Cuando una empresa o persona que lleva contabilidad vende un activo fijo, debe contabilizar esa venta, considerando distintos conceptos a registrar.
Venta de activos fijos.
Cuando se vende un activo, además de la venta como tal, se debe tener en cuenta la depreciación que ha acumulado ese activo, que debe ser objeto de registro.
Por ejemplo, cuando se compra una oficina en $100.000.000 y se vende luego de 5 años, ya se ha acumulado la depreciación de esos 5 años, que afecta el costo del activo y también la utilidad, y todo ello debe ser reconocido en la contabilidad.
Recordemos que la depreciación disminuye el valor del activo y está contabilizada en una cuenta diferente a la del activo, que en el plan único de cuentas colombiano es la 1592.
Asiento contable en la venta de activos fijos.
Cuando se vende un activo fijo se realiza el siguiente asiento contable:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| Caja - Bancos | XXX | |
| Depreciación acumulada | XXX | |
| Activo vendido | XXX | |
| Ingresos | XXX |
A la caja o al banco ingresa el valor de la venta que pague el comprador.
La depreciación acumulada se revierte, pues al vender el activo debe desaparecer la depreciación asociada.
El activo vendido debe salir de la cuenta de activo respectiva y por eso se acredita.
El ingreso de la venta se debe registrar como un ingreso no operativo, toda vez que la venta de activos no corresponde al giro ordinario de los negocios de la empresa, pero al ingreso solo se lleva la utilidad, no el valor total de la venta.
Ejemplo de contabilización de la venta de un activo fijo.
Supongamos que se compró un vehículo en $50.000.000 y se vende luego de 3 años por $25.000.000.
Los vehículos manejan una vida útil de 5 años, es decir, que se depreció durante 3 años, o 60%, a razón de 20% anual.
Entonces tendríamos:
| Valor de adquisición. | 50.000.000. |
| (-) Depreciación. | 30.000.000. |
| = Valor en libros | 20.000.000. |
Como el valor en libros neto es de $20.000.000 y se vendió en $25.000.000, se genera una utilidad sobre libros de $5.000.000:
- Valor de la venta: 25.000.000.
- (-) Valor en libros: 20.000.000.
- = 5.000.000.
La contabilización sería:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| 1105 (Caja) | 25.000.000 | |
| 159235 (Depreciación) | 30.000.000. | |
| 154005 (Vehículos) | 50.000.000. | |
| 424540 (Ingresos) | 5.000.000. |
Explicación:
- Se lleva a caja el valor recibido por la venta.
- Se reversa la depreciación acumulada.
- Se acredita el valor del activo puesto que se vende.
- Se lleva como ingreso la utilidad obtenida por la venta del activo.
Como se observa, a la cuenta de ingresos no se lleva el valor total de la venta, sino la utilidad obtenida en la venta del activo, que es el valor de la venta menos el costo o valor en libros, que se obtiene de restar la depreciación acumulada del valor de adquisición.
Si la venta generara pérdida, no habría ningún ingreso en la cuenta 42, sino un gasto.
Cuenta a la que pertenece la pérdida en la venta de activos.
Cuando se genera una pérdida en la venta de activos, estamos ante un gasto no operacional que pertenece a la cuenta 5310, que corresponde a la pérdida en venta o retiro de bienes.
La subcuenta dependerá del tipo de activo vendido; por ejemplo, si se vende propiedad, planta y equipo, la cuenta será 531015.
La utilidad se registra en la cuenta 42454, que corresponde a la utilidad en venta de propiedad, planta y equipo.
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Buenas tardes, por favor, ¿cómo dar de baja en la contabilidad la venta de un activo fijo que fue vendido, facturado y reportado en declaración de IVA como ingreso no gravado, y cuyo valor de venta fue menor al saldo en libros? Otra inquietud es si no se debió reportar el ingreso en el formulario de IVA.
Como el activo se vendió, este debe salir del activo fijo de la empresa, y como el ingreso obtenido por la venta fue inferior al valor en libros, se genera una pérdida que se contabilizaría en la cuenta 5310.
Los ingresos por ventas de activos fijos sí se deben declarar en el formulario 300, renglón 40.
Por favor, necesito aclaración sobre cómo debo contabilizar la compra de un lote urbanizado que hemos pactado en 60 cuotas para su pago, escritura y entrega. En la promesa de venta se calculó el precio de venta y se añadió un valor adicional, pero no se habla de financiación. La empresa es una S.A.S. dedicada a urbanizar.
Mil gracias.
Considerando que la S.A.S. es una empresa dedicada a urbanizar, se asume que el lote se debe contabilizar como un inventario (cuenta 1417) y no como un activo fijo, porque su propósito es urbanizarlo y comercializarlo.
Como el pago es a crédito, se debe reconocer el pasivo correspondiente, y el valor adicional del cual no se especificó si es una financiación, se puede llevar como mayor valor del costo; es decir, se incluye tanto en el inventario como en el pasivo.
Respecto al registro contable en la venta de activo fijo, se contabilizaría la recuperación de deducciones por la depreciación acumulada. ¿Y qué valor se lleva a la declaración (ganancia ocasional)?
Sí, se lleva la ganancia ocasional que se determine según el valor de la venta y el costo fiscal del activo vendido. El ingreso va en un renglón y el costo en otro, y la diferencia es lo que determina la ganancia ocasional gravable.
Estimados, cuando habla con números me confunde, ya que estoy aprendiendo y eso lo escribo en papel. Lo que necesito saber es: ¿es activo corriente o no corriente? ¿O se agrega en capital o en estado de resultados?
El activo que se vende es un activo no corriente, porque es un activo fijo, y el dinero que llega llega a caja o bancos, que es un activo corriente. Es decir, se cambia un activo no corriente por un activo corriente, y además se afecta el estado de resultados por la utilidad o pérdida que se genere.
El artículo 90 habla de la utilidad; es decir, en el ejemplo, la utilidad sería de $20,000,000 (precio de venta – costo). Así que se debe aplicar la renta ordinaria a $20 millones. Como la depreciación es de $30 millones, solo se alcanza a recuperar $20 millones de esos $30 millones, así que no “sobraría” utilidad para aplicarle la ganancia ocasional.
Es correcta su apreciación. Gracias.