Los aportes a salud, pensión y riesgos laborales se reparten entre el empleador y el trabajador: la empresa registra como gasto de nómina solo la parte a su cargo, y la parte del trabajador, que le descuenta del salario, como un pasivo por retenciones de nómina, porque debe pagar el total a las entidades mediante la planilla PILA. Veamos los porcentajes, el asiento completo y los casos especiales.
Quién paga cada aporte.
Los aportes a salud y pensión son compartidos, y los de riesgos laborales están totalmente a cargo del empleador:
| Aporte | Empleador | Trabajador | Total |
|---|---|---|---|
| Salud | 8,5% | 4% | 12,5% |
| Pensión | 12% | 4% | 16% |
| Riesgos laborales | Según la clase de riesgo | — | Según la clase de riesgo |
El empleador exonerado de aportes a salud conforme al artículo 114-1 del Estatuto Tributario, por sus trabajadores que devenguen menos de diez salarios mínimos, no paga el 8,5% a su cargo, pero sigue descontando y pagando el 4% del trabajador. Los aportes a seguridad social tienen además reglas sobre el ingreso base de cotización que se aplican al liquidar la nómina.
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La parte del empleador es gasto.
La empresa reconoce como gasto de personal únicamente la parte que le corresponde aportar, en las cuentas 51 o 52 según el área del trabajador. Sobre un salario de $1.000.000, son $85.000 en salud y $120.000 en pensión, más la cotización a riesgos laborales, que se omite en el ejemplo para simplificar.
La parte del trabajador es un pasivo.
El empleador descuenta del salario el 4% de salud y el 4% de pensión del trabajador, $80.000 en total, porque es el responsable de pagar a las entidades el aporte completo. Ese descuento no es un gasto de la empresa sino un dinero del trabajador que la empresa retiene con destino a la EPS y al fondo de pensiones, de modo que se registra como pasivo, en la cuenta 2370 de retenciones y aportes de nómina.
Asiento contable completo.
La nómina del ejemplo queda así:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario | $1.000.000 |
| Aportes del empleador (salud 85.000 + pensión 120.000) | $205.000 |
| Total gasto de nómina para el empleador | $1.205.000 |
| (–) Aportes del trabajador (salud 40.000 + pensión 40.000) | ($80.000) |
| Neto a pagar al trabajador | $920.000 |
Y se contabiliza así:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 510506 | Sueldos | 1.000.000 | |
| 510569 | Aportes a EPS | 85.000 | |
| 510570 | Aportes a fondos de pensiones | 120.000 | |
| 2370XX | Retenciones de nómina – salud y pensión trabajador | 80.000 | |
| 2370XX | Aportes a seguridad social – empleador | 205.000 | |
| 250505 | Salarios por pagar | 920.000 | |
| Sumas iguales | 1.205.000 | 1.205.000 |
Al pagar la planilla PILA se debitan las cuentas 2370 por $285.000 contra bancos, y al pagar el salario se debita la 2505 por $920.000. Si el salario se paga de inmediato, puede acreditarse bancos en lugar de salarios por pagar.
Cada concepto se registra con su tercero: el trabajador en el gasto de salario, y la EPS, el fondo de pensiones, la ARL y la caja de compensación en sus respectivas cuentas.
Cuando la empresa asume el aporte del trabajador.
Si la empresa decide asumir el 4% de salud del trabajador en lugar de descontárselo, ese valor deja de ser una retención y se convierte en un mayor gasto de nómina, de acuerdo con nuestro criterio, por estar relacionado con la relación laboral.
Son un pasivo, porque son obligaciones con las entidades del sistema. La parte del empleador es, además, un gasto que al causarse genera ese pasivo; la parte del trabajador no es gasto, sino dinero retenido que también es pasivo hasta pagarlo en la PILA.
No deben confundirse con los «aportes sociales» de los socios, que son patrimonio, como explicamos a propósito del capital social.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
Al causar la nómina: débito al gasto por la parte del empleador y crédito a la 2370 por el total de aportes. Al pagar la PILA: débito a la 2370 y crédito a bancos.
El gasto del empleador, en la 5105 o 5205 (subcuentas de aportes); el pasivo por pagar a las entidades, en la 2370.
Pasivo: son obligaciones con la EPS, el fondo de pensiones y la ARL. La parte del empleador es además un gasto.
¿El 4% del trabajador es gasto de la empresa?
No, si se le descuenta: es dinero del trabajador retenido. Solo es gasto si la empresa decide asumirlo.
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Cómo registrar correctamente el aporte de salud del 4% cuando la empresa asume este gasto y no se le descuenta al empleado y, por otro lado, se encuentra exento del aporte patronal en salud? En la liq de la nómina, ¿mantiene el descuento con una contrapartida de gasto laboral?
En nuestro criterio, sigue siendo un gasto de nómina, porque está relacionado con ella. Clasificarlo de modo distinto desdibuja los gastos laborales.
Buenos días. En todas las consultas que he realizado sobre la contabilización de la nómina, falta un punto importante: ¿a qué tercero se deben cargar los gastos? Específicamente en las cuentas del gasto, se supone que deben cargarse a cada trabajador. Sin embargo, en auditoría mencionaron que, en el caso de la caja de compensación y la ARL, estos gastos quedan a cargo de cada entidad.
El tercero es cada trabajador que recibe el pago, y en cuanto a la caja de compensación y ARL, el tercero son las entidades a cuyo favor se hace el pago, al igual que la EPS y el fondo de pensiones.