El presupuesto de la propiedad horizontal

La propiedad horizontal debe contar con un presupuesto que le permita financiar los servicios que presta a los copropietarios. Ese presupuesto lo elabora el administrador y lo aprueba la asamblea, según la ley 675 de 2001. ¿Qué es, quién lo hace, cómo se elabora, qué debe contener y cuándo entra en vigencia?

• Guía Laboral 2026
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

¿Qué es el presupuesto de una propiedad horizontal?

El presupuesto de ingresos y gastos es la proyección de las erogaciones que tendrá la propiedad horizontal en una vigencia anual y de los ingresos que se necesitan para cubrirlas.

Con él se busca garantizar que la copropiedad cuente con los recursos necesarios para cumplir sus funciones: vigilancia, aseo, servicios públicos de zonas comunes, mantenimiento y administración, entre otras.

En términos simples, el presupuesto responde a dos preguntas: cuánto se va a gastar el próximo año y de dónde va a salir ese dinero.

¿Quién debe elaborar el presupuesto en la propiedad horizontal?

La elaboración del presupuesto le corresponde al administrador, según el numeral 1 del artículo 51 de la ley 675 de 2001:

«Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»

Aunque la responsabilidad es del administrador, este no decide por su cuenta qué incluir. Debe elaborarlo en función de las necesidades reales de la copropiedad, atendiendo las instrucciones de la asamblea —que suele aprobar inversiones y mejoras que hay que incorporar— y las recomendaciones del consejo de administración.

Por eso el presupuesto que prepara el administrador es apenas un borrador que se discutirá en la asamblea, la cual podrá hacerle las modificaciones que considere oportunas.

Aprobación del presupuesto de la propiedad horizontal.

La aprobación del presupuesto es facultad exclusiva de la asamblea de copropietarios, como lo señala el numeral 2 del artículo 38 de la ley 675 de 2001:

«Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»

La aprobación del presupuesto no puede delegarse en el consejo de administración, porque el presupuesto impone pagos a los copropietarios, y el incremento de la cuota ordinaria o la fijación de una cuota extraordinaria no pueden quedar en manos de un órgano distinto de la asamblea.

Esta precisión es importante porque la redacción del artículo 51 ha llevado a algunos a creer que el consejo aprueba el presupuesto. El numeral 4 de ese artículo señala como función del administrador «Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración (…) el presupuesto de ingresos y egresos», pero la expresión someter a consideración no equivale a aprobar.

Lo que hace el consejo es revisar y avalar el borrador que le presenta el administrador; de allí sale la versión que se lleva a la asamblea, que es quien decide. En otras palabras, administrador y consejo se ponen de acuerdo sobre el presupuesto que presentarán a la asamblea para su aprobación final.

¿Qué debe contener el presupuesto?

El presupuesto debe presentar, en detalle y por cada rubro, los gastos proyectados y los ingresos con que se financiarán. No basta un total global: cada concepto debe estar discriminado.

Esto exige proyectar los ingresos, es decir, estimar cuánto debe ser la cuota de administración ordinaria y si se requieren cuotas extraordinarias para inversiones o gastos puntuales.

El presupuesto también debe incluir el fondo de imprevistos, que se forma con un recargo no inferior al 1% del presupuesto anual de gastos comunes, como veremos más adelante.

Cómo elaborar el presupuesto paso a paso.

Aunque cada copropiedad tiene sus particularidades, elaborar el presupuesto sigue una secuencia lógica que puede resumirse así.

1. Revisar la ejecución del año anterior. El punto de partida es el informe de ejecución presupuestal del periodo que termina, que muestra en qué se gastó y cuánto se recaudó realmente. Es la mejor base para proyectar, pero no es una camisa de fuerza: el nuevo presupuesto proyecta necesidades futuras, no repite el gasto pasado.
2. Proyectar los gastos por rubro. Estimar el costo del próximo año en cada concepto (vigilancia, aseo, servicios públicos, mantenimiento, honorarios, seguros, etc.), considerando los incrementos previsibles.
3. Incluir las inversiones y mejoras aprobadas. Incorporar lo que la asamblea haya decidido en materia de inversión o mejoramiento, y estimar si requiere cuotas extraordinarias.
4. Calcular el fondo de imprevistos. Añadir el recargo del fondo de imprevistos, no inferior al 1% del presupuesto anual de gastos comunes.
5. Estimar los ingresos. Sumar las fuentes de ingreso distintas de la cuota (aprovechamiento de zonas comunes, intereses de mora, excedentes del año anterior) y establecer cuánto debe cubrirse con la cuota de administración.
6. Determinar la cuota de administración. Distribuir el valor a recaudar entre los copropietarios según su coeficiente de copropiedad, no en partes iguales.
7. Presentar el borrador al consejo y luego a la asamblea. El administrador concreta el borrador con el consejo y lo somete a la asamblea, que lo aprueba, lo modifica o lo imprueba.

Modelo de presupuesto para un conjunto residencial.

A modo de ejemplo, veamos un modelo simplificado de presupuesto anual para un conjunto residencial. Las cifras son ilustrativas y cada copropiedad debe ajustarlas a su realidad. El mismo esquema puede llevarse a una hoja de Excel para automatizar los cálculos.

Gastos proyectados.

Ingresos proyectados.

Como se observa, los ingresos igualan los gastos: esa es la regla básica de un presupuesto equilibrado. La cuota de administración se fija de modo que, junto con los demás ingresos, cubra la totalidad de los gastos proyectados.

Descargar modelo en Excel.

Cálculo de la cuota de administración.

La cuota no es un valor igual para todos, sino que resulta de aplicar el coeficiente de copropiedad de cada bien privado al valor mensual que debe recaudarse por cuotas ordinarias. En el ejemplo, ese valor es de $14.000.000 mensuales:

• Un apartamento con coeficiente del 2% pagará 2% × $14.000.000 = $280.000
• Un apartamento con coeficiente del 1,5% pagará 1,5% × $14.000.000 = $210.000

Ampliamos la forma de calcular y distribuir la cuota en el artículo sobre el pago de cuotas y expensas en la propiedad horizontal.

El fondo de imprevistos en el presupuesto.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 obliga a constituir un fondo de imprevistos, que se forma con un recargo no inferior al 1% del presupuesto anual de gastos comunes.

Ese fondo no tiene que gastarse en el año; puede acumularse para vigencias futuras. De hecho, la ley permite suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50% del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.

El administrador puede disponer de esos recursos, pero previa aprobación de la asamblea y conforme al reglamento, como también lo exige el numeral 11 del artículo 38. Por eso, un gasto imprevisto no puede autorizarlo por sí solo el presidente del consejo ni el administrador; requiere la autorización del órgano competente.

Vigencia del presupuesto de la propiedad horizontal.

La ley 675 de 2001 se refiere al presupuesto como anual, pero no fija que el periodo deba ir del 1 de enero al 31 de diciembre. Se asume que la anualidad es de enero a diciembre porque es lo acostumbrado, pero no es una imposición legal.

En consecuencia, si el reglamento de propiedad horizontal establece un periodo presupuestal distinto —por ejemplo, de abril a marzo del año siguiente— y así lo aprueba la asamblea, esa anualidad es válida. Lo relevante es que el periodo sea de doce meses y esté definido en el reglamento.

Recordemos que la asamblea ordinaria debe realizarse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal, de modo que la fecha de la asamblea depende del periodo que maneje cada copropiedad.

El incremento de la cuota de administración.

El incremento de la cuota de administración no tiene un tope legal. A diferencia del canon de arrendamiento de vivienda, que la ley limita al IPC, la cuota de administración la fija la asamblea al aprobar el presupuesto, y puede incrementarse en el porcentaje que esta apruebe, así supere el 10% o el IPC.

Por eso, quien no esté de acuerdo con el aumento debe manifestarlo y votar en contra en la asamblea, al momento de aprobar el presupuesto. Si la mayoría lo aprueba, la decisión es válida y de obligatorio cumplimiento, salvo que se haya adoptado contrariando la ley o el reglamento, caso en el cual procede la impugnación.

El incremento aprobado se aplica únicamente al concepto para el que se aprobó. Si la asamblea aprobó el incremento de la cuota de administración, ese ajuste no se extiende automáticamente a otros rubros, como el canon por el uso de parqueaderos comunales; para incrementar esos otros valores se requiere una decisión específica.

En cuanto a su aplicación en el tiempo, el incremento rige desde la fecha que disponga la asamblea. Si esta no ordenó cobrarlo de forma retroactiva, se aplica hacia adelante, a partir del momento en que se aprobó, sin cobrar los meses anteriores.

Ejecución del presupuesto y gastos no presupuestados.

Cada año, el administrador debe presentar un informe de la ejecución presupuestal del periodo anterior, obligación que impone el numeral 4 del artículo 51 de la ley 675 de 2001.

El presupuesto es un supuesto de gastos e ingresos; terminada la vigencia, hay que verificar qué se ejecutó frente a lo proyectado. El informe debe ser lo suficientemente detallado para identificar en qué se gastó el dinero y qué se recaudó, pues de lo contrario no es posible auditar la gestión.

Ese informe es, además, la materia prima del presupuesto siguiente, porque refleja la historia de las necesidades de la copropiedad, tanto las atendidas como las pendientes.

Los recursos de una cuota extraordinaria tienen destinación específica.

Cuando la asamblea aprueba una cuota extraordinaria para un fin concreto —por ejemplo, instalar cámaras de seguridad por piso—, esos recursos quedan afectados a esa finalidad. La administración o el consejo no pueden destinarlos a otra cosa, como cámaras en los sótanos, sin autorización de la asamblea.

Si el dinero no se ejecutó en su finalidad o se destinó a otra distinta, el reintegro a los copropietarios debe ser decidido por la asamblea, que es la competente para resolver sobre el destino de esos recursos.

Los gastos imprevistos y el déficit presupuestal.

Los gastos no presupuestados que deban atenderse con el fondo de imprevistos requieren la autorización de la asamblea, no la sola decisión del presidente del consejo. Ejecutar imprevistos sin informar al consejo ni contar con la autorización correspondiente es una irregularidad que debe plantearse ante la asamblea.

Cuando la ejecución supera lo presupuestado y se genera un déficit, la solución suele ser una cuota extraordinaria aprobada por la asamblea. Si su cuantía total en la vigencia supera cuatro veces las expensas necesarias mensuales, se requiere la mayoría calificada del 70% de los coeficientes, según el artículo 46 de la ley 675 de 2001.

El pago de las cuotas y el recibo.

Tanto las cuotas ordinarias como las extraordinarias tienen una fecha de pago fijada por la asamblea, y la administración debe respetarla.

Que la administración incluya en un mismo recibo la cuota ordinaria y la extraordinaria no impide pagar. El copropietario puede hacer pagos parciales y abonar la cuota ordinaria aunque no pague la extraordinaria, imputando su pago a la obligación que elija, como explicamos en el artículo sobre la imputación del pago. Por ello, un recibo unificado no puede convertirse en un obstáculo para pagar la administración.

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.