Contabilidad en la propiedad horizontal

La propiedad horizontal da origen a una persona jurídica obligada a llevar contabilidad y a presentar estados financieros certificados, sin importar el número de unidades ni el tamaño de su presupuesto. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública desarrolló estas obligaciones en el Documento de Orientación Técnica No. 15 (DOT 15). Con base en él, resumimos el marco aplicable, cómo debe llevarse la contabilidad, los libros, el tratamiento de las cuotas y del fondo de imprevistos, la depreciación, los estados financieros y las funciones del contador.

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¿Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad?

Sí, sin excepción. La obligación recae en el administrador, según el numeral 5 del artículo 51 de la ley 675 de 2001, que le asigna:

«Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.»

Esa obligación se refuerza con el artículo 45 de la ley 190 de 1995, el artículo 364 del Estatuto Tributario y el artículo 2 de la ley 1314 de 2009, que exige aplicar los marcos técnicos normativos a todos los obligados a llevar contabilidad. El CTCP lo ratificó en el concepto 2019-0812 y en el propio DOT 15.

Por eso no hay copropiedad exenta: residencial, comercial o mixta, grande o pequeña, toda persona jurídica de propiedad horizontal debe llevar contabilidad conforme a las normas.

¿Qué contabilidad aplican: NIF o NIIF?

Las copropiedades no aplican las NIIF plenas. Según el grupo al que pertenezcan, aplican las NIF de microempresas (grupo 3, Anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015) o las NIIF para las Pymes (grupo 2, Anexo 2 del mismo decreto). Puede ampliarse en nuestro artículo sobre los grupos para la aplicación de las NIIF.

Una copropiedad pertenece al grupo 3 cuando cumple los tres requisitos de microempresa: no más de 10 trabajadores, activos totales inferiores a 500 SMMLV e ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV. Si supera esos parámetros, aplica el grupo 2. La diferencia de una letra es importante: no se converge a las NIIF, sino a las NIF, que son de carácter local aunque estén basadas en aquellas.

La contabilidad no incluye los bienes de los copropietarios.

Una de las precisiones centrales del DOT 15 es que hay que distinguir la contabilidad de los copropietarios —dueños de las áreas privadas y de las zonas comunes— de la contabilidad de la persona jurídica creada para administrar la copropiedad.

La contabilidad de la copropiedad no debe incluir los activos de los copropietarios: ni las áreas privadas, ni los bienes comunes, sean esenciales o de uso exclusivo. Estos pertenecen en común y proindiviso a los propietarios, no a la persona jurídica. La Corte Constitucional, en la sentencia C-318 de 2002, confirmó que el dominio sobre los bienes comunes nace del derecho de los propietarios de los bienes privados.

Solo se reconocen como activos de la copropiedad los bienes comunes que hayan sido desafectados y transferidos a la persona jurídica, o los inmuebles que esta adquiera a su nombre. Los demás bienes comunes no se registran en sus estados financieros.

¿Cómo debe llevarse la contabilidad?

La contabilidad debe llevarse conforme al Código de Comercio y a los marcos técnicos compilados en el DUR 2420 de 2015. El CTCP, en el concepto 2020-0503, recordó los requisitos del artículo 50 del Código de Comercio:

• En idioma castellano y por el sistema de partida doble.
• En libros de contabilidad, que suministren una historia clara, completa y fidedigna, conforme al marco de información financiera aplicable.
• Con soportes disponibles en el domicilio de la entidad, aun cuando la contabilidad se procese o respalde en medios electrónicos.

Los libros de contabilidad y su conservación.

Ninguna norma señala de forma taxativa cuáles son los libros obligatorios; lo que se sanciona es la ausencia o insuficiencia de la contabilidad. En la práctica se llevan el libro Diario, el Mayor y Balances y los auxiliares de todas las cuentas. El libro de inventarios y balances se refiere al inventario de activos y pasivos de la copropiedad, no a inventarios de mercancías.

Los libros y soportes deben conservarse por 10 años, contados desde la fecha del último asiento, según el artículo 28 de la ley 962 de 2005 y el artículo 60 del Código de Comercio, en papel o en medio técnico que garantice su reproducción exacta.

El artículo 57 del Código de Comercio prohíbe, entre otras conductas, alterar el orden o las fechas de los asientos, dejar espacios para intercalaciones, borrar o tachar, arrancar hojas, crear cuentas sin soporte o llevar doble contabilidad. Su inobservancia compromete la validez de la contabilidad.

Libros de actas y registro de propietarios.

Además de la contabilidad, el numeral 2 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 encarga al administrador llevar los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia del edificio o conjunto.

El balance de prueba.

El balance de prueba, también llamado balance de comprobación, es una relación de los saldos débito y crédito de todas las cuentas, que permite verificar el equilibrio de la partida doble y sirve de base para preparar los estados financieros.

Es una herramienta útil para el contador y, cuando existe, para el revisor fiscal, pero no reemplaza los estados financieros de propósito general, que deben elaborarse conforme al marco de información financiera aplicable y estar certificados.

Contabilización de las cuotas de administración.

Los ingresos por cuotas de administración se reconocen sobre la base de causación, cuando son exigibles, y no sobre la base de caja. A modo de ejemplo, la causación de las cuotas de un mes por $14.000.000 se registra así (los códigos de cuenta son de referencia, pues la copropiedad no está obligada a un PUC específico):

Cuando el copropietario paga, se cancela la cuenta por cobrar contra el banco:

Consignaciones pendientes por identificar.

Cuando los copropietarios consignan directamente en las cuentas de la copropiedad y la administración no recibe los soportes para su descargue, pueden surgir diferencias entre los libros y los extractos bancarios. Mientras se concilian, esas partidas deben reconocerse en una cuenta separada, «consignaciones pendientes por identificar» (de naturaleza crédito), hasta poder aplicarlas a la cuenta por cobrar correcta.

Las cuotas extraordinarias y su destino.

La forma de contabilizar las cuotas extraordinarias depende del destino que la asamblea les asigne. El DOT 15, con base en el concepto CTCP 2019-1041, plantea estos criterios:

Cuando la cuota extraordinaria financia obras sobre bienes comunes que no han sido ni serán desafectados, la copropiedad actúa como vehículo de la obra y no incrementa su patrimonio. En ese caso se asimila a un contrato de construcción de margen cero: se reconocen ingresos y gastos en el estado de resultados según el porcentaje de obra ejecutado, sin capitalizar la construcción, pues esos bienes son de los copropietarios.

El fondo de imprevistos es un activo, no un pasivo ni patrimonio.

El fondo de imprevistos se forma con un recargo no inferior al 1% del presupuesto anual de gastos comunes (artículo 35 de la ley 675 de 2001), y su cobro puede suspenderse cuando alcance el 50% del presupuesto ordinario de gastos del año.

El DOT 15 aclara un punto que suele manejarse mal: en la información financiera, el fondo de imprevistos no es un gasto, ni un pasivo, ni un componente del patrimonio. Se reconoce como un activo: efectivo restringido, en la medida de su recaudo. Así lo precisó el CTCP en los conceptos 2018-0350 y 2021-0291.

El patrimonio de la copropiedad solo se afecta por el excedente o el déficit del periodo, de modo que crear un fondo mediante el aumento de la cuota no crea, por sí mismo, una partida de patrimonio. Se sugiere revelar el movimiento del fondo: saldo inicial, más consignaciones y rendimientos, menos usos, igual saldo final.

El deterioro de las cuentas por cobrar de los morosos.

Al cierre de cada periodo, la copropiedad debe evaluar si sus cuentas por cobrar a los morosos son recuperables. Cuando el valor en libros supera el valor recuperable, se reconoce una pérdida por deterioro, presentando la cuenta por cobrar neta mediante una cuenta correctora de saldo crédito.

La evaluación se hace, por regla general, cuenta por cuenta de cada copropietario, considerando el total adeudado (administración, cuotas extraordinarias, intereses, multas). Si en periodos siguientes el deudor paga o mejora su situación, se reversa el deterioro, sin exceder el valor que la cuenta habría tenido de no haberse deteriorado.

La depreciación y los arreglos locativos.

Circula el mito de que las copropiedades no deben depreciar. No es cierto: los elementos de propiedad, planta y equipo de la persona jurídica —los que sean de su propiedad— se reconocen al costo y se deprecian a lo largo de su vida útil, según el juicio profesional de la administración. La depreciación es un gasto que debe reconocerse.

El DOT 15 admite que los activos de bajo valor (guadañadoras, taladros, sillas, extintores, etc.) se reconozcan como un gasto del periodo, en un rubro de «compra de activos menores», llevando el control del inventario por separado.

¿En qué cuenta se registran los arreglos locativos?

Hay que distinguir. Los arreglos y reparaciones que solo conservan el bien, sin aumentar su vida útil ni su valor, son un gasto del periodo, en la cuenta de mantenimiento y reparaciones (referenciada en el PUC como la 5145). Las mejoras que aumentan la vida útil o la capacidad del activo se capitalizan como mayor valor de la propiedad, planta y equipo y se deprecian.

Recordemos, además, que las obras sobre bienes comunes no desafectados no se capitalizan en la copropiedad, porque esos bienes no figuran en sus estados financieros.

Los estados financieros de la copropiedad.

Los estados financieros son el producto final de la contabilidad. El juego completo depende del grupo al que pertenezca la copropiedad.

Estados financieros certificados y dictaminados.

Todos los estados financieros de la copropiedad deben ser certificados, esto es, firmados por el representante legal y por el contador público que los preparó, conforme al artículo 37 de la ley 222 de 1995. Certificar es declarar que se verificaron las afirmaciones y que las cifras se tomaron fielmente de los libros; por eso el representante legal debe reunir los soportes, como los certificados de saldos e intereses que expiden las entidades financieras.

Cuando la copropiedad está obligada a tener revisor fiscal —lo que ocurre en los conjuntos de uso comercial o mixto—, o de hecho lo tiene, los estados financieros deben además ser dictaminados por ese revisor fiscal. Los estados financieros certificados y dictaminados se presumen auténticos, salvo prueba en contrario (artículo 39 de la ley 222 de 1995).

Su frecuencia es al menos anual, con corte a 31 de diciembre, salvo que el reglamento o la asamblea dispongan periodos adicionales, y se preparan de forma comparativa con el periodo anterior, con sus notas.

Reconstrucción de la contabilidad.

Cuando un administrador que ingresa encuentra que no existen registros contables de periodos anteriores, el DOT 15, con base en el concepto CTCP 2021-0532, señala el camino a seguir.

• Denunciar la pérdida ante las autoridades competentes, incluida la pérdida de la base de datos del programa contable (artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015).
• Reconstruir la información dentro de los seis meses siguientes a su pérdida.
• Reconstruirla con los comprobantes de egreso e ingreso, copias de seguridad, estados financieros de periodos anteriores, auxiliares y soportes de proveedores y clientes.
• Si no es posible reconstruirla a partir de documentos, realizar un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte y tomarlo como saldo inicial.

Cuando un contador prepara estados financieros de una entidad cuya contabilidad fue reconstruida, debe aclararlo en los estados financieros e indicar la razón por la cual la información no se presenta de forma comparativa.

Reportes de información a las entidades de control.

Las copropiedades deben atender obligaciones de reporte, principalmente de información exógena.

• Información exógena nacional a la DIAN, según la resolución anual. Como todas realizan pagos sujetos a retención en la fuente, en la práctica todas quedan obligadas.
• Información exógena territorial, como la de la Secretaría de Hacienda Distrital en Bogotá, según la reglamentación de cada municipio o distrito.
• Información financiera a las alcaldías: las propiedades horizontales, regidas por la ley 675 de 2001, no están dentro de las entidades obligadas a este reporte.

La información exógena de las copropiedades.

En la información exógena, conviene diligenciar correctamente los principales formatos para evitar descuadres frente a la declaración de renta:

• En los formatos de cuentas por pagar y por cobrar (1008 y 1009) se reportan los saldos a 31 de diciembre, no los movimientos del año, y no se aplica prorrateo.
• En el formato de ingresos (1007) se reportan todos los ingresos causados, que deben coincidir con los declarados en renta, IVA e ICA.
• En el formato de pagos (1001) se reportan los pagos, separando los deducibles de los no deducibles.

Cuando la DIAN envía requerimientos porque la exógena supera en un porcentaje elevado lo declarado en renta, lo primero es identificar cuál formato o concepto está inflado, con frecuencia por reportar movimientos donde solo debían ir saldos.

Funciones del contador y obligatoriedad de contratarlo.

El DOT 15 relaciona las funciones básicas del contador público en la copropiedad: gestionar la contabilidad y los libros, mantenerla al día conforme al Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, preparar los anexos y las declaraciones tributarias nacionales y territoriales, expedir las certificaciones que exige la ley y preparar y certificar los estados financieros.

Puede pactar, además, actividades adicionales que generan costos adicionales, como la liquidación de nómina y seguridad social, la preparación de la información exógena, el inventario de activos o la elaboración del manual de políticas contables.

¿Es obligatorio tener contador?

Sí. Como los estados financieros solo son válidos si están certificados por el representante legal y el contador público, la copropiedad necesita contador, sin excepción por su tamaño ni por el monto del presupuesto. Un simple informe de ingresos, gastos y saldo firmado solo por el administrador no equivale a contabilidad ni a estados financieros válidos.

Tampoco es cierto que, por tributar una vez al año, el contador solo trabaje una vez al año. La contabilidad es permanente: se elabora y se certifica mes a mes, se preparan las declaraciones tributarias, como la retención en la fuente, y la información exógena. Por eso sus honorarios se aprueban en el presupuesto y suelen pagarse de forma mensual.

Inspección de la contabilidad por los copropietarios.

No existe una norma que ampare la negativa a permitir que los copropietarios inspeccionen la contabilidad. El DOT 15 recomienda que, si el reglamento guarda silencio, el administrador someta a la asamblea un procedimiento que fije la forma, las fechas y los documentos que se pondrán a disposición para el ejercicio de ese derecho.

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.