Copia cotejada: qué es y para qué sirve

Una copia cotejada es la copia de un documento que la empresa de mensajería compara con el ejemplar que se envía y sella, para certificar que es idéntica a lo que el destinatario recibió. Sirve para probar no solo que se envió una comunicación, sino qué documentos contenía, y por eso es la forma más segura de radicar un derecho de petición, una reclamación o una notificación judicial. El Código General del Proceso la exige, por ejemplo, en las notificaciones por correo. ¿Cómo funciona y en qué se diferencia de una copia autenticada?

Qué es una copia cotejada.

Cotejar significa comparar dos cosas para comprobar que son iguales. Una copia cotejada es, entonces, una copia que ha sido comparada con el documento enviado y sobre la cual se certifica que coincide con él.

En la práctica, el servicio funciona así: el remitente lleva a la empresa de mensajería dos ejemplares de cada documento, el que se enviará y una copia. El funcionario de la empresa compara ambos, verifica que su contenido sea idéntico y sella cada hoja de la copia con un sello de cotejo. El original viaja al destinatario y la copia sellada queda en poder del remitente.

El sello de cotejo es la prueba: demuestra que el documento que conserva el remitente es exactamente igual al que recibió el destinatario.

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Para qué sirve la copia cotejada.

Una guía de correo certificado prueba que se envió un sobre y que fue entregado, pero no prueba qué había dentro. La copia cotejada resuelve ese problema.

Ejemplo. Supongamos que usted envía por correo un derecho de petición a una entidad, con varios documentos anexos. La entidad no responde, usted presenta una acción de tutela, y la entidad alega que el sobre llegó vacío o que no incluía los anexos. Con la guía de envío solo podría demostrar que mandó algo; con la copia cotejada demuestra exactamente qué mandó.

Por eso es recomendable usar el servicio de cotejo cuando se envía cualquier documento que pueda ser importante en un conflicto:

• Derechos de petición y reclamaciones a entidades públicas, bancos o empresas de servicios públicos.
• Renuncias, cartas de terminación de contratos o preavisos.
• Requerimientos de pago o constituciones en mora.
• Citaciones para notificación personal y avisos en procesos judiciales.
• Reclamaciones a aseguradoras o a centrales de riesgo.

La copia cotejada en las notificaciones judiciales.

El Código General del Proceso exige el cotejo cuando las notificaciones se hacen por medio de empresas de servicio postal. El numeral 3 del artículo 291, que regula la citación para la notificación personal, dispone que la empresa de servicio postal deberá cotejar y sellar una copia de la comunicación y expedir constancia sobre su entrega en la dirección correspondiente.

La misma exigencia trae el artículo 292 para la notificación por aviso. La razón es la misma que explicamos: el juez necesita certeza no solo de que la comunicación llegó, sino de su contenido, para saber si la persona fue informada correctamente de la demanda.

Si la copia cotejada y la constancia de entrega no se aportan al expediente, la notificación puede quedar mal hecha y el proceso expuesto a una nulidad.

Diferencia entre copia cotejada y copia autenticada.

Las dos certifican que una copia corresponde a otro documento, pero son distintas:

Hoy las entidades públicas no pueden exigir copias autenticadas para sus trámites, salvo en los casos que la ley señale, gracias al decreto ley 019 de 2012, conocido como ley antitrámites. Lo explicamos en el artículo sobre si las copias autenticadas tienen fecha de vencimiento.

El cotejo ante el funcionario que recibe.

La palabra cotejo también se usa cuando un funcionario compara una copia con el original que le presenta el ciudadano y sella la copia como «cotejada con el original». Es una práctica frecuente en entidades públicas y universidades, que reemplaza la autenticación notarial: el ciudadano exhibe el original, el funcionario lo coteja y se queda con la copia.

Valor probatorio de las copias.

Según el artículo 246 del Código General del Proceso, las copias tienen el mismo valor probatorio que el original, salvo cuando una norma exija la presentación del original o de una copia determinada. Es decir, una copia simple también sirve como prueba en un proceso.

El valor adicional de la copia cotejada no está en que sea más «auténtica», sino en que demuestra un hecho que la copia simple no prueba: qué se envió o qué se radicó, y cuándo. Por eso, en un litigio en el que la contraparte niega haber recibido determinados documentos, la copia cotejada puede ser decisiva.

La alternativa electrónica.

Cada vez más comunicaciones se envían por correo electrónico. En ese caso, la prueba del envío y de su contenido se obtiene con el acuse de recibo o con servicios de correo electrónico certificado, que registran la fecha, la hora y el contenido exacto del mensaje y sus adjuntos.

La ley 2213 de 2022 permite hacer las notificaciones personales por correo electrónico en los procesos judiciales, y la ley 527 de 1999 reconoce valor probatorio a los mensajes de datos. De acuerdo con nuestro criterio, cuando el destinatario tiene un correo de notificaciones conocido, un servicio de correo certificado cumple la misma función que la copia cotejada física, con menor costo.

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