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Los consorcios y las uniones temporales no están obligados a llevar contabilidad por la ley comercial, pues no son personas jurídicas ni comerciantes, pero en la práctica deben llevarla para cumplir sus obligaciones como agentes de retención y responsables del IVA, y sus partes pueden acordar que el contrato lleve contabilidad conforme al artículo 18 del Estatuto Tributario. Veamos por qué conviene, cómo se registran sus libros y cómo contabiliza cada participante.
¿Los consorcios están obligados a llevar contabilidad?
Desde la ley comercial, no: el consorcio y la unión temporal son contratos de colaboración entre sus integrantes, no personas jurídicas, de modo que no tienen la calidad de comerciantes que genera la obligación de llevar contabilidad.
Por la misma razón no se inscriben en la cámara de comercio ni tienen matrícula mercantil: lo que existe es el contrato, y quienes se registran son sus integrantes.
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Por qué es necesario llevar contabilidad.
Aunque la ley comercial no lo exija, el régimen tributario les impone obligaciones que sin contabilidad son difíciles de cumplir:
- Son agentes de retención en la fuente, conforme al artículo 368 del Estatuto Tributario.
- Son responsables del impuesto sobre las ventas, conforme al artículo 437 del Estatuto Tributario.
Además, según el artículo 772 del Estatuto Tributario, los libros de contabilidad constituyen prueba a favor del contribuyente cuando se llevan en debida forma, de modo que frente a una fiscalización de la Dian la contabilidad es la mejor defensa.
Y más allá de lo tributario, solo la contabilidad permite determinar con exactitud los ingresos, costos y gastos de la ejecución del contrato, que deben repartirse entre los integrantes. Por eso, aunque no sea obligatoria, de acuerdo con nuestro criterio llevarla es indispensable.
La contabilidad del contrato según el Estatuto Tributario.
El artículo 18 del Estatuto Tributario, que regula los contratos de colaboración empresarial como el consorcio y la unión temporal, prevé expresamente la posibilidad de que el contrato lleve contabilidad. Señala su parágrafo segundo:
«Las partes del contrato de colaboración empresarial podrán establecer que el contrato de colaboración empresarial llevará contabilidad de conformidad con lo previsto en los nuevos marcos técnicos normativos de información financiera que les sean aplicables.»
De modo que, si se decide llevarla, debe hacerse conforme a las NIIF aplicables, en debida forma, pues una contabilidad mal llevada no sirve ni como prueba ni como herramienta de gestión.
Registro de los libros ante la Dian.
Como el consorcio y la unión temporal no se inscriben en la cámara de comercio, si deciden llevar contabilidad y quieren darle valor probatorio frente a la Dian, deben registrar sus libros ante esta entidad, como explicamos en el artículo sobre el registro de libros de contabilidad.
Los libros que se registran son el diario, el mayor y balances y el de inventarios y balances. El registro solo es necesario para efectos tributarios: la contabilidad como herramienta financiera puede llevarse sin él.
Cómo contabiliza cada integrante su participación.
Con independencia de la contabilidad del contrato, cada integrante debe reconocer en su propia contabilidad su parte en el consorcio o la unión temporal.
Por regla general, estos contratos se tratan como operaciones conjuntas: cada integrante reconoce, en la proporción de su participación, los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del contrato, conforme a la NIIF 11 en plenas o a la sección 15 de la NIIF para pymes.
Fiscalmente, el mismo artículo 18 del Estatuto Tributario dispone que los integrantes declaren, en sus propias declaraciones, los activos, pasivos, ingresos, costos y deducciones que les correspondan según su participación, pues el contrato no es contribuyente del impuesto de renta.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Los consorcios tienen cámara de comercio?
No. El consorcio y la unión temporal no son personas jurídicas y no se inscriben en el registro mercantil; se registran sus integrantes.
¿El consorcio está obligado a llevar contabilidad?
No por la ley comercial, pero en la práctica debe llevarla para cumplir sus obligaciones de retención en la fuente e IVA y para tener prueba frente a la Dian. Las partes pueden acordar que el contrato la lleve, conforme al artículo 18 del E.T.
¿Dónde registra sus libros un consorcio?
Ante la Dian, si quiere darles valor probatorio para efectos tributarios, porque no puede registrarlos en la cámara de comercio.
¿Cómo contabiliza un integrante su participación en una unión temporal?
Reconociendo en su propia contabilidad, en proporción a su participación, los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del contrato, como operación conjunta (NIIF 11 o sección 15 de pymes).
¿El consorcio declara renta?
No. Según el artículo 18 del E.T., no es contribuyente de renta: son sus integrantes quienes declaran su parte de los ingresos, costos y deducciones.
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