La discusión entre original y copia solo tiene sentido en la factura de papel. Allí el código de comercio ordena que el original quede con el vendedor, porque es el que sirve como título valor para cobrar ejecutivamente, y al comprador se le entrega una copia, que la ley reconoce como idónea para todos los efectos tributarios y contables. Si la venta fue de contado, es indiferente quién conserve cuál. Y en la factura electrónica la distinción desapareció: hay un único archivo validado por la Dian, y el documento impreso es apenas su representación gráfica.
- El original y la copia en la factura de papel.
- Lo que dice el código de comercio.
- Lo que dice el estatuto tributario.
- La copia sirve como soporte de costos y deducciones.
- La regla práctica: el título valor lo decide todo.
- Qué queda de esta discusión con la factura electrónica.
- La discusión revive en la contingencia.
- Preguntas frecuentes.
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La pregunta viene de los tiempos del talonario y todavía genera discusiones, porque el código de comercio y el estatuto tributario dicen cosas distintas: el artículo 772 del código de comercio ordena que el original quede en poder del vendedor, mientras que el artículo 617 del estatuto tributario dispone que expedir la factura consiste en entregar el original al comprador. ¿Cuál prima, y qué queda de esa discusión con la factura electrónica?
El original y la copia en la factura de papel.
Cuando se elaboraban facturas en talonario había un ejemplar llamado original y otros considerados copias, con color y textura distintos.
La costumbre comercial era entregar la copia al cliente y conservar el original, sobre todo en las ventas a crédito. Y esa costumbre no era arbitraria: respondía a la naturaleza de la factura como título valor.
Lo que dice el código de comercio.
La factura expedida en cumplimiento de las disposiciones del código de comercio constituye un título valor negociable por endoso, según el artículo 772 de ese código. Y ese mismo artículo, en su inciso 3, resuelve el punto:
«El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.»
La norma es clara: el original se queda con el vendedor y al cliente se le entrega una copia. La razón es funcional, y es la clave de todo el asunto: el original es el que sirve como título valor, de modo que quien pretenda cobrar ejecutivamente necesita tenerlo en su poder. Sobre la factura como título valor puede consultar nuestro artículo sobre títulos valores.
Esto solo tiene sentido cuando la venta es a crédito. Si se pagó de contado, la factura no incorpora ningún derecho crediticio a favor del emisor y da lo mismo quién conserve cuál ejemplar.
Lo que dice el estatuto tributario.
La norma tributaria dice lo contrario, y de ahí la confusión que lleva a muchos contribuyentes a rechazar copias. Señala el artículo 615 del estatuto tributario que los obligados deberán expedir factura o documento equivalente «y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen».
Y el artículo 617, que fija los requisitos de la factura, es más explícito en su primer inciso:
«Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:»
Es decir que, desde lo tributario, el emisor debe entregar el original al adquirente y quedarse con la copia. Justo al revés de lo que ordena el código de comercio, y de ahí la aparente contradicción entre las dos normas.
La copia sirve como soporte de costos y deducciones.
La contradicción se disuelve cuando se mira lo que realmente importa: ¿puede el comprador soportar su costo, su deducción y su impuesto descontable con una copia?
La respuesta es sí, y está en el artículo 771-2 del estatuto tributario, que es la norma especial para ese efecto:
«Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.»
La norma remite a esos seis literales y nada más. La exigencia de entregar el original está en el primer inciso del artículo 617, que no es ninguno de los literales a los que remite el 771-2. En consecuencia, el original no es requisito para soportar.
A eso se suma el artículo 3 del decreto 3327 de 2009, reglamentario de la ley 1231 de 2008, que modificó el código de comercio en materia de factura cambiaria:
«El emisor vendedor del bien o prestador del servicio deberá anotar en cada copia de la factura, de manera preimpresa o por cualquier medio mecánico aceptable, la leyenda "copia" o una equivalente. Las copias de la factura, son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.»
La norma reglamentaria zanja el asunto de forma expresa: la copia es idónea para todos los efectos tributarios y contables.
El criterio de la Dian.
La Dian acepta esa lectura, aunque la condiciona a que la factura tenga la connotación de título valor. Así lo señaló en el concepto 6090 del 20 de mayo de 2016:
«Acorde con todo lo expuesto, es claro que la administración tributaria, acepta que en aquellos casos en que la factura tenga la connotación de título valor, el vendedor puede conservar el original y entregar al comprador una copia de la misma. No obstante, si no tiene esta connotación, el vendedor deberá conservar la copia y entregar el correspondiente original al comprador. En consecuencia, para el comprador, según la situación de que se trate, el original de la factura o su copia constituye el soporte de costos y gastos.»
Es un criterio que la Dian mantiene desde la circular 0096 de 2008, expedida a propósito de los cambios que la ley 1231 introdujo al código de comercio.
La regla práctica: el título valor lo decide todo.
De todo lo anterior se desprende una regla sencilla, que era la que aplicaba el comercio antes de la factura electrónica:
| Tipo de venta | Quién conserva el original |
|---|---|
| A crédito | El vendedor, porque necesita el original para ejercer la acción cambiaria si el cliente no paga. Al comprador se le entrega la copia, que le sirve como soporte. |
| De contado | Es indiferente. La factura no incorpora derecho crediticio alguno, así que al vendedor no le aporta nada conservar el original y puede entregarlo. |
En el segundo caso, además, la ley tributaria solo obliga al vendedor a conservar una copia, según el artículo 615 del estatuto tributario, de modo que entregar el original no le genera ningún problema.
Qué queda de esta discusión con la factura electrónica.
En la operación ordinaria, prácticamente nada, y conviene decirlo con claridad porque es la situación de casi todos los contribuyentes hoy. La excepción es la contingencia, que tratamos enseguida.
En la factura electrónica no existen originales ni copias. Existe un archivo estructurado, único e inalterable, identificado con el código único de factura electrónica, que fue validado por la Dian antes de expedirse y del que la propia entidad conserva el registro.
Lo que se entrega al adquirente es el contenedor electrónico con ese archivo, el documento de validación y la representación gráfica en PDF. Ese PDF que muchos imprimen no es «la copia»: es apenas una representación del documento, y se puede imprimir cuantas veces se quiera sin que ninguna impresión sea más o menos válida que otra. Cómo verificarlo lo explicamos en el artículo sobre cómo consultar una factura electrónica y verificar su validez.
En consecuencia, hoy nadie puede rechazar una factura electrónica alegando que le entregaron «una copia». La distinción simplemente no existe en el medio electrónico.
¿Y el título valor en la factura electrónica?
La preocupación de fondo del código de comercio sigue siendo válida, pero se resuelve por otra vía.
La circulación de la factura electrónica como título valor se hace mediante su inscripción en la Radian, que es el registro que administra la Dian para ese efecto. Allí queda constancia de quién es el tenedor legítimo y de los endosos, función que en el papel cumplía la posesión física del original.
Y para que la factura electrónica a crédito sirva como soporte fiscal, se requiere además el acuse de recibo de la factura electrónica, que es un requisito propio del medio electrónico y que no tenía equivalente en la factura de papel.
La discusión revive en la contingencia.
Hay un escenario en que todo lo anterior vuelve a tener plena aplicación, y por eso el tema no es puramente histórico.
El artículo 616-1 del estatuto tributario conserva la validez de la factura de papel en un supuesto concreto:
«La factura de talonario o de papel, solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente.»
Cuando eso ocurre y hay que echar mano del talonario autorizado en la resolución de contingencia, reaparecen el original y las copias, y con ellos toda la discusión.
En ese escenario la regla es la misma de siempre:
- Si la venta es a crédito, el vendedor conserva el original, porque es el que sirve como título valor para una eventual acción cambiaria, y entrega una copia al cliente.
- Si la venta es de contado, es indiferente, y el vendedor puede entregar el original sin inconveniente.
- En ambos casos la copia le sirve al comprador como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Conviene recordar dos cosas más sobre la contingencia. La primera, que la numeración debe ser la autorizada en la resolución de facturación por contingencia, que es distinta de la ordinaria, según explicamos en el artículo sobre la resolución de facturación. La segunda, que esas facturas se deben transmitir a la Dian una vez superado el inconveniente.
De acuerdo con nuestro criterio, mientras subsista la facturación de contingencia el asunto conserva relevancia práctica, y por eso conviene que quien maneja el talonario tenga clara la regla antes de necesitarla, que suele ser el peor momento para averiguarla.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién se queda con la factura original?
En la factura de papel a crédito, el vendedor, porque el original es el que sirve como título valor. Si la venta fue de contado, es indiferente. En la factura electrónica la distinción no existe.
¿Qué factura se le entrega al cliente, la original o la copia?
En las ventas a crédito, una copia, según el artículo 772 del código de comercio. En las de contado se le puede entregar el original sin inconveniente, porque la ley tributaria solo obliga al vendedor a conservar una copia.
¿La copia de la factura sirve para soportar costos y deducciones?
Sí. El artículo 771-2 del estatuto tributario no exige el original, y el decreto 3327 de 2009 dispone expresamente que las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables.
¿En la factura electrónica hay original y copia?
No. Existe un único archivo estructurado validado por la Dian. El PDF que se imprime es la representación gráfica del documento, no una copia, y se puede imprimir las veces que se quiera.
¿Me pueden rechazar una factura por ser copia?
No, si cumple los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario. Y tratándose de factura electrónica, el argumento carece por completo de sentido, porque no hay originales ni copias.
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