La propiedad horizontal debe contar un presupuesto que le permita financiar los servicios que debe prestar a los copropietarios que la conforman.
¿Qué es el presupuesto de una propiedad horizontal?
El presupuesto de gastos y de ingresos es la proyección que se hace los gastos que tendrá la propiedad en la vigencia respectiva, y de los ingresos que se necesitarán para cubrir dichos gastos.
El presupuesto permite financiar las necesidades que se prevé tendrá la propiedad horizontal en una determinada vigencia anual.
Mediante el presupuesto se busca garantizar que la propiedad tenga los recursos necesarios para que cumpla las funciones que le corresponden.
¿Quién debe elaborar el presupuesto en la propiedad horizontal?
De acuerdo el artículo 51 de la ley 675 de 2001, le corresponde al administrador elaborar el presupuesto de gastos anual.
Dice el numeral 1 del citado artículo:
«Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»
Luego señala el numeral 4 del mismo artículo:
«Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.»
La responsabilidad de la elaboración del presupuesto es del administrador, pero este debe elaborarlo en función de las necesidades de la propiedad horizontal, por tal razón, es necesario consultar esas necesidades, para lo cual puede consultar con el Consejo de administración.
Además, el presupuesto debe hacerse según las instrucciones que haya dado la asamblea de copropietarios, pues esta suele tomar decisiones de inversión y mejoramiento que deben ser incorporadas en el respectivo presupuesto por parte del administrador.
En consecuencia, no es que el administrador decida por su propia cuenta qué incluir y qué no en el presupuesto, sino que debe atenerse a las necesidades de la propiedad, a las instrucciones de la asamblea, y las recomendaciones del consejo de administración.
Naturalmente que el presupuesto elaborado por el administrador es apenas un borrador que será discutido en la asamblea de copropietarios, quien podrá hacerle las modificaciones que considere oportunas.
Aprobación del presupuesto de la propiedad horizontal.
La aprobación del presupuesto es facultad de la asamblea de copropietarios, que es el máximo órgano decisorio en la propiedad horizontal.
Así lo señala claramente el numeral 2 del artículo 38 de la ley 675 de 2001:
«Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
El administrador elabora el presupuesto, quien lo presenta al Consejo de administración, pero quien lo aprueba o desaprueba es la asamblea de copropietarios.
La aprobación del presupuesto no puede ser delegada al Consejo de administración, pues un presupuesto implica imponer pagos a los copropietarios, y el pago de una cuota extraordinaria o el incremento de la cuota ordinaria de administración no puede ser una decisión que deba hacer el Consejo de administración.
Esta aclaración es importante porque la redacción del artículo 51 ha dado para que algunas personas interpreten que la aprobación del presupuesto la puede hacer el Consejo de administración.
El numeral 4 señala que es función del administrador «Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración (…) el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, …», y la expresión someter a consideración, no debe entenderse como una facultad del consejo de administración para aprobar el presupuesto.
En esta instancia lo que el Consejo de administración hace es aprobar el borrador o la propuesta de presupuesto que presenta el administrador, y de allí sale la versión definitiva del presupuesto que será puesto a consideración de la asamblea de copropietarios, como expresamente lo señala el numeral 2 del artículo 28 de la ley 675, quien afirma que es función de la asamblea aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y gastos «que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
Es decir que esto dos personajes (administrador y consejo de administración), se ponen de acuerdo sobre el presupuesto que han de presentar a la asamblea de copropietarios para que esta decida.
¿Qué debe contener el presupuesto?
Lo que ya se dijo: una relación de gastos e ingresos para la vigencia respectiva.
Pero esa información se debe presentar en detalle, por cada rubro, y se debe presentar cómo se financiarán los gastos presupuestados.
Esto exige hacer proyecciones respecto a los ingresos, es decir, proyectar cuánto han de ser el monto de la cuota de administración ordinaria, y si hay necesidad de considerar cuotas extraordinarias.
El presupuesto debe incluir también el fondo de imprevistos, que no sabemos para qué podrá necesitarse pero que puede haber necesidad de utilizar.
Informe de ejecución presupuestal.
Cada año se debe presentar un informe de la ejecución presupuestal del periodo anterior. Es una obligación que impone el numeral 4 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 al administrador, quien es el ejecutor de la propiedad horizontal como su representante que es.
El presupuesto es eso, un supuesto de gastos e ingresos para un año determinado, y una vez finalizado el año hay que verificar qué fue lo que se ejecutó según lo presupuestado.
El informe de ejecución presupuestal debe ser lo suficientemente detallado para poder identificar en qué se gastó la plata, y qué dineros fueron los que se recaudaron, pues de otra forma no es posible auditar o verificar lo que se hizo en un periodo determinado.
El informe de ejecución presupuestal es la materia prima para elaborar y aprobar el presupuesto para la siguiente vigencia, pues es la historia de las necesidades de la propiedad horizontal, tanto las satisfechas como las pendientes por satisfacer.
Formalismos en las actas del Consejo administrativo
Mitos y verdades sobre las asambleas de copropietarios
octubre 25th, 2019 a las 3:37 pm
Tengo una inquietud, si el presupuesto aproado para este año, se quedo corto en algunos aspectos, quien puede adicionar una partida presupuestal para subsanar ese problema, el consejo de administración, o debe hacerse una asamblea extraordinaria.??
gracias
enero 26th, 2021 a las 9:49 am
Si es una partida significativa (de mayor importe), se debe considerar asambela extraordinaria, de lo contrario se puede trabajar la ejecución sin inconveniente y presentar esa situación en el siguiente año como una excpeción.
abril 7th, 2020 a las 11:29 am
En noviembre del 2019 hubo cambio de administrador con una empresa especializada en estas labores.
El monto del contrato de prestación de servicios fue de CUATRO MILLONES DE PESOS ($ 4.000.000,oo).
En febrero del 2020 se realizó la asamblea ordinaria de copropietarios y para mi sorpresa en el presupuesto de gastos se incluyó una adición al contrato de servicios del administrador de DOS MILLONES DE PESOS ($ 2.000.000.OO).
Al interrogar sobre este incremento en la asamblea,la respuesta del presidente del consejo y del administrador fue que ese incremento se había pactado y aprobado en el consejo de administración en el mes de diciembre en consideración de que en el 2020 entraba en funcionamiento la segunda torre con 60 apartamentos más.
En el contrato de prestación de servicios no figura esta adición.
Se pregunta: Puede el Consejo de Administración pactar este incremento o esta determinación a espaldas de la asamblea de copropietarios imponerla de manera arbitraria e inconsulta en el presupuesto del 2020.
junio 12th, 2020 a las 2:37 pm
El consejo de administración no esta en su función pactar incrementos descuentos, ellos lo que hacen es aprobar un modelo de presupuesto presentado por la persona jurídica “administrador”, pero como tal esto se debió haber discutido en asamblea general, el presupuesto es lo mas importante en las asambleas mas que los informes de administración y consejo, pero siempre lo dejan para el final cuando la gente esta cansada y no revisan item por item, en que se van a gastar los dineros, porque el que aprueba o no estos gastos es la asamblea general, ningún otro en particular.
Ya si evidenciaron esto y la asamblea lo aprobó, lo que toca es citar a nueva asamblea extraordinaria y poner a consideración las falencias del presupuesto.
mayo 1st, 2020 a las 7:10 pm
Buenas Noches. Soy propietaria de un apartamento en el ultimo piso de un Edificio de seis pisos. Hace 9 meses no funciona el ascensor, la administradora manifiesta que no ha realizado el arreglo porque un gran numero de personas esta en mora. Resulta que la mayoría de gente que esta en mora no perciben la necesidad del ascensor porque viven en pisos bajos. Pero yo mensualmente pago mi cuota y subo muchas escaleras varias veces al día. Estoy obligada a pagar dentro de mi cuota de administración el porcentaje que esta destinad al mantenimiento del ascensor que no funciona? De que manera podemos generar presión legal para que los demás coopropietarios se coloque al día y no perjudique a los demás vecinos?
julio 29th, 2020 a las 5:12 am
Hola, por favor nos colaboran con las siguiente inquietudes:
1. Hoy Vivimos en un copropiedad nueva, pero tengo una duda gigante cada vez que entregan una torre nueva aunque son: 217 aptos nuevos la administración dice que lo que pagan no alcanza para cubrir todos los gastos, hoy en día tenemos el problema que cada vez que ingresan a vivir más personas nos suben la administración a todos, como si esa nueva torre no subsanara sus gastos, eso está bien? Es que simplemente para mi eso no tiene lógica.
2. La administración podría enviar un resumen mensual con los gastos discriminados, y los ingresos?
3 se solicitaron los balances a la administración y por muchos decretos nos indicaron que se deben ir a revisar allá, que otra cosa puedo solicitar Pat revisarlos desde mi casa?
marzo 2nd, 2021 a las 8:34 pm
Mónica:
Respecto a tus inquietudes, por favor, permíteme opinar los siguiente:
1.) Allí se percibe, de parte de la administración, ignorancia, falta de conocimiento sobre el tema o un muy posible mal procedimiento en el cálculo de las cuotas. Si bien es cierto que no tengo el conocimiento de causa necesario de la propiedad, y a menos que las nuevas torres agreguen áreas comunes que no estuvieren consideradas anteriormente, pues 2 + 2 es 4; es decir, supongamos que ya están funcionando 200 apartamentos y que se van a incorporar 217, pues se calcularán los gastos de los 217 y esos gastos permitirán determinar el ingreso por cuotas de los mismos 217. Desde luego que no se haría por separado, es decir, el presupuesto de gastos se debe hacer por el total de los 417 apartamentos y así mismo resultará calculado el valor de la respectiva cuota de admon de cada uno de los 417, que en mi modesta opinión, no debería ser muy diferente a la que ya vienen pagando los primeros 200 copropietarios.
2.) Créeme que con una admon eficiente, eso sería lo ideal; lo más sano; lo más transparente y lo más eficiente, porque de esa manera estarían socializadas todas las cifras de interés para la comunidad y al llegar la asamblea, el esfuerzo y desgaste por discutir partidas, sería mínimo. No tendrían que ser los estados financieros sofisticados de asamblea; bastaría con un detallado informe de ejecución presupuestal, un estado de situación financiera (o balance) y un estado integral de ingresos y gastos (o estado de ingresos y egresos o como los quieran llamar los(as) entusiastas de las NIIF, antes de que me levanten), pero no se porque la mayoría de administradores no lo hacen!
3.) Volvemos al punto anterior; la adecuada socialización de cifras. La razón por la que no lo hacen, solamente es porque son “mala leche” o ineptos! en un mundo en que la información vuela, ¿cómo es posible que los encargados de divulgarla y socializarla se pongan talanqueras ellos mismos?
Hay muy pocos conjuntos que tienen sitios web y es muy agradable y satisfactorio ver que administradores eficientes publican allí las cifras y demás situaciones que son de total interés de los copropietarios, pero insisto, son muy muy pocos los que lo hacen.
Gracias por leerme Mónica Martínez.
Digo yo; ¿a usted que le parece?
febrero 18th, 2021 a las 7:09 pm
Buenas noches.
El presupuesto ordinario se aprueba por mayoría simple(más del 50%) o mayoría calificada (más del 70%)?
marzo 2nd, 2021 a las 8:09 pm
Gracias por los interesantes conceptos expuestos en este artículo.
Personalmente y en relación con el presupuesto de los conjuntos residenciales, tengo los siguientes comentarios.
1- El presupuesto, definitivamente, es una herramienta muy importante tanto para el consejo como para el(la) administrador(a) y en lo personal se tiene la costumbre de amarrarlo al año calendario, cuando en realidad se puede proponer una aprobación que vaya desde el 01-abr al 31-mar de cada año. Parece descabellado, pero si se aprueba un presupuesto de enero a diciembre, cuando finalice al año, tanto el consejo como la administración, no tendría autorización para seguir cubriendo los gastos del primer trimestre de cada año, mientras se lleva a cabo la asamblea general, que regularmente, con algunas excepciones, se realiza antes del 31 de marzo de cada año. Este tema, en la mayoría de los casos, “pasa de agache” y toda la comunidad de la propiedad horizontal pierde de vista que no se pueden gastar recursos que no estén aprobados por la asamblea de copropietarios, pero las facturas de vigilancia y seguridad, los seguros, los servicios públicos seguirán llegando, independientemente del mes que sea. Hay que tener claro que “el presupuesto es una herramienta administrativa”; es como nuestra brújula de navegación; es el mejor apoyo para una excelente gestión, pero hay muchos participantes que se rascan la cabeza o se rasgan las vestiduras (entre ellos muchos contadores), cuando se les dice que el presupuesto debe incluir el primer trimestre del periodo siguiente. Guardadas las proporciones, en Colombia los informes de ejercicios contables y el impuesto de renta y otras obligaciones legales, van paralelas al año calendario, pero en otros países no, como en Estados Unidos, donde el año fiscal está comprendido en el periodo que va desde el 01-oct de un año hasta el 30-sep del siguiente y no pasa nada; no está mal por ello. Allí el periodo fiscal no coincide con el año calendario. En otras también pasa lo mismo, es decir, el periodo contable o el fiscal, finaliza en fechas diferentes al 31-dic.
Desde luego que habrá una primera vez en que el presupuesto deba aprobarse desde un 01 de enero del año en curso hasta un 31 de marzo del año siguiente, pero las siguientes asambleas ya lo podrán hacer de abril del año en curso a marzo del siguiente año y cuando llegue el momento, solo habrá que pedirle a la asamblea que apruebe los ajustes e incrementos que no fueron cubiertos en la preparación y elaboración del presupuesto, los cuales serán significativamente menores que pedirle a la asamblea que apruebe gastos por hechos ya cumplidos, del primer trimestre en el que se lleve a cabo al reunión del máximo órgano de la propiedad. Dicho de otra manera, en la vieja costumbre presupuestal, lo que se aprueba en una asamblea, no es un presupuesto por el primer trimestre sino los hechos ya cumplidos y que no tienen reversa, así algunos de los participantes en la reunión, no esten de acuerdo con ellos.
Según el numeral 4 del Artículo 38 de la Ley 675/2001, es la asamblea la que tiene la facultad de “Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.”
Observen que la ley dice “presupuesto anual” y en ningún caso hace referencia a un presupuesto que vaya desde enero a diciembre. Así las cosas la norma misma permite que se presupueste del 01-abril al 31-marzo y también se está cumpliendo con el precepto de “presupuesto anual”
2- El mismo numeral hace referencia a que el presupuesto debe permitir “atender las expensas ordinarias o extraordinarias”, lo cual nos lleva a presupuestar (detalladamente) dichas expensas (gastos, inversiones, erogaciones, etc.) y “por efecto rebote” (es un termino personal y coloquial) saldrá calculado el presupuesto de ingresos, que dicho sea de paso, este último, debe estar muy bien amarrado (me refiero vínculo y diseño de una hoja de Excel® -u otra herramienta- que permita reflejar el valor de las posibles cuotas de administración según los coeficientes, en la medida en que la asamblea vaya aprobando, improbando o modificando rubros presupuestales) al presupuesto de gastos, para que el efecto sea mostrable de manera inmediata a los asambleístas, o de lo contrario, olvídense del presupuesto.
Digo yo; ¿a usted que le parece?
Cordial saludo!
marzo 7th, 2021 a las 5:15 pm
las cuotas de administración y salarios de empleados deberán debelar ser los del año anterior. A partir de la reunión de la asamblea de copropietario se podrá establecer sus nuevos valores o aprobar retroactivamente. Las otras cosas no pueden hacerse.
marzo 16th, 2021 a las 6:38 pm
Buenas tardes, agradezco la valiosa labor que realizan por este medio. Quisiera aclarar algunas dudas respecto a este tema.
1. ¿Es correcto aprobar un presupuesto que se ejecutó sin aprobación? La administración, decidió no hacer asamblea en el 2020, debido a la pandemia y alegando que mucha gente no manejaba la tecnología (encuesta). Sin embargo, para este año, 2021, va a hacer asamblea virtual y presenta para aprobación los estados financieros del 2019, que no se nos entregaron el año pasado y un presupuesto para el 2020 que, ejecutaron sin darlo a conocer.
2. En asamblea se aprobó un monto para el rublo del administrador, sin embargo, se presenta que se le pagó un mayor valor al administrador, manifestando que el consejo no quiso reemplazarlo y no le podían dejar el mismo sueldo, pues éste no aceptaba renovar su contrato en esas condiciones. ¿Puede el consejo determinar un cambio de este tipo, después de que la asamblea aprobó otro monto en el presupuesto?
marzo 25th, 2021 a las 7:58 am
Se puede presentar un presupuesto con saldos en rojo?
marzo 27th, 2021 a las 5:09 pm
subimos la cuota de aministracion en asamblea extraordinaria, el 75% del coeficiente de los copropietarios de la propiedad horizontal estuvo de acuerdo con que por pronto pago el valor de esta cuota se reduzca en 35 por ciento, existe una ley o norma que prohiba a los copropietarios estipular este porcentaje de reduccion sobre la cuota de administracion acordada bajo asamblea por pronto pago los diez primeros dias del mes, no he encontrado en ningun lugar de la ley un articulo que haga mencion a mi pregunta ni en el reglamento que regula mi propiedad horizontal.
gracias por su respuesta
abril 26th, 2021 a las 4:02 pm
Buenas tardes, mi caso es que en el conjunto donde vivo, el consejo aprobó el presupuesto del 2021 sin consentimiento de la asamblea, incluso firmó y dió continuidad a los contratos y ya se les esta pagando a los proveedores, inclusive el administrador incrementó su sueldo en un 50%. Es posible dar por terminado el contrato del administrador y el resto de proveedores, teniendo en cuenta que la asamblea no aprobó ni fue convocada, tengo entendido que por el coronavirus muchas asambleas fueron realizadas de manera virtual, así que el consejo extralimitó sus funciones. Muchas gracias por su ayuda.
mayo 22nd, 2021 a las 4:02 pm
Buenas tardes, agradezco la valiosa labor que realizan por este medio. En mi conjunto, la vigencia presupuestal va de Abril a marzo del siguiente año. ¡Es legal cobrar retroactivo del primer trimestre?; ¿El retroactivo debe estar incluido en el presupuesto de ingresos para su aprobación?; ¿La administración puede disponer de los ingresos No previstos en el presupuesto aprobado y que no fueron incluidos como ingresos en el presupuesto aprobado?
Mil Gracias por sus aclaraciones.
agosto 3rd, 2021 a las 6:34 pm
Un residente se declara en insolvencia y no paga la administración hasta que salga de insolvencia, Eso si puede aplicar ? Como la propiedad exige esas expensas dejadas de pagar por el residente?
noviembre 20th, 2021 a las 1:09 am
Propietaria de apartamento y garaje en un edificio de tres pisos con 8 apartamentos, el inmueble es pequeño no necesita administrador porque no hay oficio para el, tiene regimen de propiedad horizontal pero no personerìa jurìdica. Lo adquirì hace 30 años, el desorden a sido total, el aseo a pequeñas zonas comunes lo hace una persona un dìa en la semana gastando dos horas. Estiy pendiente de la limpieza de la zona por donde transito lo he hecho yò, sin embargo doy una cuota para imprevistos aveces la retengo porque la persona que recoge el dinero y sus amistades no pagan. Me hacen acoso psicològico no permitiendome el òptimo de mi propiedad dada la situaciòn tuve que tomar en arriendo un inmueblepara tratar de vivir en paz pero la persona encargada de recibir los aportes insita a los demàs rpopietarios para molestar tambièn a mis arrendatarios. , ademàs de lo dicho; fuì victima de un accidente y tengo calificaciòn de invalidez por la junta mèdica 65 añós de edad dado que soy de la tercera edad. Que hago?.
noviembre 30th, 2021 a las 10:29 am
buenos días recursos de la copropiedad como cuotas extraordinarias se pueden invertir vías de ingreso a la propiedad pero que son publicas
febrero 28th, 2022 a las 1:16 pm
Buenas tardes la vigencia del presupuesto en propiedad horizontal es del 1 de enero al 31 de diciembre, en el RPH del edificio que resido esta que el presupuesto entra en vigencia el 1 día del mes siguiente de realizada la Asamblea ordinaria, en que ART de la Ley 675 esta la fecha de vigencia del presupuesto
marzo 28th, 2022 a las 10:14 am
Cordial Saludo.
Que puedo hacer si no estoy de acuerdo con el aumento aprobado de la cuota de administración, ya que se incrementó en mas del 10% en comparación del año anterior.
Gracias
abril 20th, 2022 a las 5:28 pm
En el presupuesto de Ingresos de un Conjunto Residencial, para la siguiente vigencia, se puede incluir la utilidad del ejercicio contable del año inmediatamente anterior?
junio 23rd, 2022 a las 9:15 am
Buenos días, tengo una gran duda, referente a la nueva cuota de administración en propiedad horizontal. Según la administración, la cuota de expensas comunes, se saca del presupuesto del año inmediatamente anterior, versus el estimado de gastos para el año siguiente. Yo tengo el concepto, que la cuota de administración parte del gasto real ejecutado del año inmediatamente anterior, y que de aquí parte para el nuevo presupuesto.
Agradezco me puedan colaborar al respecto
septiembre 1st, 2022 a las 2:13 pm
En la copropiedad donde vivo el consejo de administración autorizo a la administradora cobrar en efectivo algunos valores de mantenimiento de areas comunes por ejemplo cambio de chapa puerta principal la asumió la administración las llaves y sus copias nos fueron cobradas a todos los inquilinos y propietarios igualmente sucedió con el cambio de clave de los controles del garaje fueron cobrados en efectivo este procedimiento esta bien hecho de parte del consejo de administración ? por que eso implicaría que ellos mas adelante en mantenimiento y reparación de areas comunes nos cobraran ene efectivo estas expensas?
septiembre 9th, 2022 a las 7:14 pm
La administradora de un conjunto residencial, decidió unir en un sólo recibo el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias; … si el propietario sólo puede pagar la cuota ordinaria y no la extraordinaria que le registra en el recibo y la administradora no accede a efectuar el recibo de pago de la cuota ordinaria por separado, es legal hacerlo? una administradora puede obligar a los propietarios en un sólo recibo unir cuota ordinaria y sumar la(s) extraordinaria(s) al mismo tiempo y al no hacerlo el propietario no puede pagar su cuota ordinaria mensual,….lo cual no le estan permitiendo el pago de su cuota ordinaria… es legal esta atribución.
septiembre 16th, 2022 a las 5:23 pm
Realización de traslados presupuestales a nivel de rubro en presupuesto de Egresos en Propiedad Horizontal
marzo 2nd, 2023 a las 10:21 pm
Buenas noches. Agradezco si alguien me puede sacar de la siguiente duda con relación a propiedad horizontal.
En la asamblea del 2022 se aprobó el incremento automático de la cuota mensual de administración basado en el IPC. Pero la administración asumió que este incremento también abarcaba el valor que se paga por el alquiler de los parqueaderos comunales asignados a algunos copropietarios y también incremento dicho rubro. ¿es legal este proceder teniendo presente que lo aprobado por la asamblea fue el incremento automático de la cuota de administración?
gracias por su amable respuesta.
marzo 21st, 2023 a las 10:38 pm
Cordial saludo
Tengo una pregunta, en una asamblea se aprobó el cobro de unas cuotas extraordinarias para la instalación de unas cámaras de seguridad por piso. El nuevo consejo y administradora no realizaron ni la compra ni la instalación de dichas cámaras. Al parecer compraron y destinaron el dinero para otras cámaras en los subterráneos o parqueaderos, sin tener en cuenta la opinión de la Asamblea. Es válido pedir que me sea reintegrado el dinero de esas cuotas, ya que no fue asignado para el fin que decidió la asamblea?