Original o copia de la factura ¿Cuál se entrega al cliente?

¿Es obligación del emisor de la factura de venta entregar el original a quien le compra un producto o servicio? ¿O es suficiente con que le entregue una copia de la factura?

La factura en el código de comercio.

factura-original

La factura expedida en cumplimiento de las disposiciones del código de comercio, constituye un título valor, que es negociable, en los términos del artículo 772 del código de comercio.

Respecto a la obligación de entregar al comprador o beneficiario del servicio, del original de la factura, señala el inciso 3 del artículo 772 del código de comercio:

«El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.»

La norma es clara en que el original de la factura se queda en poder del vendedor o prestador del servicio, esto es, el emisor de la factura, de modo que al cliente se le entrega una de las copias.

Títulos valores. ¿Que es un titulo valor?

Esto es importante si la factura tiene el carácter de título valor, porque se hace  necesario conservar el original, y esa necesidad aparece cuando la factura es a crédito, pues en caso de que el cliente no pague puede ser ejecutado con la factura.

Si la factura se pagó de contado no tiene mayor importancia quién se queda con el original o la copia.

La factura en el estatuto tributario.

Una cosa dice el código de comercio y otra dice el estatuto tributario, y la norma tributaria es la que lleva a muchos contribuyentes a rechazar las copias de las facturas y exigir el original.

Lo que dice el artículo 615 del estatuto tributario:

«Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.»

Por su parte, el artículo 617 del estatuto tributario, que fija los requisitos de la factura señala en su primer inciso:

«Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:»

En consecuencia, desde el punto de vista tributario, el emisor de la factura está en la obligación de entregar el original al adquiriente, por lo que se presenta una clara contradicción entre la norma comercial y lo tributaria.

Original o copia de la factura para soportar costos y deducciones.

Siendo claro que el artículo 617 del estatuto tributario ordena entregar el original de la factura al adquiriente, ¿puede el adquiriente soportar costos, deducciones e impuestos descontables con una copia de la factura?

Requisitos de la factura para soportar costos y deducciones

Tratándose del soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, el contribuyente debe observar los requisitos que expresamente señala el artículo 771-2 del estatuto tributario, y este señala:

«Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.»

La norma en ningún momento señala que debe ser el original de la factura, requisito que está en el primer inciso del artículo 617 y no está en ninguno de los literales a que se refiere el 771-2 del estatuto tributario.

De otra pare, el artículo 3 del decreto 3327 del 2009, reglamentario de la ley 1231 de 2008, que modificó el código de comercio en lo que tiene que ver con la factura cambiaria, señala:

«El emisor vendedor del bien o prestador del servicio deberá anotar en cada copia de la factura, de manera preimpresa o por cualquier medio mecánico aceptable, la leyenda "copia" o una equivalente. Las copias de la factura, son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.»

De acuerdo a lo anterior, la copia de la factura es suficiente como soporte fiscal siempre que cumpla con los requisitos del artículo 771-2 del estatuto tributario.

La Dian acepta esta interpretación, pero restringiendo su procedencia únicamente cuando la factura se utilice como titulo valor, como lo señaló en el concepto 6090 del 20 de mayo de 2016:

«Acorde con todo lo expuesto, es claro que la administración tributaria, acepta que en aquellos casos en que la factura tenga la connotación de título valor, el vendedor puede conservar el original y entregar al comprador una copia de la misma. No obstante, si no tiene esta connotación, el vendedor deberá conservar la copia y entregar el correspondiente original al comprador. En consecuencia, para el comprador, según la situación de que se trate, el original de la factura o su copia constituye el soporte de costos y gastos.»

Este es el criterio de la Dian desde que promulgó la circular 0096 de 2008 que abordó precisamente el tema de la facturación en ocasión a los cambios que hizo la ley 1231 al código de comercio.

El título valor como clave para entregar o no el original de la factura.

De lo anteriormente expuesto queda claro que, si la factura tiene la connotación de título valor, es necesario que el vendedor se quede con el original y entregue la copia al cliente, y la Dian lo acepta sin problemas como soporte fiscal.

Caso contrario, para el vendedor no tiene sentido alguno conservar el original, de manera que puede entregárselo al cliente, algo que la ley tributaria permite, puesto que el artículo 615 del estatuto tributario solo le obliga a conservar una copia de la factura.

Y como se indicó, la factura como título valor tiene sentido sólo cuando la venta se hace a crédito, pues le servirá al vendedor para iniciar una acción cambiaria en caso que su cliente no le pague. Si la venta se paga de contado, la factura no constituye título valor puesto que no contiene ningún derecho crediticio en favor del emisor.

Facturación electrónica — Obligados y requisitos

El asunto cambia y se resuelve definitivamente con la factura electrónica, pues está servirá como soporte ya que la Dian tendrá acceso directo a la fuente original de la factura, pues recordemos que la factura electrónica ha de ser con validación previa, y el contribuyente para efectos de control podrá imprimir una copia.

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