¿Quién debe reportar la información exógena en un consorcio o unión temporal?

El reporte de información exógena de los contratos de colaboración empresarial está regulado por el artículo 1.3.5.12.1 de la resolución 000227 de 2025, modificado por el artículo 19 de la resolución 000233 de 2025, norma que reparte la carga entre el contrato y quienes lo celebran. Esa doble vía es la que genera confusión: ¿qué reporta el consorcio y qué le queda por reportar a cada consorciado?

La norma que regula el tema ya no es la resolución 162 de 2023.

Antes de entrar en materia hay que ubicar la norma vigente, porque la resolución 162 de 2023 fue compilada en la resolución 000227 de 2025, llamada Resolución Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria.

Esa compilación reubicó los artículos, de modo que las referencias antiguas ya no sirven para citar la norma. Estas son las equivalencias que interesan:

La resolución 000227 de 2025 fue modificada por la resolución 000233 del 30 de octubre de 2025 y corregida por la resolución 000237 del 3 de diciembre de 2025, y son precisamente esas modificaciones las que cambiaron el reparto de obligaciones entre el contrato y los partícipes.

• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo

Quiénes están obligados a reportar según la norma.

El listado de obligados a presentar información exógena está en el artículo 1.3.1.1 de la resolución 000227 de 2025, y en su numeral 8 aparecen los contratos de colaboración empresarial, redactados así:

«Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración como consorcios, uniones temporales, joint ventures, cuentas en participación o convenios de cooperación con entidades públicas y quienes celebren otros contratos como mandato, administración delegada o exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales.»

Como se puede observar, la norma obliga a quienes celebren el contrato, no al contrato como tal. Leída de forma literal, el obligado sería cada consorciado o cada miembro de la unión temporal, y no el consorcio ni la unión temporal.

Recordemos, además, que ni el consorcio ni la unión temporal son contribuyentes del impuesto de renta. Así lo dispone el artículo 18 del estatuto tributario, que obliga a cada parte a declarar de manera independiente los activos, pasivos, ingresos, costos y deducciones que le correspondan según su participación.

Esa es la lógica que explica todo lo que sigue: como el contrato no declara renta pero sí ejecuta operaciones, la Dian necesita ver el detalle por el lado del contrato y la proporción por el lado de cada partícipe.

La ambigüedad de la norma y cómo se resuelve.

La redacción del numeral 8 no dice quién presenta materialmente los archivos, y eso ha llevado a muchos contribuyentes a preguntarse si el consorcio con Nit propio debe reportar o no.

El indicio que deja la cancelación del RUT.

El inciso segundo del parágrafo 2 del artículo 1.3.1.1, modificado por el artículo 1 de la resolución 000233 de 2025, regula qué pasa cuando en el año a reportar se cancela el RUT del contrato:

«En el caso de que la cancelación del Registro Único Tributario (RUT) corresponda a un contrato de colaboración empresarial u otro contrato, las operaciones del mismo deberán ser informadas a nombre propio por los consorciados, unidos temporalmente, ventures, partícipes ocultos, asociados mandantes o demás partes contratantes, de acuerdo con lo especificado en el artículo 1.3.5.12.1. y los plazos establecidos en la presente resolución.»

La norma solo traslada el reporte a los consorciados cuando se cancela el RUT del contrato. Y si hay que trasladarlo, es porque en condiciones normales el reporte no lo hacen ellos a nombre propio, sino que se presenta a nombre del contrato.

Nuestra lectura: reporta quien administra o representa el contrato.

De acuerdo con nuestro criterio, el obligado material es quien administra, representa o gestiona el contrato, y el reporte se identifica con el contrato al que corresponde. Cuando el consorcio o la unión temporal tiene Nit propio, el reporte se presenta con ese Nit.

Esa lectura se refuerza con un cambio técnico introducido por la resolución 000233 de 2025: los formatos de contratos de colaboración incorporaron las casillas «Número de Contrato» y «Número de Identificación de Entidades sin Personería Jurídica (NIESPJ)», justamente para diferenciar cada contrato dentro del reporte de un mismo informante.

En otras palabras, el reporte se hace contrato por contrato, no de forma agregada, y el contrato queda plenamente identificado en el archivo.

En la práctica esto significa dos cosas para el consorcio o la unión temporal con Nit propio:

• El RUT del contrato debe tener inscrita la responsabilidad de informante de exógena, o el prevalidador rechaza el archivo.
• El reporte se presenta con el instrumento de firma electrónica de quien represente el contrato.

Teniendo claro lo anterior, veamos qué se reporta por el lado del contrato.

Qué reporta el contrato de colaboración.

El artículo 1.3.5.12.1 exige informar el valor total de las operaciones realizadas durante el año gravable en desarrollo de cada contrato, indicando para cada transacción los datos de cada uno de los terceros y la identificación de cada una de las partes del contrato.

Es un reporte de detalle: tercero por tercero, como lo haría cualquier informante en sus formatos ordinarios. Se distribuye en seis formatos:

Cada archivo debe identificar el tipo de contrato con la codificación que trae la misma norma:

No olvidemos que la obligación del numeral 8 no está condicionada a topes de ingresos ni de patrimonio, a diferencia de lo que ocurre con otros informantes. Si hay contrato de colaboración con operaciones, hay reporte.

Qué NO deben reportar los consorciados.

Aquí está la regla que más tranquiliza al contribuyente, y está en el inciso primero del parágrafo 1 del artículo 1.3.5.12.1, modificado por el artículo 19 de la resolución 000233 de 2025:

«La información de las operaciones reportadas en virtud del contrato de colaboración empresarial y otros contratos no deberá ser reportada por los consorciados, unidos temporalmente, ventures, partícipes ocultos, asociados, mandantes o demás partes contratantes.»

Lo que la norma prohíbe repetir es el detalle de terceros que ya quedó en los formatos del contrato. El consorciado no vuelve a listar en su formato 1001 al proveedor al que el consorcio le pagó, ni en su formato 1005 el IVA descontable que el consorcio ya reportó.

Existe además una prohibición expresa para el formato de ingresos recibidos para terceros. El parágrafo 5 del artículo 1.3.5.9.1 señala que la información de las operaciones reportadas en virtud de estos contratos no debe ser reportada en el formato 1647.

Es una precisión importante, porque el gestor del contrato podría verse tentado a tratar los recaudos del contrato como ingresos recibidos para terceros, y la norma cierra esa puerta para evitar duplicidad.

Qué SÍ deben reportar los consorciados.

Que el consorciado no repita el detalle del contrato no significa que quede libre de obligaciones. Le quedan tres frentes, y el segundo es el que suele pasarse por alto.

Las operaciones de su propia actividad económica.

El inciso segundo del mismo parágrafo 1 lo dice sin rodeos:

«Lo anterior sin perjuicio de la información que deban suministrar los consorciados, unidos temporalmente, ventures, partícipes ocultos, asociados, mandantes o demás partes contratantes, si cumplen las condiciones establecidas en el artículo 1.3.1.1 de la presente resolución, en relación con las operaciones inherentes a su actividad económica.»

Cada consorciado sigue siendo un informante ordinario por su propio negocio. Sus nóminas, sus compras, sus ventas, sus cuentas por cobrar y por pagar ajenas al contrato se reportan normalmente en los formatos que le correspondan según su calidad.

Su proporción dentro del contrato.

Este es el cambio de fondo que introdujo la resolución 000233 de 2025. El cierre del parágrafo 1 agrega:

«Adicionalmente, deberán reportar en formato 1001 en el concepto 5103 y el formato 1007 las operaciones que le corresponda en virtud del respectivo contrato.»

No es una duplicación del reporte del contrato, porque el contenido es distinto. El numeral 6 del artículo 1.3.5.2.1, adicionado por el artículo 3 de la resolución 000233 de 2025, precisa cómo se diligencia ese registro:

«Los partícipes en contratos de colaboración empresarial y otros contratos dispuestos en el artículo 18 del Estatuto Tributario (…) deberán informar de manera agregada, con el NIT del representante, administrador o gestor del contrato, los pagos o abonos en cuenta (devengo) que constituyan costo o deducción y los pagos o abonos en cuenta (devengo) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, de acuerdo con su proporción dentro del contrato de colaboración empresarial y otros contratos.»

Veamos la diferencia con claridad, porque de ahí sale toda la confusión:

La norma añade que en ese registro los valores de IVA mayor valor del costo o gasto (deducible y no deducible) y todas las casillas de retención en la fuente deben diligenciarse con cero, porque esas retenciones ya las reportó el contrato.

El propósito es de control: como cada partícipe lleva a su declaración de renta la parte que le corresponde del contrato, la Dian necesita poder cruzar esa cifra con lo que reportó el administrador del contrato y detectar diferencias.

Los activos poseídos a través del contrato.

El artículo 1.3.5.10.4, modificado por el artículo 13 de la resolución 000233 de 2025, incorporó al formato 1011 el concepto 1528 para informar el valor patrimonial de los activos poseídos a través de contratos de colaboración empresarial.

Ese reporte lo hace el partícipe, no el contrato, porque es el partícipe quien lleva esos activos a su declaración de renta en la proporción que le corresponde.

Desde cuándo aplica cada obligación.

Este es el punto más delicado en la práctica, porque el texto compilado de la resolución convive con conceptos cuya vigencia está diferida.

El artículo 22 de la resolución 000233 de 2025 difirió la aplicación de los conceptos 5103, 5104 y 5105 del formato 1001 al año gravable 2026 y siguientes, que se reportan a partir de 2027. Para el año gravable 2025 rige la versión 11 del formato, que no contiene esos conceptos.

En consecuencia, el tratamiento se aplica así:

Dicho de otro modo: por el año gravable 2025 la regla sigue siendo la sencilla, el contrato reporta y el consorciado solo reporta lo propio. A partir del año gravable 2026 el consorciado suma el reporte de su participación.

Qué pasa si se cancela el RUT del consorcio.

Cuando durante el año a reportar se cancela el RUT del contrato, la regla se invierte y son los consorciados quienes deben informar a nombre propio las operaciones del contrato, en los términos del artículo 1.3.5.12.1 y dentro de los plazos generales de la resolución.

Es una situación frecuente en consorcios de obra que se liquidan al terminar el contrato estatal. Si se liquida el consorcio y se cancela su RUT sin prever esto, la obligación no desaparece: se traslada a cada miembro.

Por eso conviene dejar acordado en el documento de liquidación del consorcio quién conserva la información contable y cómo se distribuirá el reporte entre los miembros.

Ejemplo del reparto del reporte.

Supongamos el Consorcio Vía Norte, con Nit propio, conformado por la empresa A con el 60% y la empresa B con el 40%, que durante el año ejecutó un contrato de obra con estos valores:

Reporte del consorcio.

Con su propio Nit presenta los formatos 5247 a 5252 con el detalle completo: cada proveedor al que le pagó, cada cliente del que recibió ingresos, el IVA descontable y generado, y los saldos de deudores y pasivos a 31 de diciembre.

Reporte de la empresa A por el año gravable 2025.

Solo reporta sus operaciones propias, ajenas al contrato. No repite ninguna de las transacciones que el consorcio ya informó.

Reporte de la empresa A por el año gravable 2026.

Además de lo propio, agrega en su formato 1001, con el concepto 5103 y contra el Nit del representante del consorcio, un solo registro por $420.000.000, que es el 60% de los costos y gastos del contrato. Y en su formato 1007 informa los ingresos que le corresponden del contrato, en la misma proporción.

Como se ve, la empresa A nunca vuelve a nombrar a los proveedores del consorcio; solo informa su tajada del contrato en un renglón agregado.

Sanción por no reportar o reportar mal.

No presentar la información, presentarla con errores o hacerlo de forma extemporánea da lugar a la sanción del artículo 651 del estatuto tributario, que se liquida sobre las sumas no informadas o informadas erróneamente y tiene un tope máximo expresado en UVT.

El riesgo típico en estos contratos es la duplicidad: que el consorcio reporte el detalle y el consorciado lo repita, o al contrario, que nadie reporte porque cada uno asumió que le correspondía al otro. Ambos escenarios pueden derivar en sanción.

Lista de verificación antes de presentar.

Antes de cargar los archivos conviene revisar los siguientes puntos:

1. Verificar que el RUT del consorcio o de la unión temporal tenga inscrita la responsabilidad de informante.
2. Confirmar la versión del formato y el prevalidador que corresponden al año gravable que se está reportando, no al año en que se presenta.
3. Diligenciar las casillas de número de contrato y NIESPJ para separar cada contrato cuando el informante administra más de uno.
4. Cruzar los porcentajes de participación con lo que cada miembro llevó a su declaración de renta.
5. Depurar del reporte propio de cada consorciado las operaciones que ya fueron informadas por el contrato.

Ese cruce final es el que evita la doble información, que es el error más costoso en este tipo de reportes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía Laboral 2026
• Guía de propiedad horizontal
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses propiedad horizontal