Quién paga las incapacidades laborales del trabajador

Cuando el trabajador se incapacita laboralmente, recibe un auxilio económico por el tiempo que dure la incapacidad. ¿Quién debe pagar ese auxilio por incapacidad?

Pago de incapacidades por parte del empleador.

En todos los casos el empleador es quien debe pagar las incapacidades al trabajador, y el empleador las cobra luego a la EPS o a la ARL según si la incapacidad es de origen común o laboral. La EPS o la ARL reembolsan al empleador las incapacidades que hayan pagado a sus trabajadores.

Cuando el trabajador tiene una incapacidad laboral el contrato de trabajo no se suspende, y por tanto el empleador o la empresa tienen la obligación de seguir pagando el salario del trabajador.

Lo que ocurre, es que cuando el trabajador está incapacitado el salario es sustituido por el auxilio económico a cargo del sistema de seguridad social, al que el trabajador está afiliado y por el que tanto trabajador como empleador han pagado.

Ingresos del trabajador en periodos de incapacidad.

Las incapacidades no suspenden el contrato de trabajo, y en ese sentido, el trabajador debe seguir obteniendo los ingresos necesarios para su subsistencia, lo que obliga a que las incapacidades del trabajador sean pagadas directamente por el empleador cuando liquide la nómina, independientemente de que la EPS haya o no reconocido la incapacidad laboral.

¿Cómo se pagan las incapacidades laborales?.Así se deben liquidar las incapacidades laborales tanto de origen común como de origen profesional o laboral.

Debemos recordar lo que ha dicho la Corte constitucional en varias sentencias de tutela, como la T-140 de 2016:

«No obstante, tratándose de incapacidades laborales la Corte ha entendido que estos pagos se constituyen en el medio de subsistencia de la persona que como consecuencia de una afectación en su estado de salud ha visto reducida la capacidad de procurarse por sus propios medios los recursos para su subsistencia y la de su familia.»

En ese sentido, el trabajador no puede ser privado del sustento que deriva de su relación laboral, que el no estar suspendida, le corresponde al empleador garantizar ese sustento sin que pueda sustraerse a esa obligación argumentando que no puede pagar hasta que la EPS reconozca la incapacidad.

¿Cómo se pagan las incapacidades laborales?.Así se deben liquidar las incapacidades laborales tanto de origen común como de origen profesional o laboral.

Tramite del reconocimiento de la incapacidad laboral le corresponde al empleador.

El reconocimiento de las incapacidades médicas está a cargo del sistema de seguridad social, que puede ser la EPS si se trata de una incapacidad de origen común o la ARL si se trata de una incapacidad de origen laboral, y para ese reconocimiento se requiere hacer un trámite que no le corresponde al trabajador sino al empleador.

Así lo señala expresamente el artículo 121 del decreto 19 de 2012 o ley anti tramite:

«Trámite de reconocimiento de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento.

Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.»

La única obligación del trabajador es reportar a su empleador la incapacidad médica o la licencia de maternidad o paternidad para que este gestione el reconocimiento y pago ante la EPS.

Pago de las incapacidades laborales por parte de la EPS.

Ha quedado claro que el empleador debe pagar las incapacidades al trabajador, y que luego el empleador debe gestionar ante la EPS el reconocimiento y pago de esas incapacidades y licencias, debiendo la EPS hacer el pago una vez las reconozca y legalice.

El parágrafo del artículo 2.2.3.4.3 del decreto 780 de 20016 señala:

«Los aportantes no podrán deducir de las cotizaciones en salud los valores correspondientes a incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad o paternidad.»

La EPS paga directamente al empleador o al trabajador independiente las incapacidades médicas y licencia reconocidas, y el empleador luego solicita el reembolso a la EPS.

Anteriormente las empresas se descontaban esos pagos de los aportes o cotizaciones a la EPS que hacía mensualmente, lo que ahora no es posible.

Término que tiene la empresa para solicitar el reembolso de las incapacidades y licencias.

Hasta aquí ha quedado claro que la empresa o empleador paga las incapacidades laborales y licencia a sus trabajadores, y luego la EPS le reembolsa el valor pagado, o lo que reconozca por esos conceptos, ese reembolso se debe hacer un término perentorio porque de lo contrario prescribe.

El artículo 28 de la ley 1438 de 2011 señala al respecto:

«El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador.»

La empresa tiene 3 años para gestionar el reconocimiento y pago de lo que haya pagado a sus trabajadores por concepto de incapacidades laborales y licencias de maternidad y paternidad.

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Forma de citar este artículo (APA):

Gerencie.com. (2023, abril 24). Quién paga las incapacidades laborales del trabajador [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/el-empleador-paga-y-tramita-las-incapacidades-y-licencias.html

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  1. JOHAN (junio 22 de 2022)

    si el colaborador se incapacita antes de cumplir el periodo de 4 semanas de cotización el empleador dev pagar igual las incapacidades a pesar de que la eps no las va a pagar

    Responder
  2. Ernesto Piedrahita (julio 26 de 2023)

    Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. whatsapp: 313-8830983. NOTA: Respondo de manera gratuita a máximo 2 preguntas o inquietudes que me hagan en temas laborales escribiendo a mi whatsapp o llamando a mi número de celular. Hago asesorías en contratos laborales, liquidación de prestaciones sociales, Licencias, permisos, despidos con justa o sin justa causa y las indemnizaciones laborales.

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