Al contabilizar una venta se registran, en un mismo asiento, el ingreso, el IVA generado, la retención que haya practicado el cliente, la entrada del dinero o de la cuenta por cobrar y, si se lleva inventario permanente, la salida de la mercancía contra el costo de ventas. Veamos el asiento completo, la explicación de cada cuenta y las variantes de la venta a crédito.
Conceptos que se afectan en una venta.
Una venta de mercancías afecta, por regla general, los siguientes conceptos:
- El ingreso por la venta.
- El impuesto sobre las ventas generado, si el bien está gravado.
- La retención en la fuente que practique el cliente, si es agente retenedor.
- La caja, los bancos o la cartera, según la forma de pago.
- El inventario y el costo de ventas, con inventario permanente.
Según la operación pueden usarse más o menos cuentas: sin IVA si el bien está excluido, sin retención si el cliente no es agente retenedor, o con varias retenciones, de renta, de IVA y de ICA.
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Asiento contable de una venta.
Supongamos una venta de contado por $10.000.000 más IVA del 19%, en la que el cliente practica retención en la fuente del 2,5%, con un costo de la mercancía de $8.000.000:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 110505 | Caja general | 11.650.000 | |
| 135515 | Retención en la fuente | 250.000 | |
| 413505 | Comercio al por mayor y al por menor | 10.000.000 | |
| 240805 | IVA generado | 1.900.000 | |
| 613505 | Costo de ventas | 8.000.000 | |
| 143505 | Mercancías | 8.000.000 | |
| Sumas iguales | 19.900.000 | 19.900.000 |
El cliente paga $11.650.000: el valor de la venta más el IVA, menos la retención de $250.000 que se queda para consignarla a la Dian.
Explicación de cada cuenta.
Ingreso. La venta se registra en la cuenta 4135, por el valor antes de IVA, pues el IVA no es un ingreso de la empresa sino del Estado.
IVA generado. Es un pasivo, porque la empresa lo cobró al cliente por cuenta del Estado y debe declararlo y pagarlo a la Dian.
Retención en la fuente. Es un activo: el cliente no pagó ese dinero porque la ley le ordena retenerlo, y para la empresa es un anticipo de su impuesto de renta que descontará en su declaración.
Costo de ventas. Si la camisa que se vende en $130.000 se compró en $100.000, esos $100.000 salen del inventario y se reconocen como costo de venta. Con inventario periódico este registro no se hace en cada venta, sino al final del periodo mediante el juego de inventarios.
Contabilización de una venta a crédito.
Si la venta es a crédito, el asiento es el mismo, salvo que en lugar de caja se debita la cuenta de clientes (1305) por $11.650.000: lo único que cambia es el momento del pago, no el ingreso, el IVA, la retención ni el costo.
La retención también se registra al momento de la venta a crédito, porque el cliente la practica en el abono en cuenta, es decir, cuando causa la factura, y no solo cuando paga.
Si la venta tiene una parte de contado y otra a crédito, se debita caja o bancos por lo recibido y clientes por el saldo. Y si la venta es de contado, no es necesario registrarla contra clientes para luego trasladarla a caja: basta con debitar directamente caja o bancos.
Cuando la venta se financia con un plazo superior a los términos normales del negocio, el ingreso se reconoce por el valor de contado y la diferencia como ingreso financiero durante el plazo. Las devoluciones posteriores se contabilizan como explicamos en el artículo sobre las devoluciones en ventas.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es el asiento contable de una venta?
Débito a caja, bancos o clientes por el neto recibido o por cobrar, débito a la retención practicada por el cliente, crédito al ingreso (4135) y al IVA generado (2408); y, con inventario permanente, débito al costo de ventas (6135) y crédito al inventario (1435).
¿Cómo se registra una venta a crédito?
Igual que la de contado, pero debitando la cuenta de clientes (1305) en lugar de caja o bancos.
¿La retención en la fuente se registra en la venta a crédito?
Sí. El cliente la practica cuando causa la factura (abono en cuenta), de modo que el vendedor la registra al momento de la venta.
¿Por qué la retención que me practican es un activo?
Porque es un anticipo de impuestos a favor de quien vende, que descontará en su declaración de renta.
¿Qué cuentas se usan al comprar y al vender?
Al comprar: inventario (1435), IVA descontable (2408), retención practicada (2365) y bancos o proveedores. Al vender: caja, bancos o clientes, retención a favor (1355), ingresos (4135), IVA generado (2408), costo de ventas (6135) e inventario (1435).
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¿Es válido si las ventas pagas a contado se contabilizan al crédito e inmediatamente hago un recibo de caja? ¿O en la misma factura debo contabilizar el pago a contado?
Si la venta se hace de contado, es suficiente con contabilizar el ingreso directamente contra banco o caja. No es necesario hacer un paso más llevando la venta como una cuenta por cobrar para luego, de forma inmediata, llevarla a bancos.
Como puedo contabilizar el siguiente caso:
Se vende de contado mercancías según factura de venta Nº 001 por valor de $12.000.000, correspondientes a 80 unidades.
Es un ingreso que va contra caja, teniendo en cuenta que debe contabilizar el IVA, en caso de cobrarlo, y la retención en la fuente en caso de que le haya sido aplicada por el comprador. Se puede replicar el mismo ejemplo tratado en el artículo, teniendo en cuenta que, como es al contado, el valor de la venta va a bancos o caja y no a cartera. Lo demás es igual.
Pagos de gastos administrativos
Se pagan servicios de electricidad y teléfono por 12,000.
1. Identifica las cuentas contables afectadas.
2. Determina si esta transacción altera el patrimonio neto.
3. Explica por qué estos gastos reducen la utilidad, pero no modifican el capital social.
1. El pago de los servicios es un gasto; por lo tanto, afecta la cuenta de bancos y la de gastos.
2. El patrimonio neto se afecta de forma indirecta, puesto que el gasto disminuye la utilidad; la pérdida o la menor utilidad se transfiere al patrimonio neto.
3. Los gastos reducen la utilidad porque incrementan los costos y disminuyen el resultado neto del periodo. El capital social, en cambio, representa los aportes de los socios o accionistas, que no cambian con las operaciones normales de la empresa.
Buen día, pregunta: ¿cuál es la práctica correcta para la causación a crédito? He encontrado diferente información.
1. Se debe causar la venta a crédito sin contabilizar las retenciones. Indican que se pagaría el IVA; sin embargo, la retención en la fuente no, porque se realiza cuando se recibe el pago o abono en cuenta. En el evento de que termine el mes y no hayan efectuado el pago de la venta.
2. Se debe contabilizar todo. Al terminar el mes y no nos han pagado la factura, esta retención en la fuente no se pagaría, pero habría que realizar una operación para hallar lo que sí esté pagado.
¿Cuál es la mejor práctica o la debida? Muchas gracias.
En nuestro criterio, todos los conceptos involucrados en la operación de crédito deben ser contabilizados al momento de realizar dicha operación a crédito.
En cuanto a la retención en la fuente, esta se practica cuando se hace el pago o el abono en cuenta. Y cuando se realiza la operación de crédito y se registra, se está haciendo el abono en cuenta; por lo tanto, se debe causar contablemente la retención a que haya lugar.
Buenas noches, ¿qué cuentas se utilizan al comprar o al vender?
En las compras se utilizan las cuentas del inventario (1435), caja, banco o proveedores, del IVA (2408), retención en la fuente (2365), etc.
En las ventas se utilizan la cuenta de ingresos (4135), la de inventarios, costo de venta, IVA descontable y retención en la fuente (1355), etc.
Se vendió mercancía por un valor de 2,300,000, con una retención del 2.5% a crédito. El costo de la mercancía es del 55%.
La contabilización del vendedor sería la siguiente:
Si dice a crédito debería ir a u clientes, no a caja directamente, aunque sí fuera contado, sí.
Es correcto; si la venta es a crédito, se debe llevar como cartera o clientes.
Una empresa que vende una mercancía a crédito por 12,000,000 a un plazo de 5 meses, pero si la hubiera vendido de contado, habría cobrado 10,500,000. ¿Cuál sería el registro contable?
El registro contable hubiera sido el mismo puesto que se trataría de un descuento comercial. En todo caso, consulte este artículo.
Saludos
Venta de mercancía por $120,000: cobramos el 30% mediante transferencia, el 70% a crédito a 10 días y el resto en efectivo. Se presenta con esquemas de mayor.
Buenas tardes, Alison.
El planteamiento del ejercicio no permite conocer lo que se pide con exactitud, pero tratando de interpretar concluimos lo siguiente.
Registro de la Venta de Mercancía
Cobro del 30% mediante Transferencia
Cobro del 70% a Crédito a 10 días
Cobro del Resto en Efectivo
Una empresa que vende una mercancía a crédito por 12.000.000 a un plazo de 5 meses, pero si la hubiera vendido de contado, habría cobrado 10.500.000. ¿Cuál sería el registro contable? Ayúdenme.
Buen día:
Voy a vender un activo por un valor mayor al de la compra. Contablemente, ¿cómo se reconoce esa diferencia o cuál sería el tratamiento contable?
En este artículo se explica la contabilización que se realiza en la venta de activos fijos.
¿Podrían dedicar un artículo al tratamiento de las ventas a plazo?
Próximamente, publicaremos un artículo sobre las ventas a plazos según las NIIF.