¿Cómo se reportan las propinas en la información exógena?

Las propinas que recauda directamente el empleador para distribuirlas posteriormente a los trabajadores que hacen parte de la cadena de servicio, según las políticas que la empresa establece para la distribución de propinas, deben ser reportadas en la información exógena o medios magnéticos como ingresos recibidos para terceros en el formato 1647, según el artículo 28 de la resolución 162 de 2023 expedida por la Dian.

¿Por qué las propinas se reportan en el formato 1647?

Las propinas que pagan los clientes no son para la empresa y, por lo tanto, no hacen parte de los ingresos de la empresa, ni hacen parte de la base del impuesto al consumo, ni del IVA, ya que es un dinero que el cliente paga al trabajador como gratitud por el servicio y no como una contraprestación.

La empresa actúa como simple intermediaria entre el cliente y el trabajador que atiende al cliente, de manera que recibe el dinero con el compromiso y la obligación de entregarlo al trabajador, distribuirlo al tercero para el que está dirigido.

Para la empresa, ese dinero que recibe debe registrarlo en su contabilidad como un pasivo, más exactamente como un ingreso para terceros, en este caso el trabajador, y debe reportarlo en la información exógena bajo el mismo concepto.

Se reporta tanto al cliente como al trabajador que recibe la propina.

Según el artículo 28 de la resolución 162 de 2023, se debe reportar a la persona de quien se recibe el ingreso para terceros y al tercero para quien se recibió el ingreso, que en el caso de las propinas corresponde al cliente y al trabajador, para quien va dirigida la propina.

Valor mínimo a reportar por propinas.

En el pago de propinas, sólo se reportan las sumas acumuladas que sean superiores a 24 Uvt, que corresponde a $1.130.000 para el año 2024 que se reporta en 2025. Valores iguales o inferiores a esos no se reportan.

Las propinas no se pueden reportar bajo el Nit 22222222.

El formato 1647 no establece la posibilidad de reportar valores al Nit genérico 22222222, así que necesariamente se debe identificar al cliente que de propinas que superen anualmente los 24 Uvt, puesto que el artículo 28 de la resolución 162 de 2023 no contempla el reporte de cuantías menores al Nit genérico.

Esto obliga a la empresa a identificar a todo cliente que durante el año de propinas acumuladas supere los 24 Uvt. Un cliente esporádico no suele dar propinas que superen ese monto, pero clientes recurrentes sí pueden dar propinas que al año superen esa suma, siendo necesario identificarlos para poder reportar la información exógena, lo que implica establecer algún tipo de control para determinar en qué momento un cliente supera ese monto.

¿Cómo evitar la obligación de reportar las propinas?

Debido a lo complejo que puede resultar implementar un sistema de control para determinar cuándo identificar a un cliente para reportarlo en la información exógena, algunos contribuyentes preferirían no tener que hacer ese reporte, y la única forma legal es no recaudar propinas y que el cliente entregue la propina directamente al trabajador, de manera que la empresa no realice esa intermediación de la cual surge la obligación de reportar los ingresos para terceros.