Contabilización de los aportes a seguridad social

La contabilización de los aportes a seguridad social cuando se liquida la nómina, causa alguna dificultad a quienes no tienen mucha experiencia, porque da la impresión de que la partida doble no cuadra por ningún lado.

La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos profesionales, se contabiliza en el gasto pero únicamente en la parte que le corresponde a la empresa, y es precisamente allí donde se presenta la confusión.

Consulte: Qué es la seguridad social.

La confusión se presenta con los aportes a pensión y a salud, que son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.

Vamos a suponer un sueldo de $1.000.000 sobre el cual liquidaremos el 12.5% de salud y el 16% de pensión:

  • Salud: 1.000.000 x 12.5% = 125.000.
  • Pensión: 1.000.000 x 16% = 160.000
  • Total: 285.000.

Luego, en el pasivo se contabiliza la suma de $285.000 que es lo que la empresa debe pagar a la EPS y al fondo de pensión.

Pero al gasto no se lleva ese valor, sino que se lleva únicamente lo que le corresponde a la empresa, esto es el 8.5% en salud y 12% en pensión:

  • Aportes a salud: 1.000.000 x 8.5% = 85.000.
  • Aportes a pensión: 1.000.000 x 12% = 120.000
  • Total = 205.000.

Al gasto sólo se lleva el valor de 205.000, y es allí donde da la impresión de que la partida doble no cuadra, puesto que al gasto llevamos 205.000 mientras que al pasivo llevamos 285.000, lo que genera una diferencia de 80.000.

Pues bien, esa diferencia corresponde a los aportes que debe hacer el trabajador, que son del 4% a salud y 4% a pensión, es decir un 8% en total, y el 8% de 1.000.000 que es el sueldo supuesto, nos dan los 80.000 que faltan.

Esos 80.000 pesos están en el gasto pero no como gastos por seguridad social sino bajo el concepto de sueldo, puesto que en el gasto se contabiliza el 1.000.000 que gana el empelado, pero al momento de pagar sólo se le pagan 920.000, puesto que la empresa debe retenerle o descontar al empleado los aportes a salud y a pensión, retención que debe llevar al pasivo.

Veamos:

En el gasto se contabiliza el sueldo por 1.000.000.

En el pasivo se contabiliza sueldos por pagar por 920.000.

Cómo se observa, al contabilizar el sueldo del trabajador  tampoco se da la partida doble, por cuanto hay una diferencia de 80.000, la misma diferencia que se presenta al contabilizar la seguridad social.

Si tratamos separadamente los aportes a seguridad social del sueldo, se presente esa aparente diferencia, pero si los unificamos no, puesto que las dos diferencias individuales se compensan permitiendo que se presenten sumas iguales, o lo que es lo mismo, se presente la partida doble:

CuentaDebitoCrédito
Seguridad social [Gasto]205.000
Sueldo [Gasto]1.000.000
Aportes seguridad social  [Pasivo]285.000
Salarios por pagar [Pasivo]920.000
Sumas iguales1.205.0001.205.000

La confusión se da porque en el pasivo se contabilizan tanto los aportes del empleado como los aportes de la empresa, ya que esta es quien está en la obligación de retener el empleado lo que le corresponde aportar y luego debe pagar el 100% de los aportes a la EPS y al fondo de pensión, por tanto, la obligación de la empresa no es por la parte que le corresponde legalmente aportar  sino por el 100% de los aportes y así se reconoce en el pasivo.

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2 Opiniones
  1. Luz Dice:

    Saludo!
    Mi consulta es basada en el siguiente ejemplo:

    X empresa sale a vacaciones el 20 de diciembre y regresa hasta el 11 de Enero del año siguiente, pero debe cancelar los aportes parafiscales lo dos primeros días hábiles de cada mes; por motivos de vacaciones, X empresa decide cancelar en Diciembre dichos aportes de forma anticipada y así evitar cualquier sanción.

    Mi consulta es: ¿Como se deben causar contablemente dichos pagos de ARL, Salud, Pensión & Caja?

    Responder
  2. Andrea Salazar Dice:

    Saludos!!

    Mi consulta es la siguiente: entiendo el % que el colaborador y el empleador deben aportar respectivamente, lo único que no entiendo es si se paga al Fondo X de salud, en la cuenta de Gasto y en la del pasivo por pagar van a nombre del fondo? o van a nombre del colaborador sobre el cual se está pagando la seguridad social?

    Responder
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