¿Quiénes están obligados a facturar?

Una de las obligaciones de los contribuyentes es expedir facturas por las operaciones que realicen, y no cumplir con esa obligación está sancionado por la ley, por lo que es importante conocer quiénes son las personas o contribuyentes obligados a expedir factura, y que deben hacerlo electrónicamente.

Obligados a facturar.

Desde el punto de vista comercial, toda persona que ejerza de forma profesional el comercio debe expedir factura, es decir, todo comerciante debe facturar.

Desde el punto de vista tributario, la obligación de facturar o expedir factura está expresamente señalada en el artículo 615 del estatuto tributario, que básicamente aplica a todos los comerciantes, profesionales liberales y quienes desarrollen actividades agrícolas y ganaderas.

Sin embargo, la norma tributaria contempla que algunos contribuyentes no están obligados a facturar, incluso si son comerciantes, como el caso de las personas naturales que no son responsables del IVA.

Personas y empresas obligadas a expedir factura.

Es el artículo 615 del estatuto tributario quien de forma general establece los contribuyentes que deben expedir factura:

«Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura.

Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario.»

El artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 358 del 2020 señala expresamente que los siguientes contribuyentes deben expedir factura.

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas.
2. Los responsables del impuesto al consumo.
3. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.

Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios debe expedir factura, a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están obligadas a expedir factura.

Es importante precisar que todo responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común) está obligado a expedir factura, sea persona natural o persona jurídica.

Como la regla general es que todos deben expedir factura, es más sencillo determinar quiénes no están obligados a facturar, así que consulte el siguiente artículo.

Quienes no están obligados a facturar.Personas y contribuyentes que no están obligados a facturar, y condiciones que deben cumplir las personas naturales para no tener obligación de facturar.

Toda persona jurídica debe expedir factura así no sea responsable del impuesto a las ventas, en tanto venda un producto o preste un servicio, incluso si esa persona jurídica es de derecho público o es una entidad sin ánimo de lucro.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, no están en la obligación de expedir factura, y quien compre a estas personas debe elaborar el respectivo documento equivalente.

Documento equivalente a la factura.Documentos equivalentes a a factura, requisitos que deben cumplir, y contribuyentes que pueden expedirlos.

Algunas de estas personas, a pesar de no estar obligadas a facturar, lo hacen, y la factura será válida fiscalmente para el adquirente en la medida en que cumpla con los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario.

Debe tenerse en cuenta que la factura, en la mayoría de los casos, debe ser electrónica, por lo que no será posible hacerlo tradicionalmente en talonarios de papel, tema abordado en el siguiente artículo.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Casos especiales de obligados a facturar.

Se ha dicho que la regla general es que todo responsable del IVA debe facturar, lo mismo que toda persona jurídica, pero hay casos especiales planteados por nuestros lectores que merecen especial atención.

Facturación en las profesiones liberales.

En primer lugar, es importante recordar que quien ejerce una profesión liberal no es un comerciante, por cuanto el ejercicio de una profesión liberal no es un acto mercantil según lo establece el numeral 5 del artículo 23 del Código de Comercio. Esto siempre y cuando el profesional no ejerza otra actividad diferente a la profesión liberal que sea considerada como mercantil.

Desde el punto de vista tributario, hay que decir que toda persona natural que sea responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común) está en la obligación de expedir factura, así ejerza una profesión liberal, en vista de que ejerce una actividad gravada independiente de si esa actividad es mercantil o no.

Si quien ejerce una profesión liberal no es responsable del IVA, en principio no debe facturar, excepto si teóricamente fuera responsable por superar los topes para serlo según el parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario.

Responsables y no responsables del Iva.Personas o contribuyentes que son responsables del Iva y quiénes no son responsables del impuesto a las ventas.

Lo anterior en virtud de lo señalado por el literal h del artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016, que contempla las personas que no están obligadas a facturar:

«Las personas naturales que únicamente vendan excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.»

Es decir que, si el profesional liberal no es responsable del impuesto a las ventas por no desarrollar actividades gravadas, pero cumple con los topes para serlo en caso de que desarrollara una actividad gravada, tiene que expedir factura.

Debe recordarse que la norma reglamentaria habla de tope de patrimonio, pero ese requisito fue eliminado por la ley 1111 de 2006, pero en lo demás sigue vigente el reglamento.

Obligación de expedir factura de tipógrafos y litógrafos.

Los litógrafos y tipógrafos deben expedir factura en todos los casos, sean o no responsables del IVA, en virtud de que el decreto 1625 de 2016 lo señala expresamente en el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.2:

«Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.»

Recordemos que el artículo 618-2 del estatuto tributario impone las siguientes obligaciones a quienes elaboran facturas:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos señalados en el Estatuto Tributario y con las características que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboración de facturas, con su identificación, dirección, número de facturas elaboradas para cada cliente y numeración respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturación en relación con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por parte de dicha empresa la misma numeración.
4. Expedir factura por la prestación del servicio, la cual, además de cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá tener la constancia del primero y último número consecutivo de dichos documentos que haya elaborado al adquirente del servicio.

Al estar obligados a facturar deben solicitar la respectiva resolución de autorización.

Resolución de facturación.Contribuyentes que deben solicitar la resolución de facturación, procedimiento a seguir y requisitos a cumplir.

¿Los médicos están obligados a facturar?

Los médicos, por regla general, no son responsables del impuesto a las ventas, por cuanto los servicios médicos están excluidos del impuesto a las ventas según el artículo 476 del estatuto tributario, y en ese sentido no son responsables del impuesto a las ventas y no están obligados a facturar.

Lo anterior es así siempre que el médico no preste otro servicio que esté gravado, y en todo caso, siempre que no supere los topes para ser responsable del impuesto a las ventas si desarrollara una actividad gravada, es decir, se aplica el mismo criterio que en las profesiones liberales, pues la medicina es una de ellas.

De modo que, si el médico tiene ingresos o consignaciones iguales o superiores a 3.500 UVT anuales, estará obligado a expedir factura, sea responsable del IVA o no.

Agricultores obligados a expedir factura.

Los agricultores, por lo general, no están formalizados y no son responsables del impuesto a las ventas, por lo que nunca facturan, pero ello no significa que no estén obligados a facturar en algunos casos.

Respecto a la obligación de expedir factura, los agricultores están sujetos a la regla del literal h del artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016, que obliga a facturar a quienes no son responsables del impuesto a las ventas en la medida en que superen los topes para ser clasificados como responsables, aunque no lo sean.

Quien facture debe hacerlo bien.

Quien esté en la obligación de expedir factura debe hacerlo con el lleno de los requisitos que encontramos en el artículo 617 del estatuto tributario, que se resumen en el siguiente artículo:

Requisitos de la factura.Requisitos que debe cumplir una factura para que sea válida desde el punto de vista fiscal y desde e punto de vista comercial como título valor.

Quien, estando obligado a facturar y no lo haga, o facture sin el lleno de los requisitos de ley, se expone a la sanción por facturación conforme lo disponen los artículos 652 y 652-1 del estatuto tributario; el primero por irregularidades en la facturación y el segundo por no facturar, temas abordados en el artículo siguiente:

Sanciones por facturación.Sanciones que la Dian imponen por no facturar estando obligado a ello, o por facturar sin el lleno de los requisitos de ley.

Quien hace la compra debe asegurarse de que la factura que le están dando cumple con los requisitos de ley, pues si no lo hace, es lo mismo que si no le dieran factura, por cuanto no le servirá para soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Los obligados a exigir factura.

Así como existe la obligación de expedir factura, también existe la obligación de exigir factura, y al respecto dice el artículo 618 del estatuto tributario:

«A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.»

Quien no exija factura y sea declarante de renta o de IVA, no podrá descontar, tratar como costo, deducción o descuento esos pagos, y es la principal consecuencia de no exigir la factura cada vez que se compra algo a una persona o empresa obligada a expedir factura.

¿Cómo saber si quien vende está obligado a facturar?

Quien es declarante de renta debe tener la sana costumbre de exigir factura por todo pago que realice, pero esa exigencia se puede hacer solo a quien tiene la obligación de expedir factura. ¿Cómo averiguo si la persona a la que le compro está obligada a facturar?

Eso se hace con la copia del RUT, donde figura si esa persona está o no obligada a facturar.

Si la persona no está obligada a facturar, significa que no es responsable del impuesto a las ventas, y en tal sentido debe tener exhibida en un lugar visible la copia del RUT.

Cuando se trata de compras de bajo monto, no es tan relevante lo de exigir factura, pero cuando son representativas, y además se pretenden utilizar en la declaración de renta, lo mejor es exigir al proveedor una copia del RUT para no correr riesgos.

Obligados a facturar electrónicamente.

Habiendo quedado claro quiénes están obligados a facturar, pasamos a determinar quiénes deben hacerlo electrónicamente, y la respuesta es que todos los obligados a facturar deben hacerlo electrónicamente.

Por consiguiente, las siguientes personas o contribuyentes deben facturar electrónicamente.

• Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
• Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios en ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).

Toda persona responsable del IVA, sea natural o jurídica, debe facturar electrónicamente, al igual que todo responsable del impuesto al consumo.

¿Quiénes no están obligados a facturar electrónicamente?

Los siguientes sujetos o contribuyentes no deben facturar electrónicamente según el artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016:

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiac­tivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3° y 5° del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
• Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas (IVA).

Una persona natural que no es responsable del IVA en razón a que desarrolla únicamente actividades excluidas del IVA, no debe expedir factura electrónica siempre que sus ingresos anuales sean inferiores a 3.500 UVT anuales. Si fueran iguales o superiores, tendrá que facturar electrónicamente.