Poder especial y poder general: diferencias, requisitos y vigencia

Un poder es la autorización que una persona le da a otra para que actúe en su nombre, y según su alcance puede ser general o especial, como lo define el artículo 2156 del Código Civil. De esa clasificación depende qué puede hacer el apoderado, cómo se debe otorgar el poder y hasta cuándo vale. ¿En qué se diferencian y cuál conviene en cada caso?

Qué es un poder.

Cuando le damos poder a una persona para que haga algo en nuestro nombre estamos celebrando un contrato de mandato, que el artículo 2142 del Código Civil define así:

«El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.»

La expresión «por cuenta y riesgo» es la clave: lo que haga el apoderado dentro de los límites del poder obliga a quien lo otorgó, como si lo hubiera hecho él mismo.

Por eso el poder está sujeto a las reglas del mandato, y por eso también hay que ser cuidadoso con las facultades que se entregan.

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Poderdante y apoderado.

El poderdante es quien otorga el poder. También se le llama poderante, mandante, otorgante o comitente.

El apoderado es quien recibe el poder y actúa en nombre del poderdante. El Código Civil también lo llama mandatario o procurador.

Supongamos que Pedro vive en el exterior y necesita firmar la escritura de venta de su casa en Colombia. Le da poder a Marcos para que la firme por él. Pedro es el poderdante y Marcos es el apoderado.

En el poder deben quedar identificados los dos, porque de otro modo no habría certeza de a quién se le confió el encargo. Sin embargo, el apoderado no necesita estar presente cuando se otorga el poder: basta con que aparezcan sus datos.

Poder general.

El poder general es el que se otorga para que el apoderado atienda todos los negocios del poderdante, y no uno o varios en particular. Así lo señala el artículo 2156 del Código Civil:

«Si se da para todos los negocios del mandante, es general; y lo será igualmente si se da para todos, con una o más excepciones determinadas.»

Es decir que el poder sigue siendo general aunque excluya algunos asuntos. Lo que lo define es que cubre la generalidad de los negocios del poderdante.

Qué puede hacer el apoderado general.

Aquí está el punto que más se malinterpreta. El poder general no autoriza al apoderado para hacer cualquier cosa, pues el inciso primero del artículo 2158 del Código Civil lo limita a los actos de administración:

«El mandato no confiere naturalmente al mandatario más que el poder de efectuar los actos de administración, como son pagar las deudas y cobrar los créditos del mandante, perteneciendo unos y otros al giro administrativo ordinario; perseguir en juicio a los deudores, intentar las acciones posesorias e interrumpir las prescripciones, en lo tocante a dicho giro; contratar las reparaciones de las cosas que administra, y comprar los materiales necesarios para el cultivo o beneficio de las tierras, minas, fábricas u otros objetos de industria que se le hayan encomendado.»

El mismo artículo agrega que para los actos que salgan de esos límites se necesita poder especial.

Los actos que salen de la administración son los llamados actos de disposición: vender, hipotecar, permutar, donar o gravar los bienes del poderdante. Son los que comprometen su patrimonio, y por eso la ley exige que se autoricen de forma expresa.

La Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia, en la sentencia 00178 del 27 de marzo de 2012, lo explicó así:

«En ese sentido, la Corte tiene dicho que para que el “mandante en general pueda ejecutar actos de disposición, como vender, permutar, hipotecar”, requiere que se le “otorguen expresamente, en cláusula especial, cada una de esas facultades, aunque no se especifiquen los bienes”, puesto que “un poder general” sólo lo habilita para llevar a cabo actos de administración, “pero no lo faculta para los dispositivos salvo que en dicho poder se otorgue autorización expresa para ejecutar determinada clase de actos, como vender, hipotecar, etc.”»

En consecuencia, con un poder general sí se pueden vender o hipotecar inmuebles, pero solo si el poder incluye una cláusula especial que autorice expresamente cada uno de esos actos. Si no la tiene, habrá que modificar el poder u otorgar uno especial.

Poder amplio y suficiente.

La expresión «amplio y suficiente» es muy común en los poderes que se redactan en Colombia, y genera confusión porque suele creerse que equivale a un poder general.

De acuerdo con nuestro criterio, la expresión no define el tipo de poder, sino la amplitud de las facultades dentro del encargo. Por eso existe el «poder especial amplio y suficiente»: es especial porque se limita a un asunto, y amplio porque dentro de ese asunto le da al apoderado todas las facultades necesarias.

Lo que la expresión no hace es suplir la autorización expresa para disponer. Por amplio que sea el poder, si no dice expresamente que el apoderado puede vender, hipotecar o transigir, no podrá hacerlo.

Poder especial.

El poder especial es el que se otorga para uno o varios negocios determinados. El artículo 2156 del Código Civil lo define así:

«Si el mandato comprende uno o más negocios especialmente determinados, se llama especial.»

Como se limita a lo que expresamente dice el documento, el apoderado no puede ir más allá. Si el poder es para firmar el contrato de arrendamiento de un apartamento, el apoderado no puede venderlo, hipotecarlo ni donarlo, y si es para vender la casa X, no puede vender la casa Y.

Un poder especial puede incluir varios encargos o muchas facultades sin dejar de ser especial, porque lo que lo define es que está limitado a negocios determinados.

Así, de acuerdo con nuestro criterio, es especial el poder que se otorga para todos los actos de administración y disposición relacionados con una sucesión concreta, o para representar a un socio en todas las actuaciones de una sociedad, incluida la venta de sus cuotas, porque en ambos casos el encargo se circunscribe a un solo asunto del poderdante.

El poder que se le da a un abogado para un proceso judicial también es especial, y tiene reglas propias en el Código General del Proceso, que explicamos en el artículo sobre cómo se otorga poder a un abogado.

Diferencias entre poder general y especial.

Teniendo claro lo anterior, las diferencias entre las dos clases de poder se pueden resumir así:

Como se puede observar, la diferencia de fondo no es que uno permita disponer y el otro no. Ambos exigen autorización expresa para los actos de disposición; la diferencia está en la amplitud de los negocios que cubren.

Cómo se otorga un poder.

El Código Civil no exige una forma única para el mandato. El artículo 2149 dispone:

«El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible, y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra.»

Esa libertad de forma tiene excepciones importantes, que en la práctica determinan cómo se debe otorgar el poder. Las principales son estas:

• Para procesos judiciales, el artículo 74 del Código General del Proceso exige escritura pública para el poder general, y permite el poder especial por documento privado.
• Para vender, hipotecar o limitar el dominio de inmuebles, el artículo 89 del decreto 019 de 2012 solo admite el poder general otorgado por escritura pública o el especial que identifique con precisión el inmueble.
• Muchas entidades, como notarías, bancos y oficinas públicas, exigen que el poder esté autenticado para aceptarlo.

Por lo anterior, el poder general se otorga en la práctica por escritura pública, y el especial por documento privado, autenticado cuando el trámite lo exige.

Requisitos del poder especial.

Para que el poder especial cumpla su propósito y no sea rechazado, conviene que contenga por lo menos lo siguiente:

1. Nombre completo y número de identificación del poderdante.
2. Nombre completo y número de identificación del apoderado.
3. La descripción precisa del asunto o asuntos que se encargan.
4. Las facultades que se otorgan, en especial las de disposición, como vender, recibir dinero, transigir o conciliar, que deben ser expresas.
5. Si se refiere a un inmueble: su dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral.
6. La duración del poder, si se quiere limitar en el tiempo.
7. La firma del poderdante.

Entre más preciso sea el poder, menor es el riesgo de que el apoderado se extralimite o de que una entidad lo rechace por falta de claridad.

Poder otorgado desde el exterior.

Quien vive fuera del país puede otorgar el poder ante un consulado de Colombia, que cumple las funciones de notario. Si es general, se otorga por escritura pública en el consulado; si es especial, se firma con reconocimiento ante el cónsul.

También se puede otorgar ante la autoridad del país extranjero que la ley local autorice, caso en el cual el documento debe apostillarse o legalizarse para que surta efectos en Colombia.

¿El poder debe ser autenticado?

No existe una regla general que obligue a autenticar todo poder. La autenticación es el reconocimiento de la firma ante notario, que da fe de que el documento fue firmado por quien aparece en él.

El poder general, como se otorga por escritura pública, pasa necesariamente por la notaría. El poder especial, en cambio, solo debe autenticarse cuando la norma o la entidad lo exigen, como ocurre en la venta de inmuebles.

Tratándose de procesos judiciales, el poder especial puede otorgarse incluso por mensaje de datos sin autenticación alguna, según el artículo 5 de la ley 2213 de 2022, como explicamos en el artículo sobre el poder a un abogado.

En todo caso, para asuntos delicados lo recomendable es autenticar el poder especial. Es la única forma de tener certeza de que no es falsificado, y resulta más sencillo que discutir con la entidad que lo exige.

Modelo de poder especial amplio y suficiente.

A continuación proponemos un modelo que se puede adaptar a cualquier encargo concreto. Las partes entre corchetes deben completarse con los datos de cada caso.

Si el poder va a usarse ante una notaría para un acto sobre un inmueble, debe autenticarse, y la notaría lo cargará en el repositorio de poderes de la Ventanilla Única de Registro (VUR).

Vigencia del poder especial y general.

El poder no tiene una fecha de caducidad fijada por la ley. Como es un mandato, termina únicamente por las causales del artículo 2189 del Código Civil, que son las siguientes:

• Por el desempeño del negocio para el que fue constituido.
• Por la expiración del término o por el cumplimiento de la condición fijados para su terminación.
• Por la revocación del poderdante.
• Por la renuncia del apoderado.
• Por la muerte del poderdante o del apoderado.
• Por la quiebra o insolvencia de uno u otro.
• Por la interdicción de uno u otro.
• Por la cesación de las funciones del poderdante, si el poder se dio en ejercicio de ellas.

Mientras no ocurra ninguna de estas causales, el poder sigue vigente, así hayan pasado muchos años desde que se otorgó.

La interdicción ya no existe en Colombia desde la ley 1996 de 2019, de modo que esa causal perdió aplicación práctica, como explicamos en el artículo sobre los poderes otorgados por personas de edad avanzada o sin lucidez.

¿Los poderes notariales caducan?

No. Un poder otorgado ante notario no vence por el simple paso del tiempo, salvo que el mismo documento haya fijado un plazo.

El poder especial termina normalmente cuando se cumple el encargo: se vende la casa, termina la reunión o concluye el trámite. El poder general, como no se agota en un solo negocio, sigue vigente hasta que se revoque.

Tampoco se afecta por cambios en la vida del poderdante, como su estado civil, porque el poder es personal y su validez no depende de esas circunstancias.

La muerte del poderdante sí lo termina, salvo que el encargo estuviera destinado a cumplirse después de ella. Y si el poderdante quiere ponerle fin, debe revocarlo, como explicamos en el artículo sobre la revocatoria de poder.

Delegación del poder.

Contrario a lo que suele creerse, el Código Civil permite que el apoderado delegue el encargo si no se le ha prohibido. Así lo dispone el artículo 2161:

«El mandatario podrá delegar el encargo si no se le ha prohibido; pero no estando expresamente autorizado para hacerlo, responderá de los hechos del delegado como de los suyos propios.»

Es decir que la delegación es posible cuando el poder guarda silencio, aunque el apoderado responde por lo que haga el tercero. Por eso, si el poderdante no quiere que un desconocido termine manejando sus asuntos, debe prohibir expresamente la delegación en el poder.

Por ejemplo, si una persona tiene un poder general y necesita un abogado para representar al poderdante en una sucesión, puede otorgarle el poder judicial al abogado siempre que esa facultad esté dentro de las que recibió.

En los procesos judiciales la figura se llama sustitución y tiene su propia regla en el artículo 75 del Código General del Proceso.

Recomendaciones al otorgar un poder.

Quien otorga un poder lo hace porque confía en el apoderado, pero no hay garantía de que este cumpla bien el encargo o de que no se extralimite. Por eso recomendamos:

• Preferir el poder especial sobre el general, y usar el general solo cuando de verdad se necesite que alguien atienda todos los negocios.
• Enumerar expresamente cada facultad de disposición, en lugar de confiar en expresiones como «amplio y suficiente».
• Limitar el poder en el tiempo, indicando hasta cuándo estará vigente.
• Prohibir la delegación si no se quiere que un tercero actúe en su nombre.
• Revocar el poder tan pronto deje de necesitarse.

Si los negocios son muchos, incluso conviene otorgar poderes distintos a personas diferentes, de modo que un mal manejo de un apoderado no comprometa todo el patrimonio.

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