¿Quiénes están obligados a facturar?

La obligación de expedir factura está en el artículo 615 del estatuto tributario y en el artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016, normas que cobijan a casi todo el que venda un bien o preste un servicio; y desde que rige el artículo 616-1 del mismo estatuto, quien está obligado a facturar debe hacerlo electrónicamente. ¿Quién debe expedir factura y quién queda por fuera de esa obligación?

La obligación de facturar.

Hay que separar dos planos que suelen confundirse, porque no dicen lo mismo.

Desde el punto de vista comercial, todo el que ejerza el comercio de forma profesional debe expedir factura, pues la factura es el soporte de la operación y, cuando la venta es a crédito, es además un título valor.

Desde el punto de vista tributario, la obligación está expresamente señalada en el artículo 615 del estatuto tributario y cobija a los comerciantes, a quienes ejercen profesiones liberales y a quienes venden bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

Los dos planos casi siempre coinciden, pero no siempre: la norma tributaria exceptúa a ciertos contribuyentes que comercialmente sí son comerciantes, como la persona natural que no es responsable del IVA.

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Personas y empresas obligadas a expedir factura.

La regla general la fija el artículo 615 del estatuto tributario, que impone la obligación sin importar si el contribuyente es o no contribuyente de los impuestos que administra la Dian:

«Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.»

Nótese la expresión «por cada una de las operaciones que realicen»: la obligación es operación por operación, no por periodo ni por cliente, y de allí que no sea válido acumular varias ventas en una sola factura, salvo las excepciones que la propia ley contempla.

El artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 358 de 2020, desarrolla esa regla y enumera a los sujetos obligados a facturar:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
3. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dian.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).

En términos prácticos, toda persona jurídica debe facturar en cuanto venda un bien o preste un servicio, así no sea responsable del IVA, e incluso si es una entidad pública o una entidad sin ánimo de lucro.

Y toda persona natural responsable del IVA está obligada a facturar. Como la regla general es que casi todos deben hacerlo, resulta más corto revisar la lista de excepciones, que desarrollamos en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.

Obligados a facturar electrónicamente.

Esta es hoy la verdadera pregunta, porque la factura de papel dejó de ser una opción. La respuesta corta es que todos los obligados a facturar deben hacerlo electrónicamente, sin lista aparte ni tope de ingresos que active la obligación.

Así lo dispone el artículo 616-1 del estatuto tributario, modificado por el artículo 13 de la ley 2155 de 2021, que dejó la factura en talonario reducida a un evento excepcional:

«La factura de talonario o de papel, solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente.»

Es decir que el papel es una salida de emergencia y transitoria, no una alternativa que el contribuyente pueda escoger porque le resulte más cómoda.

En consecuencia, deben facturar electrónicamente, según el artículo 1.5.1.1.3.3 de la resolución 000227 de 2025 de la Dian, que compiló la resolución 000165 de 2023:

• Los responsables del IVA, sean personas naturales o jurídicas.
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Los comerciantes, quienes ejercen profesiones liberales o prestan servicios inherentes a estas, y quienes enajenan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, salvo que estén expresamente exceptuados.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos, aunque no sean responsables del IVA.
• Los inscritos en el régimen simple de tributación (SIMPLE).
• Quienes, sin estar obligados, opten por facturar voluntariamente.

El último punto sorprende a muchos: quien no está obligado y decide facturar de todos modos queda tratado como obligado y, por lo tanto, debe facturar electrónicamente y cumplir todos los requisitos de ley de acuerdo al artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016.

Cómo saber si estoy obligado a facturar electrónicamente.

La forma más rápida de saberlo es mirar el RUT, en la casilla 53 de responsabilidades.

Si no aparece ninguna responsabilidad que obligue a facturar, pero la persona es comerciante o ejerce una profesión liberal, conviene revisar los topes del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario antes de concluir que no debe facturar.

Casos especiales de obligados a facturar.

La regla general resuelve la mayoría de los casos, pero hay situaciones que nuestros lectores preguntan con frecuencia y que merecen una respuesta aparte.

Facturación en las profesiones liberales.

Quien ejerce una profesión liberal no es comerciante, porque el numeral 5 del artículo 23 del código de comercio dispone que el ejercicio de una profesión liberal no es un acto mercantil.

Pero eso no lo libera de facturar. Desde lo tributario, el profesional liberal que sea responsable del IVA está obligado a expedir factura electrónica, porque presta un servicio gravado, y da igual que su actividad no sea mercantil.

Si no es responsable del IVA por cumplir todos los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, no está obligado a facturar. Lo explicamos en detalle en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

¿Los médicos están obligados a facturar?

Los servicios médicos están excluidos del IVA según el artículo 476 del estatuto tributario, de modo que el médico, por regla general, no es responsable del IVA y por esa vía no queda obligado a facturar.

Sin embargo, hay una segunda puerta que muchos pasan por alto. El numeral 7 del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 exceptúa de facturar a quien únicamente vende bienes excluidos o presta servicios no gravados, pero solo mientras sus ingresos brutos por esas actividades sean inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso.

Por lo anterior, el médico que en el año anterior o en el actual alcance o supere las 3.500 UVT por sus consultas queda obligado a expedir factura electrónica, aunque nunca haya sido responsable del IVA. El mismo criterio aplica a odontólogos, psicólogos y demás profesionales de la salud.

Agricultores y ganaderos obligados a expedir factura.

El artículo 615 del estatuto tributario menciona expresamente a quienes enajenan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, así que el productor del campo no está fuera de la obligación por el solo hecho de serlo.

En la práctica, la mayoría de los agricultores no factura porque son personas naturales no responsables del IVA. Pero si venden productos excluidos y sus ingresos por esa actividad llegan a 3.500 UVT, se les aplica la misma regla del numeral 7 y quedan obligados a facturar electrónicamente.

Obligación de expedir factura de tipógrafos y litógrafos.

Los litógrafos y tipógrafos facturan siempre, sean o no responsables del IVA, y no por su volumen de ingresos sino por el servicio que prestan, que es un punto de control para la Dian. Así lo señala el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016.

La razón está en el artículo 618-2 del estatuto tributario, que impone a quien elabora facturas cuatro obligaciones concretas:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos del estatuto tributario y las características que prescriba la Dian.
2. Llevar un registro de quienes solicitan la elaboración de facturas, con identificación, dirección, número de facturas elaboradas y numeración respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturación con la misma numeración que ya se le elaboró a un cliente.
4. Expedir factura por el servicio prestado, con constancia del primero y último número consecutivo elaborado al cliente.

Al quedar obligados a facturar deben además solicitar la respectiva resolución de facturación.

Los inscritos en el régimen simple.

Quien se inscribe en el régimen simple de tributación queda obligado a facturar electrónicamente desde el momento de la inscripción en el RUT, sin importar el nivel de ingresos, por disposición del numeral 6 del artículo 905 del estatuto tributario.

La resolución 000227 de 2025 le concede un plazo máximo de dos meses contados desde la inscripción para adelantar la habilitación, lapso durante el cual puede facturar en papel acogiéndose a las reglas del inconveniente tecnológico.

Personas jurídicas, entidades sin ánimo de lucro y entidades públicas.

Toda persona jurídica que venda bienes o preste servicios debe facturar electrónicamente, y ni la ausencia de ánimo de lucro ni la naturaleza pública de la entidad la relevan de hacerlo.

Una fundación, una corporación, una junta administradora o una entidad estatal que cobre por un bien o un servicio está facturando una operación económica, y por eso en el RUT de muchas entidades públicas aparece la responsabilidad de facturar aunque no sean responsables del IVA.

Las únicas exclusiones aplicables a personas jurídicas son las del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016: entidades financieras y cooperativas de ahorro y crédito respecto de sus operaciones financieras, empresas de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros y juntas de acción comunal en las condiciones allí previstas.

Operaciones que no se facturan.

Una cosa es no estar obligado a facturar y otra muy distinta es que la operación no sea facturable. Un contribuyente plenamente obligado a facturar puede recibir dinero por conceptos que no se facturan, porque no son venta de bienes ni prestación de servicios.

Es el caso de los dividendos, que son distribución de utilidades y no una venta; de los ingresos por diferencia en cambio, que son un simple ajuste contable; del cobro de condenas en procesos judiciales, que se soportan con la sentencia; y de los ingresos recibidos para terceros, donde solo se factura la comisión.

La pregunta correcta, entonces, tiene dos partes: primero, si el sujeto está obligado a facturar; y segundo, si la operación concreta corresponde a una venta de bienes o a una prestación de servicios.

La obligación de exigir factura.

Junto a la obligación de expedir factura existe la de exigirla, y muchos compradores la ignoran. Señala el artículo 618 del estatuto tributario:

«A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.»

La consecuencia de no exigirla es económica y recae sobre el comprador: sin factura no hay soporte y, por lo tanto, no procede el costo, la deducción ni el impuesto descontable, al tenor del artículo 771-2 del estatuto tributario.

Y si el proveedor no está obligado a facturar, el comprador no se queda sin salida: debe elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que cumple esa misma función probatoria.

¿Cómo saber si quien me vende está obligado a facturar?

La verificación se hace con la copia del RUT del proveedor, donde figuran las responsabilidades que tiene inscritas. Quien no es responsable del IVA debe tener el RUT exhibido en un lugar visible del establecimiento.

Si el proveedor le entrega una factura, puede además comprobar que sea real. La Dian dispone de una herramienta pública para consultar la validez de una factura con el prefijo, la fecha, el número y el NIT del emisor.

En compras de bajo monto el asunto es poco relevante, pero cuando el pago es representativo y se va a llevar a la declaración de renta, lo prudente es pedir el RUT antes de pagar y no después.

Quien factura debe hacerlo bien.

No basta con expedir la factura: debe cumplir los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario, tema que desarrollamos en el artículo sobre los requisitos de la factura de venta.

Quien estando obligado no factura, o factura sin el lleno de los requisitos, se expone a la sanción de los artículos 652 y 652-1 del estatuto tributario y al cierre del establecimiento del artículo 657, asunto que tratamos en el artículo sobre sanciones por facturación.

El comprador también debe revisar lo que recibe, porque una factura incompleta produce, en la práctica, el mismo efecto que no tener factura: el rechazo del costo o del descontable.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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