Contabilización de una venta

Cuando una empresa realiza una venta, debe hacer el respectivo registro contable afectando todas las cuentas relacionadas con la venta.

Registros contables al contabilizar una venta.

Cuando se hace una venta, se afectan los siguientes conceptos que luego debemos contabilizar:

• Ingresos.
• Inventario.
• Cartera, caja o bancos.
• Impuesto a las ventas.
• Retención en la fuente.
• Costo de venta.

Dependiendo de la venta y del cliente, se pueden utilizar más o menos registros contables, como cuando no se debe practicar retención, o cuando la venta no está gravada con IVA, o cuando se debe aplicar más de una retención, como retención por IVA, por renta y por ICA.

Supongamos una venta en efectivo por $10.000.000 + IVA del 19%, retención del 2.5% y un costo de venta de $8.000.000.

Asiento contable de una venta.

Los asientos contables de la venta, según el supuesto planteado, serían los siguientes:

Los valores de crédito y débito deben dar saldos iguales, como en efecto sucede en este ejemplo: $19.900.000.

Explicación de la contabilización.

Cuando se vende un producto, primero hay que comprarlo por un precio menor al que se va a vender.

Costo de venta.El costo de venta es lo que se invierte para hacer una venta representado en lo que se pagó para tener disponible el producto para la venta.

Por ejemplo, si compramos una camisa en $100.000 y la vendemos en $130.000, los $100.000 son el costo de venta, que es el precio por el que se compró y se ingresó al inventario; valor que se saca del inventario al hacer la venta y se contabiliza en la cuenta 6135 como costo de venta.

Una venta se puede hacer a crédito, a contado o una parte a crédito y la otra de contado. Lo que se pague de contado se contabiliza en la caja o bancos, según si el cliente pagó en efectivo o mediante consignación. La parte vendida a crédito se contabiliza en la cuenta de clientes, la 1305.

El impuesto a las ventas se contabiliza como un pasivo, dado que se debe declarar y pagar a la DIAN.

¿Qué es la retención en la fuente?.La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto que involucra agentes de retención, tarifas, conceptos, bases, etc.

La retención en la fuente se contabiliza en el activo porque es un dinero que pertenece a la empresa y que no fue pagado por el cliente, debido a que por ley debe retenerlo.

La retención en la fuente se trata como un anticipo en el pago de impuestos, que es un activo.

Contabilización de una venta a crédito.

Cuando la venta es a crédito, la contabilización es la misma, excepto que en lugar de caja o bancos se utiliza clientes.

Los asientos contables de la venta a crédito son los mismos para los demás conceptos, ya que el hecho de ser a crédito no afecta inventarios, ingresos, impuestos, costo de venta, etc. Solo cambia el tiempo del pago, que se hará en un futuro, y por ello se registra como una cuenta por cobrar, que es un activo.