¿Quiénes están obligados a facturar?

Por 4 marzo, 2019

La obligación de facturar es uno de los deberes formales de todo contribuyente y/o comerciante y que tiene relevancia porque la factura es el documento llamado a soportar costos, deducciones e impuesto descontables para el adquiriente.

Prácticamente todos los comerciantes y empresas están obligadas a facturar, sin importar si son o no responsables del algún impuesto, y lo están algunas personas naturales.

Personas y empresas obligadas a expedir factura.

Respecto a la obligación de facturar o expedir factura,  dice el artículo 615 del estatuto tributario:

«Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.

Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario.»

Por su parte, el artículo 1.6.1.4.1 del decreto único reglamentario 1625 de 2016 dice:

«Obligación de facturar. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 511 del Estatuto Tributario, también están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de la operaciones que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).»

Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios, debe expedir factura, a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están obligados a expedir factura.

Es importante precisar que todo responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común), está obligado a expedir factura, sea persona natural o persona jurídica.

Como la regla genera es que todos deben expedir factura, es más sencillo determinar quiénes no están obligados a facturar, así que consulte el siguiente artículo.

Personas que no están no obligadas a expedir factura

Es importante anotar que por regla general toda persona jurídica debe expedir factura así no sea responsable del impuesto a las ventas, en tanto venda un producto o preste un servicio, incluso si esa persona jurídica es de derecho público o es una entidad sin ánimo de lucro.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, no están en la obligación de expedir factura, y quien compre a estas personas debe elaborar el respectivo documento equivalente.

Documento equivalente a la factura

Algunas de estas personas a pesar de no estar obligadas a facturar lo hacen, y la factura será válida fiscalmente para el adquiriente en la medida en que cumpla con los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario.

Quien facture debe hacerlo bien.

Quien esté en la obligación de expedir factura, debe hacerlo con el lleno de los requisitos en encontramos en el artículo 617 del estatuto tributario.

Requisitos de la factura

Quien estando obligado a facturar y no lo haga, o facture sin el lleno de los requisitos de ley, se expone a la sanción por facturación conforme lo disponen los artículos 652 y 652-1 del estatuto tributario; el primero por irregularidades en la facturación y el segundo por no facturar.

Sanciones por facturación

Quien hace la compra debe asegurarse que la factura que le están dando cumple con los requisitos de ley, pues si no lo hace, es lo mismo que si no le dieran factura, por cuanto no le servirá para soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Los obligados a exigir factura.

Así como existe la obligación de expedir factura, también existe la obligación de exigir factura, y al respecto dice el artículo 618 del estatuto tributario:

«A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.»

Quién no exija factura y sea declarante de renta o de Iva, no podrá descontar tratar como costo, deducción o descuento esos pagos, y es la principal consecuencia de no exigir la factura cada vez que se compra algo a una persona o empresa obligada a expedir factura.

¿Cómo saber si quien vende está obligado a facturar?

Quien es declarante de rente debe tener la sana costumbre de exigir factura por todo pago que realice, pero esa exigencia se puede hacer solo a quien tiene la obligación de expedir factura. ¿Cómo averiguo si la persona a la que le compro está obligada a facturar?

Eso se hace con la copia del Rut, donde figura si esa persona está o no obligada a facturar.

Si la persona no está obligada a facturar, significa que no es responsable del impuesto a las ventas, y en tal sentido debe tener exhibida en un lugar visible la copia del Rut,

Cuando se trata de compras de bajo monto no es tan relevante lo de exigir factura, pero cuando son representativas, y además se pretenden utilizar en la declaración de renta, lo mejor es exigir al proveedor una copia del Rut para no correr riesgos.

Conozca sus obligaciones tributarias y las consecuencias por no cumplirlas con nuestro Procedimiento tributario.

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Una opinión
  1. ANDRES Dice:

    Buen día

    ¿Los municipios están obligados a expedir factura o no ?

    Responder
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