Base para liquidar aportes a seguridad social: guía completa

La base para liquidar los aportes a seguridad social, llamada ingreso base de cotización o IBC, es en el trabajador con contrato de trabajo el salario mensual: el sueldo más las horas extras, los recargos, las comisiones y todo pago que remunere el servicio, sin el auxilio de transporte, según el artículo 18 de la ley 100 de 1993. Los pagos no salariales se excluyen, pero solo hasta el 40% del total de la remuneración, según el artículo 30 de la ley 1393 de 2010. ¿Qué pagos entran en la base, cuáles no y cómo se aplica ese límite?

Ingreso base de cotización.

El ingreso base de cotización es el valor sobre el cual se aplican los porcentajes de salud, pensión y riesgos laborales. Salud y pensión se liquidan siempre sobre la misma base, y riesgos laborales también. No debe confundirse con el ingreso base de liquidación, que es la base sobre la que el sistema paga las prestaciones, como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre IBC e IBL.

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El salario como base de cotización.

El artículo 18 de la ley 100 de 1993 remite al Código Sustantivo del Trabajo para saber qué es salario. Su inciso segundo dispone:

«El salario base de cotización para los trabajadores particulares, será el que resulte de aplicar lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo.»

Y el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo define qué constituye salario:

«Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.»

La regla es entonces sencilla: todo lo que el trabajador recibe como pago por su trabajo es salario y entra en la base, sin importar el nombre que se le dé. Llamar «bonificación» o «auxilio» a un pago que en realidad remunera el servicio no lo saca de la base.

Qué pagos integran la base de cotización.

Con base en esas normas, la base de cotización del trabajador dependiente incluye:

• El salario básico, fijo o variable.
• Las horas extras y los recargos nocturnos, dominicales y festivos.
• Las comisiones y los porcentajes sobre ventas.
• Las bonificaciones habituales.
• El salario en especie, como alimentación o vivienda, salvo que se haya pactado válidamente que no es salario.
• Los viáticos permanentes en la parte destinada a manutención y alojamiento.

Las horas extras y los recargos no pueden pactarse como no salariales, porque remuneran directamente el trabajo. Por eso siempre suben la base del mes en que se pagan.

Qué pagos no hacen parte de la base de cotización.

Quedan por fuera de la base los pagos que no constituyen salario según el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo:

«No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.»

La norma mezcla dos clases de pagos no salariales, y distinguirlas es la clave de todo lo que sigue. Unos no son salario por su naturaleza, porque no remuneran el trabajo: la bonificación ocasional, los elementos de trabajo, las prestaciones sociales. Otros sí serían salario, pero las partes acordaron expresamente que no lo sean: la alimentación, la prima extralegal, el auxilio de vivienda.

Además, el auxilio de transporte no entra en la base de cotización, aunque sí en la de prestaciones sociales, por disposición expresa del artículo 2.2.1.1.2.1 del decreto 780 de 2016. El listado completo de estos pagos está en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.

Bonificación por retiro.

La bonificación que el empleador paga al trabajador para terminar el contrato de mutuo acuerdo, o como gratificación al finalizarlo, no remunera el servicio: se paga precisamente para que el trabajador deje de trabajar. Por su naturaleza no es salario y no se cotiza sobre ella.

La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia lo confirmó en la sentencia SL2966-2023:

«Ese razonamiento del juez colegiado no corresponde a una equivocación manifiesta de carácter fáctico, pues el acta analizada da cuenta de que a la bonificación por retiro las partes no le asignaron carácter salarial, y que, dadas sus particularidades, no retribuía directamente el servicio, sino que fue una concesión por la finalización consensuada del contrato subordinado que tuvieron los contendores desde el 16 de abril de 2013.»

Solo si las partes le dan expresamente carácter salarial, cosa poco frecuente, habría que cotizar sobre ella. Y como se paga cuando el contrato ya terminó, en la práctica ni siquiera coincide con un periodo de cotización.

Distinta es la bonificación por servicios prestados de los servidores públicos, que no es un pago por retiro sino un reconocimiento periódico por cada año de servicio. Esa sí hace parte de la base de cotización del servidor público, según el decreto 1158 de 1994, que fija los factores de cotización en el sector público.

Límite del 40% a los pagos no salariales.

Para evitar que los empleadores redujeran la base declarando como no salarial una parte grande del pago, el artículo 30 de la ley 1393 de 2010 fijó un tope:

«Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración.»

Es decir que, para efectos de la seguridad social, lo que exceda del 40% se suma a la base, aunque para otros efectos, como las prestaciones, siga sin ser salario. La pregunta es sobre qué se calcula ese 40% y qué pagos cuentan dentro de él.

Cómo se calcula el límite del 40%.

La sección cuarta del Consejo de Estado unificó el criterio en la sentencia 25185 del 9 de diciembre de 2021, con ponencia del magistrado Milton Chaves García. La conclusión es que el límite solo aplica a los pagos que las partes desalarizaron por acuerdo, no a los que no son salario por su naturaleza. La sentencia fijó estas reglas:

1. El IBC solo lo componen los factores constitutivos de salario en los términos del artículo 127 del CST, es decir, los que por su naturaleza remuneran el servicio.
2. Empleadores y trabajadores pueden pactar que ciertos factores salariales no integren el IBC, con base en los artículos 128 del CST y 17 de la ley 344 de 1996.
3. Ese pacto de desalarización no puede exceder el 40% del total de la remuneración; lo que lo supere se cotiza.
4. El pacto de desalarización debe estar plenamente probado.
5. Los conceptos declarados en la PILA se presumen veraces; si la UGPP los objeta, el empleador debe probar la naturaleza no salarial del pago.

En consecuencia, los pagos que no son salario por su propia naturaleza, como los elementos de trabajo o los gastos de representación, no entran en el cálculo: ni se suman al total de la remuneración sobre la que se aplica el 40%, ni consumen ese límite.

Ejemplo del límite del 40%.

Supongamos que un trabajador recibe en un mes los siguientes pagos:

Los elementos de trabajo no son salario por su naturaleza, de modo que se excluyen del cálculo. El 40% se aplica sobre los $4.400.000 restantes, y da un límite de $1.760.000.

La alimentación y vivienda pactadas como no salariales suman $1.000.000, que está dentro del límite. Por lo tanto, el IBC es de $3.400.000: salario, comisiones y horas extras. Si la alimentación y vivienda hubieran sido de $2.500.000, el total de la remuneración sería de $5.900.000 y el límite de $2.360.000, de modo que el exceso, $140.000, se habría sumado a la base.

El tema se desarrolla con más ejemplos en el artículo sobre los límites a los pagos no constitutivos de salario, y su aplicación a las primas extralegales y los viáticos en sus artículos respectivos.

Base de cotización en situaciones especiales.

Hay periodos en los que el trabajador no recibe salario ordinario, y para ellos la ley fija una base propia. Estos son los casos más frecuentes:

Cada uno tiene su desarrollo propio: seguridad social en vacaciones, licencias no remuneradas, salario integral y salarios inferiores al mínimo.

Base mínima y máxima.

Cualquiera que sea el resultado, la base no puede ser inferior a un salario mínimo ni superior a 25 salarios mínimos, que en 2026 son $1.750.905 y $43.772.625. El tope aplica aunque el trabajador haya laborado solo parte del mes, como explicamos en el artículo sobre los límites a la base de aportes a seguridad social.

Base de cotización de los trabajadores independientes.

El trabajador independiente no tiene salario, de modo que su base es el 40% de sus ingresos mensuales, restando antes los costos reales o presuntos cuando su actividad los tiene, según el artículo 89 de la ley 2277 de 2022. Todo el régimen está en el artículo sobre la seguridad social en los trabajadores independientes.

Cómo se liquida la seguridad social paso a paso.

Supongamos que un trabajador de riesgo I recibe en el mes $3.000.000 de salario, $450.000 de horas extras, $300.000 de recargos dominicales y $900.000 de comisiones. Su IBC es la suma de todo: $4.650.000. Los aportes quedan así:

Si el empleador está exonerado de aportes a salud, no paga los $395.250, porque el trabajador gana menos de 10 salarios mínimos. El trabajador paga en todo caso sus $186.000 de salud y $186.000 de pensión.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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