Fondo de imprevistos en la propiedad horizontal

Toda propiedad horizontal debe constituir un fondo de imprevistos en los términos del artículo 35 de la Ley 675 de 2001, con el fin de poder atender y financiar las obligaciones, obras o expensas que se presenten de forma imprevista e intempestiva, recursos que además hacen parte del patrimonio de la copropiedad según el artículo 34 de la misma ley.

Qué es el fondo de imprevistos y qué se considera un imprevisto.

El fondo de imprevistos es una porción de los recursos que recauda la copropiedad cuyo único destino es atender obligaciones o expensas que no estaban previstas en el presupuesto anual y que surgen de manera intempestiva.

Un imprevisto es un hecho que no se puede planear ni prever con antelación y que exige recursos adicionales a los presupuestados. Por regla general se consideran imprevistos, entre otros:

• Daños en bienes comunes por lluvias, temblores, incendios o vandalismo.
• Reparaciones urgentes de tuberías, alcantarillado, tanques o ascensores.
• Condenas judiciales o conciliaciones, como demandas de extrabajadores de la copropiedad.
• Cualquier contingencia que comprometa el normal funcionamiento del edificio o conjunto.

No son imprevistos las obras planeadas, las mejoras ni el embellecimiento del conjunto, pues estas se pueden prever y presupuestar, de modo que se financian con cuotas ordinarias o extraordinarias, no con el fondo de imprevistos.

• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales

Finalidad del fondo de imprevistos.

La propiedad horizontal debe tener los recursos necesarios para atender adecuadamente cualquier eventualidad, pues de no ser así, se compromete el normal funcionamiento de cualquier conjunto.

En caso de cualquier accidente, contingencia o daño interno intempestivo, la administración debe actuar de inmediato, y para ello debe tener recursos siempre disponibles.

El conjunto no se puede dar el lujo de esperar a que se reúna una asamblea extraordinaria para que autorice el cobro de cuotas extraordinarias, para reparar un daño en una tubería que está inundando el conjunto, por ejemplo.

Financiación del fondo de imprevistos.

Dispone la ley que el fondo de imprevistos se debe financiar o constituir al menos con el 1% sobre el total de los recursos del presupuesto para cada año.

«La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.»

La ley obliga a destinar por lo menos el 1% del presupuesto para el fondo de imprevistos, y la asamblea de copropietarios queda facultada para incrementar ese porcentaje o para destinar otro tipo de ingresos con el fin de aumentar el fondo de imprevistos.

Precisión.

Es importante precisar que la norma habla de un recargo, es decir, de incrementar el presupuesto por lo menos en el 1%. Si el presupuesto es de $100, este debe incrementarse en $1, quedando en $101, que es distinto a tomar $1 de los $100, pues entonces el presupuesto para los otros fines quedaría en $99.

Cómo se calcula el fondo de imprevistos.

El fondo de imprevistos se calcula aplicando el porcentaje de recargo, que no puede ser inferior al 1%, sobre el presupuesto anual de gastos comunes aprobado por la asamblea.

Supongamos que la asamblea aprueba un presupuesto anual de gastos comunes de $120.000.000 y decide mantener el recargo en el mínimo legal del 1%.

• Fondo de imprevistos del año = $120.000.000 × 1% = $1.200.000.
• Presupuesto total a recaudar = $120.000.000 + $1.200.000 = $121.200.000.

Ese valor se distribuye entre las unidades privadas según el coeficiente de copropiedad y se recauda junto con la cuota ordinaria, aunque discriminado, porque su destinación es distinta.

Si la asamblea decide un recargo mayor, por ejemplo del 3%, el fondo del año sería de $120.000.000 × 3% = $3.600.000. Entre mayor sea el recargo, más rápido crece el fondo y menor es el riesgo de tener que recurrir a cuotas extraordinarias.

Monto del fondo de imprevistos.

La ley no exige un monto mínimo del fondo de imprevistos; lo que permite es dejar de financiar o incrementar ese fondo cuando este alcance un monto igual al 50% del presupuesto del año respectivo.

«La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.»

Ejemplo.

En el año 2025 se aprobó un presupuesto de $100.000.000. Ese monto se debió incrementar en un 1% ($1.000.000) para financiar el fondo de imprevistos.

En el año 2026, el presupuesto es de $120.000.000, y el fondo de imprevistos tiene $62.000.000. En tal caso, no se requiere destinar el 1% al fondo de imprevistos, por cuanto ya supera el 50% del total del presupuesto.

Cada año hay que hacer la verificación correspondiente para determinar si hay o no necesidad de financiar el fondo de imprevistos.

Naturalmente, la asamblea de copropietarios puede autorizar seguir financiando el fondo de imprevistos más allá del 50%, pues, como dice el adagio popular, es mejor que sobre y no que falte.

El fondo de imprevistos es potestativo en algunos edificios o conjuntos de vivienda de interés social.

Por regla general, el fondo de imprevistos es obligatorio, pero el artículo 45 de la Ley 2079 de 2021 adicionó un parágrafo al artículo 35 de la Ley 675 de 2001 que exceptúa a las copropiedades más pequeñas de vivienda de interés social y prioritario:

«La creación de este fondo será potestativa en edificios o conjuntos de vivienda de interés social y vivienda de interés prioritario de 5 o menos unidades de vivienda.»

En consecuencia, un edificio o conjunto de vivienda de interés social (VIS) o de interés prioritario (VIP) que tenga 5 o menos unidades de vivienda no está obligado a constituir el fondo de imprevistos, aunque la asamblea puede decidir crearlo si lo considera conveniente. Fuera de esa excepción, el fondo sigue siendo obligatorio para toda propiedad horizontal.

Destinación o uso del fondo de imprevistos.

Como su nombre lo indica, los recursos del fondo de imprevistos solo se pueden destinar para atender asuntos imprevistos y contingencias que se presenten en el conjunto, tales como reparaciones por daños o el pago de una demanda.

Los recursos del fondo de imprevistos no se deben utilizar para realizar obras adicionales, como el conjunto que quiere cubrir y calentar la piscina. Esos son proyectos de inversión que se deberían financiar con cuotas extraordinarias.

No se debe perder de vista que el fondo de imprevistos no puede ser privado de sus recursos utilizándolos en asuntos «previstos» o planeados.

Se podría hacer únicamente en los casos en que el fondo supere el tope mínimo exigido por la ley, es decir, cuando represente más del 50% del presupuesto del respectivo año, y siempre con la aprobación de la asamblea de copropietarios.

Requisitos para usar el fondo de imprevistos.

Para que el administrador pueda disponer de los recursos del fondo de imprevistos deben cumplirse, por regla general, las siguientes condiciones:

• Que se trate de un imprevisto: un hecho no planeado ni presupuestado.
• Que exista aprobación de la asamblea general, salvo la atención inmediata de emergencias, según lo prevea el reglamento.
• Que el uso se ajuste a lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

La regla se explica porque los recursos del fondo son de la copropiedad y su destinación está restringida por la ley, de modo que su uso no puede quedar al arbitrio exclusivo del administrador.

Manejo del fondo de imprevistos por parte del administrador.

El administrador es el ejecutor de la propiedad horizontal, por tanto, a este le corresponde ejecutar los recursos según las necesidades del conjunto, pero tratándose del fondo de imprevistos, la ley dispone que:

«El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.»

No significa esto que el administrador no pueda comprar un tubo o una herramienta sin el previo consentimiento de la asamblea, pues entonces el fondo no tendría objeto de existir, sino que debe entenderse que tal situación ha de obedecer a los asuntos imprevistos que requieren ser solucionados de inmediato, para los cuales la administración debe tener una especie de caja menor de disposición inmediata.

Un asunto es arreglar un techo que se cayó y otro asunto es reparar la fachada del conjunto. En el primer caso, el administrador puede hacer uso de los recursos del fondo de imprevistos inmediatamente; en el segundo no, porque no es un imprevisto que requiera atención urgente.

Fondo de imprevistos y cuotas extraordinarias.

Dice el parágrafo del artículo 35 de la Ley 675 de 2001 que, mientras existan recursos en el fondo de imprevistos, no se puede cobrar una cuota extraordinaria para atender un imprevisto:

«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»

Supongamos que se derrumbó el alcantarillado interno del conjunto y repararlo cuesta $50.000.000. Mientras esa plata esté en el fondo de imprevistos, no se pueden cobrar cuotas extraordinarias.

Las cuotas extraordinarias se pueden cobrar para obras o asuntos que no sean imprevistos, como el mejoramiento o embellecimiento del conjunto.

Contabilización del fondo de imprevistos.

Un error frecuente es registrar el fondo de imprevistos en el patrimonio o como un pasivo. De acuerdo con el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su Orientación Técnica No. 15 y en varios conceptos posteriores, para las copropiedades del Grupo 3, el fondo de imprevistos no es un pasivo, ni un gasto, ni parte del patrimonio, ni una provisión.

De acuerdo con nuestro criterio, apoyados en esa doctrina contable, el fondo de imprevistos se maneja como un activo restringido, esto es, efectivo con destinación específica que debe conservarse en cuentas separadas de los demás recursos de la copropiedad.

El fondo de imprevistos no se recauda como una cuota aparte, sino que debe ser financiado por las cuotas ordinarias que son fijadas en función del presupuesto anual aprobado, el cual ya incluye el fondo de imprevistos,  y afecta el resultado del periodo como un ingreso.

Los recursos que al cierre del ejercicio no se hayan ejecutado se apropian, por autorización de la asamblea, como una reserva con destinación específica en el patrimonio; y cuando en periodos siguientes se ejecuta el fondo, el gasto se registra contra el efectivo restringido y se reclasifica la reserva a los excedentes acumulados.

Fondo de imprevistos, fondo de reserva y reserva legal en la propiedad horizontal.

Es común que se hable indistintamente de «fondo de imprevistos» y «fondo de reserva», pero conviene precisar los conceptos.

El único fondo que la Ley 675 de 2001 obliga a constituir es el fondo de imprevistos del artículo 35. La expresión «fondo de reserva» suele usarse como sinónimo impreciso de ese mismo fondo.

De acuerdo con nuestro criterio, en la propiedad horizontal no existe una reserva legal obligatoria como la de las sociedades comerciales, porque la copropiedad es una persona jurídica sin ánimo de lucro (artículo 33 de la Ley 675 de 2001) y la ley no le impone apropiar un porcentaje de sus excedentes a título de reserva legal.

Lo que sí existe, en el plano contable, es la reserva con destinación específica que se constituye con los excedentes del fondo de imprevistos no ejecutados al cierre del ejercicio, la cual debe ser autorizada por la asamblea de copropietarios y queda atada a la atención de futuros imprevistos.

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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