Consorcios y uniones temporales

Los consorcios y las uniones temporales son contratos de colaboración empresarial en los que dos o más personas naturales o jurídicas se unen para presentar una propuesta o ejecutar un contrato, sin constituir una persona jurídica distinta de sus miembros, figuras definidas por el artículo 7 de la ley 80 de 1993. ¿Cómo se constituyen, deben inscribirse en la cámara de comercio y cómo se prueba su existencia?

Qué es un consorcio.

El consorcio es un contrato de colaboración en el que los miembros responden solidariamente por todas las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, sin que la unión constituya una persona jurídica independiente.

La definición legal la trae el artículo 7 de la ley 80 de 1993, estatuto general de contratación estatal:

«Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.»

El consorcio no es más que la asociación de dos o más personas para desarrollar una actividad o ejecutar un proyecto determinado, donde los beneficios se distribuyen según la participación que cada miembro tenga en la unión.

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Qué es una unión temporal.

La unión temporal es la otra figura contractual de colaboración que tampoco constituye persona jurídica, y el mismo artículo 7 de la ley 80 de 1993 la define así:

«Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.»

Es básicamente lo mismo que el consorcio, con una diferencia puntual en el manejo de las sanciones por incumplimiento, que en la unión temporal se imponen según la participación de cada miembro, tema que desarrollamos en el artículo sobre la diferencia entre consorcio y unión temporal.

Estas definiciones aplican a la contratación estatal, pero, ante la falta de una definición legal para el ámbito privado, se adoptan también en la contratación entre particulares.

Características de los consorcios y uniones temporales.

De las definiciones legales y de la práctica se desprenden las siguientes características comunes a las dos figuras:

• Son asociaciones de personas naturales o jurídicas para desarrollar conjuntamente un negocio, actividad o proyecto, asumiendo riesgos y utilidades en proporción a la participación de cada miembro.
• No constituyen una persona jurídica independiente de sus miembros.
• No se inscriben en el registro mercantil ni tienen matrícula mercantil propia.
• Deben inscribirse en el RUT y obtener un NIT propio para efectos tributarios.
• Cada miembro conserva su independencia jurídica, contable y tributaria.

Esa ausencia de personería jurídica es la que explica buena parte de su tratamiento legal, contable y tributario, como pasamos a explicar.

Constitución de los consorcios y uniones temporales.

Al no constituir una persona jurídica, y al no existir una norma que exija una formalidad específica, el consorcio y la unión temporal se constituyen mediante un documento privado o acta que firman todos los miembros.

En ese documento de constitución se debe especificar, por lo menos, lo siguiente:

1. El objeto del consorcio o unión temporal, es decir, el negocio, proyecto o contrato a ejecutar.
2. Los miembros que lo conforman, con su identificación completa.
3. El porcentaje de participación de cada miembro.
4. Las responsabilidades y obligaciones de cada miembro.
5. La designación del representante del consorcio o de la unión temporal.
6. Las reglas sobre administración, cesión de participaciones, modificaciones, liquidación y distribución de utilidades o pérdidas.

El documento de constitución no requiere elevarse a escritura pública, pero es recomendable autenticar las firmas para efectos probatorios. En la contratación estatal, además, la entidad contratante suele exigir el documento consorcial con requisitos puntuales fijados en los pliegos.

¿Los consorcios y uniones temporales tienen cámara de comercio?

No. Debido a que no constituyen una persona jurídica, los consorcios y las uniones temporales no se inscriben en el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio, y ese registro no es posible ni siquiera de forma voluntaria, pues ninguna cámara de comercio realiza esa inscripción.

Quienes deben inscribirse en el registro mercantil son las personas naturales o jurídicas comerciantes que conforman el consorcio o la unión temporal, no como requisito para constituirlo, sino como obligación independiente de todo comerciante.

Por la misma razón, los consorcios y uniones temporales no registran libros de contabilidad en la cámara de comercio, y las obligaciones formales mercantiles recaen sobre cada uno de los miembros individualmente considerados.

Cómo se prueba la existencia de un consorcio o unión temporal.

Como no existe matrícula mercantil, la existencia del consorcio o de la unión temporal no se puede probar con un certificado de cámara de comercio, que es el medio habitual para probar la existencia de una sociedad.

La existencia se prueba con dos documentos:

1. El documento privado o acta de constitución firmado por todos los miembros.
2. El RUT del consorcio o unión temporal, expedido por la Dian.

Para inscribir el consorcio o la unión temporal en el RUT, la Dian exige copia del documento de constitución, por lo que estos dos documentos en conjunto son los llamados a demostrar su existencia ante terceros, bancos y entidades públicas, junto con la identificación de quien ejerce su representación.

RUT y NIT en los consorcios y uniones temporales.

Aunque no son personas jurídicas, los consorcios y uniones temporales deben inscribirse en el RUT, trámite con el cual la Dian les asigna un NIT propio, necesario para cumplir las obligaciones tributarias que la ley les impone directamente, como facturar o practicar retenciones.

El NIT del consorcio es independiente del NIT o cédula de cada uno de sus miembros, y con él se identifica ante la Dian, ante la entidad contratante y ante terceros.

Representante del consorcio o unión temporal.

El consorcio y la unión temporal deben designar la persona que los representará para todos los efectos, designación que se hace en el documento de constitución. No se trata de un representante legal inscrito en el registro mercantil, como ocurre con las sociedades, sino de un representante convencional cuyas facultades constan en el documento consorcial, que es el que debe consultarse para conocer el alcance de sus poderes.

De acuerdo con nuestro criterio, ese representante puede delegar funciones puntuales mediante poder, como la firma de un acta de liquidación, pues la ley no lo prohíbe, siempre que el documento consorcial no lo restrinja.

Aspectos contables de los consorcios y uniones temporales.

Al no ser personas jurídicas ni comerciantes, los consorcios y uniones temporales no están obligados a llevar contabilidad, y por eso tampoco registran libros.

No obstante, para efectos de control, de distribución de resultados entre los miembros y de cumplimiento de las obligaciones tributarias, lo recomendable es llevar una contabilidad independiente del negocio conforme a los marcos técnicos vigentes (NIIF), de modo que cada miembro pueda incorporar en su propia contabilidad la parte que le corresponde de ingresos, costos y gastos según su participación.

Obligaciones tributarias de los consorcios y uniones temporales.

Los consorcios y uniones temporales no son contribuyentes del impuesto de renta: los ingresos, costos y deducciones del negocio los declara cada miembro según su participación, como se explica en el artículo sobre el impuesto a la renta en consorcios y uniones temporales.

En cambio, sí tienen obligaciones directas frente al impuesto a las ventas y frente a la retención en la fuente, y por regla general deben facturar, aunque la norma permite que la facturación se haga por el consorcio bajo su propio NIT, o que cada miembro facture a nombre propio según su participación.

Frente al impuesto de industria y comercio, la regla general es que tampoco son contribuyentes directos y la obligación recae en los miembros, pero cada estatuto municipal puede regular el tema, por lo que debe verificarse la norma del municipio donde se ejecute el contrato.

Contratación de trabajadores y seguridad social.

El consorcio y la unión temporal pueden actuar directamente como empleadores, con todos los efectos que ello supone, y para la afiliación de los trabajadores al sistema de seguridad social no hace falta el registro de cámara de comercio: la afiliación se hace bajo el NIT asignado al consorcio o unión temporal.

En todo caso, por la responsabilidad solidaria que caracteriza estas figuras, los miembros responden por las obligaciones laborales que el consorcio asuma en desarrollo del contrato.

Liquidación del consorcio o unión temporal.

El consorcio y la unión temporal se liquidan de la misma forma en que se constituyeron: mediante un documento privado o acta de liquidación suscrita por los miembros, acompañada de los informes financieros del negocio, sin que haya trámite alguno ante la cámara de comercio, precisamente porque no existe registro mercantil que cancelar.

Una vez terminado y liquidado el negocio, debe cancelarse el RUT del consorcio ante la Dian, previa verificación de que las obligaciones tributarias pendientes quedaron cumplidas.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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