Autenticar contratos, documentos y títulos valores

Autenticar un contrato no es lo que le da validez, y sin embargo es una de las diligencias más recomendables antes de firmar cualquier negocio importante: lo que se autentica es la firma, no el contenido, y su utilidad es probatoria, porque impide que después alguien niegue haber firmado. El artículo 73 del decreto 960 de 1970 regula ese reconocimiento de firmas ante notario. ¿Cuándo hace falta y qué se logra realmente con él?

Qué es autenticar un documento.

Autenticar es el acto por el cual un notario da fe de que la copia de un documento corresponde fielmente al original que se le exhibió.

Ese es el sentido estricto del término, y solo aplica cuando hay un original y una reproducción. El notario no juzga el contenido del documento ni certifica que lo que dice sea cierto: únicamente que la copia es fiel.

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Autenticar un contrato es, en realidad, reconocer la firma.

Cuando hablamos de autenticar un contrato o un título valor, técnicamente no estamos ante una autenticación, porque no hay copias ni reproducciones sino un documento original que las partes suscriben.

Lo que ocurre allí es el reconocimiento de firmas ante notario. Seguiremos hablando de autenticación porque así se le conoce en el uso corriente, pero conviene tener claro el término correcto, sobre todo cuando se pide el servicio en la notaría.

El reconocimiento de firmas está regulado en el artículo 73 del decreto 960 de 1970, estatuto del notariado:

«RECONOCIMIENTO DE FIRMAS. El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.»

La norma contempla dos modalidades: que el notario confronte la firma con la registrada previamente ante él, o que las firmas se pongan en su presencia y él establezca la identidad de quienes firman. La segunda es la que se usa a diario.

Para qué sirve autenticar un contrato.

La utilidad es probatoria, y se entiende mejor con una observación práctica: la gente no solo niega lo que dijo, también niega la firma que puso de su puño y letra.

Cuando surge un pleito, es frecuente que una de las partes alegue que su firma fue falsificada o que no la reconoce. Si el documento está autenticado, esa defensa se cae. Si no lo está, hay que abrir un incidente probatorio, con peritaje grafológico incluido, que alarga y encarece el proceso.

Hay además un segundo efecto, tan valioso como el anterior y menos conocido: la autenticación le da fecha cierta al documento. Sin ella no hay manera de acreditar cuándo se firmó realmente el contrato, lo que importa cuando se discuten plazos, prelación de acreedores o actos celebrados en fraude de terceros.

Y hay un tercer efecto, puramente práctico: quien firma ante notario sabe que después no podrá desconocer lo firmado, y esa conciencia reduce las probabilidades de que lo intente.

Un documento sin autenticar ¿tiene validez?

Sí. Como regla general, un contrato o documento privado es plenamente válido sin autenticación.

La validez depende de que se cumplan los requisitos de fondo, esto es, capacidad, consentimiento libre de vicios, objeto lícito y causa lícita, como se explica en el artículo sobre los requisitos para la validez de los contratos.

Solo cuando una norma exige expresamente la autenticación esta se vuelve requisito. Y son casos puntuales, no la regla.

Lo que sí puede ocurrir es que un contrato perfectamente válido resulte inútil en un proceso porque no se puede probar. Validez y prueba son cosas distintas, y la autenticación pertenece al segundo terreno.

Autenticar no es lo mismo que elevar a escritura pública.

Es la confusión más costosa de esta materia, y conviene despejarla con claridad.

• La autenticación. El notario da fe de la firma. El documento sigue siendo un documento privado.
• La escritura pública. El notario redacta o revisa el acto, lo incorpora en su protocolo y expide copias. El documento es un instrumento público.

La diferencia importa porque hay contratos solemnes en los que la ley exige escritura pública para que el negocio exista, y en esos casos autenticar un documento privado no suple nada.

El caso más frecuente y más doloroso es el de la compraventa de inmuebles. Quien compró un lote mediante documento privado, aunque lo haya autenticado y aunque haya pagado el precio completo, no es propietario. Sin escritura pública inscrita en la oficina de registro de instrumentos públicos, lo que tiene es la posesión del bien, no el dominio.

Ese comprador tendrá que otorgar la escritura con el vendedor o, si eso ya no es posible, acudir a la prescripción adquisitiva de dominio. El régimen de la venta de inmuebles se explica en el artículo sobre el contrato de compraventa de inmueble.

¿Hay que autenticar el contrato de compraventa?

Depende del bien.

• Compraventa de bienes inmuebles. No hace falta autenticar el documento privado, porque el negocio se perfecciona con escritura pública, y esta ya implica que el notario establece la identidad de quienes la otorgan y firman.
• Compraventa de vehículos. El traspaso se surte ante el organismo de tránsito conforme al procedimiento que este exija, y allí se verifica la identidad de las partes. El contrato de compraventa que se firma aparte es un documento privado que conviene autenticar, sobre todo porque de la fecha de la venta depende quién responde por las obligaciones asociadas al vehículo.
• Compraventa de bienes muebles no sujetos a registro. No es requisito, pero sí recomendable cuando el valor lo justifica.

En todos los casos vale la misma regla: el contrato de compraventa es válido aunque no esté autenticado.

¿Hay que autenticar el contrato de arrendamiento?

No. El contrato de arrendamiento es consensual y vale incluso de forma verbal, de modo que la autenticación no es requisito de validez ni de existencia.

Sí es recomendable, y por dos razones concretas. La primera, la de siempre: evita que alguien niegue su firma. La segunda, que el contrato de arrendamiento presta mérito ejecutivo, y en un proceso ejecutivo la discusión sobre la autenticidad del título retrasa considerablemente el cobro.

De acuerdo con nuestro criterio, en el arrendamiento la autenticación aporta más de lo que cuesta, precisamente porque es un contrato destinado a ejecutarse por la vía rápida cuando el arrendatario deja de pagar.

¿Hay que autenticar la promesa de compraventa?

No es requisito de validez. La promesa de celebrar un contrato exige constar por escrito y cumplir los demás requisitos que fija la ley, pero no la autenticación.

Es, sin embargo, uno de los documentos donde más conviene hacerlo, porque la promesa suele preceder pagos importantes y porque, llegado el conflicto, lo primero que se discute es qué se pactó y cuándo.

¿Hay que autenticar el poder o el contrato de mandato?

Aquí la respuesta cambia, y conviene tenerlo claro porque es donde la autenticación sí llega a ser exigible.

El mandato en sí mismo es consensual. Pero cuando el mandatario debe realizar actos que requieren escritura pública, como enajenar un inmueble, el poder debe otorgarse por escritura pública. Y para actuar en procesos judiciales, el poder debe presentarse en la forma que exija la ley procesal.

Fuera de esos casos, autenticar el poder es una precaución razonable, porque quien contrata con el mandatario querrá tener certeza de que la firma del mandante es auténtica. El régimen del mandato se desarrolla en el artículo sobre el contrato de mandato.

La autenticación de títulos valores.

Los títulos valores no requieren autenticación para circular ni para cobrarse ejecutivamente.

Pero conviene autenticar la firma del girador o del otorgante en operaciones de valor considerable, porque en el proceso ejecutivo el demandado suele tachar de falsa la firma para ganar tiempo, y esa maniobra pierde sentido cuando la firma fue reconocida ante notario.

Recuérdese además que el título valor es autónomo y no depende del contrato que le dio origen, de manera que la certeza sobre la firma es prácticamente la única defensa que se discute en esos procesos.

Cómo se autentica un documento.

El trámite es sencillo y se surte en cualquier notaría.

1. Presentarse ante el notario con el documento y el documento de identidad.
2. Firmar en presencia del notario, o exhibir la firma para que se confronte con la registrada.
3. El notario estampa la nota de reconocimiento de firma, con su firma y sello.

Conviene tener presente que lo que se autentica es la firma y no el contenido: el notario no lee el contrato ni verifica que lo pactado sea legal. La única excepción es la autenticación de copias, donde sí debe cotejar que la reproducción sea fiel al original.

Cuando el documento lo firman varias personas, todas deben reconocer su firma, y no hace falta que lo hagan el mismo día ni en la misma notaría.

¿Se puede autenticar un documento sin cédula?

Es posible cuando la notaría cuenta con identificación biométrica, que permite establecer la identidad mediante la huella dactilar sin necesidad de exhibir el documento físico.

Fuera de ese supuesto, el notario debe establecer la identidad del firmante, y para ello necesita un documento que la acredite. Conviene consultar previamente con la notaría, porque no todas cuentan con el sistema biométrico.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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