En este artículo 13 secciones
Cuando la empresa devuelve al proveedor mercancías compradas, por defectos o por no corresponder a lo pedido, debe reversar en su contabilidad el registro de la compra en la proporción devuelta: el inventario o la cuenta de compras, el IVA descontable, la retención practicada y la deuda con el proveedor, que por su parte emite una nota crédito. El registro cambia según el sistema de inventario. Veamos los asientos.
Qué es una devolución en compras.
La devolución en compras ocurre cuando la empresa regresa al proveedor, total o parcialmente, los productos que le compró, por razones como defectos, especificaciones distintas a las pedidas o excesos en el despacho.
Es la misma operación vista desde el otro lado: lo que para el comprador es una devolución en compras, para el vendedor es una devolución en ventas, que soporta con la nota crédito asociada a su factura.
- Proyección y planeación pensional
- Guía Laboral 2026
- Calculadora de retención en la fuente por salarios
Cómo se contabiliza según el sistema de inventario.
El registro depende de dónde se contabilizó la compra, según el sistema de inventario de la empresa:
- Inventario permanente: la compra se registró en el inventario (1435), así que la devolución se acredita en esa misma cuenta.
- Inventario periódico: la compra se registró en la cuenta 6205, y la devolución se acredita en una cuenta separada, la 6225 (devoluciones en compras), para medir por separado lo devuelto.
El tratamiento del IVA, la retención y el proveedor es igual en ambos sistemas.
Ejemplo con inventario permanente.
Supongamos una compra a crédito de mercancías por $1.000.000 más IVA del 19%, con retención en la fuente del 2,5%:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 143505 | Mercancías | 1.000.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 190.000 | |
| 236540 | Retención en la fuente – compras | 25.000 | |
| 220505 | Proveedores nacionales | 1.165.000 |
La empresa devuelve el 50% de la mercancía. La devolución se registra así:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 220505 | Proveedores nacionales | 582.500 | |
| 236540 | Retención en la fuente – compras | 12.500 | |
| 143505 | Mercancías | 500.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 95.000 |
La deuda con el proveedor disminuye en $582.500, la mercancía sale del inventario, el IVA descontable se reduce en la proporción devuelta y la retención por pagar a la Dian también disminuye, porque la base sobre la que se practicó es menor.
Ejemplo con inventario periódico.
Con los mismos datos, la compra se registró en la cuenta 6205, y la devolución se acredita en la 6225:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 220505 | Proveedores nacionales | 582.500 | |
| 236540 | Retención en la fuente – compras | 12.500 | |
| 622505 | Devoluciones en compras | 500.000 | |
| 240810 | IVA descontable | 95.000 |
Como se puede observar, la única diferencia entre los dos sistemas es la cuenta en que se reversa la mercancía.
La retención practicada en la devolución.
Si la retención de la compra ya se declaró y pagó cuando ocurre la devolución, la empresa, como agente retenedor, no la recupera en efectivo: descuenta las retenciones correspondientes a la parte devuelta de las que deba declarar en el periodo de la devolución o en los siguientes, según el procedimiento que la norma prevé para las operaciones anuladas, rescindidas o resueltas.
¿Las devoluciones en compras son activo o pasivo?
Ninguno de los dos como cuenta en sí: la devolución es una reversión de la compra. En el sistema permanente disminuye directamente el inventario, un activo; en el periódico, la cuenta 6225 es una cuenta de naturaleza crédito que resta de las compras de la clase 6, para determinar el costo de ventas.
Su contrapartida, en cambio, sí es un pasivo que disminuye, la deuda con el proveedor, o un activo que aumenta, si el proveedor devuelve el dinero o deja un saldo a favor.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se contabiliza una devolución en compras?
Se debita proveedores por el neto devuelto y la retención en la parte devuelta, y se acreditan el inventario (1435) o las devoluciones en compras (6225) y el IVA descontable en la misma proporción.
¿Qué es la cuenta 6225 del PUC?
Es la cuenta de devoluciones en compras del inventario periódico, de naturaleza crédito, que resta de las compras registradas en la 6205.
¿Las devoluciones sobre compras son activo o pasivo?
No son activo ni pasivo: son una reversión de la compra. En el sistema periódico, la 6225 es una cuenta crédito que disminuye las compras.
¿Cómo registra el proveedor la devolución?
Emite una nota crédito y la contabiliza como una devolución en ventas, en la cuenta 4175.
¿Qué pasa si el proveedor no devuelve el dinero sino que deja un saldo a favor?
Si la compra ya estaba pagada, en lugar de debitar proveedores se debita una cuenta por cobrar o un anticipo a favor del proveedor, que se cruza en la siguiente compra.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn
¿Cómo debe contabilizar la nota de crédito la empresa que le hace la devolución de la compra?
La nota de crédito es emitida por el vendedor, por quien factura, para reconocer la devolución de la compra que realiza el cliente.
El cliente, quien hace la devolución de la compra, realiza el registro contable indicado en este artículo, lo que implica acreditar la cuenta 1435, debitar la cuenta 220, etc.
El vendedor deberá contabilizar la devolución de la venta, como se explica en este artículo.
El valor 17.500 del ejemplo de devolución en sistema permanente quedó errado; indican valor en el crédito cuando lo correcto es en el débito.
No tenemos en el crédito un valor de $17,500. Ese valor corresponde a la retención en la fuente, que se disminuye en el pasivo, por lo que está en el débito.
Me encanta su página; son muy acertados y buenos en lo que hacen. ¡Felicitaciones!
Gracias.