Como fuente de consulta para quienes inician en el campo de la propiedad horizontal, así como para quienes ya vienen lidiando, pero con la seguridad de que unos y otros siempre tendremos dudas e inquietudes, presentamos un breve resumen sobre los principales aspectos a conocer como fundamento básico en la contabilidad de las propiedades horizontales, lo cual, sin duda, facilitará nuestro ejercicio.
- Tipo de NIIF aplicable a propiedades horizontales.
- ¿Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad?
- ¿Cuáles son las copropiedades que deben implementar las NIF?
- ¿Cuáles son los libros de contabilidad que deben diligenciar las copropiedades?
- ¿La propiedad horizontal debe registrar los libros de contabilidad?
- ¿Los estados financieros de la copropiedad deben estar firmados por contador público?
- ¿Las copropiedades deben reportar información contable o financiera a entidades de control?
Tipo de NIIF aplicable a propiedades horizontales.
En términos generales haremos referencia a la contabilidad que deben aplicar las entidades pertenecientes al grupo 3, o contabilidad simplificada para microempresas, entendiendo que no son normas internacionales, sino NIF – Normas de Información Financiera, de tipo local, aun cuando en parte se basen en las NIIF para Pymes.
¿Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad?
Basta con recordar que, en Colombia, entre otras, todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad y, según los artículos 32 y 33 de la Ley 675 de 2001, las entidades legalmente constituidas en propiedad horizontal dan origen a una persona jurídica de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Igualmente, según el Decreto 2500 de 1986, todas las entidades sin ánimo de lucro – ESAL, están en esta obligación.
Si se quiere profundizar, el numeral 3.5.1 de la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, de febrero 26 de 2008, sobre “El ejercicio profesional de la contaduría pública en entidades de propiedad horizontal” señala:
«Contabilidad. Obligatoriedad de llevarla. “…relacionado con la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro se refirió el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece la aplicación de principios o normas generalmente aceptadas”. “…el marco jurídico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001.». (Subrayado fuera de texto).
¿Cuáles son las copropiedades que deben implementar las NIF?
En junio 12 de 2014 recibí el Concepto 2014-064 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como respuesta a consulta efectuada por el suscrito, cuyos apartes transcribo (consulta y respuesta):
«PERTINENCIA E IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIIF EN LAS COPROPIEDADES
Como es sabido, las personas jurídicas legalmente constituidas como propiedades horizontales no cuentan con un Plan Único de Cuentas (PUC) propio, por lo que deben utilizar el establecido para comerciantes y dar cumplimiento al Reglamento General de la Contabilidad, contenido en el Decreto 2649 de 1993, que determina las Normas y Principios de Contabilidad, junto con las demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. Con base en lo anterior, pregunto: ¿están obligadas las copropiedades a migrar hacia las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF y si es así, a cuál grupo pertenecen y a qué cronograma se deben acoger? ¿Cuál sería la consecuencia para la copropiedad, de no migrar hacia las NIIF?”
CONSIDERACIÓN Y RESPUESTA.
Con base a la información suministrada por el peticionario, se procede a dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos y en el mismo orden en que fueron presentadas:
- – El artículo 1º del Decreto 3019 de 2013 establece los requisitos para ser considerado como microempresa así:
«1.2 Aplicarán estas NIF las microempresas que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:
(a) Contar con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores;
(b) Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y
(c) Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV.»
Adicionalmente, en el último párrafo del artículo 1º del Decreto 3019 de 2013 se dispuso lo siguiente «…esta norma será aplicable a todas las personas naturales y entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.» (Subrayado fuera de texto).
En ese mismo sentido, el parágrafo del artículo 2 de la ley 1394 de 2009 dispuso lo siguiente:
«Deberán sujetarse a esta ley y a las normas que se expidan con base en ella, quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información como prueba.»
Por lo anterior, las propiedades horizontales, bien sean residenciales, mixtas o comerciales, deberán utilizar el Nuevo Marco Técnico Normativo para las microempresas o para las Pymes, según la propiedad horizontal cumpla con los requisitos para pertenecer a uno u otro grupo.»
Con base en lo expuesto, en su momento manifesté en una de las editoriales aquí publicadas: “De lo anterior es pertinente concluir que no se debe converger hacia las NIIF, sino hacia las NIF; es decir que la diferencia que hace una “I”, corresponde al término “Internacionales”, de modo que las copropiedades que pertenezcan al Grupo 3 deberán aplicar las Normas de Información Financiera, que son de carácter local, aun cuando están basadas en las NIIF, pero han sido desarrolladas exclusivamente para las Microempresas en Colombia. Las copropiedades que no califiquen como Microempresas deben aplicar las NIIF para PYMES, Grupo 2.
En el Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012 se reglamentan estas Normas (NIF), que también las podemos identificar como RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN PARA MICROEMPRESAS o MARCO TÉCNICO DE LA CONTABILIDAD PARA MICROEMPRESAS.”. También está la Orientación Técnica 01 de 2014 del CTCP.
En complemento, las copropiedades, aunque no están obligadas a llevar un PUC, están en libertad de adaptar uno a su medida o necesidades. En editorial de junio de 2016 publicamos un catálogo denominado PUCC, Plan Único de Cuentas para Copropiedades, actualizado a NIF, como guía para los interesados y usuarios de la propiedad horizontal.
¿Cuáles son los libros de contabilidad que deben diligenciar las copropiedades?
En primer lugar, es pertinente dejar claro que en Colombia ninguna norma señala los libros de contabilidad que han de ser llevados obligatoriamente. Sin embargo, la citada Orientación Profesional de 2008 menciona sobre el particular (apartes):
«3.5.4 Libros y Papeles Contables:
“En relación con los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevados y conservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, tenemos que, al originarse personas jurídicas en la constitución de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, éstas adquieren de inmediato el carácter de ente económico, es decir, una actividad económica organizada, definida e identificada de manera que se distingue de los copropietarios que las conforman.
Definida la persona jurídica como entidad sin ánimo de lucro, como se ha anotado, se tipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad al tenor de lo establecido por el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y 364 del Estatuto Tributario, contabilidad que deberá llevarse ceñida al Título IV del Código de Comercio (Decreto 2500 de 1986).
Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario y Balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación patrimonial del ente, al tenor de lo prescrito en el artículo 52 del Código de Comercio y desarrollado por las características de la certificación de los Estados Financieros planteada por la ley 222 de 1995 y el artículo 57 del decreto 2649 en lo relativo a verificación de afirmaciones implícitas y explicitas contenidas en los mencionados informes contables.»
No obstante, lo anterior, en la práctica el antiguo libro de Inventario y Balances ha entrado en desuso, reafirmándose el uso de los libros “Diario” y del “Mayor y Balances”. Sobre este tema, se tiene jurisprudencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, mediante Sentencia 25000-23-27-000-2000-0131-01(12304), que en lo pertinente señaló que si bien no existe norma legal que establezca cuáles son los libros obligatorios de contabilidad para el comerciante, sino que se sanciona es la inexistencia o insuficiencia de la contabilidad y, que los libros que se deben llevar se deducen de su actividad particular y de la forma como lleva la contabilidad y, agregó:
«Libro de inventarios y balances - El no exhibirlo no genera sanción por libros siempre que los demás libros de contabilidad se lleven en debida forma / SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD - Es improcedente aplicarla por no llevar el Libro de Inventarios y Balances siempre que los restantes estén llevados en debida forma / LIBROS DE CONTABILIDAD - Es llevar correctamente EL DIARIO Y EL MAYOR Y BALANCES, hace no obligatorio el de INVENTARIOS Y BALANCES”. “Los libros auxiliares, Mayor y Balances y Diario reúnen los requisitos para llevar la contabilidad, pues reflejan en forma fidedigna las operaciones… … de manera que en este caso no procede la sanción por no llevar el libro de inventarios y balances.»
¿La propiedad horizontal debe registrar los libros de contabilidad?
Existe la creencia generalizada y equívoca de que, a raíz de la llamada “Ley de supresión de trámites”, se eliminó la obligación de registrar los libros de contabilidad y los de actas. El Decreto Ley 0019 de enero 10 de 2012 modificó el registro de libros de contabilidad y de actas para comerciantes, en las cámaras de comercio, pero no para aquellos obligados a hacerlo ante la DIAN (no comerciantes). Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los comerciantes no los deban llevar; esta información se debe llevar pero en forma electrónica, de acuerdo con lo reglamentado en el decreto 0805 de abril 24 de 2013.
Las entidades sin ánimo de lucro – ESAL, de las cuales como ya se indicó, hacen parte las propiedades horizontales, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario y el decreto 2500 de 1986, deben registrar los libros de contabilidad ante la DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los libros de Actas de Asamblea, ante la Cámara de Comercio o entidad territorial que ejerza la inspección, vigilancia y control en el domicilio correspondiente. (Orientación Profesional del CTCP de 2008).
¿Los estados financieros de la copropiedad deben estar firmados por contador público?
En forma similar al registro de los libros, algunas personas creen que las copropiedades no requieren disponer de un contador público y que, por consiguiente, no deben firmar los estados financieros. Realmente, en muchas ocasiones esta falsa creencia está motivada por razones económicas, que solo creen estar ahorrando dinero a la copropiedad al prescindir de los servicios de uno u otro profesional (contador y/o revisor fiscal), sin un fundamento legal.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ya opinó sobre este asunto en varias ocasiones, entre otras, mediante concepto 005 del 11 de febrero de 2009 y, más recientemente, a través de la ya citada Orientación Profesional. Veamos:
«Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 005
11-02-2009REF: Obligatoriedad de firmar estados financieros por parte de contador público.
PROBLEMA CONSULTADO (Textual):
“Como nuestra contabilidad anual y balances no sobrepasan los tres (3) salarios mínimos mensuales, consideramos que no se requiere de la firma del balance de los estados financieros de un Contador, porque tanto en la Ley 43 de diciembre 13 de 1990 en el numeral 2 del Artículo 13 y la Corte Constitucional con sentencia C-645/02, afirman:
“Así, las normas acusadas de la ley 43 de 1990 hablan de que se requiere tener la calidad de contador público para certificar y dictaminar sobre balances y otros estados financieros de personas jurídicas o entidades de creación legal, cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior y/o cuyos activos brutos el 31 de diciembre de ese año sea o excedan al equivalente de 5.000 salarios mínimos. Así mismo, se requiere tal calidad para dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros de personas naturales, jurídicas, de hecho o entidades de creación legal, solicitante de financiamiento superiores al equivalente de 3.000 salarios mínimos. De igual modo, debe tenerse el título de Contador Público para certificar y dictaminar sobre estados financieros e información adicional de carácter contable, incluida en los estudios de proyectos de inversión, superiores al equivalente a 10.000 salarios mínimos, o para certificar y dictaminar sobre los balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior al equivalente a dos mil salarios mínimos”.
CONSIDERACIONES:
En primer lugar, es pertinente precisar lo establecido en el Artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, disposición que establece:
“Artículo 2º – A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho privado, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros: mayor y balances y diario, o en su defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón”.
En efecto, como claramente se aprecia, conforme a lo establecido en el Artículo 2º del Decreto Reglamentario 2500 de 1986, las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad y ésta deberá sujetarse a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio.
En este entorno normativo, a pesar de que estos deberes referidos a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro no emanan del estatuto regulador de los comerciantes y de la actividad mercantil, sino de otras regulaciones y de normas de carácter tributario, es claro que la contabilidad deberá llevarse en libros registrados de manera tal que suministren una historia clara, completa, fidedigna y con sujeción a los principios de contabilidad y a los demás aspectos reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, norma que consagra los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y que en el Artículo 2º dispone:
“Artículo 2º Ámbito de aplicación: El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes, sin estar obligados a llevar contabilidad, pretenden hacerla valer como prueba”.
Dado que el Título IV del Código de Comercio regula lo referente a libros de comercio, incluidos los de contabilidad y que la Ley 222 de 1995 regula esta materia, sus disposiciones resultan también aplicables a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro. Entre ellas, se destaca para el caso consultado los Artículos 34, 37 y 38 de la mencionada ley que dispone:
“Artículo 34 Obligación de preparar y difundir Estados Financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.
Si bien la obligación anterior pareciera referirse de manera exclusiva a las sociedades comerciales, es bueno precisar que la Ley 190 de 1995, en su acápite denominado “Control sobre entidades sin ánimo de lucro”, señala con claridad en el Artículo 45:
“De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales, que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control.
En lo referente a la certificación de los estados financieros por parte de Contador Público, entiende la ley que son Estados Financieros certificados, aquellos firmados por el Representante Legal y por el Contador Público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, 33 y 57 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993) Certificar los estados financieros significa declarar que se han verificado en forma previa las afirmaciones contenidas en ellos, y que su obtención es fielmente tomada de los libros de contabilidad. Esta certificación, así como cada uno de los Estados Financieros sobre los que ella trata, debe ser suscrita por el Representante Legal de la entidad informada y por el Contador Público bajo cuya dirección se elaboraron, obviamente teniendo en cuenta que la certificación no corresponde al Revisor Fiscal, sino al Contador del ente económico bajo cuya coordinación y responsabilidad se hayan preparado los estados financieros.
De la misma manera, en relación con la certificación de los estados financieros el Artículo 39 de la Ley 222 de 1995 establece que, salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados se presumen auténticos. Un documento es auténtico, según lo define el Artículo 252 del Código de Procedimiento civil, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado manuscrito o firmado.
La sentencia citada en la consulta hace relación a estados financieros dictaminados, es decir aquellos estados financieros certificados que al tenor del artículo 38 de la Ley 222 de 1995, se acompañan del dictamen emitido por el Revisor Fiscal, o a falta de éste, por contador público independiente que los haya examinado con base en normas de auditoría generalmente aceptadas.
Los estados financieros dictaminados solo deben presentarse cuando exista la obligatoriedad de proveer el cargo de Revisor Fiscal o cuando por exigencias legales o de convocatorias públicas, relaciones contractuales o acuerdo entre particulares así se exijan. Los estados financieros siempre deben ser certificados, independientemente del nivel de actividad, el tipo de entidad o el tamaño de la misma.
Las obligaciones contables solo tienen algunas facilidades que limitan, no excluyen, obligaciones sobre libros de contabilidad y estados financieros, cuando tienen menos de diez trabajadores y quinientos salarios mínimos de patrimonio bruto de acuerdo con el Decreto 1878 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2649 de 1993.
CONCEPTO:
Con fundamento en lo anteriormente expuesto, es claro que las disposiciones legales contemplan la obligatoriedad de certificar los estados financieros, responsabilidad que recae exclusivamente en la administración del ente económico (representante legal y el Contador Público que los preparó) para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros. Por lo tanto, en el caso consultado se requiere la firma de Contador Público para las certificaciones de los Estados Financieros.
EFECTOS:
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 17 de febrero de 2009, con ponencia del consejero CP Rafael Franco Ruiz y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de3 este organismo, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.»
De otra parte, la Orientación Profesional del CTCP, de 2008, integra en parte el anterior concepto y expresa:
«3.5.17.4 ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS
Son estados financieros certificados aquellos que, firmados por el Representante Legal y el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, declaren que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Serán certificados aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. Sin excepción, los estados financieros de propósito general de los entes objeto de esta orientación, deben ser certificados. (Negrilla fuera de texto).
No sobra precisar que los entes a que se refiere son las propiedades horizontales.
«3.5.17.5 ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS:
Son estados financieros dictaminados aquellos previamente certificados que se acompañen del juicio profesional del Revisor Fiscal. Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo una expresión que remita a consultar su juicio profesional. El sentido y alcance de su firma, será el que se indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista la obligación de proveer el cargo de Revisor Fiscal o que el cargo sea provisto, los estados financieros deben ser dictaminados.»
¿Las copropiedades deben reportar información contable o financiera a entidades de control?
La obligatoriedad de reportar información exógena o medios magnéticos aplica a las copropiedades así:
- Información exógena o medios magnéticos nacionales, a la DIAN, según Resolución anual que expide dicha entidad, señalando los formatos a diligenciar y plazos para su presentación. Como requisito mínimo, todas aquellas entidades que realizan pagos sujetos retención en la fuente están obligadas. Así las cosas, aplica a todas las copropiedades.
- Información exógena o medios magnéticos distritales a la SHD (Bogotá). Ídem. Ver reglamentación en cada municipio.
- Información financiera a las alcaldías. No existe obligación. Ver artículo publicado por el suscrito el pasado 26 de abril y resumido así: El documento está dirigido a: Corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común, que se encuentren bajo la Inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., en donde no se clasifican las propiedades horizontales, regidas bajo la Ley 675 de 2001.
Plazo para entregar bienes comunes por parte del constructor de la propiedad horizontal
Fondo de imprevistos en la propiedad horizontal
julio 11th, 2019 a las 8:10 am
Nelson me gustaria charlal contigo, podrias enviarme un email para contactarnos.
julio 11th, 2019 a las 11:44 am
Buenos días. Con gusto: [email protected]
julio 18th, 2019 a las 5:39 pm
Buenas tardes Nelson: Muchas gracias por la recopilación de la información contenida en tu artículo, de hecho muy bien organizada y útil en verdad para quienes trabajamos con estos temas. Solo me quedé con una inquietud particular y es con relación al tema del registro de libros oficiales y es que de hecho sigue habiendo vacíos siempre relacionados con la legislación a Copropiedades … conozco casos en que nunca lo hicieron ante ninguna entidad y no pasó nada por que ningún ente los requirió y no pasó de ser en mi caso narrado aquí “un requerimiento inventado por mí” como me lo dijeron, supuestamente por que los colegas anteriores respondieron que no era necesario … complicado
julio 19th, 2019 a las 11:39 am
Colega y Tocayo: Lamentablemente en este medio se observa bastante informalidad y facilismo; como menciono en uno de los temas, si se puede obviar al contador y al revisor fiscal, se hace; si se puede comprar sin factura y sin IVA, se hace; si se puede evadir el registro de libros, también y como nunca ninguna entidad de control, vigilancia o supervisión efectúa revisiones, pues “chévere”. Pero no hay que esperar a que ello ocurra; eso sería casi como “delinquir en la impunidad”, guardadas las proporciones. Dentro de los argumentos de peso para registrar los libros está el hecho de “hacerlos valer como medio de prueba”. Un deudor “mañoso” puede desestimar la deuda alegando al juez esta falta de registro y tendría que fallarse a su favor, perdiendo la copropiedad el dinero. ¿Quién respondería? No esperemos a que pase.
noviembre 7th, 2019 a las 4:48 pm
De acuerdo y por cierto que abundan esos deudores “mañosos” que tú refieres e inclusive con el tema de cumplimiento de las NIF, que a estas alturas si no se hizo la tarea incluyendo manual de políticas, puede existir el riesgo igual de no considerarlos con valor probatorio … gracias de nuevo y saludos
agosto 26th, 2019 a las 11:13 am
Buen dia, una consulta la contabilidad o mejor dicho todo el movimento contable, libros contables de una propiedad horizontal, en donde deben o tienen que permanecer. hay una norma o ley que indique o exija el sitio/lugar.
gracias
noviembre 25th, 2019 a las 1:42 pm
Sin perjuicio de los libros impresos que bien dicen los colegas deben estar en el domicilio de la copropiedad, desde el 2012 también pueden estar en medios electrónicos siempre y cuando se puedan mantener inalterados. Que mejor solución para ambas cosas que tenerlos en la nube. Por este medio se solucionan varias cosas a la vez, Ud. puede demostrar la oportunidad en que se hicieron y guardaron los libros, puede demostrar que No han sido alterados y además están seguros ante varias eventualidades que se pueden presentar con los físicos (incendio, inundación, pérdida, etc)
agosto 26th, 2019 a las 7:08 pm
AA, Buenas tardes. Todos los documentos de cualquier comerciante o persona jurídica en general, deben permanecer en la sede de la misma; es decir en la dirección que figura reportada en el RUT, para efectos de cualquier inspección por parte de la DIAN o de las entidades que lo requieran. Así las cosas, para las propiedades horizontales, será la oficina de Admón. Saludo.
noviembre 7th, 2019 a las 4:56 pm
Deberían estar en el domicilio registrado como una práctica de control clarísima y por obvias razones para evitar pérdida, pero dado que aún en ninguna legislación se encuentra una obligación para que sea así, en la práctica para copropiedades ocurren otras cosas … por ejemplo en mi caso y de otros colegas conocidos se nos entrega la documentación para llevarla y procesarla en el sistema de propiedad del Contador, el que está instalado en sede de su oficina y no de la copropiedad … esta modalidad de servicio se ha solicitado así, dado que en la copropiedad no están interesados en comprar software por cuya razón les pareció práctico tomar el servicio prestado con software parametrizado para automatizar esas labores de manera específica…
septiembre 30th, 2019 a las 10:55 pm
Excelente, me sirvió de gran ayuda.
noviembre 15th, 2019 a las 7:57 am
Si el Conjunto Residencial tiene una cuenta de ahorros, una cuenta corriente, una fiducia (para el fondo de imprevistos); y teniendo en cuenta cuanto se demoran los bancos en entregar los movimientos mensuales, ¿Cual sería el plazo prudente para exigirle al Contador que entregue los Estados Financieros al día, para que el Consejo de Administración sesione y analice esos Estados Financieros?
noviembre 15th, 2019 a las 8:57 am
Jaroacu, me tomo el atrevimiento de contestar en tanto nuestro asesor principal nos da su concepto; He visto y experimentado que siendo de responsabilidad del Administrador la obtención de los extractos y su envío posterior al Contador, a partir de ese momento se empieza a contar el tiempo de plazo para la gestión contable, que puede ser variable dependiendo de la cantidad de transacciones ó registros ó sea el volumen de tareas; en mi caso tomo el compromiso para hacerlo en el transcurso de máximo dos días para una coporpiedad regular y contando con que yo brindo mi servicio con mi software propio
enero 5th, 2020 a las 2:45 am
buenas noches sr nelson me puede por favor responde que delito comete un administrador que cobra lo ya pagado
julio 15th, 2020 a las 3:19 pm
Si esta cobrando cuotas de administración y/o deudas por administración a sabiendas que ya están canceladas así sea parcialmente, solo debe cobrar en el certificado de deuda para el cobro jurídico, la parte adeudada (lo no pagado de cada una de las deudas que esta relacionando) si no esta cometiendo fraude procesal, y las ultimas sentencias de unificación castigan con cárcel al administrador
enero 6th, 2020 a las 9:40 pm
Herlyde, buenas noches. La consulta es demasiado genérica y no permite una respuesta concreta.
Para tipificar un delito, debe existir una conducta punible, que es diferente a una falta. Si está cobrando sueldo u honorarios que ya le pagaron, primero hay que verificar que sea intencional y no por algún tipo de error y solicitarle el reintegro, antes de calificar la conducta. Si no responde, entonces habrá lugar al proceso legal correspondiente. Si está cobrando a algún propietario las expensas (cuotas de administración y demás) que éste ya pagó, simplemente se denomina “cobro de lo no debido” y, del mismo modo, primero se le debe reclamar para que corrija, antes de iniciar cualquier acción jurídica, aunque dicho acto del administrador no es calificable como DELITO, sino como una falta en su ejercicio.
Cordial saludo
enero 22nd, 2020 a las 9:45 am
Buenos días
Les agradezco su orientación. No es del todo claro para mí. Actualmente vivo en un edf de 20 apartamentos. Somos nuevos y no existen empleados, ni portería, es algo muy sencillo hasta ahora damos una cuota minima de $ 5000 para podar el jardin y las cosas adicionales se pagaran con cuotas extraordinarias. Se supone que somos una propiedad horizontal pero es necesario realmente tener contador y registrar libros?
Mil gracias
enero 23rd, 2020 a las 10:57 am
Ver respuesta abajo.
enero 23rd, 2020 a las 8:22 am
Dr nelson agradezco su respuesta pero no fui clara la administradora me ha cobrado cuotas extraordinarias y ordinarias en un proceso jurídico valores que ya había cancelado como lo aprobó la asamblea,además de cobrarme multa e interés esto esta permitido y si es así en que ley lo sustenta
enero 23rd, 2020 a las 10:52 am
Hola Patricia. Pues al tratarse de una PERSONA JURÍDICA, nace la obligación de llevar contabilidad y consecuentemente los libros. Para la validez de los estados financieros, deben estar suscritos por representante legal y contador público. Entiendo los costos que esto implicaría, pero en la práctica, al ser algo muy sencillo, podrían contratar quien elabore trimestral o semestralmente los de todos los meses y nombrar a un propietario como administrador (representante legal), de modo que no resulte oneroso. Sin embargo, en caso de realizar pagos a proveedores, el edificio está obligado a descontar retención en la fuente, presentar las declaraciones y los reportes anuales de medios magnéticos a la DIAN. Cordial saludo.
enero 23rd, 2020 a las 10:56 am
Herlyde. Obviamente ninguna ley va a contemplar el cobro de lo no debido. Si tiene los recibos de pago, preséntelos al juzgado. En caso de la multa, es diferente, pero si también la pago, simplemente aporte las pruebas al proceso y exija las indemnizaciones a que pueda haber lugar. Lo mejor es ir al juzgado y aclarar las cuentas. ¡Saludo¡
enero 25th, 2020 a las 12:27 pm
Dr nelson gracias por su respuesta,le comento el juzgado tampoco quiere tener en cuenta ,por mas que le he explicado en sendos escritos si me puede ayudar adonde puedo recurrir entonces.quedo pendiente y agradecida
enero 26th, 2020 a las 10:38 am
Hola Herlyde. Alguna razón válida ha de tener el juzgado. Se me escapa de las manos entender los motivos. Le sugiero pedir el apoyo de un Consultorio Jurídico de la Facultad de Derecho de alguna Universidad, quienes prestan este servicio sin costo. Suerte en su gestión y esperamos que nos comparta el resultado, para conocimiento de todos los lectores y usuarios. ¡Saludo¡
julio 15th, 2020 a las 3:34 pm
Debes solicitarle en un derecho de petición a la Administración que relacione lo que esta cobrando en proceso jurídico, que tipo de cuotas (extraordinaria, ordinaria, u otro tipo de deuda), por que valor, cuales son las condiciones que tiene el reglamento de copropiedad para el pago de c/u de estas cuotas (fecha oportuna de pago, descuentos por pronto pago, porcentajes de interés, etc). Con esa información, verifica si esta de acuerdo a lo acordado en las actas de asamblea y si se cumple el calculo del valor de las cuotas, según lo descrito en reglamento de copropiedad y lo aprobado en la asamblea General de Copropietarios
enero 29th, 2020 a las 6:19 am
¿Existe un sustento legal o jurisprudencial o por conveniencia, para que las cuotas de administración sean consignadas en los bancos y no pagadas en la oficina de la Administración?
enero 29th, 2020 a las 11:02 am
Estimado Jaroacu, buenos días. El sustento no es legal ni jurisprudencial, sino como usted mismo señala, por conveniencia, a lo cual yo agregaría: prudencia, seguridad y control. El recaudo en la oficina es un sistema obsoleto e inseguro y, en caso de robo o pérdida, la aseguradora podría abstenerse de responder. Suele ser común que las personas mayores o con limitaciones prefieran el recaudo en la misma oficina de administración, pero se les debe apoyar por parte de sus allegados, considerando además que hoy en día hay de por medio canales electrónicos que facilitan estos procedimientos. ¡Saludo¡
febrero 1st, 2020 a las 8:03 am
Buenos días Dr Nelson. Las cuotas administrativas recibidas por anticipado, se deben llevar como ingresos recibidos por anticipado o se pueden netear en las cuentas por cobrar a los propietarios. Quisiera saber que norma de información financiera lo respalda. De antemano muchas gracias por su conocimiento.
febrero 3rd, 2020 a las 10:38 am
Hola María. Se debe registrar como pasivo (Ingreso anticipado). La norma no es otra que el Decreto 2650 de 1993, en el cual se encuentra la DESCRIPCIÓN Y DINÁMICA de cada una de las cuentas del PUC, cuya esencia persiste aún con la aplicación de las NIIF o NIF. La dinámica es la que indica cuándo se debita o acredita cada cuenta y allí puedes verlo en detalle (PUC 2705). No es correcto llevarlo a Deudores y “netear”, pues esto va en contra de la naturaleza de las cuentas y puede dar lugar a saldos “volteados” o contrarios a su naturaleza contable. Adicionalmente, los programas o software contable vienen diseñados para realizar el llamado “Cruce de anticipos” de manera automática, que implica el registro señalado, pues de lo contrario, sería un proceso manual y propenso a errores. ¡Saludo¡
febrero 3rd, 2020 a las 10:41 am
…y en el proceso del cruce de anticipos se generan los descuentos por pronto pago, cuando hay lugar a ellos.
febrero 5th, 2020 a las 9:08 am
Respetado doctor Chávez un saludo, hace tiempo que no el escribia pero me encuentro en una encrucijada algo así como en casa casa de herrero azadón de palo.
Nuestra contadora ya hizo la reclasificación del fondo de imprevistos al patrimonio, lo cual está bien de acuerdo al último concepto técnico, pero reviso y sigue llevando al gasto el valor de imprevistos. Cómo hago para entienda que la contabilización del fondo cambió. cuando se llevaba como una provisión correcto la contrapartida era el gasto.Le escribí pero dice que las políticas contables del conjunto así lo determinan. Le envío el concepto unificado 2018-445 o espero a la asamblea que es el 16 de febrero. gracias por su respuesta.
febrero 5th, 2020 a las 2:40 pm
Hola Alba Nelly. No quisiera extenderme en este tema, por cuanto, respetuosamente, no comparto el Concepto del CTCP por considerarlo complicado, poco práctico y un retroceso. Al estar en el presupuesto, debe seguir en el gasto y, por otro lado, en la factura no se discrimina el valor del mismo, ni en ningún proceso jurídico se demanda a nadie por el no pago del fondo de imprevistos, sino de la cuota de administración, de modo que es mejor causarlo y ahorrarlo en su totalidad, independiente de la morosidad.
Como es un Concepto, su aplicación no obliga y, por otro lado, en el primer párrafo de la página 7, dice: “…este Consejo recomienda…”, así que puedo o no aplicar tal recomendación.
¡Saludo¡
febrero 27th, 2020 a las 4:09 pm
Cordial saludo don Nelson: Mi consulta es la siguiente: Los dictámenes sobre Estados Financieros por Revisor Fiscal que no se haya inscrito ante la Autoridad Competente (Alcaldía de la localidad) de que trata el Artículo 8° de la ley 675 Régimen de Propiedad Horizontal, tienen validez jurídica? Agradezco su concepto. Cordialmente Humberto
febrero 28th, 2020 a las 5:27 pm
Humberto, buenas tardes. Porsupuesto que tienen validez, la cual está dada por la vigencia de la Tarjeta Profesional de Contador Público, otorgada por la Junta Central de Contadores de Colombia. El revisor fiscal no se inscribe en las alcaldías, sino que manifiesta su aceptación al cargo, a efectos de que pueda figurar en la certificación conjunta de la representación legal, con el administrador@; sin embargo, esto no tiene ningún efecto legal. ¡Saludo¡
mayo 14th, 2020 a las 7:39 am
Si Yo como Administrador no tengo voto en decisiones del Consejo de Administración, y en caso de no estar de acuerdo con una decisión que está en contra de normas legales y estatutarias, pues pone en riesgo mi responsabilidad civil.
¿Que debo hacer para evitar que Yo como ejecutor de una “orden” del Consejo de Administración, sea demandado posteriormente por responsabilidad civil?
mayo 14th, 2020 a las 3:03 pm
Hay que dejar evidencia de la inconformidad, para lo cual sugiero incluirlo en el acta de la reunión en la que se exprese. Si hay temor a represalias, dado que el consejo es quien nombra al administrador y podría actuar en su contra, sugiero dejarla en otros medios: WhatsApp, correo, etc. Cordial saludo.
junio 14th, 2020 a las 1:59 am
Buenos días Dr
En el condominio que resido hay 144 apartamentos y se nombra el Consejo de administración sin revisor fiscal, solo contador. Luego de tres años donde daños en cubiertas terrazas de responsabilidad del condominio no son atendidas por no tener presupuesto pero si exageradamente se invierte en ornato dentro y fuera del condominio, se descubre que quien preside el Consejo ed quien maneja el condominio junto al administrador que sólo firma pues no tiene poder decisorio, pero éste personaje (presidente) no es propietario directo sino por leasing inmobiliario con entidad crediticia y no figura sy nombre en libertad y tradición y en escritura ratifica que es un locatario o arrendado y por tanto ante Alcaldía presentó en mi concepto fraude procesal los dos años anteriores para obtener resolución de acreditación la cual denuncié. Para actualizar este año y luego de mi publica denuncia no han sacado resolución, es ilegítima su función, más cuando ha malversado fondos que no justifica, invierte recursos nuestros en áreas públicas bastante cuantiosos y en oficios manifiesta no invertir en terrazas por no tener recursos pero se gasta en ornato fuera del condominio sin autorización del municipio grandes cifras no soportadas, contrató y ejecutó presupuesto aún no aprobado en asamblea para ésta vigencia, tenemos inconvenientes por defectos constructivos sin cumplir 10 años y estar en garantía la obra pero la administración luego de mi queja pide cuotas extraordinarias para demostrar según ellos el daño evidenciado cada vez que llueve con la filtración de la placa de parqueaderos que ya ha sido intervenida sin solucionarlo el Constructor habiendo pasado un año con la complacencia de éstos, lo cual solicité mediante derecho de petición que llegó a Juzgado y alegaron ser información confidencial la contratación, la contabilidad por no ser yo el propietario pero con poder del mismo (mi madre adulto mayor). El juzgado fallo Desacato pero al mencionar que Denuncié en Fiscalía el proceso, alegaron que ellos se aportaban y me conformara con la respuesta dada y esperar respuesta de éstos (Fiscalía). Ahora por covid19 jamás me atrasé tres meses en expensas y ahora con sólo dos me enviaron cobro prejurudico. Me ha difamado en comunicados públicos de timador, poseer bienes dudosos de procedencia al haber hecho un peritazgo de la placa de parqueaderos con una ONG que gerencie y que presenté con la firma de un ingeniero civil, por un pago de dos expensas y que ellos pasaron por diez veces el valor en su balance anual, lo cual fue el inicio de mis denuncias.. Como siempre sucede muy pocos conocen la situación pero tiene a la mayoría encantada por desconocimiento y ocupación laboral que los despreocupa, siendo hoy una cuota mensual de 200 mil pesos la administración y el gasto operacional un 50% quedando un presupuesto considerable que no soportan de manera eficiente y transparente. Que consejo puede darme..
Gracias
junio 25th, 2020 a las 6:22 pm
Hola Álvaro. Lamentablemente esto suele ocurrir, inclusive cuando hay revisor fiscal, si éste no tiene el debido temperamento para hacer frente a los manejos indebidos y exceso de atribuciones, pues veo que quien administra es el presidente. Es difícil darle un consejo, pues la experiencia me dice que en estos casos, lo mejor es tratar de buscar otro sitio y salir de allá, para tener tranquilidad. No obstante, lo único que se me ocurre es que trate de contactar a la entidad que tiene el leasing y confirme si ellos han autorizado al señor para asistir a las asambleas y hacer parte del consejo, pues la responsabilidad de sus actuaciones debe ser asumida por éstos como propietarios. Es difícil, puesto que la administración no va a hacer esta diligencia, así que le sugiero buscar los medios para lograr que lo atiendan a usted, como una consulta con el asesor jurídico de la entidad. Por desgracia, ninguna entidad controla a las copropiedades. ¡Saludo¡
junio 21st, 2021 a las 3:06 pm
Dr. Chavez,
Quisiera saber si es obligatorio que la administracion de una PH genere recibos de pago cada vez que los propietarios hacen los pagos mensuales. La actual administracion responde que es suficiente con el cuadre de cuentas que llega mensualmente dentro de la cuenta de cobro de la administracion. Es esto asi? Estan incumpliendo procedimientos contables?
Cordial Saludo
agosto 5th, 2021 a las 8:02 pm
Héctor, buenas noches. Disculpe la demora, pero estaba enfermo e incapacitado. Obviamente, es una obligación expedir los Recibos de Caja, que son el soporte para el registro contable y prueba del pago. Así como predica la DIAN: “Exija la factura”, exija su recibo; si ellos quieren ahorrar papel y tinta y ser amigables con el ambiente, puede autorizar que se lo envíen por correo electrónico, pero no pueden evadir esta obligación legal. ¡Saludo¡
julio 19th, 2022 a las 1:59 am
Buenos.dias.me.pueden ayudar con esta inquietud? La.administradorade la.propiedad horizontal.donde vivo don ha hecho uno movimientos contables y de dinero q.no son claros con su respectivos soportes.pido explicación y la da si sustentar con soportes solo de palabras.solicito estados financiero para yo misma despejar mis dudas y no.me los dá argumentando que no tengo ese derecho q eso solo lo enttegan para la asamblea y cita la ley 675 2001 art.55 numeral.11 lo.leo.y no dice nada q un propietario no.pueda tener abseso a esos documentos esto es verdad? Donde.puedo encontrar la.ley q diga esto?gracias
febrero 2nd, 2023 a las 10:01 am
que ley indica que los PH no deben incluir depreciación en su estado financieros?
febrero 14th, 2023 a las 11:58 am
Hola Lulú. Ninguna ley lo indica. La depreciación se debe hacer.
marzo 9th, 2023 a las 12:00 pm
Hola nelson, una pregunta, yo administro un pequeño condómino, el contador me solicita Certificado de gastos financieros y de los intereses de los mismos, vigencia 2022. No se porque yo debería dar esa información y según lo que plasmas aquí toda la información financiera debe realizarla el contador y yo firmaría como administradora y representante legal, no tengo claro este tema me podrías ayudar
marzo 18th, 2023 a las 8:16 pm
Hola Elizabeth. Esa información debes solicitarla tú, como representante legal, a las entidades financieras, que son quienes las expiden y/o certifican; eso debe ser lo que te pide el contador. Saludo¡
marzo 29th, 2023 a las 6:11 pm
Hola Nelson:
Tengo una pregunta y es que en el edificio donde resido contrataron un Contador externo para que certifique los estados financieros,pagandole mensualmente,si solo somos 20 aptos,si solo se tributa una vez al año porqué hay que mantener este pago mensual? ,los otros Edificios del Conjunto pagan una vez al año; la Admora insiste en que como ella es Contadora eso es lo legal y se debe pagar mensualmente,no sé si ella ha averiguado con los admores de los otros Edificios;yo si lo hice. Aquí contamos con una aseadora que viene una vez a la semana o sea 4 veces al mes,pagamos empresa de vigilancia mensualmente y seguro de PH y tenemos un ingreso mensual actual de $3,400.000.y siempre para hacer arreglos locativos estamos pagando cuotas extraordinarias o realizando actividades varias para cubrir eventos,hasta ahora se aprobó en la Asamblea del 25 de Marzo de 2023 dichos pagos al Contador con retroactivo desde Enero de este año,fui una de las que no aprobó esta proposición pues se me hace injusto para unos ingresos muy mermados y reitero que somos 20 apartamentos pero a partir de la última Asamblea realizada solo somos 18 apartamentos que pagaran la Cuota de Admon pues se aprobó eximir a la Tesorera y la Admora de dichas cuotas.
Resumiendo: por favor quiero que me informe si los pagos al Contador se hacen anuales o semestrales.De antemano mil gracias por su atención y la solución a mi duda.Cordial saludo
abril 21st, 2023 a las 12:40 pm
Hola Isabel. El Contador es un profesional que da fe publica y, por consiguiente, dentro de ello debe elaborar la contabilidad y certificar con su firma los estados financieros todos los meses (junto con el representante legal), así como las declaraciones tributarias (retención en la fuente) y preparar la información exógena o medios magnéticos para la DIAN y SHD anualmente, todo lo cual implica el pago de unos honorarios que están aprobados en el presupuesto y la administradora acuerda con él (o ella) la forma de pago, pues de conformidad con la Ley 675 de 2001 tiene a su cargo esta función y responsabilidad. Cada profesional valora su trabajo, de acuerdo con su experiencia y capacidad y, obviamente debe revisar que se ajuste al presupuesto aprobado por la asamblea.
Cordial saludo
junio 25th, 2023 a las 8:44 pm
Dr. Nelson muy buenas noches, en una Copropiedad de 10 Aptos, cuyo Presupuesto anual no supera los $42.000.000 de pesos, y sus gastos principales es pago de un funcionario, y sus servicios publicos, y en donde siempre se a llevado como contabilidad, mensualmente el sistema de Ingresos-Gastos y Saldo, informe que es firmado por el Administrador y se da a conocer a los Copropietarios, mes a mes. La pregunta es: al llevar este sistema, se esta cumpliendo con las normas contables de Ley. Gracias.
junio 29th, 2023 a las 9:48 am
Buenos días. Sin importar el número de unidades, ni el presupuesto, toda PERSONA JURÍDICA está obligada a llevar contabilidad con el lleno de las normas, generando Estados Financieros que para su validez deben estar CERTIFICADOS, esto es suscritos por el Representante Legal y Contador Público. NO HAY EXCEPCIÓN. Cordial saludo.