Cuando la empresa paga incapacidades laborales, dicho pago debe ser contabilizado como un gasto de nómina, porque la incapacidad laboral es una obligación a cargo del empleador asociada con sus gastos laborales, con independencia de que posteriormente la EPS o la ARL reembolsen al empleador lo que este pagó por incapacidades laborales.
Contabilización de las incapacidades que asume la empresa.
Las incapacidades laborales son pagadas por la empresa directamente, pero el sistema de seguridad social reconoce y reembolsa parte de esos pagos al empleador, por lo que en la práctica, una parte de las incapacidades laborales es asumida por el empleador y otra por el sistema de seguridad social.
Sin embargo, desde el punto de vista contable y fiscal, los pagos realizados por el empleador a sus trabajadores durante una incapacidad se consideran una obligación laboral, por lo que deben ser registrados como gasto laboral. Aunque la empresa recupere posteriormente el dinero de la EPS, el pago inicial al trabajador es considerado una erogación que hace la empresa por concepto de gastos de nómina.
El proceso inicialmente descrito, de pago al trabajador y posterior reclamación ante la EPS, es parte del flujo administrativo, pero no cambia el hecho de que el pago realizado por el empleador representa un gasto laboral en la contabilidad de la empresa y, por lo tanto, se debe registrar como tal.
Reconocimiento contable de las incapacidades que reembolsa la EPS o la ARL.
El CTCP en concepto 024786 de 2025 señala que las incapacidades se registran como gasto por beneficios a corto plazo para los empleados. Si existe derecho de cobro a la EPS o ARL y hay certeza de recuperación, se reconoce una cuenta por cobrar. Señala que los reintegros recibidos se registran como menor valor del gasto o de la cuenta por cobrar, no como ingreso.
Registro contable inicial de las incapacidades laborales.
Las incapacidades laborales inicialmente se reconocen como un pasivo contra un gasto de nómina. Supongamos que la empresa paga una incapacidad laboral diaria de $100,000 por
Reconocimiento inicial de la incapacidad pagada al trabajador
La empresa paga al trabajador una incapacidad por valor de $500,000.
Registro contable
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Gasto por beneficios a empleados (incapacidades) | $500,000 | |
| Bancos / Caja | $500,000 |
Explicación:
Se reconoce el gasto por beneficios a corto plazo al empleado en el período (gasto de nómina) en que se incurre y la salida de efectivo correspondiente.
Reconocimiento del derecho al reembolso por parte de la EPS
La entidad considera que existe certeza razonable de recuperación ante la EPS por el valor total de la incapacidad, en razón a que por ley la EPS paga a partir del tercer día de incapacidad.
Registro contable
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Cuenta por cobrar a EPS | $500.000 | |
| Gasto por beneficios a empleados (recuperación incapacidad) | $500.000 |
Explicación:
Se reconoce el derecho de cobro frente a la EPS y, simultáneamente, se disminuye el gasto inicialmente reconocido.
Ajuste cuando la EPS solo reconoce y paga $300.000
Finalmente, la EPS solo aprueba y paga $300.000.
a) Registro del recaudo efectivo
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Bancos | $300.000 | |
| Cuenta por cobrar a EPS | $300.000 |
Esto implica que no hay un ingreso como contrapartida para recuperar ese gasto, como se hacía en el pasado, sino que el gasto se disminuye directamente en aplicación de las NIIF:
b) Ajuste del saldo no recuperado ($200.000)
Como la EPS no reconoce $200.000, ese valor deja de ser recuperable y debe reconocerse nuevamente como gasto.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| Gasto por beneficios a empleados | $200.000 | |
| Cuenta por cobrar a EPS | $200.000 |
Incapacidades en el PUC.
Las incapacidades laborales son un gasto de nómina; por tanto, les corresponden las cuentas 510524 o 520524 del PUC.
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Este proceso de contabilización no es correcto y no es procedente, ya que contabilizar el pago o reembolso de las incapacidades por parte de las EPS o ARL a las empresas no constituyen o no forman parte del objeto social de la empresa, por lo cual no deben formar un ingreso… Además, si estos se reconociesen como ingresos, afectaría la parte fiscal tanto para renta como municipal de Industria y Comercio, aumentando la imposición de impuestos, nada consecuente con la realidad del hecho económico. Por otro lado, en CTCP ya se pronunció al respecto y, por tanto, los días que asume la empresa por las incapacidades deben registrarse como un gasto y los días que asume y paga las EPS y ARL deben registrarse como una cuenta por cobrar a estas y “en ningún caso como un ingreso” CTCP No 1-2025-024786 del 25 de julio de 2025.
Gracias por el aporte.
Buenos días.
Muchas gracias por el artículo. Me surge una duda. Veo que en todo el proceso solo se usa una vez la cuenta 425050, por lo que en todo ese procesado quedará un saldo en esa cuenta, ya que solo se acreditó.
¿En qué momento o cuando debe volver a usarse en el débito y así dejar el saldo en 0?
Gracias.
Se acredita cuando se hace cierre contable y se cancelan las cuentas de resultados.
¿Por qué se debe llevar al gasto la incapacidad y luego registrarla como un ingreso? ¿No debería ser una cuenta 13 contra una 25 y luego debitar esa 13 contra el banco cuando ingrese aquel dinero de esa incapacidad?
Ya que mandándola a la 4 como ingreso afecta la utilidad y no es, como tal, un ingreso que se recibiría, sino una devolución o reintegro de algo que se le pagó al empleado.
La interpretación que plantea es interesante; sin embargo, en nuestro criterio, como la incapacidad es un gasto laboral a cargo de la empresa, debe registrarse como tal, como un gasto que luego es recuperado cuando la EPS hace el reembolso. La recuperación de un gasto es un ingreso, por lo que al final el resultado es cero, es decir, no se afecta la utilidad.
Un empleado que tiene más de 180 días de incapacidad, el fondo de pensiones es quien seguirá realizando el pago de los salarios. ¿Cómo se debe realizar esta contabilización, ya que la empresa debe seguir pagando la seguridad social y todas las prestaciones sociales?
La empresa deberá seguir causando las prestaciones sociales comunes y corrientes, como un gasto. En cuanto a las incapacidades laborales, como estas las paga el fondo de pensiones, se debe causar la respectiva cuenta por cobrar al fondo correspondiente contra los bancos.
Buenas tardes, tengo una cuenta por cobrar a una EPS, pero ya han pasado tres años, lo cual se ha convertido en un cobro difícil. En una reunión del comité se decidió dar de baja a dicha cuenta.
¿Cómo realizo el o los registros contables?
Quedo de antemano agradecido.
FJGS
Considerando que tiene una cuenta por cobrar a la EPS, que es un activo, acredita la cuenta del activo contra la cuenta del gasto correspondiente.
Si estoy incapacitada, pero mi jefe dice: “trabaja desde casa y te pago el sueldo total”, pero se le cobra a la EPS la incapacidad, ¿cómo debo contabilizarla?
En primer lugar, eso no se puede hacer, pero si se hace, el trabajador tiene derecho tanto al salario de ese día como a la incapacidad. Es el mismo tratamiento que cuando un trabajador no toma las vacaciones, decide trabajarlas y pide que se las paguen en dinero; en este caso, no sería una compensación de vacaciones, sino una compensación de incapacidades, lo que, por supuesto, es ilegal.
En todo caso, si su jefe decide hacer las cosas así, contablemente reconoce el salario completo y, adicionalmente, la incapacidad.
Ahora, en el hipotético caso de que no reconozca la incapacidad al trabajador, al recobrar la incapacidad de la EPS, el valor que le desembolse la EPS es un ingreso no operacional en la cuenta 42, y como no hay una cuenta específica para contabilizar una irregularidad, se utiliza la cuenta de diversos (4295).