Contabilización de las incapacidades laborales

En el pago de incapacidades a los trabajadores de una empresa, se pueden presentar tres situaciones que implican contabilizaciones diferentes.

Contabilización de las incapacidades que asume la empresa.

Hay incapacidades que deber pagar la empresa, como el caso de los dos primeros días de la incapacidad por enfermedad general.

También hay incapacidades que debe pagar la empresa como cuando no ha afiliado al trabajador, o que por mora en el pago de las cotizaciones la EPS no las reconoce.

En cualquier caso, si el empleador debe pagar la incapacidad laboral es un gasto de personal esta se contabiliza en la cuenta 510524 o 520524, según corresponde si se trata de un trabajador operativo o administrativo.

Contabilización de las incapacidades que paga la EPS o la ARL.

Cuando la incapacidad es reconocida por la EPS o la ARL, lo debido es que la empresa pague la incapacidad al trabajador y luego la empresa hace la gestión respectiva ante la EPS para que le reembolse lo pagado por incapacidades.

Quién paga las incapacidades laborales del trabajador.Le corresponde al empleador pagar las incapacidades laborales a sus trabajadores y luego tramitar ante la EPS el reconocimiento y reembolso de las mismas.

En este caso, el pago de la incapacidad al empleado no debe contabilizarse como un gasto, sino como una cuenta por cobrar a la EPS, y cuando la EPS reintegre el valor correspondiente a la empresa, se acredita la cuenta por cobrar contra la cuenta de caja o bancos.

La cuenta a utilizar sería la 1360 que trata sobre reclamaciones, puesto que, en este caso, la empresa ha pagado un valor que debía pagar la EPS, para luego reclamar a esta el pago.

Por último, se puede presentar que la incapacidad que debe pagar la EPS es pagada por la empresa, y contabilizada como gasto, pero luego la EPS reintegra esos valores, caso en el cual no se debe acreditar la cuenta del gasto, sino que se debe tratar como una recuperación de deducciones.

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3 Opiniones
  1. Hanner Soto Dice:

    Buenas Tardes,

    Es entendible el proceso, sin embargo quisiera saber si… ¿es posible tratar todas las incapacidades como un gasto y que toda la recuperación se lleve al ingreso para evitar la cuenta por cobrar? Expongo el caso dado que donde laboro el control de cobro se lleva externo a la contabilidad, osea que no se cobra con la información que hay en la 13 sino con bases de control en excel. Gracias

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  2. Ana Lucia Dice:

    Si llevo el valor que le pague al empleado como una cuenta por cobrar ala eps como hago para no afectar los acumulados para liquidar primas, cesantias y demas prestaciones al trabajador, no existe causado un gasto al trabajador por dicha incapacidad, entonces eso resta de la base de acumulados.

    La pregunta es entonces no le pago esas prestaciones al trabajador?

    Responder
  3. Adriana Tejada Dice:

    Buenas noches
    Tuve una incapacidad por 3 dias y desde el primer dia mi emoleador fue informado de dicha incapacidad y el empleador me descontó estos dias de mi salario.
    Que debo hacer?

    Responder
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