Los aportes a seguridad social que realiza la empresa por sus trabajadores deben ser contabilizados teniendo en cuenta que parte de esos aportes los hace el trabajador.
La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos laborales, hace parte de los gastos de nómina o de personal, por lo que su contabilización debe corresponder ese tipo de gastos.
En el caso de Colombia los gastos de personal pueden ser operativos o administrativos, cuentas 51 y 52 del plan único de cuentas.
Los pagos por seguridad social contabilizan de forma independiente a los demás pagos derivados de la relación laboral, como salarios, prestaciones sociales, etc.
Los aportes a pensión y a salud son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.
Estos aportes se hacen de la siguiente forma:
| Responsable/Concepto. | Salud | Pensión. |
| Empleador. | 8.5% | 12% |
| Trabajador | 4% | 4% |
| Total aporte. | 12.5% | 16% |
La empresa debe contabilizar como gasto únicamente la parte que le corresponde aportar como empleador, es decir, el 8.5% en salud, el 12% en pensión, y la totalidad de los aportes a riesgos laborales.
Supongamos la siguiente liquidación de aportes a salud y pensión sobre un salario base de $1.000.0000:
| Responsable/Concepto. | Salud | Pensión. |
| Empleador. | $85.00 | $120.000 |
| Trabajador | $40.000 | $40.000 |
| Valor total del aporte. | $125.000 | $160.000 |
La empresa sólo contabiliza en el gasto $85.000 por concepto de salud y $120.000 por concepto de pensión, y por supuesto, la cotización completa de ARL.
Como ya lo señalamos, los aportes a salud y pensión son compartidos entre empleador y empleado, pero la empresa es la responsable del pago total de los aportes, y para ello descuenta del salario del trabajador lo que a este le corresponde pagar de los aportes a salud y pensión.
Como el empleador debe retener parte del salario al trabajador, para luego pagar ese dinero a la EPS y al fondo de pensiones, esa retención de salario constituye un pasivo.
En el la liquidación antes realizada la empresa retiene al trabajador $40.000 por aportes a salud y $40.000 por aportes a pensión, y la suma de esos valores es la que se contabiliza en el pasivo como retenciones de nómina cuenta 2370 en la respectiva subcuenta.
Continuando con el empleo anterior, tenemos que la nómina del empleado al que se le hizo la liquidación de los aportes a seguridad social es la siguiente:
| Concepto. | Valor. |
| Salario. | $1.000.000 |
| Aportes a salud empleador | $85.000. |
| Aportes a pensión empleador | $120.000. |
| Total gastos nómina empleador | 1.205.000. |
| Aportes a salud empleado | $40.000. |
| Aportes a pensión empleado | $40.000 |
| Neto a pagar al trabajador | $920.000. |
La empresa debe llevar al gasto lo que paga por salario más lo que paga por seguridad social, y el trabajador recibe el salario menos lo que le descuenten por aportes a salud.
Esa liquidación se contabiliza así:
| Cuenta. | Debito | Crédito |
| Gastos por salario. | 1.000.000 | |
| Gasto por seguridad social | 205.000 | |
| Retenciones de nómina al trabajador. | 80.000 | |
| Aportes a seguridad social empleador | 205.000 | |
| Salarios por pagar. | 920.000 | |
| Sumas iguales | 1.205.000 | 1.205.000 |
Como ya señalamos, los aportes a seguridad social del trabajador que se descuentan del salario y se contabilizan en el pasivo como retenciones de nómina.
Los aportes a seguridad social a cargo del empleador, por un lado, se contabilizan como gasto de personal, y la contrapartida es un pasivo, pues luego se deben pagar esos valores en la PILA.
Si bien el trabajador devenga $1.000.000, al pasivo de salarios por pagar se lleva el neto que recibirá el empleado, luego de descontarle o retenerle lo que le corresponde pagar por seguridad social, y lo retenido igual se va al pasivo como ya se explicó.
Algunas empresas no llevan el salario por pagar al pasivo, sino que acreditan de caja o bancos, en caso que se pague una vez se liquide la nómina.
Los aportes a seguridad es un pasivo por cuanto se trata de una obligación de la empresa con las entidades de seguridad social.
Los aportes que corresponden a la empresa son un gasto para ella, gasto que al causarse se lleva al pasivo.
Los aportes que corresponden al trabajador, la empresa los descuenta de su salario e igualmente los lleva al pasivo, pues son dineros que no soy suyos sino del trabajador con destino a las entidades de seguridad social.
Utilidad operacional
Contabilización de las incapacidades laborales
enero 17th, 2020 a las 10:39 am
Saludo!
Mi consulta es basada en el siguiente ejemplo:
X empresa sale a vacaciones el 20 de diciembre y regresa hasta el 11 de Enero del año siguiente, pero debe cancelar los aportes parafiscales lo dos primeros días hábiles de cada mes; por motivos de vacaciones, X empresa decide cancelar en Diciembre dichos aportes de forma anticipada y así evitar cualquier sanción.
Mi consulta es: ¿Como se deben causar contablemente dichos pagos de ARL, Salud, Pensión & Caja?
junio 18th, 2020 a las 12:48 pm
Saludos!!
Mi consulta es la siguiente: entiendo el % que el colaborador y el empleador deben aportar respectivamente, lo único que no entiendo es si se paga al Fondo X de salud, en la cuenta de Gasto y en la del pasivo por pagar van a nombre del fondo? o van a nombre del colaborador sobre el cual se está pagando la seguridad social?
octubre 27th, 2020 a las 11:31 am
buenos dias, por favor me pueden ayudar como contabilizo la seguridad social pension y salud que la Empresa no le descuenta al trabajador. en otras palabras la Asume la empresa. muchas gracias. Tengo varios empleados que tienen la misma figura.
enero 2nd, 2021 a las 3:05 am
Un saludo. Agradecería mucho si pudieran ayudarme con el siguiente ejemplo:
Un independiente que tuvo en diciembre unos ingresos extraordinarios y se ve obligado a pagar con planilla electrónica, decide hacer el pago electrónico anticipadamente el 31 de Diciembre, a esa fecha se lo debitan de su banco, pero el operador toma el pago de la planilla con fecha de Enero del siguiente año y no lo certifica para el año en que realmente se hizo el pago.
Mi pregunta es: Para declaración de renta, esta persona puede deducir el pago en el mismo año gravable en que realmente efectuó el pago y el dinero salió de su banco, a pesar de no haber sido certificado?, o debe deducirlo hasta año siguiente cuando el operador se lo certifique?.
Mil gracias por su ayuda
enero 2nd, 2021 a las 7:08 am
Buenos días, Arthur.
La planilla indica e año y mes para el que se pagó el aporte, en este caso, 12/2020, así que no hay problema en declararlo en el 2020 al que corresponde el periodo pagado, aunque la certificación de pago tenga fecha de pago enero 2021, pues el pago se hizo efectivo en 2020, e incluso si el pago se hubiera realizado en el enero de 2020, el periodo de salud y pensión pagados corresponde a diciembre de 2020.
Saludos.
enero 2nd, 2021 a las 12:24 pm
Buenos dias, cordial saludo. Mi agradecimiento a Gerencie.com por su veloz y oportuna respuesta. El trabajo que Uds hacen y el acceso que nos dan en nuestro beneficio, merece todos los aplausos. Con sus publicaciones son muchas las veces en que su página me ha ayudado a salir de dudas y poder mantenerme al dia para no tener inconvenientes. Mil gracias, felicidades para todos Uds en éste nuevo año.
agosto 9th, 2023 a las 9:26 am
Buenos días, en todas las consultas que he realizado sobre la contabilización de la nómina, fala un punto importante y es a qué tercero se deben causar, específicamente en las cuentas del gasto, se supone que debe cargarse a cada trabajador, pero en auditoría mencionaron que en caja de compensación y ARL queda a cargo de cada entidad.