desde el vencimiento del plazo para declarar, o desde la presentación si fue extemporánea.

Si la corrección disminuye el impuesto o aumenta el saldo a favor, el conteo se reinicia desde la fecha de la corrección, por disposición del inciso segundo del artículo 589 del estatuto tributario:

«La corrección de las declaraciones a que se refiere este artículo no impide la facultad de revisión, la cual se contará a partir de la fecha de la corrección.»

En ninguno de los dos casos se alarga el término: lo que cambia es el punto de partida. El tema completo, incluidos los términos especiales, lo desarrollamos en el artículo sobre la firmeza de las declaraciones tributarias.

Distinto es si en la corrección se determina o compensa una pérdida fiscal, porque ese hecho sí activa un término de firmeza especial de cinco años.

Corrección de las declaraciones de impuestos territoriales.

Todo lo anterior aplica también a las declaraciones municipales, como la de industria y comercio y la de retención de ICA.

Los impuestos territoriales se rigen por el procedimiento del estatuto tributario nacional, de modo que los plazos de los artículos 588 y 589, las sanciones del artículo 644 y las reglas de firmeza operan igual.

Lo que cambia es el canal: la corrección se presenta ante la secretaría de hacienda del municipio y por el medio que este disponga, no ante la Dian.

Por eso, quien se equivoca al diligenciar una casilla de la declaración de ICA, por ejemplo registrando un valor en la casilla de ingresos obtenidos fuera del municipio, debe corregir la declaración ante ese municipio, con los mismos criterios explicados aquí.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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